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プロジェクトを管理する場合に、初めに行うことの 1 つは、プロジェクトで実行する作業を表すタスクの追加です。タスクのリストは、必要な作業を示すチェックリストのように単純なものになる場合もあれば、開始日と終了日、他のタスクとの関係、その他のタスク関連情報が含まれる、複雑なものになることもあります。単純なタスク チェック リストと、タスクのスケジュール リストの両方で、サイトにある同じリストが使用されるため、最初に単純なチェック リストを作成し、その後、タスクの詳細情報を追加するという方法でタスクのスケジュール リストを作成できます。
単純なタスク チェックリストを追加する
プロジェクト計画の作業を開始して間もない場合や、プロジェクトが複雑にならないと考えられる場合は、単純なタスク チェックリストだけでプロジェクトを効率的に管理できる可能性があります。チェックリストには、プロジェクトのタスクの期限や、プロジェクト チーム メンバーへの割り当ての情報を含めることができます。
単純なタスク チェックリストを追加するには:
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サイトのサイド リンク バーの [タスク] をクリックします。
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[タスク] ページの [編集] をクリックします。
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[タスク名] 列に、このプロジェクトで実行する必要のある各タスクの名前を入力します。タスクを 1 つ追加したら、Enter キーを押して次の行に移動します。
ヒント: 既に一覧表示されている 2 つのタスクの間に新しいタスクを追加するには、 既存のタスクのチェック ボックスの左にある空白部分をクリックしてから、Ins キーを押します。その既存タスクの上に新しい行が追加されます。または、[タスク] タブの [階層] グループの [挿入] をクリックします。
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[期限] 列で、リスト内の各タスクの完了期限とする日を入力または選びます。タスクをいつまでに完了する必要があるかが不明な場合は、そのタスクのこの列を空白のままにしてください。
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[担当者] 列で、リスト内の各タスクの作業を行う人の名前を入力または選びます。
ヒント: 1 つのタスクに 1 人のユーザーのみを割り当てることをお勧めします。複数のユーザーを割り当てる必要がある場合、タスクを "完了" とマーキングする際に問題が発生する可能性があります。阿藤さんがタスクの作業を完了したとき、自分の [マイ タスク] ページでそのタスクに完了のチェックを付けることは理にかなっています。しかし、阿藤さんだけでなく、割り当てられたすべてのユーザーに対してタスクが完了とマークされてしまいます。他のユーザーはまだタスクの作業を完了していない可能性があります。それでもタスクに複数のユーザーを割り当てる必要がある場合は、名前をセミコロン (;) で区切ることができます。
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単純なタスク チェックリストの追加が完了したら、[停止] をクリックします。
単純なタスク チェックリストを簡単に追加するには、Excel ワークシートからリストを貼り付けるという方法もあります。ワークシートで使っている列が [タスク] ページに表示されている列と一致している場合は、そのタスク リストをクリックしてワークシートのデータを貼り付けることができます。[割り当て先] 列の名前は、可能な場合、アカウントと対になります。
プロジェクトの進行に伴い、タスクが完了したら、タスク名の横のチェック ボックスをオンにします。
単純なチェックリストの中のタスクに対して、さらに詳細な管理が必要になった場合は、次の項で説明する手順に従ってタスクの詳細情報を追加すると、より複雑なスケジュール リストを作成できます。
タスクのスケジュール リストを追加する
プロジェクトがある程度複雑になった場合は、タスクのスケジュール リストを作成すると、作業の状態を管理しやすくなります。
タスクのスケジュール リストを追加するには:
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サイトのサイド リンク バーの [タスク] をクリックします。
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[タスク] ページの [新しいタスク] をクリックします。または、リボンの [タスク] タブの [新しいアイテム] をクリックします。
