SharePoint ファイル ツールについて

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SharePoint ファイル ツールを使用して SharePoint ドキュメント ライブラリにファイルを保存する組織では、次の利点を得られます。

  • 社外の人物を選択して、ファイルの内容へのアクセスを許可できます。SharePoint ファイル ツールは、社内ファイアウォールの外部にいる人々と共同で作業するための便利で効果的な手段です。また、チームが地理的に分散している場合でも、SharePoint ファイル ツールは一元的な作業環境を提供します。

  • ファイルの内容にオフラインでアクセスできます。SharePoint ファイル ツールでは、モバイル ワーカー (つまり、インターネットへのアクセスが制限されたユーザー) は、オフライン時にファイルの内容へのアクセス、表示、および更新を実行できます。

  • SharePoint ファイル ツールのユーザーは、他のワークスペース ツールの機能以外に、このツールの充実したアプリケーション機能も活用できます。

SharePoint ファイル ツールを使用して SharePoint ドキュメント ライブラリに保存されているファイルとやり取りする場合は、次の注意事項と推奨事項があります。

  • SharePoint ファイル ツールは、Windows SharePoint Services 3.0 以降のドキュメント ライブラリにのみマップできます。以前のバージョンの Windows SharePoint Services のドキュメント ライブラリにマップしようとすると、エラーが表示されます。

  • SharePoint ファイル ツールに取り込むファイルがある SharePoint サイトでは、バージョン管理を有効にすることをお勧めします。バージョン管理を有効にすると、同期エラーや競合に起因するデータ喪失などのリスクを最小限に抑えることができます。

  • SharePoint ドキュメント ライブラリには、SharePoint ファイル ツールでサポートまたは管理されないメタデータが含まれています。

  • SharePoint ファイル ツールでは、SharePoint ドキュメント ライブラリのビューが認識されません。そのため、特定のファイルがビューによってフィルターされている場合、SharePoint ファイル ツールに表示されるドキュメントの数は、ドキュメント ライブラリに表示される数より多くなります。

SharePoint ファイル ツールでのデータの同期方法

SharePoint ファイル ツールでは、次の方法でデータが同期されます。

  • データは、Groove ファイル ツールと同様に、ワークスペース メンバー間で同期されます。オンラインのワークスペース メンバーは、更新がワークスペースに保存されると、その更新を送受信します。

  • SharePoint サイトとの更新の送受信は、スケジュールに従って自動的に実行されるか、同期を制御するワークスペース メンバーが同期を開始したときに手動で行います。

SharePoint ファイル ツールの同期制御メンバーのタスクについて

SharePoint ファイル ツールが含まれるワークスペースには、次の資格情報をすべて持つメンバーが少なくとも 1 人必要です。

  • 選択された SharePoint サイトにある目的のドキュメント ライブラリへのアクセス権。

  • SharePoint サイトの更新を送受信するために必要な SharePoint 権限。

    標準的な SharePoint 権限を使用している場合、同期制御メンバーには最低でも "所有者" の権限が必要であり、"投稿" オプションが有効になっている必要があります。SharePoint サイトに独自の権限が設定されている場合、同期制御メンバーは項目の追加、編集、および削除を実行できる権限を持つ必要があります。

  • SharePoint サイトと同期するための権限。既定では、ゲストを除くすべてのメンバーが、SharePoint ドキュメント ライブラリと同期する権限、または現在の同期制御メンバーに対してツールの同期制御権を要求する権限を持ちます。

    注: 一般に、参加者ロールを持つワークスペース メンバーは同期制御メンバーの役割を担当できますが、通常、このロールにはファイルを削除する権限がありません。そのため、参加者ロールの同期制御メンバーが同期を開始すると、ファイルの削除の失敗に関する警告が表示されることがあります。

SharePoint サイトと SharePoint ファイル ツールの両方で必要な権限を持っているメンバーは、"同期制御メンバー" の役割を担当できます。"同期制御メンバー" は、SharePoint ファイル ツールと SharePoint サイト間で定期的に同期を実行するか、SharePoint ファイル ツールでスケジュールされた同期を自動実行します。同期を実行するには、同期制御メンバーがオンライン状態で、SharePoint サイトにアクセスできる必要があります。

SharePoint ファイル ツールの同期制御メンバーは、1 人のワークスペース メンバーだけが担当できます。他のメンバーは必要な権限を持っていれば、同期制御メンバーの役割を引き継ぐことを要求できます。現在の同期制御メンバーは、この役割を引き渡すか、要求を拒否して引き続き担当することを選択できます。同期制御メンバーは、その役割を別のメンバーに自分から引き渡すことはできません。この役割を引き渡すことができるのは、別のメンバーから要求された場合のみです。

