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SharePoint サイトの設計の基礎を計画する

SharePoint サイトの設計の基礎を計画する

このガイドの目的は、サイトの所有者が、ビジネス目標、ユーザーのニーズを満たし、最小限の監視で維持できる新しい SharePoint サイトを作成できるようにすることです。 イントラネット、サイト、またはページの全体的な成功に寄与する既知の要因があります。 特定の基本事項が設計に統合されていることを確認すると、ビジネスの目標やユーザーが必要とする可能性が高くなります。 

Sharepoint のデザインの基礎を設計や戦術に統合する方法について説明します。 SharePoint プロジェクトの成功を加速したり、遅くしたりすることができます。 

このガイドは、次の3つのパーツで構成されています。

この記事の内容:

  • SharePoint のデザインの基礎について

  • 既知の成功戦術

  • 先進のサイト作成リソース

SharePoint のデザインの基本

1. セキュアでアクセス可能

ガバナンス

ガバナンスは、組織のビジネス部門と IT チームが SharePoint で共同作業する方法を制御する一連のポリシー、役割、責任、プロセスで構成され、その目標を達成します。 すべてのビジネスには、ガバナンスへのアプローチに影響を与える固有のニーズと目標があります。 大規模な組織では、より多くの情報が必要になることが多い。

通常、ガバナンスは組織内の複数のユーザーによって決定されます。 ガバナンスポリシーは、SharePoint 管理者によって実装されます。 サイトの所有者は、組織のガバナンス計画を完全に制御することはできませんが、次のような特定のポリシーを自分自身で確認する必要があります。

  • 権限と作成

  • コンテンツの保持

  • 共有-外部と内部

ガバナンスの優先度

優れたガバナンス計画には、次のようなものがあります。

  • SharePoint などの製品とテクノロジの展開を合理化します。

  • 組織のシステムをセキュリティで保護し、準拠させます。

  • お客様のテクノロジへの投資を最大限に活用してください。

アクセシビリティ

SharePoint Online で作成したサイトには、障碍のあるユーザーが簡単に使用できるようにするためのアクセシビリティ機能が含まれています。 "障碍のある方" という語は、さまざまなニーズを持つ非常に多数の人々を含有します。 ただし、末端の対象ユーザーは、それぞれ独自の特別なニーズを持っています。 最も一般的な障碍の一部には、視覚障碍、低視覚、色覚障碍、四肢、四肢、難聴、認知障碍など、失読症や注意障碍性障碍などがあります。 

SharePoint online でアクセシビリティの高いサイトを作成するためのリソースについては、こちらを参照してください。

アクセシビリティの優先順位

アクセシビリティを念頭に置いてサイトをデザインすることで、サイトは次の利点を得られます。

  • ユーザーが使用しているデバイスまたは入力方法 (たとえば、デスクトップ ブラウザー、音声ブラウザー、携帯電話のブラウザー、自動車ベースのコンピューターなど) に関係なく、アクセスできる。

  • 操作時に考えられる制約 (たとえば、雑音の多い環境、照明の度合いがさまざまに変化する室内、ハンズフリーの駆動環境など) に関係なくアクセスできる。

  • 予測可能になる。 サイトの技術革新は重要ですが、予測可能性は不可欠です。 サイトでのナビゲーションを理解しやすく予測可能なものにすることで、誰もがアクセスしやすくなります。

操作性

ユーザビリティとは、サイトの使いやすさを指します。基本的に、サイトを使ってユーザーが目標を達成するのは簡単ですか? ユーザーは、リソースにアクセスしてワークロードを合理化するために、このサイトが必要です。 サイト作成計画は、サイトでサポートする必要のある重要なタスクとユーザーのニーズに対応していることを確認します。 

次の点を考慮した基本的なユーザビリティガイドライン:

  • Learnability: ユーザーが初めてサイトを使用するときに基本的な作業を実行するのはどのくらい簡単ですか?

  • 効率: ユーザーが設計を学習した後、どの程度の時間でタスクを実行できますか。

  • Memorability: 使用しない期間が経過した後にユーザーがサイトに戻ると、簡単に熟達度を再確立できますか?

  • エラー: ユーザーが作成したエラーの数と、それらのエラーから簡単に回復する方法を教えてください。

  • 満足度: デザインを使用するにはどの程度の快適さがありますか?

