テーブルを作成してフィールドを追加する

テーブルの作成

連絡先一覧のように、1 つのテーブルのみを使用する単純なデータベースもあります。 ただし、多くのデータベースは複数のテーブルを使用します。 新しいデータベースを作成するときに、データベース内のすべてのオブジェクト (テーブルを含む) のコンテナの役割を果たす、新しいファイルをコンピューター上に作成します。

テーブルを作成する方法には、新しいデータベースを作成する方法、既存のデータベースにテーブルを挿入する方法、別のデータ ソース (Microsoft Excel ブック、Microsoft Word 文書、テキスト ファイル、他のデータベースなど) のテーブルをインポートするか、それらにリンクする方法があります。 空のデータベースを新たに作成すると、新しい空のテーブルが自動的に挿入されます。 その後で、テーブルにデータを入力し、フィールドの定義を開始できます。

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新しいテーブルを新しいデータベースに作成する

1. [ファイル]、[新規] の順にクリックし、[空のデスクトップ データベース] を選択します。

2. [ファイル名] ボックスに、新しいデータベースのファイル名を入力します。

3. 別の場所を参照してデータベースを保存するには、フォルダー アイコンをクリックします。

4. [作成] をクリックします。

   新しいデータベースが開き、Table1 という名前の新規テーブルが作成されて、データシート ビューで開きます。

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新しいテーブルを既存のデータベースに作成する

1. [ファイル] > [開く] の順にクリックし、そのデータベースが [最近使ったファイル] の一覧に表示されている場合はクリックします。 一覧表示されていない場合は、表示オプションの 1 つを選択して目的のデータベースを探します。

2. [ファイルを開く] ダイアログ ボックスで、開くデータベースを選んで [開く] をクリックします。

3. [作成] タブの [テーブル] で、[テーブル] をクリックします。

   新しいテーブルがデータベースに挿入されて、テーブルがデータシート ビューで開きます。

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インポートまたはリンクしてテーブルを作成する

他の場所に保存されているデータをインポートするか、それらのデータにリンクすることで、テーブルを作成できます。 この操作は、Excel シート、SharePoint リスト、XML ファイル、他の Access データベース、Microsoft Outlook フォルダーなどのデータに対して行うことができます。

データをインポートすると、現在のデータベースの新しいテーブルにデータのコピーが作成されます。 その後、ソース データを変更しても、インポートしたデータには反映されません。また、インポートしたデータを変更しても、ソース データには反映されません。 データ ソースに接続してデータをインポートした後は、ソースに接続しなくてもインポートしたデータを使用できます。 インポートしたテーブルのデザインは変更できます。

データにリンクすると、現在のデータベース内にリンク テーブルが作成されます。これは、他の場所に保存されている既存の情報へのライブ リンクを表します。 リンク テーブル内のデータを変更すると、ソース内のそのデータが変更されます。 ソースのデータが変更されるたびに、リンク テーブルにその変更が表示されます。 リンク テーブルを使用する場合は常に、データ ソースに接続できる必要があります。 リンク テーブルのデザインは変更できません。

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テーブルのプロパティを設定する

プロパティ フィールドを設定するだけでなく、テーブル全体またはレコード全体に適用されるプロパティを設定することもできます。

1. プロパティを設定するテーブルを選択します。

2. [ホーム] タブの [表示] で [表示] をクリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

3. [ テーブル デザイン ] タブの [ 表示/非表示 ] グループで、[ プロパティ シート] をクリックします。

   

