SharePoint リストまたはライブラリでのバージョン管理のしくみ

SharePoint リストまたはライブラリでのバージョン管理のしくみ

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SharePoint リストまたはライブラリでバージョン管理が有効になっている場合、リスト内のアイテムやライブラリ内のファイルのすべての変更が保存、追跡され、復元することができます。バージョン管理とその他の設定 (チェックアウトなど) を組み合わせると、サイトに投稿されているコンテンツを詳細に管理でき、古いバージョンのアイテムやファイルを参照または復元する必要が生じた場合には大きな価値を発揮します。

注: SharePointライブラリでは既定でバージョン管理がオンになっており、 SharePointリストでは既定でオフになっています。バージョン管理の設定について詳しくは、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にして構成する」をご覧ください。

2018 10 月の更新

バージョン管理の概要

リストを管理する権限があれば、だれでもバージョン管理を有効にできます。バージョン管理は、あらゆる既定の種類のリスト (予定表、案件管理リスト、ユーザー設定のリストなど) のリスト アイテムで利用できます。また、ライブラリに保存されるすべての種類のファイル (Web パーツ ページなど) でも利用できます。バージョン管理の設定と使用の詳細については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。

注: Office 365 のお客様の場合、新しいOneDrive for Businessライブラリを作成すると、既定でバージョン管理が有効になり、ドキュメントの最後の500バージョンが自動的に保存されます。これにより、重要なドキュメントやデータを失わないようにすることができます。OneDrive for Businessサイトまたはバージョン管理が有効になっていないチームサイトに既存のライブラリがある場合は、いつでもバージョン管理を有効にすることができます。

バージョン管理を使って、次の操作を実行できます。

  • バージョンの履歴をトラッキングする    : バージョン管理が有効になっていると、アイテムやファイルの変更日時や変更者を確認できます。また、プロパティ (ファイルに関する情報) の変更日時も確認できます。たとえば、あるユーザーがリスト アイテムの期限を変更すると、その情報がバージョン履歴に表示されます。ユーザーがファイルをライブラリにチェックインするときに記入したコメントを参照することもできます。

  • 前のバージョンを復元する    : 現在のバージョンでミスをした場合、現在のバージョンが壊れた場合、または単に前のバージョンの方が気に入っている場合は、現在のバージョンを前のバージョンに置き換えることができます。復元されたバージョンが最新のバージョンになります。

  • 前のバージョンを表示する    : 現在のバージョンを上書きせずに前のバージョンを表示できます。Word や Excel のファイルなど、Microsoft Office ドキュメント内でバージョン履歴を表示している場合は、2 つのバージョンを比較して違いを確認できます。

バージョン管理が有効になっていると、次のような場合にバージョンが作成されます。

  • リスト アイテムまたはファイルが初めて作成された場合、またはファイルがアップロードされた場合。

    注: ファイルのチェックアウトが必要な場合、最初のバージョンを作成するにはファイルをチェックインする必要があります。

  • 既存のファイルと同じ名前のファイルがアップロードされ、[既存のファイルに新バージョンとして追加する] チェック ボックスがオンになっている場合。

  • リスト アイテムまたはファイルのプロパティが変更された場合。

  • ファイルを操作 (開く、編集、保存) した場合。バージョンは、[保存] を初めてクリックしたときに作成されます。ファイルを複数回保存しても、現在の編集セッション中は新しいバージョン番号が保持されます。ファイルを閉じてから、別の編集セッションでもう一度開くと、別のバージョンが作成されます。

  • ドキュメントの共同編集中に、別のユーザーがドキュメントの操作を開始したとき、またはユーザーが [保存] をクリックしてライブラリに変更をアップロードした場合。

ある一時点で存在する可能性がある現在のバージョンは、チェックアウト バージョン、最新の下書き (マイナー) バージョン、最新の発行済み (メジャー) バージョンの最大 3 つです。その他のバージョンはすべて、過去のバージョンと見なされます。現在のバージョンの一部は、表示する権限を持つユーザーのみが参照できます。

