Project 2007 を使用してプロジェクトを文書化する

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『Project 2007 Inside Out』の表紙

Microsoft Office Project 2007
in テレサ s. ストー

Teresa S. Stover はプロジェクト管理の専門家で、バージョン 4 以降、Microsoft Office Project チームの助言を受けています。Teresa は、インストラクション デザイナーであると共に受賞歴のある作家でもあり、技術コミュニケーションに 20 年以上の経験があります。Teresa は、数えきれないほどのユーザー マニュアル、チュートリアル、ヘルプ システムに加えて、12 冊を超えるコンピューター関連書籍を執筆しています。たとえば、『Microsoft Office Project 2003 Inside Out』や『Microsoft Project Version 2002 Inside Out』などがあります。

2007 microsoft Office system の他の書籍については、 microsoft Pressを参照してください。

この記事の内容

プロジェクトビジョンを集中する

スコープを定義する

プロジェクトドキュメントを添付する

プロジェクト管理の中心が計画されているため、新しいプロジェクトの計画プロセスによってステージを設定するだけの作業量を大幅にこなすことができます。大きな画像を定義して、作成している製品またはサービスの仕様に関する関係者の承認を取得し、プロジェクト自体の全体的なスコープを定義する境界について、その内容を確認します。このビジョンが完成したら、 Microsoft Office Project 2007を使用してプロジェクト計画を作成することができます。次に、プロジェクトの目標と目標を、プロジェクト情報システムのバックボーンとなる実際のフェーズ、マイルストーン、タスクに分割します。ビジョンや戦略ドキュメントなどのサポートドキュメントをプロジェクト計画に追加することができます。同様に、ノートやハイパーリンクなどの補足情報を個々のタスク、マイルストーン、フェーズに追加することもできます。すべての情報により、プロジェクトはすべてのプロジェクト情報の中央リポジトリを計画します。

プロジェクトビジョンを集中する

プロジェクトの内容と完了したときの内容を明確に把握しておく必要があります。一方、プロジェクトは、少なくともエッジの周囲には、少しファジーに見えるかもしれません。まだ入手しているかどうかわからない場合は、他の関係者が明確なビジョンを持っていることは珍しくありません。

また、利害関係者の期待が十分に明確に見えても、別の利害関係者の期待が完全に矛盾している場合は、驚くことはありません。

この重要な出発点での課題は、あいまいさを伴わないプロジェクトを明確に定義することであり、関係者全員が同じプロジェクト、同じ期待値、同じ結果を話していることです。最初に明確にビジョンを定義すると、プロジェクトの途中または最後に失望したときに、リダイレクション (および応答の無駄な作業) を防ぎます。

では、どのようにしてビジョンを作成しますか。顧客、潜在的なユーザー、スポンサー、経営者、プロジェクトチームのメンバーなどの主要関係者と協力して、プロジェクトの期待を得ることができます。競合するビューと反対の議題を調整する必要がある場合があります。このプロセスを通して、プロジェクトの目標と測定可能な目標を特定します。プロジェクトの前提条件を特定し、潜在的なリスクを把握し、それらのリスクについて不測の事態に対処する計画を作成します。また、予算、時間、リソースなど、既知の制限事項を特定することもできます。

このハイレベルのプロジェクト計画を完了し、必要な承認を得るまでに、関係者全員がサインアップしている内容を正確に把握します。

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スコープを定義する

定義されているスコープは、作成する製品のビジョンとそれを作成するプロジェクトを関節します。プロジェクトが実行され、問題が発生したときに、定義されたスコープによって意思決定を行うことができます。スコープ定義は、検討している方向がこのプロジェクトの実際の作業であるかどうかについてのガイドラインです。プロジェクトの合意された範囲に重点を置いていない場合は、"スコープクリープ" が発生する可能性があります。これで、元のビジョンに含まれていないタスクや成果物について、時間、コスト、リソースを費やしてしまうことになります。

これは、プロジェクトの途中でスコープを変更できないということではありません。ビジネス環境、設計の実態、予算、時間、リソースの利用可能度、その他の多くの要因によって、プロジェクトの範囲を途中で変更することが必要になる場合があります。さらに、プロジェクトチームのメンバーが各自のタスクを作業するときに、新しいアイデアが生成される可能性があります。それにもかかわらず、スコープ文書は、組織の全体的な戦略、製品の理由、プロジェクトの目標に沿って、適切な方向に変更されるように、決定を下し、変更を管理するのに役立ちます。

