Word 差し込み印刷用に、Excel データ ソースを準備する

差し込み印刷用に既存の Excel データ ソースを使用しない場合は、.txt または .csv ファイルの連絡先一覧やアドレス帳を使用できます。 [テキスト ファイル ウィザード] が、.txt または .csv ファイルに含まれるデータを Excel に取り込む作業を行います。

1. Excel を開きます。

2. [データ] タブで [テキスト/CSV から] を選択します。

3. 目的の .txt または .csv ファイルを選択し、[インポート] を選択します。

4. [テキスト ファイル ウィザード] の [元のデータ形式] ウィンドウで、[区切り記号付き] を選択します。

   

5. インポートするファイルに先頭行がある場合は、[プレビュー] ウィンドウの上の [先頭行をデータの見出しとして使用する] チェック ボックスをオンにして、[次へ] を選択します。

6. [区切り記号] ウィンドウで、データに使われている区切り記号 (タブやコンマなど) に対応するチェック ボックスをオンにして、[次へ] を選びます。

   

   ヒント: [データのプレビュー] ウィンドウに、結果が表形式で表示されます。

7. [データのプレビュー] で、郵便番号が含まれる列を選び、[列のデータ形式] で [文字列] を選びます。

   

   注: 

   • 利用できる書式形式は、[標準]、[文字列]、[日付] です。 列にデータ形式を適用するたびに、その列の表見出しに形式の名前が表示されます。

   • パーセンテージ、通貨の値など、数値データが含まれている列には、ファイルのインポート後、書式設定のみ行うことができます。 詳細な情報については、"Excel の数値データを書式設定する" のサブセクションを参照してください。

8. 必要に応じて手順 7 を繰り返し、変更する列と適用するデータ形式を選びます。

9. [Finish] を選びます。

10. [データのインポート] ダイアログ ボックスで、[既存のワークシート] とセル アドレスの既定の設定に同意して、[OK] を選びます。

    

    注意: [データのインポート] ダイアログ ボックスのセル アドレスには、現在選択されているセルが表示されます。 名前付きセル アドレスを使って、データのインポートが開始されます。

11. 終了後、新しいファイル名でデータ ソースを保存します。

Excel で数値データを書式設定する

Word の差し込み印刷で使用できるように、Excel の新規または既存のデータ ソースの任意の数値データ (パーセンテージや通貨の値など) を書式設定します。 差し込み印刷中にパーセンテージや通貨として表示されるように設定した数値データを保持するには、"手順 2: 差し込み印刷のために動的データ交換 (DDE) を使用する" セクションの手順に従います。

Word の差し込み印刷のメーリング リストで使用する Excel のデータ ソースで、数値データの列の書式設定が正しいことを確認します。 数値を含む列が特定のカテゴリ (通貨など) と一致するように書式を設定します。

1. Excel のデータ ソースを開きます。

2. 書式設定する列を選択します。

3. [ホーム] タブの [数値] グループで、[表示形式] (標準) ボックスの下矢印を選択して、一覧からオプションを選びます。

   

4. 必要に応じて、手順 2 と 3 を繰り返します。

5. 完了したら、[保存] を選びます。

パーセンテージや通貨の値など、書式設定された数値を含む Excel のデータ ソースを保有している場合、数値データの一部には、差し込み印刷中、書式設定を維持できないものがあります。 お好みの差し込み印刷の結果を入手して、Excel の数値データ形式を保持するには、DDE を使用します。

1. Word を開き、[ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順に選びます。

2. [全般] で、[文書を開くときにファイル形式の変換を確認する] チェック ボックスをオンにします。

   

3. [OK] を選択します。

4. [差し込み印刷] タブで、[差し込み印刷の開始]、[差し込み印刷ウィザード] の順に選択します。

   

5. [差し込み印刷] ウィンドウで、[受信者を選択] の [既存のリストを使用する] を選択します。

   

6. [既存のリストを使用する] で [参照] を選択し、書式設定されたスプレッドシートを開きます。

7. [データ ファイル形式の確認] ダイアログ ボックスで、[すべて表示] チェック ボックスをオンにして、[MS Excel ワークシート DDE (*.xls)]、[OK] の順に選択します。

   

8. [Microsoft Excel] ダイアログ ボックスで、[スプレッドシート全体]、[OK] の順に選択します。

   

9. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスが開いたら、[OK] を選びます。

   

10. 引き続き手紙、メール メッセージ、ラベル、封筒の差し込印刷を行います。