定義を作成し、Microsoft Outlook で定義の実行を通知するタスクを作成することで、Access で定期的に使用するインポート操作およびエクスポート操作を効率化します。 さらに便利なことに、Outlook タスクには、Access データベースを開かなくても操作を実行できるボタンが含まれています。 この機能を使用するには、Outlook をインストールし、コンピューターに構成する必要があります。
Outlook タスクとしてスケジュールを設定する前に、まず、インポート操作またはエクスポート操作を実行して、Access で定義として保存する必要があります。 Access でインポート定義またはエクスポート定義を保存する方法の詳細については、「インポートやエクスポートの操作の詳細を定義として保存する」の記事を参照してください。
既存のインポート定義やエクスポート定義のスケジュールを設定する
既存のインポート定義やエクスポート定義がある場合は、次の手順を行って Outlook タスクを作成できます。
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定義が格納されている Access データベースがまだ開いていない場合は開きます。 インポート定義を設定する場合、これが転送先のデータベースになります。 エクスポート定義の場合は、これがソース データベースになります。
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[外部データ] タブで、[保存済みのインポート操作] または [保存済みのエクスポート操作] をクリックして、定義を選択します。
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[データ タスクの管理] ダイアログ ボックスの [保存済みのインポート] または [保存済みのエクスポート操作] タブで、選択する定義をオンにします。
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[Outlook タスクの作成] をクリックします。 Outlook がインストールされている場合は、Access により Outlook が起動されます。
注: Outlook がインストールされていない場合は、エラー メッセージが表示されます。 Outlook が正しく構成されていない場合は、Outlook スタートアップ ウィザードが起動します。 このウィザードの指示に従って Outlook を構成してください。
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Outlook の [操作名タスク] ウィンドウで、[期限]、[アラーム] などのタスクの設定を確認し、必要に応じて変更します。
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タスクを 1 回だけ実行する場合は、[開始日] ボックスで日付を指定します。
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タスクを特定の間隔で実行する場合は、[定期的なアイテム] をクリックします。 [定期的なタスクの設定] ダイアログ ボックスで、実行する間隔を指定して [OK] をクリックします。 定期的なタスクの設定に関するヘルプについては、Outlook のヘルプを参照してください。
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Outlook タスク ウィンドウにある [タスク] タブの [アクション] グループで、[保存して閉じる] をクリックします。 Outlook により、新しいタスクが作成されます。
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後日に定義を実行するには、Outlook でタスクを開きます。 [タスク] タブの [Microsoft Office Access] グループで、[インポートの実行] または [エクスポートの実行] をクリックし、[OK] をクリックして操作を実行します。
スケジュール済みのインポート定義またはエクスポート定義を実行する
スケジュールされた時刻になると、Outlook によりアラームが表示されます。 次の手順に従い、操作を実行します。
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[アラーム] ダイアログ ボックスで、[アイテムを開く] をクリックし、Outlook でタスクを開きます。
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[タスク] タブの [Microsoft Office Access] グループで、[インポートの実行] または [エクスポートの実行] をクリックします。
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[OK] をクリックして操作を実行します。
また、次の手順に従うと、任意の時刻でタスクを実行できます。
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Outlook でタスクを開きます。 これを行うには、Outlook ナビゲーション ウィンドウで [タスク ] をクリックし、実行するタスクをクリックします。
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[タスク] タブの [Microsoft Office Access] グループで、[インポートの実行] または [エクスポートの実行] をクリックします。
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[OK] をクリックして操作を実行します。
他に必要な情報はありますか?
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インポート定義またはエクスポート定義を保存する方法の詳細については、「インポートやエクスポートの操作の詳細を定義として保存する」の記事を参照してください。
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定義名の変更、定義の削除、定義のソース ファイル名の更新を行う方法の詳細については、「データ操作を管理する」の記事を参照してください。
