成功したサイトとユーザーの満足度の計算式は、サイトとユーザーの管理について、適切に計画され、持続できる方法です。 ここでは、組織のサイトを計画し、ユーザーを管理するために使用できる主なタスクと概念について説明します。
サイトコレクションについて
SharePoint を初めて使用した場合や、多くのバージョンを使用している場合でも、最新の SharePoint エクスペリエンスでは、より柔軟性が高く、ナビゲーションが簡単になり、すべてのサイトが携帯電話に対応しています。 組織内の各ワークロードに対してサイトコレクションを作成することをお勧めします。 最新の SharePoint 環境では、各サイトがサイトコレクションになったため、ナビゲーションや管理が簡単になります。 SharePoint の先進操作の詳細と、ハブサイトを使用する利点について説明します。 各ワークロードのサイトコレクションを作成してから、それらをすべてハブサイトに関連付けることをお勧めします。 これにより、組織のニーズの変化により高い柔軟性が提供されます。 詳細については、「 SharePoint ハブサイトとは」を参照してください。
SharePoint 管理者は、サイトコレクションの管理を組織内のさまざまなユーザーに委任します。 SharePoint の権限モデルは、サイトコレクション管理者、サイト所有者、その他の役割などのさまざまなロールに権限を割り当てることができます。 サイトコレクション管理者を追加および削除する方法については、「 サイトコレクション管理者を管理 する」を参照してください。
サイトコレクション管理者は、サイトコレクションに対する フルコントロール のアクセス許可レベルを持っています。 つまり、サイトコレクション内のサイトを追加または削除したり、サイトの設定を変更したりすることができます。 さらに、これらのサイト内のすべてのコンテンツを表示、追加、削除、または変更することができます。 セカンダリサイトコレクション管理者は、サイトコレクション管理者が指定できます。 サイトコレクション管理者は、[設定] ページで、別のサイトコレクション管理者を追加したり、サイトコレクション管理者を変更したりすることができます。 このタスクの詳細については、「 サイトコレクション管理者を管理する」を参照してください。
従来のサイトコレクションは、権限などの所有者と共有の管理設定が同じ SharePoint サイトのグループです。 サブサイトは、サイトコレクションからナビゲーション、権限、サイトの設計を継承します。 サイトのメンバーやプロジェクトが変わるたびに、サイトも変更する必要があります。
各ワークロードのサイトを選ぶ
ワークロードに必要な SharePoint サイトコレクションの種類を計画することが重要です。 次に、ユーザーが必要な情報を簡単に見つけられるようにします。 このセクションでは、使用できる最新の SharePoint サイトの一部について説明します。また、これらのサイトのナビゲーションについても説明します。 計画ナビゲーションについての優れた記事は 、最新の SharePoint エクスペリエンスのための計画のナビゲーションです。
SharePoint hub サイト は、さまざまなチームやコミュニケーションサイトの整理に役立つフレームまたは基盤と考えることができます。 組織内の各ワークロードに対してサイトコレクションを作成すると、ハブサイトはこれらのサイトコレクションを、見つけやすく管理するための論理的な方法で接続します。 次に、ワークロードが変更されるたびに、ハブサイト間でサイトコレクションを移動して管理できます。 詳細については、「 SharePoint ハブサイトを計画する」を参照してください。
SharePoint チームサイトと、その下に作成したすべてのページは、サイトへのアクセス許可を付与して、招待したユーザーのみが使用できます。 チームサイトを Microsoft 365 グループに接続することもできます。 チームサイト、組織、チーム、またはグループは、互いに連絡したり、ドキュメントやその他のファイルの共同作業を行ったり、お知らせの投稿、会議のスケジュール、タスクの管理、案件またはアクションアイテムの追跡、およびリストへの情報の保存を行うことができます。 詳細については、「 SharePoint チームサイトとは」を参照してください。
SharePoint コミュニケーションサイト では、ニュース、レポート、状態などの情報を他のユーザーと共有することができます。 通常、コミュニケーションサイトには、いくつかの投稿者が含まれています。
ガバナンス
ガバナンスとは、組織のビジネス部門と技術チームがどのように連携してビジネス目標を達成するかをガイド、直接的、および制御するポリシー、役割、責任、プロセスのセットです。 SharePoint のサイトコレクションに関しては、ガバナンス計画は、サイトコレクションをサポートするために必要な役割、責任、ポリシーを計画するためのガイドとなります。 これには、次のような項目があります。
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情報アーキテクチャ (Web ページ、ドキュメント、リスト、データなど)
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メンテナンス アクティビティ (ユーザー アカウントの管理など)
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ブランディングとカスタマイズのポリシー
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トレーニング
