SharePoint Workspace 2010 の案件管理ツール

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問題の管理は、 2007 Forms toolを使用して設計されたツールであり、問題の報告と応答の追跡のすべてのフェーズを管理するのに便利です。ユーザーは、レポートを作成したり、所有権を割り当てたり、時間の経過と共に状態を追跡したりできます。

案件管理ツールのフォーム

このツールには基本フォームとして次の 2 種類があります。

  • 案件: このフォームは、案件の詳細の取得、所有者の割り当て、および状態の追跡を行うために使用します。

  • 返信: このフォームは、案件レコードへの返信を作成するために使用します。

すべてのワークスペース メンバーが案件レコードと返信レコードを作成できます。また、必要な権限を持っているワークスペース メンバーは、案件レコード内の選択リスト フィールドに値を設定するための特別なキーワード レコードも作成できます。このような権限はフォーム デザインで定義され、メンバーのロールによって付与されるか、特定のワークスペース メンバーに直接付与されます。

案件レコードについて

次の点に注意してください。

  • "タイトル" フィールドにタイトルを入力する必要があります。

  • ID フィールドはスクリプト コードによって自動的に生成され、レコードの作成者を一意に識別します。

  • フィールド (たとえば、"担当: 組織" フィールド) の一覧に独自の値を追加できます。これらの値は、後続レコードの対応するキーワード レコードのキーワードと結合されます。

    ドロップダウン リスト フィールドにカスタム値を追加する

返信レコードについて

返信レコードでは、親の案件レコードのタイトルに対する返信として "タイトル" フィールドに自動的に値が設定されます。

キーワード レコードの作成について

割り当てられてた権限に応じて、[新規作成] ボックスの一覧にキーワード レコード オプションが表示されます。

[新しいアイテム] メニューのキーワード フォーム

キーワード レコードには、対応する一覧に表示される値が含まれます。たとえば、3 つのキーワード/状態レコードを作成して、"New"、"Open"、および "Closed" という値を定義したとします。次に、自分 (または他のワークスペース メンバー) が新しい案件レコードを作成して [状態] ボックスの一覧を表示すると、これらのオプションが一覧に表示されます。

キーワード レコードを作成する

新しいキーワード レコードを作成するには、次の操作を行います。

  1. [新規作成] をクリックし、作成するキーワード レコードの種類を一覧から選択します。

  2. テキスト ボックスに目的のキーワードを入力します。

  3. キーワード レコードを保存します。

キーワード レコードを表示および編集する

キーワード レコードを表示するには、[ビュー] メニューからキーワードの種類のビューを選択します。ビューを選択した後は、編集用にキーワード レコードを開くことができます。

キーワード レコードに "サブキーワード" を追加する

案件管理ツールでは、"担当者"、"カテゴリ"、および "発信者" の各キーワード レコードにサブキーワードを追加して、対応するフィールドの一覧に表示される項目を作成できます。たとえば、"カテゴリ" キーワード レコードを編集して、"サブカテゴリ" フィールドの一覧に表示されるキーワードを追加できます。また、"担当者" キーワード レコードを編集して、"個人" フィールドの一覧用のキーワードを追加することもできます。

サブキーワードを追加するには、次の操作を行います。

  1. サブキーワードを追加するキーワード ビューを選択します。

  2. サブキーワードを追加するキーワード レコードを選択します。

  3. プレビュー ウィンドウで [キーワードの追加] をクリックします。次に例を示します。

    サブキーワードをキーワードに追加する

  4. 目的のサブキーワードを追加し、レコードを保存します。

案件管理ツールのビュー

次に、案件管理ツールでレコードを表示するためのさまざまなビューについて説明します。すべてのビューに、キーワード レコードをフィルター処理するビュー フィルターがあります。

すべて: ID を主列として、すべてのレコードが表示されます。ビューを並べ替えるには、いずれかの列見出しをクリックします。

担当: 案件に割り当てられた組織によって並べ替えることができます。表示される列は組織と個人、および案件タイトルに割り当てられます。

カテゴリ: 案件カテゴリによって並べ替えます。カテゴリ、サブカテゴリ、優先度、状態、タイトルなどの列が含まれます。

担当案件: 自分に割り当てられた案件のみを表示するビュー フィルターを使用して、階層的な並べ替えが可能です。

発信者: [担当] ビューと構造は似ていますが、[発信者] では、割り当てられた組織によってではなく、その案件を初めに出した組織と個人によって表示とグループ化が行われます。

優先度: 割り当てられた優先度によってレコードがグループ化されます。優先度、状態、タイトル、作成日などの列が表示されます。

状態: [優先度] ビューと似ていますが、状態が主列かつグループ化列になっています。

すべてのワークスペース メンバーが表示できる上記のビューに加えて、必要な権限を持つメンバーは、キーワード ビューにもアクセスして、キーワード レコードをキーワードの種類ごとに一覧表示できます。

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