SharePoint リストから Access フォームとレポートを作成する

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SharePoint リストからフォームやレポートを作成して、ビューとして使うことができます。Access 2007 がインストールされている SharePoint サイトのユーザーは、SharePoint リストの表示] メニューを使用して、これらのフォームとレポートを開くことができます。アクセス リストの既定のビューを表示することができます。

Access 2007を使用して作成したビューは、 Windows SharePoint Servicesサーバー上のデータベース ファイルに保存されます。アクセスのアクセスを起動すると、SharePoint リストのビューを開くし、フォームまたはレポートが表示されます。データベースが保存されるため、SharePoint サイトで、[サイトの他のユーザーがビューを開くことができます。ユーザーは、SharePoint サイトで、ビューを使用するために、Access のビューを含むデータベース ファイルの場所を知る必要はありません。さらに、ユーザー必要はありませんも Access を起動する方法について-SharePoint サイトで自動的にこの処理されます。

注: SharePoint サイト上で Access ビューを作成、使用、または変更するには、コンピュータに Access 2007 をインストールする必要があります。

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SharePoint リストのアクセスのビューを作成します。

SharePoint リストの既定のビューを表示するアクセスします。

Access の SharePoint リストのビューを使用します。

SharePoint リストのアクセス ビューを変更します。

SharePoint リストの Access ビューを作成する

SharePoint リストの Access ビューを作成するとき、Access が自動的に起動します。Access では、さまざまなフォーム テンプレートとレポート テンプレートを基にしてビューを作成し、作成したビューをカスタマイズできます。SharePoint サイトでビューを発行することで、他のユーザーとビューを簡単に共有できます。

注: SharePoint リストのビューを作成するには、デザイン権限レベルに既定で含まれている Windows SharePoint Services のリストの管理権限が必要です。

ブラウザで表示する SharePoint リストの Access ビューを作成するには、次の手順に従います。

  1. SharePoint サイトで、[表示] メニューの [ SharePoint リストの [表示] メニュー ビューの作成] をクリックします。

  2. [ビューの作成] ページで [アクセス ビュー] をクリックします。

    Access が起動し、新しいビューを格納するデータベースのローカル コピーを保存するようにメッセージが表示されます。

  3. [ローカル コピーの保存] ダイアログ ボックスで、コピーを保存する場所を参照し、[ファイル名] ボックスにローカル コピーの名前を入力して、[保存] をクリックします。

    保存したローカル コピーが Access で表示され、[Access ビューの作成] ダイアログ ボックスが表示されます。

  4. [Access ビューの作成] ダイアログ ボックスで、作成するビューの種類をダブルクリックします。

    新しいビューが作成され、レイアウト ビューで表示されます。

  5. レイアウト ビューで新しいビューをカスタマイズするか、デザイン ビューに切り替えることができます。

    レイアウト ビューでは、ビュー内のコントロール (ラベル、フィールドなど) のサイズと位置を変更できますが、ビューに新しいコントロールを追加することはできません。レイアウト ビューには、完成したビューで変更内容がどのように表示されるかを簡単に確認できる、データ プレビューが用意されています。

    デザイン ビューでは、コントロールのサイズと位置を変更し、ビューに新しいコントロールを追加できます。ただし、デザイン ビューには、データ プレビューは用意されていません。

    必要に応じて、デザイン ビューとレイアウト ビューを切り替えることができます。デザイン ビューを使用してビューにコントロールを追加する場合、レイアウト ビューに切り替え、データをプレビューしながら、そのコントロールをビューに配置できます。

  6. カスタマイズを行った後、[メッセージ バー] の [SharePoint サイトに発行] をクリックします。

    メッセージバーの [SharePoint サイトに発行] ボタン

    [Web サーバーに発行] ダイアログ ボックスが表示されます。

    [メッセージ バー] が表示されない場合は、次の手順に従って表示します。

    • [データベース ツール] タブの [表示/非表示] で [メッセージ バー] をクリックします。

  7. 既定では、SharePoint サイト上の共有ドキュメント ライブラリにあるデータベース ファイルにビューが保存されます。このサイトには、ビューの作成元の一覧が含まれます。保存先はドキュメント ライブラリが適切な場合がほとんどですが、[Web サーバーに発行] ダイアログ ボックスの [保存先] ボックスで別のライブラリを選択することで、データベースを格納するドキュメント ライブラリを変更できます。これにより、ビューにアクセスできるユーザー、およびユーザーがビューを読み取り専用モードと編集モードのどちらで開くかを厳密に制御できます。[保存先] の場所を変更して適切なライブラリを選択する必要がある場合、SharePoint サイトでは、Access ビューの発行用に設定された特定のライブラリを使用できます。

    適切なライブラリの選択については、SharePoint サイトの管理者に問い合わせてください。

  8. Access では、[Web サーバーに発行] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスにデータベースの名前を指定します。この名前は、ローカル コピーとして保存したデータベースの名前と一致します。必要に応じて名前を変更できますが、ほとんどの場合は候補として示される名前を使用した方が便利です。これにより、SharePoint サイトで発行するデータベースに対応するローカル データベースを簡単に確認できます。