   示されているのは、テーブルのプロパティ シートです。

4. プロパティ シートの [標準] タブをクリックします。

5. 設定するプロパティの左のボックスをクリックしてから、そのプロパティの設定を入力します。

   必ず Ctrl キーを押しながら S キーを押して変更内容を保存してください。

   使用するテーブル プロパティ	目的
   SharePoint サイトでビューを表示	テーブルに基づくビューを SharePoint サイトで表示できるようにするかどうかを指定します。 注: この設定の効果は、"SharePoint サイトですべてのビューを表示" データベース プロパティの設定に応じて変わります。
   展開したサブデータシート	テーブルを開いたときに、すべてのサブデータシートを展開します。
   サブデータシートの高さ	次のいずれかの操作を行います。 サブデータシート ウィンドウを展開してすべての行を表示する場合は、このプロパティを 0 インチのままにします。 サブデータシートの高さを制御する場合は、目的の高さをインチ単位で入力します。
   印刷の向き	左から右方向に書く言語であるか右から左方向に書く言語であるかによって、表示方向を設定します。
   説明	テーブルの説明を入力します。 この説明は、テーブルのツールヒントに表示されます。
   入力規則	レコードを追加または変更する際に必ず真となる必要がある式を入力します。
   エラーメッセージ	レコードが "入力規則" プロパティの式に違反したときに表示されるメッセージを入力します。
   フィルター​​	一致した行のみをデータシート ビューに表示するための条件を定義します。
   並べ替え	1 つ以上のフィールドを選択して、データシート ビューでの行の既定の並べ替え順を指定します。
   サブデータシート名	サブデータシートをデータシート ビューに表示するかどうかを指定します。表示する場合は、どのテーブルまたはクエリからサブデータシートに行が提供されるかを指定します。
   リンク子フィールド	テーブルに対して指定されている "リンク親フィールド" プロパティに一致し、サブデータシートに使用される、テーブルやクエリ内のフィールド リストを示します。
   リンク親フィールド	テーブルに対して指定されている "リンク子フィールド" プロパティに一致する、テーブル内のフィールド リストを示します。
   読み込み時にフィルターを適用	テーブルがデータシート ビューで開かれたときに、"フィルター" プロパティのフィルター条件を自動的に適用します ("フィルター" プロパティが [はい] に設定されている場合)。
   読み込み時に並べ替えを適用	テーブルがデータシート ビューで開かれたときに、"並べ替え" プロパティの並べ替え条件を自動的に適用します ("並べ替え" プロパティが [はい] に設定されている場合)。

   ヒント    プロパティ ボックスで設定の入力領域または編集領域を拡大するには、Shift キーを押しながら F2 キーを押して、[ズーム] ボックスを表示します。 "入力規則" プロパティを式に設定する際に、効率よく作成するには、[入力規則] プロパティ ボックスの横にある をクリックして、式ビルダーを表示します。

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テーブルを保存する

テーブルを作成または変更した後、そのデザインを保存する必要があります。 テーブルを初めて保存する場合には、その内容を示す名前を付けます。 英数字ではスペースも含めて最大 64 文字を使用できます。 たとえば、テーブルに「顧客」、「部品在庫」、「製品」などの名前を付けます。

Access ではテーブルに名前を付けると、柔軟性が高くなりますが、注意の必要な制限がいくつかあります。 テーブル名は最大 64 文字で、文字、数字、スペース、および特殊記号の任意の組み合わせを含めることができます。ただし、ピリオド (.)、感嘆符 (!)、角かっこ ([])、先頭のスペース、先頭の等号 (=)、または復帰などの印刷できない文字は除きます。 名前に次の文字を含めることもできません: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &。

1. [ファイル]、[保存] の順に選択するか、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。

2. テーブルを初めて保存する場合には、テーブルの名前を入力して [OK] をクリックします。

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主キーを設定する

使用しない特別な理由がある場合を除き、テーブルには主キーを指定する必要があります。 Access により、主キーのインデックスが自動的に作成されます。これで、データベースのパフォーマンスが向上します。 また、各レコードの主キー フィールドには値が設定されており、その値は常に一意です。 これらの値以外に特定の行とその他の行を確実に区別する方法が存在しないため、値が一意であることは非常に重要です。

データシート ビューで新しいテーブルを作成すると、Access によって自動的に主キーが作成され、ID のフィールド名とオートナンバー型が割り当てられます。

デザイン ビューで、主キーを変更または削除できるほか、まだ主キーが設定されていないテーブルに対して主キーを設定できます。

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主キーとして使用するフィールドを決定する

主キーとして使用できるデータが既に存在していることがあります。 たとえば、従業員に ID 番号を割り当ててある場合などです。 従業員情報を追跡するテーブルを作成する場合、既存の従業員 ID をテーブルの主キーとして使用するように決定できます。 または、従業員を一意に識別するために、従業員 ID と部門 ID を組み合わせて、両方のフィールドを主キーとして使用しなければならない場合もあります。 主キーに適したフィールドには、次のような特性があります。