製品の範囲とプロジェクトの範囲を理解する

スコープには、製品スコープとプロジェクトスコープの2種類があります。まず、製品のスコープは、既に定義されている場合を除き、定義します。product scope は、プロジェクトの結果となる製品の機能と機能を指定します。製品のスコープは、チャーターの製品の説明にも含まれている場合があります。製品は、新しいオフィスビルの建設や新しい航空機の設計など、具体的なものにすることができます。この製品は、新しいコンピューターシステムの展開や新しいトレーニングイニシアティブの実装など、サービスやイベントの開発にもなります。

製品の種類に関係なく、製品のスコープは、最終結果の詳細な画像を描画するための仕様とパラメーターを示します。たとえば、新しいオフィスビルの建設の製品の範囲には、正方形のフッテージ、ストーリーの数、場所、建築設計要素が含まれる場合があります。

プロジェクトのスコープは、関連する製品スコープの仕様に従って、プロジェクトを正常に完了するために実行する必要がある作業を指定します。プロジェクトの範囲では、プロジェクトに含まれないものとなるものを定義して制御します。製品開発のフェーズが複数ある場合は、プロジェクトのスコープによって、このプロジェクトが処理しているフェーズを指定することができます。たとえば、コンピューターシステムの展開プロジェクトでは、新しいコンピューターシステムのインフラストラクチャの開発とインストールを対象としていますが、新しいシステムユーザーのためのドキュメントやトレーニングは含まれません。または、プロジェクトで製品のすべての側面を処理することを指定することもできます。これは、コンセプトから最終ステージの完成までです。

scope ステートメントを開発する

プロジェクトのスコープを定義して他の主要な関係者に伝達するには、scope ステートメントを開発して記録します。組織の計画方法によっては、scope ステートメントの特定の要素が、プロジェクトマネージャーとして割り当てられている前であっても、ごく初期に定義されている場合があります。その他の要素は、プロジェクトのタスクの識別とシーケンスを開始する直前に定義されている場合があります。scope ステートメントには、次のものを含める必要があります。

  • プロジェクトの妥当性    scope ステートメントは、このプロジェクトのビジネスニーズやその他の刺激を定義する必要があります。この正当性は、必然的なトレードオフを含め、将来の決定を評価するためのサウンドベースとなります。

  • 製品の説明    スコープは、作成される製品またはサービスの詳細を特徴付ける必要があります。プロジェクトの妥当性と製品の説明をまとめて、プロジェクトの目標を策定する必要があります。

  • プロジェクトの制約または制限    スコープには、プロジェクトに対する制限要因を含める必要があります。プロジェクトのオプションを制限できる要因には、特定の予算、契約上の規定、正確な終了日などがあります。

    注: この本では制約という用語を使用してタスクの制約を意味しているため、この章では、プロジェクト全体の制約を参照するための用語の制限を使用しています。

  • プロジェクトの前提条件    スコープには、true、real、または特定の要素が含まれていない場合でも、プロジェクト計画の開発を継続して進められるようにする必要があることを示します。その性質上、仮定は通常、リスクの度合いを持ちます。たとえば、商業建設プロジェクト用の建物が1万または15000平方フィートであるかどうかがわからない場合は、計画のために1つまたは複数を想定している必要があります。リスクは、もう一方の選択肢が正しいことになる可能性があることです。ファクトがわかった後に計画を調整することができますが、その他のプロジェクトの依存関係は既にその後に配置されている可能性があります。

    注: スコープステートメントの特定の要素は、反復計画プロセスによって変更されないことがありますが、これは必ずしもプロジェクトの制限や前提条件には当てになりません。スコープがより厳密に定義されると、制限と前提条件が明るみになり、公開されやすくなります。同様に、計画プロセスの道を進むにつれて、プロジェクト全体のスコープはより多くの焦点になる傾向があります。

  • プロジェクトの成果物    スコープには、プロジェクトの期間中に作成されたサマリーレベルの subproducts を一覧表示する必要があります。最終的なサブプロジェクトの成果物の配信によって、プロジェクト全体の完了がマークされます。このリストでは、プロジェクト計画にタスクを入力するときに重要となる主要なプロジェクトフェーズとマイルストーンに焦点を当てることができます。

