Word for Mac の差し込み印刷用に Excel データ ソースを準備する

宛名の差し込みに使用する連絡先リストを作成しているものとします。連絡先が Excel スプレッドシートになっている場合は、宛名の差し込みを実行するときにデータが失われないように、郵便番号を文字列として書式設定することが重要です。テキスト (.txt) ファイルまたはコンマ区切り値 (.csv) ファイルから任意の連絡先を新しいスプレッドシートにインポートする場合、テキスト ファイル ウィザードを使用してデータのインポートと書式設定を行うことができます。

これを行うには、次のセクションの手順を実行します。

手順 1: Excel にデータ ソースをセットアップする

Word の差し込み印刷用のデータ ソースとして、既に Excel スプレッドシートを使用している場合は、このトピックの手順 2 に進みます。データ ソースが .txt または .csv ファイル (たとえば、Gmail の連絡先を含む) の場合は、テキスト ファイル ウィザードを使って Excel にデータをセットアップします。

  1. Excel を開き、[データ] タブで [テキスト ​​ファイル] を選びます。

    [データ] タブで、[テキスト ファイル] を選ぶ

  2. 目的の .csv または .txt ファイルを選び、[インポート] を選びます。

  3. テキスト ファイル ウィザードで、[次へ] を選びます。

  4. [区切り記号] で、データの各要素を区切る区切り記号 (タブ、コンマなど) と一致するボックスをオンにします。[次へ] を選択します。

    ヒント: [選択したデータのプレビュー] ウィンドウに、結果が表形式で表示されます。


    テキストのインポート ウィザードの手順 2

  5. [選択したデータのプレビュー] で、郵便番号が含まれる列を選択します。[列のデータ形式] で、[テキスト] を選択します。

    テキスト インポート ウィザードの手順 3

  6. 必要に応じて手順 5 を繰り返し、変更する列と適用するデータ形式を選びます。

    注: 列にデータ形式を適用するたびに、その列の表見出しに形式の名前が表示されます。

  7. [完了] をクリックします。

  8. [データのインポート] ダイアログ ボックスで、Excel でデータを保存する場所を選択し、[OK] を選択します。

    注: 新しいファイル名でスプレッドシートを保存します。

手順 2: Excel スプレッドシートの数値データに書式を設定する

宛名の差し込みを行うときの郵便番号のゼロが失われないようにするには、郵便番号が含まれる列を文字列として書式設定します。

  1. スプレッドシートを開き、郵便番号を含む列を選択します。

  2. [ホーム] タブの [表示形式] ボックスで [文字列] を選択します。

    [ホーム] タブの [表示形式] で [文字列] を選ぶ

これで、このデータを宛名の差し込みに使用できます。

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