Word 差し込み印刷用に、Excel データ ソースを準備する

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Word差し込み印刷のプロセスで、必要なステップのセットアップとデータ ソースを準備します。Excel既存のデータ ソースを使用したり、タブ区切り (.txt) またはカンマ区切り (.csv) ファイルをインポートしての新しいテンプレートを作成することができます。セットアップするいるし、データ ソースを準備するには、または実行できます差し込み印刷をステップ バイ ステップの差し込み印刷ウィザードを使って動的データ交換 (DDE)を使用して、手動で差し込み印刷の方法を使用しています。

差し込み印刷の既存のExcelデータ ソースを使用していない場合、は、連絡先リストまたは .txt または.csv ファイルでアドレス帳を使用できます。テキスト インポート ウィザードはExcelに .txt または .csv ファイルに含まれるデータを取得する手順について説明します。

  1. Excel を開きます。

  2. [データ] タブからテキスト/CSVを選択します。

  3. .Txt または .csv ファイルをクリックし、[インポート] を選びます] を選びます。

  4. [テキスト ファイル ウィザード] の [元のデータ形式] ウィンドウで、[区切り記号付き] を選択します。

    Excel でテキストから外部データを​​取り込む、テキスト ファイル ウィザード、手順 1/3

  5. インポートするファイルに先頭行がある場合は、[プレビュー] ウィンドウの上の [先頭行をデータの見出しとして使用する] チェック ボックスをオンにして、[次へ] を選択します。

  6. [区切り記号] ウィンドウで、データに使われている区切り記号 (タブやコンマなど) に対応するチェック ボックスをオンにして、[次へ] を選びます。

    区切り記号のオプションがテキスト インポート ウィザードで強調表示されています。

    ヒント: [データのプレビュー] ウィンドウに、結果が表形式で表示されます。

  7. [データのプレビュー] で、郵便番号が含まれる列を選び、[列のデータ形式] で [文字列] を選びます。

    テキスト インポート ウィザードで [列のデータ形式] の [テキスト] オプションが強調表示されています。

    注: 

    • 利用できる書式形式は、[標準]、[文字列]、[日付] です。列にデータ形式を適用するたびに、その列の表見出しに形式の名前が表示されます。

    • パーセンテージ、通貨の値など、数値データが含まれている列には、ファイルのインポート後、書式設定のみ行うことができます。詳細な情報については、"Excel の数値データを書式設定する" のサブセクションを参照してください。

  8. 必要に応じて手順 7 を繰り返し、変更する列と適用するデータ形式を選びます。

  9. [Finish] を選びます。

  10. [データのインポート] ダイアログ ボックスで、[既存のワークシート] とセル アドレスの既定の設定に同意して、[OK] を選びます。

    [データのインポート] ダイアログ ボックスで、既存のワークシート、既定の設定、または新規のワークシートにデータを配置するように選択する

    注意: [データのインポート] ダイアログ ボックスのセル アドレスには、現在選択されているセルが表示されます。名前付きセル アドレスを使って、データのインポートが開始されます。

  11. 終了後、新しいファイル名でデータ ソースを保存します。

Excel で数値データを書式設定する

Word の差し込み印刷で使用できるように、Excel の新規または既存のデータ ソースの任意の数値データ (パーセンテージや通貨の値など) を書式設定します。差し込み印刷中にパーセンテージや通貨として表示されるように設定した数値データを保持するには、"手順 2: 差し込み印刷のために動的データ交換 (DDE) を使用する" セクションの手順に従います。

Word差し込み印刷の宛先リストを使用する、 Excelデータ ソース内の列の数値データが正しく書式設定になっていることを確認します。通貨などの特定のカテゴリに一致するなど、数値を含む列を書式設定します。

  1. Excel のデータ ソースを開きます。

  2. 書式設定する列を選択します。

  3. [ホーム] タブの [数値] グループで、[表示形式] (標準) ボックスの下矢印を選択して、一覧からオプションを選びます。

    Excel の場合、[ホーム] タブの [数値] グループで、[全般] ボックスの下矢印を選択して、使用する数値の書式設定を選びます。

  4. 必要に応じて、手順 2 と 3 を繰り返します。

  5. 完了したら、[保存] を選びます。

パーセンテージ通貨値などの書式設定された数値を含むExcelデータ ソースがある場合は、いくつかの数値データが保持されない差し込み印刷中に書式設定します。差し込みの結果を選択し、[DDE を使用してExcelの数値データの書式を維持することが表示されます。

[動的データ交換] を使用するか使用しないで、Excel のデータ形式を Word の差し込みフィールドと比較する

  1. Word を開き、[ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順に選びます。

  2. [全般]で開くことを確認するファイル形式の変換] チェック ボックスを選択します。

    [文書を開くときにファイル形式の変換を確認する] オプション

  3. [OK] を選びます。

  4. [差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] を選びます >差し込み印刷ウィザードのステップ バイ ステップします。

    Word の [差し込み印刷] タブで [差し込み印刷の開始] を選択し、[差し込み印刷ウィザード] を選びます

  5. [宛先の選択] で、差し込み印刷] ウィンドウでは、[既存のリストを使用する] を選びます。

    Word では、[差し込み印刷] グループの [差し込み印刷ウィザード] を選ぶと、[差し込み印刷] の作業ウィンドウが開く

  6. [既存のリストを使用する] で [参照] を選び、書式設定されたスプレッドシートを開きます。

  7. データ ソースの確認] ダイアログ ボックスで、[すべて表示] チェック ボックスを選択し、 MS の Excel ワークシート dde (*.xls)を選択 > [ok]

    [データ ファイル形式の確認] ダイアログ ボックス

  8. [Microsoft Excel] ダイアログ ボックスで、[スプレッドシート全体]、[OK] の順に選択します。

    Word の Microsoft Excel ダイアログ ボックス

  9. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスが開いたら、[OK] を選びます。

    [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、メーリング リストのデータ ソースとして使用する Excel スプレッドシートの内容が表示されます

  10. 引き続き「手紙」、「メール メッセージ」、「ラベル」、「封筒」の差し込印刷を行います。

ヒント: データ ファイルを開くたびに、Word がメッセージを開かないように設定できます。メーリング リストに接続して、[ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順にアクセスします。[全般] で、[文書を開くときにファイル形式の変換を確認する] チェック ボックスをオフにします。

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