SharePoint サイトのコンテンツを計画する

どのような種類のアプリを追加するか

コンテンツ タイプについて考えるだけでなく、サイトに保存される他の種類の情報や、組織のユーザーがサイトで行う管理タスクの種類についても考えることをお勧めします。 これにより、作業を開始するためにサイトに追加するさまざまな種類のアプリについての計画を立てることができます。 たとえば、ドキュメントを保存する場所が必要なことがわかったら、ドキュメント ライブラリを追加したいと考えるでしょう。 重要な日付を追跡する必要があることがわかったら、予定表が必要になるでしょう。

最終的に必要なすべてのアプリをすぐに追加する必要はありません。 サイトの所有者は、ビジネス ニーズの変化に合わせて、徐々に新しいアプリを追加したり削除したりできます。 ただし、サイトのコンテンツのカスタマイズ方法についての計画を早期に立てておくと、サイトをすぐにユーザーに役立つようにすることができます。

SharePoint には組み込みのアプリが含まれており、ドキュメントの保存と管理から、プロジェクトの管理と追跡、コミュニケーションのために役立ちます。 このような種類のアプリの複数のインスタンスをサイトに追加できます。 また、SharePoint ストアからサードパーティ製アプリを購入して追加することもできます。

詳細については、「サイトにアプリを追加する (英語)」と「SharePoint ストアからアプリを購入する」を参照してください。

コンテンツ タイプを定義する必要はあるか

コンテンツ タイプを使うと、サイト ユーザーは、リストまたはライブラリで [新しいアイテム] または [新しいドキュメント] を使用して、特殊なコンテンツをすばやく作成できます。 コンテンツ タイプを使うと、サイトの所有者はそのコンテンツがすべてのサイトで一貫性を持つようにすることができます。 また、コンテンツ タイプを使うことで、1 つのリストまたはライブラリに複数のアイテムの種類またはドキュメントの種類を含めることもできます。 サイトの所有者は、サイト、リスト、またはライブラリのコンテンツ タイプを設定するときにコンテンツの詳細をあらかじめ構成することができます。

サイトの所有者は、リストアイテム、ドキュメント、またはフォルダーのコンテンツタイプを定義できます。

コンテンツが次のいずれかの条件を満たす場合、いくつかのコンテンツにコンテンツ タイプを定義すると便利です。

コンテンツ タイプを定義するコンテンツを特定したら、今度はコンテンツ タイプを定義する場所について考える必要があります。 チームサイトレベルでサイトコンテンツタイプを定義した場合、チームサイトのすべてのサブサイト内のリストとライブラリで再利用できるようになります。 個人のサイトの所有者も、自身のサイトのコンテンツ タイプを定義できますが、このコンテンツ タイプは、そのサイトとそのサイト下にあるリストとライブラリでしか使えません。

コンテンツタイプを定義するときに必要な情報をキャプチャするスプレッドシートまたはテーブルを作成すると便利です。 たとえば、次のような基本的な表を作成して、把握しておくと役に立つ情報 (コンテンツ タイプを使うサイトやチームなど) をすべて含めます。

コンテンツ タイプの使用方法の詳細については、「コンテンツ タイプを作成またはカスタマイズする」を参照してください。

どのサイトをグローバル ナビゲーションに含めるか

ナビゲーションを計画する場合は、サイトの階層図を作成すると役立ちます。 サイトの計画時に既に図を作成していた場合は、その図を使って変更します。 チーム サイトのすべてのサブサイトを含めます。 また、チームサイトとそのサブサイトに存在する重要なリストまたはライブラリを含めることもできます。 これにより、サイトユーザーがチームサイトのホームページから開始した場合に検索する必要がある重要な場所をひとめで確認することができます。

サイトの上部のナビゲーションでは、グローバルナビゲーションと呼ばれる機能が提供されます。

既定では、各サイトでは独自のトップ ナビゲーションが使われますが、親サイトからトップ ナビゲーションを継承して、ナビゲーション機能がすべてのサイトで一貫性を持つように指定することもできます。 トップ ナビゲーションに表示するサイトを構成することができます。 また、外部のリソースへのリンクをサイトのナビゲーションに統合する場合は、任意の他の URL へのリンクを含めることができます。 トップ ナビゲーションをカスタマイズする方法の詳細については、「チーム サイトのナビゲーションのカスタマイズ」を参照してください。

チームサイトに多くのサブサイトがある場合は、サイトのユーザーにとって圧倒的な可能性があるため、トップリンクバーにそのすべてを公開しないようにしてください。 ただし、重要なサイトやコンテンツが見つからないのも困ります。 このためには、サイトの階層図を使用して、グローバル ナビゲーションで公開する重要なサイトを特定してください。

サイト内のナビゲーションはどのように行われるか

サイトでは、トップナビゲーションに加えて、ページの左側にサイドリンクバーと呼ばれるナビゲーション要素も表示されます。

一般的に、サイド リンク バーには、現在のサイトに固有のリンクが表示されています。また、サイド リンク バーは、最も重要なコンテンツを強調表示するのに使用できます。 新しいリストまたはライブラリを作成すると、サイドリンクバーの [最近使用したファイル] の下に新しいリンクが自動的に表示されます。 [最近使用したファイル] セクションには、最新のリンクが 5 つのみ表示されます。

クイック起動をカスタマイズして、サイト上のリストとライブラリへのリンクを追加または削除することができます。 [ユーザー設定の見出し] の下のリンクをグループ化することもできます。 すべてのサブサイトでグローバルナビゲーションを継承することにした場合、サイトの所有者がサイト内のコンテンツを閲覧するときの主要な方法であるため、サイドリンクバーでナビゲーションをカスタマイズすることが重要になります。 サブサイトがチームサイトからグローバルナビゲーションを継承しないことにした場合、ユーザーはトップリンクバーとサブサイト上のサイドリンクバーの両方を使用してコンテンツを見つけることができます。 サイドリンクバーのリンクの編集の詳細については、「チームサイトのナビゲーションをカスタマイズする」を参照してください。

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検索を計画する際の考慮事項

ユーザーは、必要な情報を簡単に見つけることができるように、 SharePoint を使用している可能性が高くなります。 コンテンツタイプなどのコンテンツ機能を使用するか、リストとライブラリにメタデータ列を追加することによって、検索を使用してコンテンツをより見つけやすくすることができます。

サイトコレクション管理者とサイト管理者は、さまざまな構成を実行して、ユーザーの検索エクスペリエンスをカスタマイズすることができます。