ソース: Norman ユーザビリティ 101

ユーザビリティの優先順位を付ける理由

SharePoint サイトは、タスクを完了するのに必要な時間を短縮し、ユーザーを一般的にアクセスされるリソースに接続するのに役立ちます。 顧客のサポートチケットを減らし、契約処理などのタスクを自動化すると、お客様のサイトはビジネスにとって価値のあるものになります。 このような種類の目標を達成するためには、モバイルデバイスユーザー、リモートチームメンバー、多言語ニーズ、アクセシビリティ要件などのすべてのユーザーがサイトを使用できるようにする必要があります。

任意のデバイスで作業する

ユーザーがローカルデバイスまたはネットワーク共有にファイルを保持している場合、デバイスを持っていないか、ネットワークに接続されていないときには、それらのユーザーはこの操作を行っていません。 ユーザーのデバイスに問題が発生した場合は、データを回復できない可能性があります。 ユーザーのデバイスがアップグレードされた場合は、ローカルデータを移行する必要があります。

OneDriveにファイルを保存すると、ユーザーは自分の電話や自宅のコンピューターなど、どのデバイスからでもファイルにアクセスできるようになります (許可する内容によって異なります)。 また、信頼する他のデバイスからブラウザーのファイルにアクセスすることもできます。 SharePoint モバイルアプリを入手します。

2. 通知して参加する

モダンなリストとライブラリを活用する

Excel で情報を収集する場合と同様に、 SharePoint リストを使用してコンテンツを収集および管理します。 ライブラリを使用すると、チームはSharePoint ライブラリ内の情報を収集、追跡、共有することができます。

モダンなコンテンツ管理 web パーツ:

  • ドキュメントライブラリ web パーツを使用して、ライブラリのカスタムビューの追加、並べ替え、並べ替え、フィルター処理、作成を簡単に行う

  • リスト web パーツを使用して、列とリストビューの書式設定でリストの表示を改善する

  • 強調表示されたコンテンツの web パーツを使用して、ドキュメントライブラリ、サイト、サイトコレクション、またはすべてのサイトのコンテンツを動的に表示する

  • リンク web パーツを使用してサイト間でファイルをコピーする代わりに、リンクとしてファイルを追加する

カスタマイズされたニュースとコンテンツ

ニュース web パーツを使用して、対象ユーザーに関連するニュースを作成し、整理します。 お知らせ、人のニュース、進捗状況の更新などの目立つ投稿をすばやく作成できます。また、グラフィックスやリッチな書式設定を含めることができます。 ニュース web パーツを使用すると、自動ニュース投稿のソースと、ページに表示する順序を指定することができます。

対象ユーザーの設定を使用して、ユーザーがコンテンツとニュースを表示する方法をカスタマイズします。 対象ユーザーのターゲット設定を有効にすると、SharePoint のスタートページ、モバイルアプリのニュース、およびニュース web パーツの特定の対象ユーザーに対して、特定のコンテンツの優先順位を設定することができます。

同じファイルで共同作業する

共同編集は、2つ以上の作成者がドキュメントの異なる部分で同時に作業します。 1人の作成者が文書のセクションで作業している間は、他のユーザーの作業を中断することなく、別の作成者が妻で作業することができます。 共同編集を行うと、サーバーベースのドキュメントのグループ作業への障壁が排除され、添付ファイルを使用した従来のドキュメント共有に関連するオーバーヘッドを減らすことができます。 

チームサイトを Office 365 グループに接続する

チームサイトを作成する必要があると判断した場合は、それを Office 365 グループに接続することを検討してください。

グループを作成するか、グループに接続すると、共有リソースは、共有の受信トレイ、チームの予定表、OneNote のノートブック、ファイルの既定の場所 (チームサイトドキュメントライブラリ)、タスク管理のための Planner、ページ、リスト、ライブラリ、チームニュースなど、チームで利用できるようになります。

グループに接続されたSharePoint チームサイトを数秒で作成します。 

3. コミュニティと文化を構築する 

従業員を結びつける

作業グループは、Yammer を使用して組織全体でつながり、連携することができます。 Yammer を使用して、アイデアの交換、更新プログラムの共有、および他のユーザーとネットワークを共有します。 Yammer のハイライトと yammer の会話 web パーツについて、詳細はこちらをご覧ください。

Yammer の会話を使用すると、SharePoint ページから離れなくても、ユーザーはオンライン会話に参加することができます。 Yammer の重要な点については、アクティブな会話と、Yammer の特定のグループまたは会話に対するターゲットポータルの概要を説明します。

Yammer web パーツでできること:

