Visio 組織図を作成する

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[組織図] は、従業員、役職、グループ間の関係を示すためによく使用されるレポート階層の図です。

組織図は、次の図のように単純な図から、外部データソースの情報を基にした大規模で複雑な図まで多岐にわたることがあります。組織図内の図形には、名前や肩書きなどの基本的な情報や、部門やコストセンターなどの詳細を表示できます。組織図図形に画像を追加することもできます。

組織図

単純な組織図を作成する

既定の情報フィールドを使用して小さい組織図を作成する場合は、次の手順を実行します。

  1. [ファイル] タブで、[新規作成] をポイントし、[組織図] をクリックして、[メトリック単位] または [米国単位] を選択し、[ Create] をクリックします

  2. [組織図ウィザード] ダイアログボックスが表示されたら、[キャンセル] をクリックします。既定の情報フィールドを使用して、簡単な組織図のみを作成します。

  3. [組織] タブのオプションには、さまざまな種類の図形が表示されます

    注: 図形にデータを追加する方法の詳細については、「図形にデータを追加する」を参照してください。

  4. 図形を自動的に接続するには、下位図形を組織の階層に従って優れた図形にドラッグするか、コネクタ図形を使用して手動で接続するかを選択できます。それぞれの名前とタイトルを入力し、必要に応じてメンバーの画像を追加します。

  5. [組織図] タブのさまざまなコマンドやオプションを使用して、組織図のレイアウト、図形間の間隔、図形の高さと幅を調整することができます。

新しいデータテーブルから自動的に組織図を作成する

この方法は、さらに詳しい情報を変更したり追加したりする場合に、既定の情報フィールドを使うことができます。また、別のプログラムファイルにデータが含まれているわけではありません。

  1. [ファイル] タブで、[新規作成] をポイントし、[組織図] をクリックして、[メトリック単位] または [米国単位] を選択し、[ Create] をクリックします

  2. 組織図ウィザードの最初のページで、ウィザードを使用して入力した情報を選び、[次へ] をクリックします。

  3. [ Excelまたは区切り文字] を選択し、新しいファイルの名前を入力して、[次へ] をクリックします。

    注: [ excel] を選択すると、Microsoft Office excel ワークシートにサンプルテキストが表示されます。[区切り文字] を選択した場合、[Microsoft メモ帳] ページが開き、サンプルテキストが表示されます。

  4. Excel またはメモ帳を開くときに、サンプルテキストを使用して、どのような情報を含めるかの例として、情報を入力します。

    重要: 名前"列は削除しませんが、組織図に必要なその他の列を変更、削除、または追加することができます。

  5. 情報を追加した後、Excel またはメモ帳ファイルを終了し、[へ] をクリックして続行します。

  6. 組織図に図を追加するには、[自分の所属機関の図に図を含めない] を選択し、それ以外の場合は [組織図を含むフォルダーを検索する] を選びます。このページの残りの手順に従って、[へ] をクリックして続行します。

  7. ウィザードの最後のページで、各ページに表示する組織の量を指定することができます。各ページに表示する組織の量を指定するか、ウィザードでページ間で自動的に組織図を分割するかを選択することによって、各ページを自動的に定義するようにすることができます。

  8. ページ間で [従業員] 図形をハイパーリンクにして同期する場合は、[オプション] の [従業員] 図形をページ間で選択し、[従業員] 図形をページ間で同期します。

  9. すべての選択を行った後、[完了] をクリックします。

    注: ほとんどのウィザードページでは、特定のサポートを利用できます。ヘルプにアクセスするには、F1 キーを押すか、[ヘルプ] ボタンをクリックします。

既存のデータソースを使用して組織図を自動的に作成する

この方法は、組織図に含める情報が、microsoft Office Excel ワークシート、microsoft Exchange Server ディレクトリ、ODBC 準拠のデータソース、または org Plus テキストファイルなどのドキュメントに既に存在する場合に適しています。

  1. テーブルまたはワークシートに、従業員の名前、一意の id、およびレポートを作成したユーザーの列が含まれていることを確認します。

    注: 任意の列に名前を付けることができます。組織図ウィザードを実行すると、名前、ID、およびレポートに含める列 (またはフィールド名) を識別できます。

    • 従業員名    組織図図形の従業員名の表示形式は、このフィールドでの従業員名の表示と同じ形式になります。

    • 一意の識別子   各名前が一意でない場合は、従業員ごとに従業員 ID 番号などの一意の識別子を持つ列を含めます。

    • 報告先    このフィールドには、各管理者の一意の識別子を格納してください。この識別子は、名前または ID 番号などです。組織図の最上位に配置される従業員の場合、このフィールドは空白にします。