• 各レコードに、フィールドまたはフィールドの組み合わせの一意の値が含まれている。

• フィールドまたはフィールドの組み合わせが空または null になることがなく、必ず値が含まれる。

• 値が変更されない。

主キーに適したデータが存在しない場合は、主キーとして使用するフィールドを新たに作成できます。 主キーとして使用するフィールドを新たに作成する場合、フィールドのデータ型をオートナンバー型に設定しておくと、前に示した 3 つの特性を確実に満たすことができます。

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主キーを設定または変更する

1. 主キーを設定または変更するテーブルを選びます。

2. [ホーム] タブの [表示] で [表示] をクリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

3. テーブルのデザイン グリッドで、主キーとして使用するフィールド (1 つ以上) を選びます。

   フィールドを 1 つ選ぶには、目的のフィールドの行セレクターをクリックします。

   複数のフィールドを選ぶには、Ctrl キーを押しながら各フィールドの行セレクターをクリックします。

4. [ テーブル デザイン ] タブの [ ツール ] グループで、[ 主キー] をクリックします。

   キー インジケーターが、主キーに指定した 1 つ以上のフィールドの左側に表示されます。

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主キーを削除する

1. 主キーを削除するテーブルを選びます。

2. [ホーム] タブの [表示] で [表示] をクリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

3. 現在の主キーの行セレクターをクリックします。 主キーが複数のフィールドから構成されている場合は、Ctrl キーを押しながら各フィールドの行セレクターをクリックします。

4. [ テーブル デザイン ] タブの [ ツール ] グループで、[ 主キー] をクリックします。

   キー インジケーターが、主キーに指定されていた 1 つまたは複数のフィールドから削除されます。

主キーを設定せずに新しいテーブルを保存すると、主キーとして新しいフィールドを作成するように求めるメッセージが表示されます。 [はい] を選んだ場合は、オートナンバー型を使用する ID フィールドが作成され、各レコードに一意の値が割り当てられます。 テーブルにオートナンバー型フィールドが既に存在する場合は、そのフィールドが主キーとして使用されます。 [いいえ] をクリックした場合は、フィールドは追加されず、主キーは設定されません。

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フィールドを追加する

既に存在している Access テーブルに関連する新しいデータを格納するには、テーブルにフィールドを追加することをお勧めします。 たとえば、各顧客の姓、名、電子メール アドレス、電話番号、および郵送先の住所を格納するテーブルがあるとします。 各顧客がよく使用する連絡方法の管理を開始する場合、そのデータを格納するフィールドを追加します。

追跡する個々 のデータをフィールドに保存します。 たとえば、連絡先テーブルに姓、名、電話番号、および住所のフィールドを作成します。 製品テーブルには、製品名、製品 ID、および価格のフィールドを作成します。

すべてのフィールドには、テーブル内のフィールドを一意に識別する名前、データの性質を定義するデータ型、データに対して実行できる操作、それぞれの値に対して確保する格納領域などの基本的なプロパティがあります。

フィールドを作成する前に、データを使いやすい小さな要素に分けてください。 後でデータを分割するよりも、結合する方がはるかに簡単です。 たとえば、"氏名" フィールドの代わりに、"姓" フィールドと "名" フィールドを分けて作成することを検討してください。 そうすれば、姓と名のどちらか一方または両方を使用して、検索や並べ替えを簡単に行うことができます。 データ項目のレポート、並べ替え、検索、または計算を行う予定がある場合は、1 つのフィールドにその項目だけを入力します。

フィールドを作成したら、フィールド プロパティを設定して、フィールドの外観と動作も設定できます。 たとえば、"書式" プロパティでは、そのフィールドを含むデータシートやフォームでのデータの表示方法を定義します。

