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Project Server 2010 で完了したプロジェクトをアーカイブする

プロジェクトを完了したら、すぐにアクセスする必要がなくなり、プロジェクトセンターやチームメンバーの [マイタスク] ビューに表示されないようにすることができます。 完了したプロジェクトをアーカイブして非表示にすると、これらのビューの "低優先メール" が削減され、アクティブでなくなったプロジェクトにユーザーが変更を加えられるのを防ぐことができます。

Microsoft Project Server 2010を使用して効率的にプロジェクトをアーカイブするための "標準" 方法が1つあります。 この方法では目的に合わない場合は、組織に適した代わりの方法がいくつかあります。 この記事では、これらの方法、および長期間のアーカイブのベストプラクティスについて説明します。

この記事の内容

標準の方法を使用してプロジェクトをアーカイブする

手順 1: すべてのプロジェクトタスクの発行を取り消す

手順 2: プロジェクトのサマリータスクの更新をオフにする

手順 3: 管理者ではないユーザーのセキュリティグループを設定する

手順 4: アーカイブセキュリティカテゴリを設定する

手順 5: プロジェクトチームサイトをアーカイブする

別の方法を使用してプロジェクトをアーカイブする

長期アーカイブのベストプラクティス

標準の方法を使用してプロジェクトをアーカイブする

プロジェクトをアーカイブする標準的な方法は、複数のステップから成るプロセスです。

  • 手順 1: すべてのプロジェクトタスクの発行を取り消す

  • 手順 2: プロジェクトのサマリータスクの更新をオフにする

  • 手順 3: 管理者ではないユーザーのセキュリティグループを設定する

  • 手順 4: アーカイブセキュリティカテゴリを設定する

  • 手順 5: プロジェクトチームサイトをアーカイブする

これらの手順は、次の各セクションで説明するように、プロジェクトマネージャーと管理者によって実行されます。

手順 1: すべてのプロジェクトタスクの発行を取り消す

プロジェクトが以前にチームメンバーに発行されていて、プロジェクトとそのタスクをビューから削除する必要がある場合は、プロジェクトマネージャーは、アーカイブするプロジェクト内のすべてのタスクの発行を取り消す必要があります。 プロジェクトマネージャーは Microsoft Project Web Appでこのプロセスを開始できますが、実際の未発行プロセスは Microsoft Project Professional 2010で行われます。

注:  タスクの発行を取り消すと、承諾および適用された作業はプロジェクトから削除されません。 ただし、タスクに関連付けられている更新の承認履歴はすべて削除されます。

すべてのプロジェクトタスクの発行を取り消すには:

  1. サイドリンクバーの [プロジェクト] で、[プロジェクトセンター] をクリックします。

  2. [プロジェクト名] 列に、アーカイブするプロジェクトの名前をクリックします。

  3. [タスク] タブの [プロジェクト] グループで、[編集] ボタンの矢印をクリックし、[ Project Professional] をクリックします。

  4. Project Professional 2010で、ガントチャートビューのテーブル部分の右端の列までスクロールし、[新しい列見出しの追加] をクリックして、[発行] をクリックします。 [ガントチャート] ビューに [発行] 列が既に表示されている場合は、この手順をスキップしてください。

  5. プロジェクトの各タスクの [発行] 列で、[いいえ] をクリックします。

    ヒント:  大規模なプロジェクトでこの処理を高速化するには、最初のタスクを [いいえ] に設定します。 次に、セルの右下隅のハンドルをクリックし、[発行] 列のセルの内容をコピーするようにドラッグします。

  6. [ファイル] タブで、[発行] をクリックします。

  7. プロジェクトが公開されたら、プロジェクトを閉じてチェックインします。

手順 2: プロジェクトのサマリータスクの更新をオフにする

次に、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのサマリータスクの更新をオフにする必要があります。そのため、タイムシートレポートは作成できません。

プロジェクトのサマリータスクの更新を無効にするには、次の操作を行います。

  1. サイドリンクバーの [プロジェクト] で、[プロジェクトセンター] をクリックします。

  2. [プロジェクト名] 列に、アーカイブするプロジェクトの名前をクリックします。

  3. [オプション] タブの [表示/非表示] グループで、[プロジェクトのサマリータスク] チェックボックスをオンにします。

  4. [オプション] タブの [タスク] グループで [更新プログラムに閉じる] をクリックします。

  5. [タスクの選択] セクションで、プロジェクトのサマリータスク (ID は 0) のチェックボックスをオンにし、[発行] をクリックします。

手順 3: 管理者ではないユーザーのセキュリティグループを設定する

プロジェクトマネージャーがプロジェクトをアーカイブする準備ができたら、管理者は管理者を除くすべてのユーザーを含むセキュリティグループを作成します。

管理者以外のユーザーのためにセキュリティグループを作成するには、次の操作を行います。

  1. サイドリンクバーの [設定] で、[サーバー設定] をクリックします。

  2. [サーバー設定] ページの [セキュリティ] で、[グループの管理] をクリックします。

  3. [新しいグループ] をクリックします。

  4. [グループ情報] セクションで、[グループ名] ボックスに管理者以外のユーザーをすべて入力します。

  5. [ユーザー ] セクションの [利用可能なユーザー ] ボックスで、管理者ではないすべてのユーザーの名前を選び、[追加] をクリックして [選択したユーザー ] ボックスに移動します。

  6. [保存] をクリックします。

手順 4: アーカイブセキュリティカテゴリを設定する

管理者が [すべての管理者以外のユーザー ] グループを作成したら、次の手順として、アーカイブセキュリティカテゴリを作成します。 このプロセスでは、管理者は、このカテゴリにプロジェクトを含めることで、アーカイブするプロジェクトを選択します。