  2. [ファイル] タブで、[新規作成] をポイントし、[組織図] をクリックして、[メトリック単位] または [米国単位] を選択し、[ Create] をクリックします

  3. ウィザードの最初のページで、ファイルまたはデータベースに既に保存されている情報を選び、[へ] をクリックして続行します。

  4. [参照] をクリックして、組織情報が保存されているファイルの種類を選び、このファイルの場所を参照します。グラフウィザードで使用する言語を選び、[へ] をクリックして続行します。

  5. ウィザードの次のページで、[名前]、[レポート先]、[名] など、組織を定義する情報を含むデータファイル内の列 (フィールド) を選択します。[へ] をクリックして続行します。

  6. ウィザードの次のページでは、[追加] と [削除] ボタンと、[上下] ボタンを使用してフィールドの表示順序を使用して 、表示する特定のフィールドを定義できます。[へ] をクリックして続行します。

  7. ウィザードの次のページでは、図形データフィールドとして組織図図形に追加するデータファイルのフィールドを選ぶことができます。[へ] をクリックして続行します。

  8. 組織図に図を追加するには、[自分の所属機関の図に図を含めない] を選択し、それ以外の場合は [組織図を含むフォルダーを検索する] を選びます。このページの残りの手順に従って、[へ] をクリックして続行します。

  9. ウィザードの最後のページで、各ページに表示する組織の量を指定することができます。各ページに表示する組織の量を指定するか、ウィザードでページ間で自動的に組織図を分割するかを選択することによって、各ページを自動的に定義するようにすることができます。

  10. ページ間で [従業員] 図形をハイパーリンクにして同期する場合は、[オプション] の [従業員] 図形をページ間で選択し、[従業員] 図形をページ間で同期します。

  11. すべての選択を行った後、[完了] をクリックします。

    注: ほとんどのウィザードページでは、特定のサポートを利用できます。ヘルプにアクセスするには、F1 キーを押すか、[ヘルプ] ボタンをクリックします。

チーム枠または仮想従属関係を使用してチームを表示する

組織図を作成したら、仮想チームの関係を反映するように情報を並べ替えることができます。関連する図形を互いに近くに移動してから、点線コネクタを追加してセカンダリレポート構造を表示したり、チームフレーム図形を使用して仮想チームを強調表示したりします。点線レポートは、通常のコネクタと同じように動作します。チームフレームは、基本的には変更された四角形の図形であり、チームを視覚的にグループ化して名前を付けるために使うことができます。

チーム枠と点線で関係を示した組織図

生成した組織図を更新する

組織の構造の変更を反映するには、org chart を手動で更新するか、新しいグラフを生成する必要があります。新しいグラフを生成した場合、以前のグラフに対して行ったカスタマイズは、新しいグラフには含まれません。テーマまたは写真を図形に追加した場合は、グラフを同じ外観にするには、もう一度追加する必要があります。

図形がデータにリンクされている場合、データは更新されますが、既存の図形内のみで更新データが実行されます。データを更新しても、図形は追加または削除されません。

単純な組織図を作成する

この方法は、既定の情報フィールドを使用して小規模な組織図を作成する場合に適しています。既定のフィールドは次のとおりです。

  • 部署

  • 電話

  • 名前

  • タイトル

  • メール

  • [ファイル] タブで、[新規作成] をポイントし、[ビジネス] をポイントして、[組織図] をクリックします。

  • [図形] ウィンドウの [組織図] ステンシルから、[ Executive] などの組織の最上位レベルの図形をページ上にドラッグします。

  • 図形を選択した状態で、図形の名前とタイトルを入力します。たとえば、トッシュ Meston という名前の役職を持っていて、社長の肩書きを保持している場合があります。

    注: 図形にデータを追加する方法の詳細については、「図形にデータを追加する」を参照してください。

  • [図形] ウィンドウの [組織図] ステンシルから、最初の下位のユーザーの図形を [上位] 図形にドラッグします。これにより、階層内の2つのリンクが自動的に設定されます。