  9. データベースを SharePoint サイトに保存するには、[発行] をクリックします。

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SharePoint リストの既定のビューを表示するアクセスします。

アクセス SharePoint リストの既定のビューを表示すると、Access ビューが自動的にユーザーが、リストを開くときにアクセスが自分のコンピューターにインストールされている場合はそれらのユーザー。

重要: アクセス ビューを作成する Access 2007 をインストールしていないユーザーの一覧の閲覧者の既定のビューは、リストを使用することはできません。

  1. SharePoint リストを開き、[設定] メニューで、[リストの設定] をクリックします。

  2. [リストの設定] ページで、[ビュー] で、既定のビューを作成する Access ビューの名前をクリックします。

  3. [ビューの編集]ページに既定のビューを選択し、[ OK] をクリックします。

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SharePoint リストの Access ビューを使用する

SharePoint リストの Access ビューを使用するには、リストの [ビュー] メニューから Access ビューを選択します。

  • [表示] メニューの [ SharePoint リストの [表示] メニュー には、アクセス ビューの名前をクリックします。Access が開始され、読み取り専用モードでビューを表示します。

    読み取り専用モードでビューでデータを変更して、ビューを印刷することができますが、ビューのデザインを変更することはできません。ビューのデザインを変更する場合は、この記事では、 SharePoint リストのアクセス ビューの変更の次のセクションを参照してください。

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SharePoint リストの Access ビューを変更する

Access ビューのデザインを変更するには、Access ビューを含むデータベースのローカル コピーを保存してから、変更を行います。ビューのローカル コピーを使用するか、SharePoint サイトの適切な権限がある場合は、新しいビューを発行できます。

注: Windows SharePoint Services の権限レベルに関係なく、Access ビューのローカル コピーを変更できます。ただし、変更されたビューを SharePoint サイトに発行するには、デザイン権限レベルに既定で含まれている Windows SharePoint Services のリストの管理権限が必要です。Access ビューを作成したことがある場合は、リストの管理権限を既に持っています。不明な場合は、SharePoint サイト管理者に問い合わせて、必要な権限があるかどうかを確認してください。

  1. Access ビューを開いた状態で、[メッセージ バー] の [名前を付けて保存] をクリックします。

    メッセージ バーの [名前を付けて保存] ボタン

    注: [メッセージ バー] が表示されない場合は、次の手順に従って表示します。

    • [データベース ツール] タブの [表示/非表示] で [メッセージ バー] をクリックします。

  2. ビューおよび開いているその他のすべてのオブジェクトを閉じることを確認するメッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。

    [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. [保存先] ボックスで、ローカル コピーを保存する場所を指定し、[ファイル名] ボックスにローカル コピーの名前を入力して、[保存] をクリックします。

    データベースのローカル コピーが保存され、Access で表示されます。

  4. 次のいずれかの操作を行います。

    • 新しいコントロールを追加せずにビューのレイアウトを変更するには、ナビゲーション ウィンドウでビューを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー] をクリックします。

      レイアウト ビューでは、ビュー内のコントロール (ラベル、フィールドなど) のサイズと位置を変更できますが、ビューに新しいコントロールを追加することはできません。レイアウト ビューには、完成したビューで変更内容がどのように表示されるかを簡単に確認できる、データ プレビューが用意されています。

    • ビューでコントロール (ラベル、フィールドなど) を追加または削除するには、ナビゲーション ウィンドウでビューを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

      デザイン ビューでは、コントロールのサイズと位置を変更し、ビューに新しいコントロールを追加できます。ただし、デザイン ビューには、データ プレビューは用意されていません。

      注: デザイン ビューでビューを編集し、編集したビューを SharePoint サイトに発行する場合、SharePoint リストに含まれていないビューに対してはフィールドを追加しないでください。

  5. 必要に応じて、デザイン ビューとレイアウト ビューを切り替えることができます。デザイン ビューを使用してビューにコントロールを追加する場合、レイアウト ビューに切り替え、データをプレビューしているときに、そのコントロールをビューに配置できます。

変更した Access ビューを SharePoint サイトに発行する

ビューの変更が完了した後、SharePoint サイトのリストの管理権限を持っている場合は、次の手順に従って、変更したビューを発行できます。

リストの管理権限を取得するには、SharePoint サイトの管理者に問い合わせてください。

  1. データベースのローカル コピーにビューを保存します。

  2. [メッセージ バー] の [SharePoint サイトに発行] をクリックします。

    メッセージバーの [SharePoint サイトに発行] ボタン

    注: リストの管理権限がない場合、[メッセージ バー] には [SharePoint サイトに発行] は表示されません。[メッセージ バー] が表示されない場合は、次の手順に従って表示します。

    • [データベース ツール] タブの [表示/非表示] で [メッセージ バー] をクリックします。

  3. [Web サーバーに発行] ダイアログ ボックスの [発行] をクリックします。

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