  • エキスパート、会話、ファイルを検索する

  • グループに参加して情報を入手し、コミュニティとつながり、アイデアを集める

  • 他のユーザーを @ メンションする

  • ネットワーク内のユーザーを称賛して、成功を表明したり、またはありがとうございます。

  • 投票を使用してソースのフィードバックを利用し、迅速に回答を得る

組織を統合する

チームサイトのニュース機能を使用すると、パートナー、チーム、同僚をループに残して、重要なストーリーや興味のあるストーリーを管理することもできます。 お知らせ、ユーザー ニュース、近況、およびその他のグラフィックスやリッチ フォーマットを含めることができるコンテンツなど、人目を引く投稿をすばやく作成することができます。 チームサイトでニュース webパーツを使用します。

組織全体のアナウンスが行われた場合や、シニアリーダーがライブイベントをホストしている場合は、ビデオを使用してコンテンツが配信されることがあります。 Microsoft Streamは、社内のビデオサイトです。 サイトのストリーム web パーツを使用して、ビデオコンテンツを表示します。

イベント web パーツを追加することで、組織が今後のイベントをより的確に把握できるようにします。

4. 知識の作成と拡張

最も成功したサイトでは、適切なコンテンツとリソースが適切なタイミングでユーザーに協力されます。 コンテンツは、ドキュメント、画像、ビデオ、会社のニュース、セクションのヘッダー、ドキュメントのラベルとして定義できます。ユーザーが情報を入手するために必要となる任意の媒体情報。

コンテンツは最終的に、ページ、ドキュメントライブラリ、リスト、サイトナビゲーションリンク、その他のコンポーネントにサイトを分割する方法を決定します。 コンテンツの最初のデザイン方法を使用して、サイトを構築する前にページに属しているコンテンツを特定します。 コンテンツが適切な対象ユーザーに届くようにするには、サイトのナビゲーション、検索、コンテンツ管理のベストプラクティスについて説明します。 

ナビゲーション

最も効果的な SharePoint サイトでは、ユーザーが見つけた情報を使用して意思決定を行うために必要な情報を検索したり、必要な情報を確認したり、必要なツールにアクセスしたり、同僚と協力して問題を解決したりするのに役立ちます。 したがって、効果的なナビゲーションエクスペリエンスを計画することは、SharePoint サイトの設計の重要な要素です。 優れたナビゲーションエクスペリエンスでは、サイトで使用できる機能の完全な画像が表示され、ホームページと組み合わせることで、サイトの包括的な "ストーリー" が提供されます。 

詳細については、「サイトナビゲーションを計画する」を参照してください。 ハブサイトとホームサイトに影響を与えるナビゲーションの変更を行うには、サイトコレクション管理者と共に作業する必要があります。

検索

SharePoint のMicrosoft searchでは、管理者が何も構成せずに、検索結果をカスタマイズする優れたユーザーインターフェイスが用意されています。 また、ポリシー、福利厚生、リソース、ツールなどのタスクを完了するために必要な情報や回答を宣伝することもできます。 新入社員やリモートワーカーなどのターゲットグループ、および対象ユーザーのターゲット設定を使用した特定のコンテンツ。 

コンテンツ管理

[コンテンツ管理] は、テキスト、画像、ロゴ、ラベル、リンク、メタデータなど、SharePoint サイト内のすべてのコンテンツを管理することを意味します。 このコンテキストのコンテンツを管理することで、ユーザーがコンテンツを見つけられるようにし、コンテンツを見つけたときに、コンテンツが最新であり、ユーザーに必要な情報に関連するようにすることができます。

コンテンツ管理は組織のガバナンス戦略の一部であり、コンテンツの保持公開の権限などの特定のタスクを自動化します。 サイト所有者は、組織に適したポリシーを理解するために、サイトコレクションまたはテナント管理者と共同で作業する必要があります。 

コンテンツ計画のベストプラクティス: 

  • ユーザーを特定し、ニーズを確認して、サイトでそれらのニーズを満たしていることを確認する

  • サイトメニューを使用して、サイトでできることをユーザーに示す

  • トピック固有のサイトは、ビジネスの成長に合わせてサイトを拡大できるようにするのに最適です。

  • 現在のコンテンツをサイトに追加する前に、品質保証のために監査する

  • デザインの空き領域を十分に残しておきましょう。

コンテンツ書き込みのベストプラクティス: 

  • 会話トーンと使い慣れたボキャブラリを使用する

  • すぐにユーザーに対して次のように回答しますか? ここで何ができますか? 次に何を行うことができますか?

