チームまたはプロジェクトに関連したメールを整理するには、サイトメールボックスを SharePoint サイトに追加します。 ユーザーは、サイトメールボックスのメールアドレスにメールを送信するだけです。 さらに、適切な権限を持つチームメンバーは、Outlook on the web と同じツールを使用して、 SharePoint でサイトメールボックスからメールの表示、整理、返信を行うことができます。
重要:
SharePoint のサイトメールボックス機能は、2017年3月以降、廃止される予定です。 この機能は、今後のリリースで完全に削除されます。 新しい SharePoint 組織では、サイトメールボックスの機能にアクセスできなくなりました。 既存の SharePoint 組織は、新しいサイトメールボックスを作成できなくなりました。 2017 年 3 月より前にセットアップされ、展開されたサイト メールボックスは引き続き機能します。
2017年9月の既存のサイトメールボックスサイトをMicrosoft 365 グループに移行するためのプロセスを提供します。 現在 SharePointでサイトメールボックス機能を使用している場合は、メールコラボレーションシナリオをサポートするために、代わりに Microsoft 365 グループ に変更することを検討する必要があります。 詳細については、「サイトメールボックスではなく Microsoft 365 グループを使用する」を参照してください。
注: サイトメールボックス機能はサポートされていますが、SharePoint Server 2019、 SharePoint Server 2016、sharepoint 2013、および SharePoint 2010 製品では使われていません。 共有メールボックスは、サイトメールボックスの代わりとして探すことをお勧めします。
次の操作を行うことができます。
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サイト メールボックスを追加する (この操作を実行するにはサイト所有者である必要がある)
このサイト メールボックスのメール アドレスには、誰でもメールを送信できます。
ここで、サイト メールボックス内のメッセージを参照、整理、返信、または削除するための条件を示します。
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それぞれのユーザーは、同じ Microsoft 365 サブスクリプション内で SharePoint と Exchange の両方のライセンスを保持している必要があります。
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各ユーザーは、デフォルトのメンバー グループまたはサイトの既定の所有者グループに属しているか、投稿権限を持っている必要があります。 サイトをセットアップする場合は、アクセス権が必要なチーム メンバーにアクセス権を付与してください。
注: 外部のチーム メンバーがサイト メールボックスを使うことはできません。
作成したサイト メールボックスが不要になった場合は、このサイト メールボックスがサイトに表示されないようにすることができます。
サイト メールボックスの管理についてよく寄せられる質問
ここでは、組織内でサイト メールボックスを使い始めるときに寄せられることがある一般的な質問に対する回答を示します。
サイト メールボックスの使い方に関する質問
サイト メールボックスが表示されるユーザーをサイトのメンバーが特定するには、どうしたらよいですか?
Outlook on the web で、右上隅にある [設定] をクリックし、[オプション]、[サイトメールボックス] の順にクリックし、サイトメールボックスをダブルクリックして、[ユーザー] をクリックします。
2 名のユーザーが、SharePoint サイトのサイト メールボックス アプリを使ってサイト メールボックス内の下書きのメールを同時に編集したらどうなりますか?
2 番目のユーザーが行った編集内容によって、最初のユーザーが加えた変更が上書きされます。
サイト メールボックスの作成と削除に関する質問
サイト メールボックスのメール アドレスにライセンスを割り当てる必要がありますか?
いいえ。 サイトのメール アドレスには Exchange ライセンスは不要です。
サイト メールボックスを使ってはいけない場合はありますか?
場合によってはサイト メールボックスが不適切なことがあります。
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機密保護について考えてみましょう。すべてのサイト メンバーがサイト メールボックス内の任意のメールを参照したり、転送したりできます。
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サイト メールボックスは共有ワークスペースであるため、サイト メールボックスのすべてのユーザーがメールの並べ替えや削除を行うことができます。
サイト メールボックスの名前は変更できますか?
サイト メールボックスの表示名は、SharePoint チーム サイトの表示名です。 SharePoint でサイトの表示名を変更すると、Outlook の表示名も変更されます。 ただし、サイトのメール アドレスは変更されません。
サイト メールボックスのメール アドレスは変更できますか。
いいえ。 いったん作成したサイトのメール アドレスは、変更できません。 メール アドレスは、サイト メールボックスを作成したときに、サイトの表示名に基づいて生成されます。
サイトの表示名に英語以外の文字が使われている場合や、サイトの表示名が 3 文字以下の英文字で構成されている場合、サイトの表示名はメール アドレスに使われません。 有効なメール アドレスにするために、メール アドレスが自動的に生成されます。 生成されたメール アドレスは、SMで始まり、その後に年を表す 2 桁の数値、日付を表す 3 桁の数値、4 つのランダムな文字が続きます。