Project Web App の作業に関して電子メール通知を受け取る

Project Web App の作業に関して電子メール通知を受け取る

Project Web App の電子メール通知を使用すると、近づいている予定、期限、抱えている仕事などを常に把握できます。 通知の一部はマネージャーによって設定されますが、他の通知は自分のために自分自身で設定できます。

個人用の通知を設定する

Project Web App では、必要な通知を設定できます。 必要な通知を選ぶには、[設定] 設定 (歯車アイコン) 、[PWA 設定]、[個人用通知と事前通知の管理] の順にクリックします。

注: このオプションが表示されない場合は、 管理者が通知を有効にする必要があります。通知が有効になると、Project Web App から送信される通知を管理できるようになります。

目的

設定

予定表

期限を守れなかった場合に知りたい   

次の場合に、通知がほしい。

  • 自分に割り当てられたタスクの期限が過ぎたとき。 [タスク] の [自分のタスクが期限切れになったら自分宛てに通知を送信する] を選びます。

  • 進捗レポートの期限が過ぎたとき。 [進捗レポート] の [自分の進捗レポートが期限切れになったら自分宛てに通知を送信する] を選びます。

どちらの通知の場合も、Project Web App がメールを送信するまで若干の待機時間を設定できます。また、タスクの終了または進捗レポートの提出まで、定期的に通知を受け取るように設定することもできます。

予定表

期限が近づいたときに注意を促してほしい   

次の場合に、通知がほしい。

  • 自分に割り当てられたタスクがまもなく開始するとき。 [タスク] の [自分のタスクが開始される前に自分宛てに事前通知を送信する] を選びます。

  • タスクの期限が近づいたとき。 [タスク] の [自分のタスクの期限前に自分宛てに事前通知を送信する] を選びます。

  • 進捗レポートの期限が近づいたとき。 [進捗レポート] の [自分の進捗レポートの期限前に自分宛てに事前通知を送信する] を選びます。

それぞれの通知に対して、通知メールを受信してから期限までの余裕時間を設定できます。

予定表

常に忘れないように、定期的に通知を受け取りたい   

次の場合に、通知がほしい。

  • 自分に割り当てられているタスクがまだ完了していないとき。 [タスク] の [完了していない自分のタスクについて自分宛てに通知を送信する] を選びます。

  • 進捗レポートをまだ提出していないとき。 [進捗レポート] の [自分の進捗レポートを提出するか、期限切れになるまで自分宛てに通知を送信する] を選びます。

このように詳細な設定が必要な場合は、現実的に通知を受け取りたい間隔を実際に計画する必要があります。

たとえば、次のようなタイミングで通知を受け取りたいとします。

  • タスクの開始日の 1 週間前

  • タスクの期限の通知を、期限の 1 週間前から 1 日おきに

  • 期限超過の通知を、タスクの期限の 3 日後から毎日

  • 完了していないすべてのタスクについての通知を毎週

Project Web App は、複数の通知を 1 つのメールにまとめるため、受信トレイが通知であふれることにはなりませんが、抱えている仕事の数によっては毎日何かの通知を受け取ることもあります。 特に、プロジェクト マネージャーやリソース マネージャーが、同様の通知を送信するように Project Web App を設定している場合は、そうなります。 最も有効な通知がどれか、時間を掛けてよく考えて、Project Web App から受け取る通知が多すぎるとわかった場合は、後でそれを選別します。

予定表

他の種類の通知   

次の場合に、通知がほしい。

  • タスクに割り当てられたとき。 [タスク] の [自分のプロジェクトの新しいタスク割り当ての受信時] を選びます。

  • 自分に割り当てられたタスクが変更されたとき。 [タスク] の [自分のプロジェクト タスクの更新時] を選びます。

  • プロジェクト マネージャーから進捗レポートを要求されたとき。 [進捗レポート] の [新しい進捗レポートの提出依頼の受信時] を選びます。

  • Project Online に要求したことが失敗したとき。 [キュー ジョブの失敗] の [自分のキュー ジョブが失敗したとき] を選びます。

注: タイムシートについてはどうでしょうか。 タイムシートについての通知は、リソースのグループまたはプロジェクト チームのマネージャーによって設定されます。

マネージャー: チームに関する通知を設定する

プロジェクト マネージャー、リソース マネージャー、ポートフォリオ マネージャーは、その他の個人用通知を使用して、チーム内の進捗を管理できます。 マネージャーは、[設定] 設定 (歯車アイコン) 、[PWA 設定]、[自分のリソースの通知と事前通知の管理] の順にクリックして、自分が受け取る通知を選択できます。

注: このオプションが表示されない場合は、 管理者が通知を有効にする必要があります。通知が有効になると、Project Web App から送信される通知を管理できるようになります。

次の場合に、通知がほしい。

  • 新しいタスクまたは割り当てが追加されたとき。 [自分のチーム メンバーのタスク] の [新しいタスクと割り当ての送信] を選びます。

  • 他の誰かからタスクを受け取った、または誰かにタスクを譲ったとき。 [自分のチーム メンバーのタスク] の [タスクの再割り当て] を選びます。

  • タスクが変更されたとき。 [自分のチーム メンバーのタスク] の [タスクの更新] を選びます。

  • 進捗レポートが提出されたとき。 [自分のリソースの進捗レポート] の [進捗レポートの提出時] を選びます。

マネージャー: チームのために通知を設定する

プロジェクト マネージャー、リソース マネージャー、またはポートフォリオ マネージャーは、チームに必要な通知を決定できます。 Project Web App がチーム メンバーに送信する必要がある通知を選ぶには、[設定] 設定 (歯車アイコン) 、[PWA 設定]、[自分のリソースの通知と事前通知の管理] の順にクリックします。

注: このオプションが表示されない場合は、 管理者が通知を有効にする必要があります。通知が有効になると、Project Web App から送信される通知を管理できるようになります。

目的

設定

予定表

チームが期限を守れなかった場合にそのことを通知したい   

次の場合に、自分自身と自分のチームに通知したい。

  • タスクの期限が過ぎたとき。 [自分のチーム メンバーのタスク] の [チーム メンバーのタスクが期限切れになったら通知を送信する] を選びます。

  • 進捗レポートの期限が過ぎたとき。[自分のリソースの進捗レポート] の [自分のリソースの進捗レポートが期限切れになったら通知を送信する] を選びます。

どちらの通知の場合も、Project Web App がメールを送信するまで若干の待機時間を設定できます。また、タスクの終了または進捗レポートの提出まで、定期的に通知を送信するように設定することもできます。

予定表

期限が近づいたときにチームに対して注意を促してほしい   

次の場合に、自分自身と自分のチームに通知したい。

  • タスクの期限が近づいたとき。 [自分のチーム メンバーのタスク] の [チーム メンバーにタスクの期限前に事前通知を送信する] を選びます。

  • 進捗レポートの期限が近づいたとき。 [自分のリソースの進捗レポート] の [自分のリソースの進捗レポートが期限切れになる前に事前通知を送信する] を選びます。

それぞれの通知に対して、通知メールを受信してから期限までの余裕時間を設定できます。

予定表

チームのメンバーに、タイムシートの入力を忘れないようにさせたい。   

次の場合に、自分自身と自分のチームに通知したい。

  • 進行中のタスクについて作業報告が誰からも上がってこないとき。 [自分のチーム メンバーのタスク] の [チーム メンバーのタスクが進行中だが、実績作業時間がない場合に通知を送信する] を選びます。

この通知を使用すると、Project Web App がメールを送信するまで若干の待機時間を設定できます。

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