  • H1 および H2 titles で、ユーザーがこのコンテンツの検索時に検索するキーの種類を考慮したキーワードを使用していることを確認します。

  • ユーザーが読むことはできません。スキャンしたので、重要な語句で大きな見出しを使用する

  • 頭文字と省略形を最初に指定する

  • カルチャ、二重意味、およびローカライズの検討

  • コンテンツにアクセスできることを確認します。たとえば、画像や色だけでは、情報やビデオの読み上げに使用されることはありません。

コンテンツ管理のベストプラクティス:

  • ユーザーがサイトでコンテンツを検索するときにこの情報が重要になるため、ファイル名とドキュメントタイトルはユーザーにとってわかりやすいものにする必要があります。

  • ファイル名に日付とバージョン番号を使用しないようにする

  • SharePoint ハイパーリンクのユーザーフレンドリ名を選ぶ

  • コンテンツの関連性を確保するために必要な頻度でコンテンツの監査をスケジュールする

既知の成功要因

チャンピオンの検索

チャンピオンは、新しいアイデアと作業方法をユーザーするために、意図的に専用の時間を確保している組織内の人です。 チャンピオンは、ユーザーによる SharePoint サイトの導入を迅速化するために役立ちます。 新しいサイト、ハブサイト、およびポータルを作成して起動するときに、チャンピオンは貴重な資産となります。 

エキスパートは、次のことを支援します。

  • 組織全体での導入作業の拡大

  • SharePoint とその値を teams で良さ

  • 新しいユーザーの歓迎と質問への回答

SharePoint 導入リソースを使用して、office でエキスパートを検索して利用する方法について説明します。

フィードバックを求める

設計プロセス中にユーザーからのフィードバックを求めて、デザインがニーズを満たしていることを確認します。 最初の起動前にサイトをテストすることは、情報アーキテクチャまたはサイト構造の問題を検出する場合に特に便利です。

フィードバックは、アンケートやユーザビリティテストの形式で利用したり、ユーザーが新しいサイトを操作したりしたときに役立ちます。 お客様のサイトを使用している場合は、次の操作を行うことができます。どこにいても、どうすればよいのでしょうか?

サイト成功の評価

定期的に監視および伝達されるサイト目標を確立しました。 ユーザーがサイトを操作する方法の詳細については、「サイトの使用状況の分析」を参照してください。

測定できるサイトの目標の例をいくつか紹介します。

  • タスクの時間を節約する (例: フォーム)

  • サポート通話の削減

  • 従業員の活動と満足度を向上させる

  • 従業員と他の従業員およびビジネスツールへの接続

  • 情報ゲートウェイ (新しいチームメンバーの入り口)

最新の状態とコンプライアンスのためにコンテンツを保持する

ほとんどの組織とサイトでは、コンテンツの量と複雑さが日々向上しています。メール、ドキュメント、インスタントメッセージなどが増えています。 効果的な管理または管理: この情報は、業界の規制に準拠する必要があり、セキュリティ違反が発生した場合のリスクを軽減し、組織の知識を効果的に共有し、より機敏にするために役立ちます。ユーザーが最新のコンテンツのみを操作できるようにします。

サイトコレクション管理者と共に作業して、コンテンツの管理に役立つアイテム保持ポリシーを作成します。保持期間の終了前にコンテンツが完全に削除されず、保持期間の終了時にコンテンツが完全に削除されるようにコンテンツを保持します。

管理コンテンツの1つの側面は、必要に応じて頻繁にスケジュールされる監査です。 サイト管理チームのニーズを特定します。コンテンツを更新し、リンクが壊れていないことを確認し、従業員情報を更新して、アクセス許可と共有設定を確認します。  

モダンサイト作成ガイダンスのリソース:

サイトの計画を立てる:

SharePoint サイトを計画する

SharePoint look book を活用する

ガイド付きチュートリアル: 組織の通信サイトの作成

ガイド付きチュートリアル: チームサイトの作成

サイトを構築します。

SharePoint サイトのモダン ページを作成して使用する

SharePoint サイトをカスタマイズする

SharePoint サイトのナビゲーションをカスタマイズする

SharePoint Online ページで Web パーツを使う

サイトを管理します。

SharePoint モダンページの管理とライフサイクル

SharePoint サイトの設定を管理する

SharePoint サイトの利用状況データを表示する

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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