  • プロジェクトの目標    スコープは、プロジェクトが成功したと見なされるようにするために、測定可能な目標を列挙する必要があります。目標は、プロジェクトの妥当性と製品の説明で説明されているように、プロジェクトの目標に基づいて成果物にマップされます。わかりやすいように、プロジェクトの目標は、特定のドルの量、特定の期間、特定のレベルの品質など、何らかの方法で定量化する必要があります。

    注: また、scope ステートメントは、通信、品質保証、リスク管理など、他のプロジェクト計画の問題にも対応している可能性があります。実装するレポート要件とコラボレーションツールを定義できます。scope ステートメントでは、許容される最小レベルを指定したり、項目の制限や前提条件に関連付けられている潜在的なリスクを定義したり、リスクに対抗する方法を明記したりすることもできます。

製品のスコープとプロジェクトのスコープは、複雑にリンクされています。プロジェクトのスコープは、製品のスコープの明確な定義に依存しています。プロジェクトのスコープは、プロジェクト計画で表される作業の完了によって達成されます。同様に、製品のスコープは、製品要件の仕様を満たしていることによって実現されます。

scope ステートメントの下書きを手にすると、他のプロジェクト関係者とのコミュニケーションを明確にするために使用できるドキュメントがあります。この草案は、クロス目的、誤った前提条件、および見当違いの要件をすべて消去するのに役立ちます。引き続き scope ステートメントを調整すると、プロジェクトビジョンは、すべての関係者がプロジェクトについてよく理解している必要がある点に磨きをかけられます。また、すべての利害関係者がビジョンの作成に参加したため、プロジェクト計画の実行を開始するときに、すべてのユーザーが作業していることを正確に理解できるという自信があります。

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プロジェクトドキュメントを添付する

Project 2007は、すべての重要なプロジェクトドキュメントの中央リポジトリにすることができます。たとえば、scope ステートメントをプロジェクト計画に添付したり、他のドキュメント (ニーズ分析、市場調査、製品仕様など) にリンクしたりすることができます。

プロジェクトのサマリー タスクを表示する

プロジェクトに計画ドキュメントを添付するには、最初の手順として、プロジェクトのサマリータスクを表示します。プロジェクトのサマリータスクでは、最終的にプロジェクト全体の集計日とコストの情報が提供されるだけでなく、添付またはリンクされた計画文書の場所として使用できます。プロジェクトのサマリータスクを表示するには、次の手順を実行します。

  1. [ツール]、[オプション] の順にクリックし、[表示] タブをクリックします。

  2. [アウトライン オプション] で [プロジェクトのサマリー タスク] チェック ボックスをオンにします。

  3. [ OK] をクリックします。サマリータスクは、ガントチャートの行0に表示されます (図1を参照)、プロジェクトのサマリータスク名としてファイル名を採用します。名前を変更する場合は、プロジェクトのサマリータスクの [タスク名] フィールドをクリックします。タスクシートの上にある [入力] フィールドで名前を編集します。

    [プロジェクトのサマリー タスク] を使用して、計画文書をアタッチまたはリンクする
    図1プロジェクトのサマリータスクを使用して、計画ドキュメントを添付またはリンクします。

ドキュメントをプロジェクトファイルにコピーする

Project 2007内の他のプログラムで作成された計画ドキュメントを含めることができます。これによりファイルサイズは大きくなることがありますが、プロジェクトのすべての情報が1つの場所に保存されていることがわかります。ドキュメントを含めるには、次の手順を実行します。

  1. プロジェクトのサマリータスクを選択した状態で、[標準] ツールバーの [タスク情報] をクリックし、[ノート] タブをクリックします。タスクをダブルクリックして [サマリータスク情報] ダイアログボックスを開くこともできます。[ノート] タブで、[オブジェクトの挿入] ボタンをクリックします。