    ヒント: リンクを生成するには、下位図形を上位図形の中央にドロップする必要があります。

  • さらに下位図形を上位図形にドラッグし、各図形に名前と役職を入力して、組織図を完成します。

新しいデータテーブルから自動的に組織図を作成する

この方法は、既定の情報フィールドが必要なものに収まらず、別のプログラムにデータが含まれていない場合に最適です。

  1. [ファイル] タブで、[新規作成] をポイントし、[ビジネス] をポイントして、[組織図ウィザード] をクリックします。

  2. ウィザードの最初のページで、[このウィザードを使って情報を入力する] を選択し、[次へ] をクリックします。

  3. [ Excelまたは区切り文字] を選択し、新しいファイルの名前を入力して、[次へ] をクリックします。

    注: [ excel] を選択すると、Microsoft Office excel ワークシートにサンプルテキストが表示されます。[区切り文字] を選択した場合、[Microsoft メモ帳] ページが開き、サンプルテキストが表示されます。

  4. Excel またはメモ帳を開くときに、サンプルテキストを使用して、どのような情報を含めるかの例として、情報を入力します。

    重要: 列に名前とレポートを保持する必要がありますが、他の列変更、削除、または追加することができます。

  5. Excel またはメモ帳を終了し、ウィザードの操作を完了してください。

    注: ほとんどのウィザードページでは、特定のサポートを利用できます。ヘルプにアクセスするには、F1 キーを押すか、[ヘルプ] ボタンをクリックします。

既存のデータソースを使用して組織図を自動的に作成する

この方法は、組織図に含める情報が、microsoft Office Excel ワークシートや microsoft Exchange Server ディレクトリなどのドキュメントに既に存在する場合に最適です。

  1. テーブルまたはワークシートに、従業員の名前、一意の id、およびレポートを作成したユーザーの列が含まれていることを確認します。

    注: 任意の列に名前を付けることができます。組織図ウィザードを実行すると、名前、ID、およびレポートに含める列 (またはフィールド名) を識別できます。

    • 従業員名    組織図図形の従業員名の表示形式は、このフィールドでの従業員名の表示と同じ形式になります。

    • 一意の識別子   各名前が一意でない場合は、従業員ごとに従業員 ID 番号などの一意の識別子を持つ列を含めます。

    • 報告先    このフィールドには、各管理者の一意の識別子を格納してください。この識別子は、名前または ID 番号などです。組織図の最上位に配置される従業員の場合、このフィールドは空白にします。

  2. [ファイル] タブで、[新規作成] をポイントし、[ビジネス] をポイントして、[組織図ウィザード] をクリックします。

  3. ウィザードの最初のページで、ファイルまたはデータベースに既に保存されている情報を選びます。

  4. [次へ] をクリックし、ウィザードの残りの手順に従います。

    注: ほとんどのウィザードページでは、特定のサポートを利用できます。ヘルプにアクセスするには、F1 キーを押すか、[ヘルプ] ボタンをクリックします。

チーム枠または仮想従属関係を使用してチームを表示する

組織図を作成したら、仮想チームの関係を反映するように情報を並べ替えることができます。関連する図形を互いに近くに移動してから、点線コネクタを追加してセカンダリレポート構造を表示したり、チームフレーム図形を使用して仮想チームを強調表示したりします。点線レポートは、通常のコネクタと同じように動作します。チームフレームは、基本的には変更された四角形の図形であり、チームを視覚的にグループ化して名前を付けるために使うことができます。

チーム枠と点線で関係を示した組織図

生成した組織図を更新する

組織の構造の変更を反映するには、org chart を手動で更新するか、新しいグラフを生成する必要があります。新しいグラフを生成した場合、以前のグラフに対して行ったカスタマイズは、新しいグラフには含まれません。テーマまたは写真を図形に追加した場合は、グラフを同じ外観にするには、もう一度追加する必要があります。

図形がデータにリンクされている場合、データは更新されますが、既存の図形内のみで更新データが実行されます。データを更新しても、図形は追加または削除されません。

単純な組織図を作成する

この方法は、既定の情報フィールドを使用して小規模な組織図を作成する場合に適しています。既定のフィールドは次のとおりです。

  • 部署

  • 電話

  • 名前

  • タイトル

  • メール

  • [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[勤務先] をポイントして、[組織図] をクリックします。

