SharePoint Server でドキュメントやフォルダーを共有します。

OneDrive for Business に保存されているドキュメントやフォルダーは、共有されるまで非公開です。同様に、サイト ライブラリでは、このサイトにアクセス権を持たないユーザーとの、ドキュメントやフォルダーの共有が必要になることもあります。ドキュメントやフォルダーを共有するときには、他のユーザーがドキュメントを編集できるようにするのか、表示だけ可能にするのかを決定できます。

ドキュメントまたはフォルダーを共有する

  1. 共有したいドキュメントまたはフォルダーが保存されている OneDrive for Business またはサイト ライブラリに移動します。

  2. 目的のドキュメントまたはフォルダーの隣にある省略記号 (...) を選択し、ドキュメントの吹き出しを開いて、[共有] を選択します。

    SharePoint ライブラリでドキュメントの共有を開始する

  3. [ユーザーを招待] タブの [共有] タブに、ドキュメントやフォルダーを共有するユーザーの名前またはメール アドレスを入力します。

  4. 権限の設定を選びます。

    ドキュメントを共有する招待者の権限を選ぶ

  5. 必要であれば、メールで招待者全員に送信するメッセージを入力できます。このメールには、共有ドキュメントへのリンクが含まれています。

  6. メールを送信しない場合は、 [オプションの表示] をクリックし、 [メール招待状を送信する] チェック ボックスをオフにします。

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よく寄せられる質問

自分の組織のすべてのユーザーとドキュメントを共有する方法

OneDrive for Business ですべてのユーザーとドキュメントを共有する方法は 2 種類あります。

  • [共有] ダイアログ ボックスを使用します。手順は先ほど説明したドキュメントやフォルダーの共有とほとんど同じですが、[ユーザーの招待] ボックスには「すべてのユーザー」と入力します。

    [共有] ダイアログ ボックスを使って、ドキュメントを全員と共有する

  • [全員と共有] フォルダー (または類似の名前のフォルダー) を作成して、作成したドキュメントをそのフォルダーに格納します。フォルダーを作成するには、[ファイル]、[新しいフォルダー] の順にクリックします。作成したフォルダーは、他のユーザーと共有できます。

    [全員と共有] フォルダーのスクリーン ショット

[共有] ダイアログ ボックスでは、"外部ユーザーを除くすべてのユーザー" を選択できます。組織で外部との共有が許可されている場合は、"すべてのユーザー" との共有を許可すると、自分、または組織内のほかのユーザーによって、以前にゲストとしてドキュメントの共有に招待されたことのある組織外のユーザーが含まれます。

プロビジョニングされた全員と共有フォルダーがある場合、権限設定を変更した場合や使用している OneDrive for Business が 2014 年 6 月以前に作成されている場合を除き、全員と共有フォルダーに格納したドキュメントについては、全員に編集権限が与えられます。使用している OneDrive for Business がこの期日より前に作成されている場合、全員と共有フォルダーは表示専用の権限で開始されます。権限設定は、この記事の前半で説明した、フォルダー共有の手順に従っていつでも変更できます。

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自分が全員と共有したドキュメントを、ほかのユーザーが見つける方法

全員と共有するドキュメントは、OneDrive for Business の [自分と共有] ビューには表示されません。なぜでしょうか。組織の規模によっては、全員と共有されるドキュメントが数百件にも及ぶ場合があります。また、招待付きのメールを組織の全員に送信したくないということも考えられます。

そこで、これらのドキュメントは次の方法で見つけることができます。

  • メールで直接送信するリンクをクリックする。

    ドキュメントの Web URL はそのドキュメントの吹き出しに記載されています。
    ドキュメントの Web URL この URL をコピーして、通知したいユーザー宛てのメールに貼り付けます。

  • OneDrive for Business の [検索] ボックスを使う。

    この例では、Molly Dempsey は組織内で自分に共有されている関連ドキュメントを見つけるために、キーワード "Court Cases" を検索しています。 キーワードを検索して、他のユーザーによって自分と共有されたドキュメントを見つける

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ドキュメントの共有相手を確認する方法

  1. 目的のドキュメントの隣にある [その他] メニュー (...) を選び、ホバー カードを開きます。

    ドキュメントを共有しているユーザーの名前がホバー カードに表示されます。

    ホバー カードにドキュメントを共有しているユーザーが表示される

  2. 共有しているユーザーの名前がカードに入りきらない場合は、名前の一覧の末尾にある [その他] リンクを選びます。一覧をスクロールして、残りの名前を確認できるようになります。

    [共有] ダイアログ ボックスの [共有相手] タブ

    ヒント: 

    • 作業しているライブラリに [共有] 列がある場合は、[人] アイコンを選んで、[共有] ダイアログ ボックスを開くことができます。

    • 2 人以上と共有されているドキュメントの [共有] アイコン

ドキュメントやフォルダーの共有を止める方法

ドキュメントやフォルダーを個人専用に戻すには、共有を停止します。

  1. ドキュメントまたはフォルダーの [人] アイコンを選んで、[共有] ダイアログ ボックスを開きます。

    2 人以上と共有されているドキュメントの [共有] アイコン

  2. [共有相手] ダイアログ ボックスで、共有を停止するユーザーの横にある [閲覧権限] または [編集権限] を選び、[共有の停止] を選びます。

    OneDrive for Business の共有ウィンドウの [共有の停止] コマンド

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