組織には、ライブラリ内のファイルのメジャー バージョンとマイナー バージョンの両方をトラッキングしている組織もあれば、メジャー バージョンのみをトラッキングしている組織もあります。メジャー バージョンは整数 (5.0 など) で識別され、マイナー バージョンは小数 (5.1 など) で識別されます。

ほとんどの組織では、ファイルが開発中の間はマイナー バージョンを使用し、特定のマイルストーンを達成したときや多くのユーザーにドキュメントを確認してもらえる状態になったらメジャー バージョンを使用します。多くの組織では、下書きのセキュリティは、ファイルの所有者と、ファイルを承認する権限を持つユーザーのみを許可するように設定されています。つまり、メジャー バージョンが発行されるまで、他のユーザーがマイナー バージョンを参照することはできません。

リストでは、メジャー バージョンは利用できますがマイナー バージョンは利用できません。リスト アイテムの各バージョン番号には整数が使われます。リスト内のアイテムの承認を必要とする組織では、承認する権限を持つユーザーがアイテムを承認するまで、そのアイテムは承認待ちの状態のままです。承認待ちの状態の間は、番号に小数が使用され、下書きと見なされます。

メジャー バージョンおよびマイナー バージョンを含む、バージョン管理の有効化および設定については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。

新しいバージョンを作成するたびに、バージョン番号が自動的に加算されます。メジャー バージョン管理が有効になっているリストまたはライブラリでは、バージョンは 1.0、2.0、3.0 のように整数で増加していきます。ライブラリでは、管理者はメジャー バージョンとマイナー バージョン両方のバージョン管理を有効にすることができます。マイナー バージョンをトラッキングすると、1.1、1.2、1.3 のように、小数部のある数でバージョン番号が設定されます。こうしたバージョンの 1 つがメジャー バージョンとして発行されると、そのバージョン番号は 2.0 になります。それ以降のマイナー バージョンの番号は 2.1、2.2、2.3 のように設定されます。

チェックアウトを破棄すると、バージョン番号は変更されません。最新バージョンがバージョン 3.0 の場合は、チェックアウトを破棄すると 3.0 のままです。

バージョンを削除すると、そのバージョンはバージョン番号と共にごみ箱に移動されます。[バージョン履歴] には、残っているバージョンの番号が表示されます。他のバージョン番号は変わりません。たとえば、ドキュメントにマイナー バージョン 4.1 と 4.2 があり、バージョン 4.1 を削除することにした場合、削除後のバージョン履歴にはバージョン 4.0 と 4.2 のみが表示されます。次の図にこれを示します。

メジャー バージョンおよびマイナー バージョンを含む、バージョン管理の有効化および設定については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。

1 つのマイナー バージョンが削除されているバージョン履歴

ファイルのバージョンの数に制限があるかどうかは、組織によって異なります。ファイルの最新バージョンをチェックインした後で、古いバージョンがなくなっていることに気付くことがあります。最新バージョンが 26.0 で、バージョン 1.0 がなくなったときは、ライブラリでファイルのメジャー バージョンの最大数が 25 になるように管理者によって構成されています。26 番目のバージョンを追加すると、最初のバージョンが削除されます。この結果、バージョン 2.0 ~ 26.0 のみが残ります。同様に、27番目のバージョンを追加すると、バージョン 3.0 ~ 27.0 のみが残ります。

管理者は、マイナバージョンの数を、最新バージョンのセット番号に限定することもできます。たとえば、25のメジャーバージョンが許可されている場合、管理者は、最新の5つのメジャーバージョンのみのマイナーな下書きを保持することにします。メジャーバージョン間のマイナバージョンの既定の数は511です。別のマイナーバージョンを保存しようとすると、最初に文書を発行する必要があることを伝えるエラーメッセージが表示されます。サイト管理者は、既定値を変更してマイナーバージョンを減らすことができます。

リストまたはライブラリでメジャー バージョンの数が制限されている場合、制限に達すると最初のバージョンから削除されます。たとえば、20 個のバージョンのみが保持されていて、チームで 25 個のバージョンを作成した場合、バージョン 6 ~ 25 だけが保持されます。別のバージョンが作成されると、バージョン 7 ~ 26 のみが保持されます。リストまたはライブラリでバージョンの数が制限されている場合、制限に達すると最初のバージョンから削除されることを共同作成者が理解していることを確認する必要があります。