アーカイブセキュリティカテゴリを作成するには、次の操作を行います。

  1. サイドリンクバーの [設定] で、[サーバー設定] をクリックします。

  2. [サーバー設定] ページで、[セキュリティ] の [カテゴリの管理] をクリックします。

  3. [カテゴリの管理] ページで、[新しいカテゴリ] をクリックします。

  4. [名前と説明] セクションで、[カテゴリ名] ボックスに「アーカイブ」と入力します。

  5. [ユーザーとグループ] セクションの [利用可能なユーザーとグループ] で、[すべての管理者以外のユーザー] をクリックし、[追加] をクリックして、そのグループを [権限を持つユーザーとグループ] に移動します。

  6. [すべての管理者以外のユーザー (グループ) の権限] で、すべての権限の [拒否] チェックボックスをオンにします。

    ヒント:  最上位レベルのアクセス許可ノード (プロジェクトリソース) ごとに [拒否] チェックボックスをオンにして、各ノードの下にインデントされたすべての権限を拒否します。

  7. [プロジェクト] セクションで、表示されたプロジェクトのみを選択し、[利用可能なプロジェクト] ボックスで、アーカイブするプロジェクトの名前をクリックします。

    注:  [上のプロジェクトセキュリティ権限をすべてのプロジェクトに適用する] の下に表示されているチェックボックスをすべてオンにしないようにします。 これにより、他のプロジェクトやリソースに対するアクセス許可の問題が発生する可能性があります。

  8. [追加] をクリックして、プロジェクトを [選択したプロジェクト] ボックスに移動します。

  9. [保存] をクリックします。

手順 5: プロジェクトチームサイトをアーカイブする

多くのプロジェクトでは、関連付けられたプロジェクトチームサイトを使用して、プロジェクトのスケジュールを補完する情報を収集します。 この情報もアーカイブしておくことをお勧めします。 Microsoft SharePoint Server 2010 サイトレベルのバックアップを有効にします。 管理者がこの手順を完了する方法の詳細については、「サイト、リスト、またはドキュメントライブラリをエクスポートする (SharePoint Server 2010)」を参照してください。

サイトがバックアップされると、管理者はそのサイトを削除することができます。

プロジェクトチームサイトを削除するには、次の操作を行います。

  1. サイドリンクバーの [設定] で、[サーバー設定] をクリックします。

  2. [サーバー設定] ページの [運用ポリシー] で、[プロジェクトサイト] をクリックします。

  3. バックアップしたプロジェクトチームサイトが含まれている行をクリックし、[サイトの削除] をクリックします。

  4. 削除を確定する場合は、[OK] をクリックします。

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別の方法を使用してプロジェクトをアーカイブする

アーカイブの標準的な方法は徹底しており、必要に応じて回復機能を有効にします。 ただし、大規模なアーカイブは、組織が必要とするものであるとは限りません。 完了したプロジェクトを表示したり、プロジェクトをローカルで保存したりするだけで、アーカイブの要件を満たすことができる場合があります。

アーカイブの標準的な方法がニーズに合わないと思われる場合は、次の方法があります。

  • プロジェクトセンターでプロジェクトを非表示にする    完了したプロジェクトをプロジェクトセンターで非表示にする場合は、[プロジェクトの詳細] ページにアーカイブフラグを追加して、[プロジェクトセンター ] ビューをフィルター処理し、アーカイブフラグが設定されているプロジェクトのみを表示できます。いいえ

  • 下書きデータベースからプロジェクトを削除する    もう1つのオプションは、プロジェクトがアーカイブデータベースにバックアップされていることを確認してから、下書き発行済みレポートのデータベースからそのプロジェクトを削除することです。 アーカイブされたプロジェクトのデータが後で必要になった場合は、[サーバー設定] ページの [管理用復元] オプションを使用して、下書きデータベースに戻し、プロジェクトを再発行します。

  • プロジェクトをとして保存します。MPP ファイル    プロジェクトを Project Server から完全に削除する場合は、 Project Professional 2010を使用して project Server からプロジェクトを開き、プロジェクトを MPP ファイルとして保存するという方法もあります。 詳細については、「プロジェクトを保存する」の「プロジェクトをローカルに保存する」のタイトルを参照してください。 Project Server のユーザー設定フィールドに加えられた追加の変更から MPP ファイルが分離されるように、すべてのユーザー設定フィールドデータを含むプロジェクトを保存することをお勧めします。 プロジェクトを MPP ファイルとして保存してバックアップすると、Project Server から削除されることがあります。 プロジェクトを後日復元する必要がある場合は、Project Server に接続しているときに Project Professional 2010 で MPP ファイルを開き、プロジェクトをサーバーに保存することができます。

注:  この方法を使用すると、project Server のプロジェクトとそのプロジェクトチームサイト間の成果物、懸案事項、およびリスクのリンクが失われます。

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長期アーカイブのベストプラクティス

プロジェクト MPP ファイル形式、Project Server コンテンツデータベーススキーマ、および SharePoint サイトスキーマは、時間の経過と共に新しい機能を反映するように変更される可能性があります。 これにより、プロジェクトが MPP ファイルとして保存されている範囲、project Server コンテンツデータベースの古いバックアップ、またはプロジェクトチームサイトのバックアップがすぐに使用できない可能性があります。

最善の方法は、アーカイブされたコンテンツをアップグレード計画に含めることを常に計画することです。 これにより、いくつかのアップグレード手順が必要となる可能性のある古いプロジェクトの回復にかかる時間が短縮されます。

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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