組織のガバナンス計画を準備するのは重要です。 ガバナンス計画の開発に参加することで、ビジネス チームと技術チームのお互いの管轄を特定し、システム内のどの領域に誰が責任を持つかを定義する際に役立ちます。 ガバナンス計画の作成の詳細については、「 概要: チームサイトの使用方法を管理するためのベストプラクティス」を参照してください。
注: SharePoint 管理者と協力してユーザーを管理することが必要な場合があります。 たとえば、 SharePoint 管理者は、ユーザープロファイルを管理します。
Microsoft 365のユーザーアカウント
グローバル管理者は、Microsoft 365 管理センターを使用して新しいユーザーを Microsoft 365 に追加します。これは、ユーザーの管理とサービスの構成を行うためのポータルです。 詳細については、「 ユーザーとロール」を参照してください。 新しいユーザーを追加する際、グローバル管理者は次を行います。
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ユーザーが管理センターにもアクセスできるかどうかを指定します
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ユーザーの地理的位置を設定する
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ユーザー ライセンスの種類を選ぶ
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ユーザーのユーザー名とパスワードを作成する
チームサイトのユーザー
チームサイトにユーザーを追加して、ユーザーの権限を調整することができます。 権限レベルと SharePoint グループメンバーシップは、[ 設定] にあります。 ただし、 Microsoft 365 は、 Microsoft 365 ディレクトリ内のすべてのユーザーを含む、すべての ユーザー (外部共有機能を通じて招待されたユーザーを除く) というセキュリティグループを作成するようになりました。 このセキュリティグループには、 SharePointでメンバーとしてアクセス権が自動的に付与されます。 つまり、 Microsoft 365 ディレクトリに追加したユーザーは、既定でサイト、リスト、およびライブラリを編集できます。
権限レベルとグループ メンバーシップ
アクセス許可レベルは、ユーザーが一連の関連タスクを実行できるようにする SharePoint の権限のコレクションです。 たとえば、"読み取り" という権限レベルには、"アイテムの表示"、"アイテムを開く"、"ページの表示"、"バージョンの表示" など、SharePoint サイト内のページ、ドキュメント、アイテムを表示するために必要な権限がすべて含まれています。 同じ権限を複数の権限レベルに含めることができます。 詳細については、「 アクセス許可計画を立てる」を参照してください。
権限レベルを個々のユーザーに直接割り当てることはお勧めしません。これにより、サイトへのアクセス権を持つユーザーを追跡したり管理したりすることが非常に困難になることがあります。 必要な場合もありますが、複雑さを避けるため、少なくともできるだけ少なくする必要があります。 代わりに、グループに権限を割り当ててから、個々のユーザーを適切なグループに割り当てます。 グループは、権限を簡単に管理するために、サイトコレクションレベルで定義されている一連のユーザーです。 詳細については、「 既定の SharePoint グループ 」および「 サイトの権限をカスタマイズする」を参照してください。 各グループには、既定の権限レベルが割り当てられます。 たとえば、既定の SharePoint グループの一部には、次のアクセス許可レベルがあります。
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グループ |
権限レベル |
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所有者 |
フル コントロール |
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閲覧者 |
読み取り |
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メンバー |
投稿 |
フルコントロールのアクセス許可を持つユーザーは、カスタムグループを作成できます。
サイトコレクションレベルで SharePoint グループにアクセス許可レベルを割り当てる場合、既定では、すべてのサイトとサイトのコンテンツは、これらのアクセス許可レベルを継承します。 この既定の動作は、アクセス許可の継承と呼ばれます。 サブサイトを作成するときに固有の権限を設定するか、サイト、リスト、ライブラリ、またはアイテムに対する権限の継承を解除するかを指定できます。 詳細については、「権限の継承とは」を参照してください。
ユーザーのアクセス許可レベルによって、サイト内で表示およびアクセスできる内容が決まるため、グループメンバーシップについて慎重に検討する必要があります。 たとえば、サイトの作成とカスタマイズを行うユーザーなら、少なくともサイトのデザイナー グループのメンバーにしてください。 一方、コンテンツの読み取りとダウンロードのみを必要とするユーザーであり、閲覧者グループのメンバーである必要がある場合もあります。 詳細については、「 SharePoint のアクセス許可レベルについて」を参照してください。
サイトコレクション管理者は、サイトコレクションとサイトレベルでSharePointし、機能を管理する必要がある場合があります。 ガバナンス計画に応じて、これらの機能のアクティブ化または非アクティブ化も管理者のタスクに含まれることがあります。 詳しくは、「サイト コレクションの機能を有効または無効にする」をご覧ください。 「SharePoint サイトのごみ箱を管理する」もご覧ください。