マイナー バージョンを保持するメジャー バージョンの数を制限しているライブラリでは、バージョンの制限に達すると、前のメジャー バージョンのマイナー バージョンが削除されます。たとえば、10 個のメジャー バージョンに対してのみ下書きを保持している場合、チームが 15 のメジャー バージョンを作成すると、最も古いバージョンのメジャー バージョンのみが保持されます。最も古い 5 個のメジャー バージョンに関連付けられているマイナー バージョン (1.2、2.3 など) は削除されますが、メジャー バージョン (1、2 など) はライブラリでメジャー バージョンも制限されていない限り、維持されます。

一般に、バージョンの数は制限することをお勧めします。これにより、サーバーの領域が節約されるうえ、情報が整理されてユーザーにとって使いやすくなります。ただし、法的な理由などからすべてのバージョンを保存しておく必要がある場合は、制限を適用しないでください。

重要: 組織で保存するバージョンの数を制限している場合、制限に達すると、最も古いバージョンが完全に削除されます。ごみ箱には送信されません。

制限を含む、バージョン管理の有効化および設定については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。

リスト アイテムやファイルの下書きを表示できるユーザーを構成することができます。下書きは次の 2 つの場合に作成されます。

  • メジャー バージョンとマイナー バージョンを追跡するライブラリで、ファイルのマイナー バージョンを作成または更新した場合。

  • リスト アイテムまたはファイルを作成または更新した後、コンテンツの承認が必要な一覧またはライブラリでまだ承認されていない場合。

メジャー バージョンとマイナー バージョンを追跡する場合、マイナー バージョンを表示して読み取る前に、ファイルを編集する許可が必要かどうかを指定できます。 この設定を適用すると、ファイルを編集する許可が与えられているユーザーはファイルを操作できますが、ファイルを読み取る許可しか与えられていないユーザーはマイナー バージョンを表示できません。 たとえば、ファイルの編集中、ライブラリにアクセスするすべてのユーザーに対してコメントや変更履歴を表示するのが望ましくない場合があります。 メジャー バージョンとマイナー バージョンを追跡していて、まだメジャー バージョンが一度も公開されていない場合、下書きアイテムを表示する許可が与えられていないユーザーにファイルは表示されません。

コンテンツの承認が必要な場合、承認保留中のファイルを表示できるのは、読み取り権限を持つユーザー、編集権限を持つユーザー、または作成者とアイテムの承認権限を持つユーザーのみであるかを指定できます。メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を追跡する場合、ファイルを承認用に提出する前に、作成者はメジャー バージョンを公開する必要があります。コンテンツの承認が必要な場合、コンテンツの読み取り権限があっても下書きアイテムの表示権限がないユーザーには、ファイルの最終承認バージョンまたはメジャー バージョンが表示されます。

ユーザーがファイルを編集する権限を持っているかどうかに関係なく、ユーザーがマイナーバージョンのファイルを検索しても、結果は得られません。

リストまたはライブラリに保存するリスト アイテムまたはファイルのバージョンの数を制限することで、サーバー領域を保持することができます。チームで多くのバージョンを作成している場合、バージョンの数を制限すると、管理しやすく、以前のバージョンが見つけやすくなります。たとえば、チームが数か月または数年にわたって多くのバージョンを保持している場合、

メンバーがバージョン履歴を参照して必要なバージョンを見つけるのが難しいことがあります。チームで以前のバージョンをすべて表示または保持する必要がある場合は、保持するバージョンの数を制限しないか、制限するバージョンの数を多めに設定してください。

ライブラリでメジャー バージョンとマイナー バージョンを追跡している場合は、保持するファイルのメジャー バージョンの数と、各メジャー バージョンに対して保持するマイナー バージョンの数を選ぶことができます。既定では、メジャー バージョンごとに最大 511 の下書き (マイナー バージョン) を保持することができます。