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データを入力してフィールドを追加する

データシート ビューで新しいテーブルを作成する場合や、既存のテーブルを開く場合は、データシート (1) の [新しいフィールドの追加] 列にデータを入力して、テーブルにフィールドを追加できます。 Access では、入力した値に基づいて、フィールドのデータ型が自動的に割り当てられます。 入力した値からテキスト型以外のデータ型が推測されない場合は、テキスト型に設定されますが、データ型は変更できます。

[新しいフィールドの追加] 列にデータを入力する場合

1. データシート ビューでテーブルを作成する、または開くには、ナビゲーション ウィンドウで目的のテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [データシート ビュー] をクリックします。

2. [新しいフィールドの追加] 列に、作成するフィールドの名前を入力します。

   フィールドを特定しやすいように、わかりやすい名前を使用してください。

3. 新しいフィールドにデータを入力します。

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フィールド テンプレートを使用してフィールドを追加する

フィールドを手動で作成するよりも、ニーズに合うフィールドを定義済みの一覧から選ぶ方が簡単な場合があります。 [その他のフィールド] 一覧を使用して、フィールド テンプレートの一覧から選択できます。 フィールド テンプレートは、フィールドを記述した特性およびプロパティの定義済みのセットです。 フィールド テンプレート定義には、フィールド名、データ型、フィールドの [書式] プロパティ、その他のフィールド プロパティの設定が含まれています。

1. [ホーム] タブの [表示] グループで [表示] をクリックしてから、[データシート ビュー] をクリックします。

2. [ テーブル フィールド ] タブの [ 追加] & [削除 ] グループで、[ その他のフィールド] をクリックします。

   

3. [その他のフィールド] 一覧からフィールドを 1 つ選び、新しい列を挿入します。 Access では、カーソルが置かれている列の右側にフィールドが配置されます。 Address などのクイック スタート見出しのフィールド オプションのいずれかを選択した場合、Access ではアドレスのさまざまな部分を含む複数のフィールドがテーブルに作成されます。

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フィールド プロパティの設定

フィールドを作成した後で、フィールド プロパティを設定して、その外観と動作を制御できます。

たとえば、フィールド プロパティを設定すると、以下のことができます。

• フィールド内のデータの外観を制御する

• フィールドに不適切なデータが入力されるのを防ぐ

• フィールドの既定値を指定する

• フィールドの検索と並べ替えを迅速化する

用意されているフィールド プロパティの一部は、データシート ビューでの作業中に設定できます。 ただし、すべてのフィールド プロパティにアクセスして設定するには、デザイン ビューを使用してください。

設定できるプロパティは、フィールドのデータ型によって異なります。

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データシート ビューでフィールド プロパティを設定する

データシート ビューでの作業中には、フィールドの名前、データ型、"書式" プロパティを変更できます。フィールドのその他のプロパティの一部も変更できます。

1. ナビゲーション ウィンドウで、開くテーブルを右クリックします。

2. ショートカット メニューの [データシート ビュー] をクリックします。

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フィールドのプロパティをデザイン ビューで設定する

デザイン ビューでテーブルを操作しているときに、好きなフィールド プロパティを設定できます。 デザイン ビューでは、テーブル デザイン グリッドでフィールドのデータ型を設定し、[フィールド プロパティ] ウィンドウでその他のプロパティを設定します。

1. ナビゲーション ウィンドウでテーブルを右クリックします。

2. ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

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フィールドを移動する

フィールドを移動するには、目的の場所にフィールドをドラッグします。 連続する複数のフィールドを選択して移動するには、最初のフィールドをクリックし、Shift キーを押しながら最後のフィールドをクリックします。 その後、選択された一連のフィールドを新しい場所にドラッグします。

フィールドをドラッグすると、データシート上のフィールドの位置は変更されますが、テーブル デザインのフィールドの順序は変更されません。 プログラムによってフィールドにアクセスする場合、元の順序が適用されます。 たとえば、データシート上の新しい位置にフィールドをドラッグし、[フォーム] を使用してテーブルからフォームを作成すると、フィールドは元の位置に配置されます。

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関連項目

テーブルに集計フィールドを追加する

フォームまたはレポートにフィールドを追加する