注: 最初に単純なタスク チェックリストを作成した後で、プロジェクトが複雑になった場合でも、既存のタスクに詳細情報を追加するのは簡単です。タスクを選ぶには、そのタスクのチェック ボックスの左にある空白部分をクリックしてから、リボンの [タスク] タブの [アイテムの編集] をクリックします。これでそのタスクが開き、スケジュールに関する詳細情報を追加できます。
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タスクの名前を [タスク名] ボックスに入力します。
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[開始日] ボックスと [期限] ボックスで、タスクの開始日と終了日を入力または選びます。これらの日付が不明な場合は、この時点では入力しません。後で、いつでも、このタスクの編集画面に戻って情報を追加できます。
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このタスクの作業を担当する人の名前または電子メール アドレスを [担当者] ボックスに入力します。
ヒント: 1 つのタスクに 1 人のユーザーのみを割り当てることをお勧めします。複数のユーザーを割り当てる必要がある場合、タスクを "完了" とマーキングする際に問題が発生する可能性があります。阿藤さんがタスクの作業を完了したとき、自分の [マイ タスク] ページでそのタスクに完了のチェックを付けることは理にかなっています。しかし、阿藤さんだけでなく、割り当てられたすべてのユーザーに対してタスクが完了とマークされてしまいます。他のユーザーはまだタスクの作業を完了していない可能性があります。それでもタスクに複数のユーザーを割り当てる必要がある場合は、名前をセミコロン (;) で区切ることができます。
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そのタスクの作業が既に始まっている場合は、パーセンテージを [達成率 (%)] ボックスに入力します。これは、作業がどれだけ完了し、どれだけ残っているかをおおよその値として表すものです。
ヒント: このフィールドは、プロジェクトのチーム メンバーが定期的に更新すると有益です。プロジェクトの作業がどれだけ進行しているか、プロジェクトがスケジュールどおりに進行しているかどうかを把握するのに役立ちます。
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タスクの簡単な説明を [説明] ボックスに入力します (関連する作業についてより詳細な情報を入力する場合)。これは、組織の幹部やその他の関係者がそのプロジェクトを理解するのに役立ちます。
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[先行タスク] の横のボックスとボタンを使って、このタスクを開始できるようになるには、そのプロジェクトのどのタスクが完了する必要があるか指定します。
たとえば、"プレス リリースの発行" というタスクを作成しており、このタスクは "プレス リリースの執筆" というタスクが完了するまで開始できないとします。この "プレス リリースの執筆" タスクを左側のボックスで選び、次に、[追加] をクリックして右側のボックスに移動します。これにより、"プレス リリースの執筆" タスクが "プレス リリースの発行" タスクの先行タスクであることが示されます。
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該当する優先度レベルを [優先度] ボックスの一覧から選びます。
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該当するステータス レベルを [タスクの状態] ボックスの一覧から選びます。
ヒント: このフィールドも、プロジェクト チーム メンバーが定期的に更新すると有益です。作業を阻害する要因、スケジュールの遅れ、およびその他のスケジューリングに関する重要な問題に対処するのに役立ちます。
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[保存] をクリックします。
タスク リストを使用する
タスクのリストに関する作業を行うときに、期限が赤色で表示されるタスクは遅れています。遅れているタスクの横のチェック ボックスをオンにして、そのタスクを完了に設定すると、期限が赤色のテキストとして表示されなくなります。
また、一覧上にあるリンクの表示] をクリックして自分のタスク リストのさまざまなビューを切り替えることができます。すべてのタスク、予定表、完了、ガント チャート、タスク、自分のタスク、および予定されているタスクを選ぶか、既存のビューを変更したり、自分のタスク リストのビューを作成します。上にあるタスク リストを使用するビューが表示されている場合は、リンクの表示の横にある (...)をクリックしてその他のオプションをクリックし、使用するビューを選択します。独自のビューを作成する方法については、作成、変更、または削除するリストまたはライブラリのビューを参照してください。
プロジェクトに詳細なタスクを追加した後は、次の作業を行うことができます。
