Access テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートのデータを並べ替える場合は、オブジェクトを使用して並べ替え順序を保存できます。 これらのオブジェクトのいずれかでデータを並べ替えてからオブジェクトを保存すると、オブジェクトを保存するときに有効な並べ替え順序が、オブジェクトと共に自動的に保存されます。 次にオブジェクトを開いたときに保存した並べ替え順序を有効にするかどうかを指定できます。
クエリとレポートの場合は、既定の並べ替え順序を定義することもできます。 既定の並べ替え順序は、他の並べ替え順序が指定されていない場合に、クエリまたはレポートのデータに適用されます。
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保存された並べ替え順序について
保存された並べ替え順序には、次の 2 種類があります。
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最後に適用された 最後に適用された並べ替え順序は、オブジェクトが最後に保存されたときに有効だった並べ替え順序です。 テーブル、クエリ、フォーム、レポートはすべて、最後に適用された並べ替え順序を持つことができます。
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既定 既定の並べ替え順序は、クエリまたはレポートの設計に組み込まれています。 既定の並べ替え順序は、他の並べ替え順序が指定されていない場合に適用されます。
最後に適用された並べ替え順序
データの並べ替え中にテーブル、クエリ、フォーム、またはレポートを保存すると、オブジェクトの保存時に並べ替え順序が自動的に保存されます。 これは、最後に適用された並べ替え順序と呼ばれます。 並べ替え順序を作成すると、実際にはオブジェクトのデザインが変更されます。
最後に適用した並べ替え順序を、次回オブジェクトを開く際に自動的に適用する場合は、オブジェクトの Order By On Load プロパティを [はい] に設定します。 このプロパティを設定するには、 オブジェクトがデザイン ビューで開いているときに、次の手順を実行します。
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F4 キーを押してプロパティ シートを表示します。
プロパティ シートが既に表示されている場合、この手順は不要です。
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次のいずれかの操作を行います。
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オブジェクトがテーブルまたはクエリの場合は、プロパティ シートの [ 全般 ] タブで、[ 読み込み 順] プロパティを [はい] に設定します。
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オブジェクトがフォームまたはレポートの場合は、プロパティ シートの [ データ ] タブで、[ 読み込み 順] プロパティを [はい] に設定します。
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注: 最後に適用された並べ替え順序が適用されないようにするには、[ 読み込み 順] プロパティを [いいえ] に設定します。
既定の並べ替え順序
最後に適用された並べ替え順序は、オブジェクトを並べ替えて保存するたびに変更できるため、既定の並べ替え順序を定義できます。 既定の並べ替え順序はオブジェクトのデザインの一部であり、別の並べ替え順序が適用されている場合は変更されません。
クエリまたはレポートの既定の並べ替え順序のみを指定できます。 既定の並べ替え順序は、現在または最後に適用された並べ替え順序によって上書きされませんが、現在または最後に適用された並べ替え順序が削除された場合にのみ有効になります。
クエリの既定の並べ替え順序を定義する
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クエリをデザイン ビューで開きます。
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並べ替えに使用するフィールドをダブルクリックします。
フィールドがデザイン グリッドに表示されます。
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デザイン グリッドで、追加したフィールドの [表示 ] 行のボックスをオフにします。
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[ 並べ替え ] 行で、フィールドを昇順で並べ替えるかどうかを指定します (最初に最小値。A から Z まで) または降順 (最大値が最初;Z から A)。
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複数のフィールドで並べ替える場合は、手順 2 ~ 4 を繰り返して並べ替えフィールドを追加します。
注: 複数のフィールドで並べ替えると、最初に指定した最初のフィールド、次に指定した次のフィールドなどによって結果が並べ替えられます。 たとえば、姓で並べ替え、次に Birthdate で並べ替えた場合、姓の値が Dow のレコードはすべて、Birthdate の値に関係なく、Last Name 値が Stevens のレコードの前に表示されます。 各 [姓] フィールド内のレコードは、[誕生日] フィールドの値に従って並べ替えられます。
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クエリを保存するには、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。
注: クエリから既定の並べ替え順序を削除するには、クエリ デザイン グリッドから並べ替えフィールドを削除します。
レポートの既定の並べ替え順序を定義する
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レポート ビューまたはレイアウト ビューでレポートを開きます。
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[ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] で [詳細設定] をクリックし、ショートカット メニューの [フィルター/並べ替えの編集] をクリックします。
新しいドキュメント タブが表示され、デザイン グリッドと、並べ替えるフィールドを選択できるウィンドウが表示されます。
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ウィンドウで、並べ替えに使用するフィールドをダブルクリックします。
フィールドがデザイン グリッドに表示されます。
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デザイン グリッドの [並べ替え ] 行で、フィールドを昇順で並べ替えるかどうかを指定します (最初に最小値を指定します)。A から Z まで) または降順 (最大値が最初;Z から A)。
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複数のフィールドで並べ替える場合は、手順 2 ~ 4 を繰り返して並べ替えフィールドを追加します。
注: 複数のフィールドで並べ替えると、最初に指定した最初のフィールド、次に指定した次のフィールドなどによって結果が並べ替えられます。 たとえば、姓で並べ替え、次に Birthdate で並べ替えた場合、姓の値が Dow のレコードはすべて、Birthdate の値に関係なく、Last Name 値が Stevens のレコードの前に表示されます。 各 [姓] フィールド内のレコードは、[誕生日] フィールドの値に従って並べ替えられます。
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[ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] で、[フィルターの切り替え] をクリックします。
注: レポートから既定の並べ替え順序を削除するには、デザイン グリッドから並べ替えフィールドを削除します。
