SharePoint または OneDrive を使用して文書を共有する

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次のような状況を何度も経験していませんか? 複数の同僚に 1 つのファイルをメールで送信しました。その後、フィードバックが加えられたファイルが戻ってきましたが、この場合、3 個も 4 個もの元のファイルのコピーに加えられたコメントや変更をまとめる必要があります。

他にも方法があります。SharePoint または Microsoft OneDrive のアカウントを持っていれば、それらの場所の 1 つに Word ファイルを保存しておけるので、[共有] コマンドを使って、ファイルを同僚が閲覧または編集できるように設定できます。これにより、もうファイルの山ができることはなく、全員のフィードバックを集めた 1 つのコピーだけができることになります (厳密にはファイルに対して同僚が行えることは、同僚に対して付与した権限によって異なります)。

ここでは一連の手順を最初から最後まで説明します。必要なセクションに進んでください。

Word の場所の一覧に SharePoint または OneDrive を追加することから始めます。

  1. Word で、[ファイル]、[名前を付けて保存]、[場所の追加] の順にクリックします。

  2. [場所の追加] で、[Office 365 SharePoint] や [OneDrive] など、使用するサービスをクリックします。

  3. いずれのサービスの場合も [サインイン] 画面が表示されるので、必要な情報を入力します。ユーザー名とパスワードについては、IT 部門への問い合わせが必要になる場合があります。

    操作を完了すると、Word の [名前を付けて保存] ウィンドウに新しい場所が表示されます。

新しい場所に保存して共有する

場所の一覧にクラウドの場所を追加すると、文書を共有できるようになります。この手順はファイルごとに一度実行する必要があるだけです。

  1. 共有する文書を開きます。

  2. [ファイル]、[名前を付けて保存] の順にクリックします。

  3. [名前を付けて保存] ページで、使用する場所 (SharePoint ドキュメント ライブラリ、コンピューター上の場所、MySite、または OneDrive) をダブルクリックします。

  4. ファイルに名前を付けて、[保存] をクリックします。 [情報] タブに戻ったら、[共有] をもう一度クリックします。

  5. [ユーザーと共有] (Word 2013 の場合は、[ユーザーを招待]) で、ファイルを共有する相手の名前またはメール アドレスを入力します。

  6. 必要な場合は、[編集権限] または [閲覧権限] を選びます。最初のオプションでは同僚がファイルを変更することができ、後のオプションではファイルの安全性が向上します。

  7. 必要に応じてアドレス行の下のボックスにメッセージを入力し、[共有] をクリックします。

既に保存されている文書を共有する

ファイルが SharePoint または OneDrive に既に保存されている場合は、次の手順を実行します。

  1. 共有する文書を開きます。

  2. [ファイル]、[共有]、[ユーザーと共有] (Word 2013 の場合は、[ユーザーを招待]) の順にクリックします。

  3. 共有する相手の名前またはメール アドレスを入力します。

  4. 必要な場合は、[編集権限] または [閲覧権限] をクリックします。最初のオプションでは同僚がファイルを変更できるようになり、後のオプションではファイルの安全性が向上します。

  5. 必要に応じてアドレス行の下のボックスにメッセージを入力し、[共有] をクリックします。

他のユーザーとの共有を停止する

ここでは、文書の共有を停止する方法について説明します。

  1. 共有を中止する文書を開きます。

  2. [ファイル] メニューの [共有] をクリックします。

  3. [ユーザーと共有] (Word 2013 の場合は、[ユーザーを招待]) で、削除するユーザーを右クリックして、[ユーザーの削除] をクリックします。

OneDrive と Office 365 の詳細

  • OneDriveアカウントを開くには、 Microsoft アカウントにサインアップするを参照してください。

  • Office 365 の SharePoint のアカウントを購読すると、 Microsoft Office 365のホーム ページを参照してください。

  • 会社で SharePoint を契約している場合、SharePoint について疑問点があるときは、社内のシステム管理者にお問い合わせください。

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