現在の同期制御メンバーが役割を担当する権限を失った場合 (たとえば、同期制御メンバーのワークスペース ロールがダウングレードされた場合や、同期制御メンバーがワークスペースのメンバーでなくなった場合)、同期制御権は自動的に他の適切なワークスペース メンバーに引き渡されます。その際、必要な権限を持つワークスペース メンバーがいないと、SharePoint ファイル ツールは SharePoint サイトと同期できないため、標準のファイル ツールの機能に戻ります。

現在の同期制御メンバーの名前は、ツールのタブの上部にあるステータス バーに表示されます。

現在のシンクロナイザーの名前

ツールに未同期の変更があると、ステータス バーに同期制御メンバーへの通知が表示されます。同期制御メンバーが [今すぐ同期] をクリックすると、[同期のプレビュー] ウィンドウにすべての保留中の変更とファイルの競合が表示されます。同期制御メンバーは、同期を実行する前に、競合を解決する手順を実行できます。

現在の同期制御メンバーは、SharePoint サイトにアクセスする権限と SharePoint サイトの必要な権限を持つ別のメンバーから同期制御権の引き渡しを要求された場合のみ、同期制御メンバーの役割を引き渡します。

同期制御メンバーの引き継ぎを別のメンバーに依頼する場合もあります。たとえば、同期制御メンバーが休暇などで長期にわたって同期を実行できない場合は、資格情報を持つ別のワークスペース メンバーに同期制御権の引き継ぎを要求するよう依頼します。この場合、別の方法として、スケジュールに基づいた同期の自動実行を有効にすることもできます。ただし、当該期間中に同期制御メンバーのコンピューターが常に動作し、オンライン状態にあることが前提になるため、この方法には危険が伴います。

ステータス バーには、現在の同期制御メンバーの名前が表示されます。すべてのワークスペース メンバーは、この名前の横に表示されるフォルダー リンク アイコンをポイントして、SharePoint サイトの URL を示すメッセージ ボックスを表示できます。必要な資格情報を持つワークスペース メンバーは、フォルダー リンク アイコンをクリックして Web ブラウザーを開き、SharePoint サイトに移動できるほか、[編集] メニューの [SharePoint に移動] をクリックできます。

ステータス バーには、すべてのメンバーに対して最後に同期が実行された日時も表示されます。すべてのメンバーは、カレンダーのアイコンをクリックして、同期スケジュールに関する情報を確認できます。

同期制御メンバーは、ステータス バーのオプションを選択して、同期の実行、スケジュール オプションの変更、同期エラーの解決などの操作を開始できます。

同期を開始するためのオプション

同期制御メンバーは、同期を開始するために次の 2 つのオプションを選択できます。

  • 手動による同期。SharePoint ファイル ツールと SharePoint サイトの同期は、同期制御メンバーが同期を開始したときにのみ実行されます。

  • スケジュールされた同期。同期制御メンバーは自動同期の間隔を設定できます。

    注: スケジュールされた同期は、現在のネットワーク トラフィックの負荷などの要因によって、サーバーによって次にスケジュールされた時間まで延期される場合があります。

SharePoint ソース管理タスクの実行について

SharePoint ファイル ツールのファイルに対して次の SharePoint ソース管理タスクを実行できるのは、同期制御メンバーだけです。

  • ファイルのチェックアウト: ファイルをチェックアウトすると、SharePoint サイトでそのファイルがロックされます。その結果、ファイルが SharePoint Workspace で更新されている間は、SharePoint サイト内のそのファイルに直接アクセスすることはできません。

    注: ファイルをチェックアウトすると、最新バージョンのファイルが SharePoint ドキュメント ライブラリから取得されます。ただし、SharePoint ファイル ツール内にある現在のバージョンのファイルに同期されていない変更がある場合を除きます。つまり、ファイルを SharePoint Workspace 内で編集した後にチェックアウトを実行した場合でも、編集後のバージョンのファイルが SharePoint ライブラリの元のコピーによって上書きされることはありません。

  • ファイルのチェックイン: SharePoint ファイル ツールからファイルをチェックインすると、SharePoint サイトのファイルが更新され、チェックアウトによるロックが解除されます。

  • チェックアウトの取り消し: チェックアウトを取り消すと、SharePoint サイトのファイルのロックが解除され、編集できるようになります。

SharePoint ファイル ツールを含むワークスペースの複製またはアーカイブについて

SharePoint ファイル ツールを含むワークスペースは複製したり、アーカイブ ファイルやテンプレート ファイルとして保存することができます。ただし、複製したワークスペース内の SharePoint ファイル ツール、またはアーカイブ ファイルやテンプレート ファイルから作成した新しいワークスペース内の SharePoint ファイル ツールは、SharePoint ドキュメント ライブラリとの接続が維持されないため、標準のファイル ツールの機能に後退します。

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