  • [図形] ウィンドウの [組織図] ステンシルから、[ Executive] などの組織の最上位レベルの図形をページ上にドラッグします。

  • 図形を選択した状態で、図形の名前とタイトルを入力します。たとえば、トッシュ Meston という名前の役職を持っていて、社長の肩書きを保持している場合があります。

  • [図形] ウィンドウの [組織図] ステンシルから、最初の下位のユーザーの図形を [上位] 図形にドラッグします。これにより、階層内の2つのリンクが自動的に設定されます。

    ヒント: リンクを生成するには、下位図形を上位図形の中央にドロップする必要があります。

  • さらに下位図形を上位図形にドラッグし、各図形に名前と役職を入力して、組織図を完成します。

新しいデータテーブルから自動的に組織図を作成する

この方法は、既定の情報フィールドが必要なものに収まらず、別のプログラムにデータが含まれていない場合に最適です。

  1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[勤務先] をポイントして、[組織図ウィザード] をクリックします。

  2. ウィザードの最初のページで、[このウィザードを使って情報を入力する] を選択し、[次へ] をクリックします。

  3. [ Excelまたは区切り文字] を選択し、新しいファイルの名前を入力して、[次へ] をクリックします。

    注: [ excel] を選択すると、Microsoft Office excel ワークシートにサンプルテキストが表示されます。[区切り文字] を選択した場合、[Microsoft メモ帳] ページが開き、サンプルテキストが表示されます。

  4. Excel またはメモ帳を開くときに、サンプルテキストを使用して、どのような情報を含めるかの例として、情報を入力します。

    重要: 列に名前とレポートを保持する必要がありますが、他の列変更、削除、または追加することができます。

  5. Excel またはメモ帳を終了し、ウィザードの操作を完了してください。

    注: ほとんどのウィザードページでは、特定のサポートを利用できます。ヘルプにアクセスするには、F1 キーを押すか、[ヘルプ] ボタンをクリックします。

既存のデータソースを使用して組織図を自動的に作成する

この方法は、組織図に含める情報が、microsoft Office Excel ワークシートや microsoft Exchange Server ディレクトリなどのドキュメントに既に存在する場合に最適です。

  1. テーブルまたはワークシートに、従業員の名前、一意の id、およびレポートを作成したユーザーの列が含まれていることを確認します。

    注: 任意の列に名前を付けることができます。組織図ウィザードを実行すると、名前、ID、およびレポートに含める列 (またはフィールド名) を識別できます。

    • 従業員名    組織図図形の従業員名の表示形式は、このフィールドでの従業員名の表示と同じ形式になります。

    • 一意の識別子   各名前が一意でない場合は、従業員ごとに従業員 ID 番号などの一意の識別子を持つ列を含めます。

    • 報告先    このフィールドには、各管理者の一意の識別子を格納してください。この識別子は、名前または ID 番号などです。組織図の最上位に配置される従業員の場合、このフィールドは空白にします。

  2. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[勤務先] をポイントして、[組織図ウィザード] をクリックします。

  3. ウィザードの最初のページで、ファイルまたはデータベースに既に保存されている情報を選びます。

  4. [次へ] をクリックし、ウィザードの残りの手順に従います。

    注: ほとんどのウィザードページでは、特定のサポートを利用できます。ヘルプにアクセスするには、F1 キーを押すか、[ヘルプ] ボタンをクリックします。

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チーム枠または仮想従属関係を使用してチームを表示する

組織図を作成したら、仮想チームの関係を反映するように情報を並べ替えることができます。関連する図形を互いに近くに移動してから、点線コネクタを追加してセカンダリレポート構造を表示したり、チームフレーム図形を使用して仮想チームを強調表示したりします。点線レポートは、通常のコネクタと同じように動作します。チームフレームは、基本的には変更された四角形の図形であり、チームを視覚的にグループ化して名前を付けるために使うことができます。

チーム枠と点線で関係を示した組織図

生成した組織図を更新する

組織の構造の変更を反映するには、org chart を手動で更新するか、新しいグラフを生成する必要があります。新しいグラフを生成した場合、以前のグラフに対して行ったカスタマイズは、新しいグラフには含まれません。テーマまたは写真を図形に追加した場合は、グラフを同じ外観にするには、もう一度追加する必要があります。

図形がデータにリンクされている場合、データは更新されますが、既存の図形内のみで更新データが実行されます。データを更新しても、図形は追加または削除されません。

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