  2. [オブジェクトの挿入] ダイアログボックスで、[ファイルから作成] オプションを選び、[参照] ボタンをクリックします。

  3. [参照] ダイアログボックスで、プロジェクトファイルに添付または埋め込むプロジェクト計画文書を選択します。[挿入] ボタンをクリックします。

  4. もう一度 [オブジェクトの挿入] ダイアログボックスに戻り、[アイコンとして表示] チェックボックスをオンにします (図2を参照)。

    ドキュメントが小さい場合は、[アイコンで表示] チェックボックスをオフにすることを検討してください。このチェックボックスをオフにすると、ファイルの内容が [プロジェクトノート] ボックスに埋め込まれるので、そこから直接読み取ることができます。

    選んだドキュメントはプロジェクト計画に埋め込まれる
    図2選択したドキュメントはプロジェクト計画に埋め込まれます。
  5. [ OK] をクリックします。[サマリータスク情報] ダイアログボックスの [ノート] 領域に、ドキュメントのアイコンが表示されます (図3を参照)。

    アイコンをダブルクリックして元のアプリケーションで開く
    図3アイコンをダブルクリックすると、元のアプリケーションで開くことができます。
  6. [サマリータスク情報] ダイアログボックスで、[ OK] をクリックします。[ガントチャート] にノートインジケーターが表示されます (図4を参照)。

    ガント チャートの対応する行のメモ マーク
    図 4 [ノート] タブに何かを保存すると、ガントチャートの対応する行にノートインジケーターが表示されます。

ここで、文書を確認する必要があるときはいつでも、ノートインジケーターをダブルクリックするだけで、[サマリータスク情報] ダイアログボックスの [ノート] タブを開くことができます。次に、ドキュメントアイコンをダブルクリックします。

注: プロジェクトのサマリータスクにドキュメントを追加するだけでなく、サマリータスクや個々のタスクにドキュメントを添付することもできます。これは、特定のサブフェーズまたはタスクのスコープをさらに定義する仕様や図面がある場合に役立ちます。マイルストーンタスクに成果物またはマイルストーンレポートを添付することもできます。

ドキュメントをプロジェクトファイルにハイパーリンクを作成する

ハイパーリンクは、プロジェクトファイルに計画ドキュメントを含めるもう1つの方法です。ハイパーリンクは、ファイルサイズのトリマーを保持する必要があり、プロジェクト計画と関連する計画ドキュメントが常に同じ場所にあることがわかっている場合に適した方法です。また、関連付けられたドキュメントをすばやく開くための非常に効率的な方法です。ハイパーリンクを挿入するには、次の手順を実行します。

  1. プロジェクトのサマリータスクを選択した状態で、[標準] ツールバーの [ハイパーリンクの挿入] をクリックします。

  2. [表示するテキスト] ボックスに、リンクするドキュメントのわかりやすい名前を入力します (たとえば、 Project Scope ステートメント)。

  3. プロジェクトファイルにリンクするプロジェクト計画文書を見つけて選択します (図5を参照してください)。

    選んだドキュメントのパスと名前はアドレス ボックスに表示される
    図5選択したドキュメントのパスと名前が [アドレス] ボックスに表示されます。
  4. [ OK] をクリックします。ガントチャートの [インジケーター ] フィールドには、ハイパーリンクインジケーターが表示されます (図6を参照)。

    ガント チャートの対応する行にハイパーリンク インジケーターが表示される
    図6ドキュメントをタスクにハイパーリンクすると、ガントチャートの対応する行にハイパーリンクインジケーターが表示されます。

ここで、文書を確認する必要がある場合はいつでも、ハイパーリンクインジケーターをクリックします。ドキュメントが独自のアプリケーションウィンドウで開きます。

注: プロジェクトのサマリータスクからドキュメントへのハイパーリンクに加えて、サマリータスクや個々のタスクからのハイパーリンクを作成することができます。エンタープライズプロジェクト管理用の Microsoft Office project Server でMicrosoft Office Project Professional 2007を使用している場合は、すべてのプロジェクトドキュメントをまとめて保持するための推奨される方法は、ドキュメントライブラリを使用することです。Windows SharePoint Services でMicrosoft Office Project Web Accessをセットアップすることで、ドキュメントライブラリをセットアップして管理することができます。この方法では、すべてのチームメンバーやその他の利害関係者は、Web ブラウザーを通じてドキュメントを表示できます。また、ドキュメントをチェックインまたはチェックアウトして、重要なバージョン管理を行うこともできます。

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