チームの作業方法によっては、最新のマイナー バージョン (最近編集されたバージョンなど) の方を必要とする場合もあります。時間の経過とともに、チームが古いマイナー バージョンを必要とする可能性は低くなります。通常、メジャー バージョンはマイルストーン (レビューや公開のために提出されたファイルなど) を表すのに対し、マイナー バージョンはすべてのサイトの参加者が読むための準備ができていない作業中のものを表します。

リストまたはライブラリでメジャー バージョンの数が制限されている場合、制限に達すると最初のバージョンから削除されます。たとえば、20 個のバージョンのみが保持されていて、チームで 25 個のバージョンを作成した場合、バージョン 6 ~ 25 だけが保持されます。別のバージョンが作成されると、バージョン 7 ~ 26 のみが保持されます。リストまたはライブラリでバージョンの数が制限されている場合、制限に達すると最初のバージョンから削除されることを共同作成者が理解していることを確認する必要があります。

マイナー バージョンを保持するメジャー バージョンの数を制限しているライブラリでは、バージョンの制限に達すると、前のメジャー バージョンのマイナー バージョンが削除されます。たとえば、10 個のメジャー バージョンに対してのみ下書きを保持している場合、チームが 15 のメジャー バージョンを作成すると、最も古いバージョンのメジャー バージョンのみが保持されます。最も古い 5 個のメジャー バージョンに関連付けられているマイナー バージョン (1.2、2.3 など) は削除されますが、メジャー バージョン (1、2 など) はライブラリでメジャー バージョンも制限されていない限り、維持されます。

ライブラリの作成時には、リストの作成時ではなく、自動的にバージョン管理が有効になります。リストを管理する権限を持つユーザーは、バージョン管理を有効または無効にすることができます。サイトを管理する同じユーザーである多くのサイトでは、リストとライブラリがサイトからアクセス許可を継承しているためです。バージョン管理を有効にするだけでなく、サイトの所有者 (またはリストまたはライブラリを管理している他のユーザー) は、コンテンツの承認を必須にするか、下書きアイテムを表示できるか、チェックアウトが必要かどうかを決定します。これらの各決定には、バージョン管理のしくみに影響があります。たとえば、ライブラリを管理しているユーザーがチェックアウトを必要とする場合は、ファイルがチェックインされたときにのみバージョン番号が作成されます。コンテンツの承認が必要な場合は、アクセス許可が付与されているユーザーによってファイルが承認されるまで、メジャーバージョン番号は適用されません。

重要:  ライブラリで作業するユーザーがドキュメントの共同編集を予定している場合は、チェックアウトが必須になるようにライブラリを構成しないでください。必要なドキュメントがチェックアウトされると、ユーザーは共同編集者として作業できません。

リストやライブラリのバージョン管理を有効にする方法については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。

ライブラリのバージョン管理を有効にする場合、これを設定するユーザーは、メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を追跡するかどうか、だれがマイナー バージョンを表示できるかを決定します。多くの場合、コンテンツの承認が必須のときは、ファイルの所有者と、アイテムを承認するアクセス許可を持つユーザーだけがマイナー バージョンを表示できます。つまり、ライブラリのファイルを編集できるユーザー、またはライブラリの読み取りアクセス許可を持つユーザーは、すべてのバージョンを表示できます。バージョンが承認された後は、リストまたはライブラリの読み取りアクセス許可を持つすべてのユーザーがそのバージョンを表示できます。

リストには、メジャー バージョンとマイナー バージョンのしくみはありませんが、[承認待ち] の状態は下書きと見なされます。多くの場合、下書きを表示できるのは、アイテムの作成者と、フル コントロールまたはデザイン権限を持つユーザーだけです。これらのユーザーには [承認待ち] の状態で下書きが表示されますが、他のユーザーには、最新の [承認済み] バージョンだけがバージョン履歴に表示されます。ファイルが却下された場合、必要なアクセス許可を持つユーザーがそのファイルを削除するまで、ファイルは [承認待ち] の状態のままになります。

既定では、保留中のアイテムまたはファイルは、作成者とリストを管理する権限を持つユーザーにのみ表示されますが、他のユーザー グループがアイテムまたはファイルを表示できるかどうかを指定できます。ライブラリがメジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を追跡するように設定されている場合、ファイルを編集するユーザーは最初にファイルのメジャー バージョンを公開する必要があります。

