Windows 版 Outlook のアーカイブ

Windows 版 Outlook のアーカイブ

Outlook 2016 では、メッセージをアーカイブする方法がいくつかあります。使用できる方法は、Outlook 2016 で使用しているアカウント (一般法人向け Office 365 のアカウント、Exchange アカウント、または Outlook.com、Gmail、POP、IMAP の各アカウントなど) によって異なります。

Outlook 2016 のすべてのアカウントは、[アーカイブ] フォルダーにアクセスできます。[アーカイブ] フォルダーは、受信トレイ、送信済みアイテム、および削除済みアイテム フォルダーのように、Outlook の既定のフォルダーの 1 つです。[アーカイブ] フォルダーを削除することはできません。Exchange または Exchange Online アカウントを使用して Outlook を使用している場合は、[アーカイブ] フォルダーにアイテム保持ポリシーなどのフォルダーのポリシーが適用されます。

[アーカイブ] ボタンを使用してメッセージを [アーカイブ] フォルダーに移動しても、メールボックス サイズは小さくなりません。メールボックスのサイズを小さくする必要がある場合は、Office 365 for Enterprise のオンライン アーカイブを使用するか、アイテムを手動で整理することができます。

Outlook 2016 で一度の操作でメッセージをアーカイブする

リボンの [削除] グループにある [アーカイブ] ボタンを使用すると、1 件以上のメッセージを削除せずに [アーカイブ] フォルダーに移動することができます。[アーカイブ] 機能を使用することには、いくつかの利点があります。

  • アイテムをアーカイブしても、検索ボックスから、または [アーカイブ] フォルダーに移動して、簡単に探すことができます。検索ボックスに語句を入力すると、Outlook 2016 は、メールボックス内のすべてのフォルダーを検索します。

  • アイテムは、[アーカイブ] フォルダー経由で、スマートフォンやその他のデバイスから利用できます。

Outlook 2016 でアイテムをアーカイブする

  1. 受信トレイまたは他のフォルダーからアーカイブするメッセージを 1 つまたは複数選択します。

  2. [削除] グループで [アーカイブ] を選択します。Backspace キーを使用して、選択した 1 つまたは複数のメッセージを即座にアーカイブすることもできます。 

    ワンクリック アーカイビング

    注: [アーカイブ] フォルダーは、前に使用したことがなくても、既に存在しています。Outlook フォルダー リストに表示されます。 フォルダーが表示されないときに、Outlook 2016 を使用している場合は、[ファイル]、[Office アカウント]、[更新オプション]、[今すぐ更新] の順に移動します。

  3. メッセージは [アーカイブ] フォルダーに移されます。間違ってメッセージをアーカイブした場合は、[アーカイブ] フォルダーに移動して、メッセージを受信トレイに戻してください。

: [アーカイブ] ボタンは、Outlook 2016 にのみ表示されます。以前のバージョンの Outlook では、リボンに [アーカイブ] ボタンがありません。

キーボードを使用してメッセージをアーカイブする

Backspace キーをクリックして、選択した 1 つまたは複数のメッセージをアーカイブすることができます。Delete キーをクリックすると、メッセージは [削除済みアイテム] フォルダーに移動します。Backspace キーの動作を変更することはできません。

[アーカイブ] フォルダーを見つける方法

[アーカイブ] フォルダーは、フォルダー一覧にあります。フォルダー一覧を表示するには、[表示]、[フォルダー ウィンドウ] の順に選択し、[標準] を選択します。

[フォルダー ウィンドウ] メニューで、[標準] が選択されています。

[アーカイブ] フォルダーを見つける方法

既定では、フォルダー一覧の上部にある現在のメールボックスの検索機能を使用して Outlook アイテムを検索すると、Outlook は、メールボックス全体を検索します。

メールボックスの検索

[アーカイブ] フォルダーのみを検索範囲として指定する場合は、最初にフォルダー一覧で [アーカイブ] フォルダーを選択します。検索ボックスは、[アーカイブ] フォルダーのみを検索できるようになりました。

アーカイブ フォルダーの検索

オンライン アーカイブとの違い

[オンライン アーカイブ] は、通常よりも大きなメールボックスを使用する企業向けの Office 365 ユーザーを対象とした機能です。対象となるユーザーは、[オンライン アーカイブ] の機能により、古いメールの削除を防ぐことができます。ユーザーの [オンライン アーカイブ] は、フォルダーの構造内で、Outlook の第二のアカウントのように動作します。そのため、[受信トレイ] から [オンライン アーカイブ] 内を検索することはできません。

[オンライン アーカイブ] が有効な場合、管理者やユーザーは、[アーカイブ ポリシー] を使用して、自動的に古いメッセージを [オンライン アーカイブ] に移動するように、メールボックスを設定することができます。

アーカイブとオンライン アーカイブを使用するとき

[アーカイブ] 機能を使用して、[受信トレイ] 内にある返信済みや対応済みのメッセージを常に除去することをお勧めします。アーカイブをファイル フォルダーのように考えてください。[アーカイブ] フォルダーにアイテムを保存し、引き続き簡単にアクセスできます。 また、お好みで、メッセージを削除したり、特定のフォルダーに移動したりできます。

Office 365 Enterprise 組織でユーザーが大きなメールボックスを使用する場合、アイテムを [オンライン アーカイブ] に移動するように [アーカイブ ポリシー] を設定することを管理者にお勧めします。移動する時期は 1 年後、あるいはユーザーに割り当てたメールボックスの容量が 1 年未満でいっぱいになる場合は、それよりも早い時期に設定します。この設定により、新規メール用のスペースを確保するために、ユーザーが古いメールを削除する必要はありません。指定した期間よりも古いメールは、[受信トレイ] フォルダーやローカルの [アーカイブ] フォルダーから移動することができます。

アーカイブについてよく寄せられる質問

いいえ。[アーカイブ] フォルダーは Outlook の既定のシステム フォルダーの 1 つなので、名前変更、移動、または削除を行うことはできません。

アーカイブは、よく知られた機能で、Outlook Mobile、Outlook Web App、Outlook.com で既に利用でき、Gmail などの他のメール プロバイダーでも採用されています。名前が有名であり、また、[オンライン アーカイブ] が既存の機能であることから、この両方の点を維持することに決めました。

[古いアイテムの整理] は、古い Outlook の機能で、古いメールを.pst ファイルに自動的に移動します。つまり、メールがサーバーから削除され、検索するのが困難になります。AutoArchive.pst ファイルを含むハード ドライブが使用できなくなると、これらのメールが失われることになります。[オンライン アーカイブ] は、エンタープライズ レベルの [古いアイテムの整理] です。

[オンライン アーカイブ] を持っておらず、IT 部門が [古いアイテムの整理] 機能を無効にしていない場合、[古いアイテムの整理] を使用できます。Outlook 2016 の [古いアイテムの整理] についての詳細は、「Archive older items manually in Outlook for Windows. (Windows 版 Outlook で古いアイテムを手動でアーカイブする)」を参照してください。

アーカイブ機能は、Windows 版の Outlook、Outlook Mobile、Outlook on the web、および Outlook.com で幅広く利用できます。[グループ ポリシー] を使用して、[アーカイブ] 機能を無効にすることはできません。

詳細情報は以下をご参照ください。

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