ドキュメントの承認を設定する方法について詳しくは、「サイトリストまたはライブラリのアイテムの承認を必須にする」をご覧ください。

注: 一部のリストとライブラリでは、すべてのサイト ユーザーが [承認待ち] バージョンと [承認済み] バージョンの両方を表示できるように下書きのセキュリティが設定されている場合があります。

バージョン管理が有効なライブラリのファイルをチェックアウトした場合、そのファイルをチェックインするたびに新しいバージョンが作成されます。また、メジャー バージョンマイナー バージョンが有効な場合、チェックイン時に、どの種類のバージョンをチェックインするかを指定できます。チェックアウトが必要なライブラリでは、バージョンはチェックイン時にのみ作成されます。

チェックアウトが必要でないライブラリでは、ファイルを開いて最初に保存したときに新しいバージョンが作成されます。その後の保存操作では、初回保存時に作成されたバージョンが上書きされます。アプリケーションを閉じてドキュメントをもう一度開くと、その初回保存時にバージョンが再び作成されます。これにより、バージョンの数が急速に増える可能性があります。

チェックインとチェックアウトの詳細については、「ライブラリのファイルのチェックアウト、チェックイン、または変更の破棄を行う」を参照してください。

重要:  ドキュメントを共同編集している場合は、他のユーザーがドキュメントに対して作業できないようにする正当な理由がない限り、ドキュメントをチェックアウトしないでください。

チェックアウトを必須にすると、バージョンが作成されるときをユーザーが具体的に指定するため、チームがバージョン管理を最大限に活用できます。ユーザーがファイルをチェックアウトして変更し、もう一度チェックインした場合にのみ、バージョンが作成されます。チェックアウトを必須にしない場合は、ユーザーが最初にファイルを保存したときにバージョンが作成されます。このバージョンはユーザーが閉じると更新されます。このユーザーまたはその他のユーザーがファイルをもう一度開いて保存すると、別のバージョンが作成されます。たとえば、ファイルに変更を加える前に会議に出席するためにファイルを閉じなければならない場合など、状況によっては、複数のバージョンの作成を意図していない場合があります。

チェックアウトを必須にすると、最初にファイルをチェックアウトしないと、ユーザーはファイルの追加、ファイルの変更、またはファイルのプロパティを変更することはできません。ユーザーがファイルをチェックインすると、よりわかりやすいバージョン履歴を作成するため、加えた変更に関するコメントを入力するように求められます。

注: サイト上のタスク リストと同期される Microsoft Project (.mpp) ファイルをライブラリに保存する場合は、[チェックアウトを必須にする] ボックスをオフにする必要があります。

チェックアウトを必須にする詳細については、「ファイルのチェックアウトを必須にするようにライブラリを設定する」を参照してください。

リストとライブラリには、バージョン管理とチェックアウトに関連するアクセス許可があります。これらはユーザーまたは特定のグループに適用されているアクセス許可レベルに応じて異なります。アクセス許可レベルを編集できるユーザーは、異なる方法でこれらのアクセス許可を構成したり、カスタマイズされたアクセス許可レベルを持つ新しいグループを作成することができます。

これらのアクセス許可により、ライブラリの管理を柔軟に行うことができます。たとえば、ファイルそのものを削除するアクセス許可を与えずに、他のユーザーがファイルのバージョンを削除できるようにすることができます。[のバージョンの削除] へのアクセス許可は、[アイテムの削除] へのアクセス許可とは異なるため、カスタマイズした制御レベルを提供できます。

次の表に、バージョン管理とチェックアウトに関するアクセス許可レベルと、適用される既定のアクセス許可レベルを示します。

アクセス許可

既定のアクセス許可レベル

バージョンの表示

フル コントロール、デザイン、投稿、読み取り

バージョンの削除

フル コントロール、デザイン、投稿

チェックアウトを無視

フル コントロールとデザイン

アイテムの承認

フル コントロールとデザイン

アクセス許可の詳細については、「 SharePoint のアクセス許可レベルについて」を参照してください。

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