Outlook Web App の受信トレイのルール

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仕分けルールとは、 Outlook Web Appが受信メッセージまたは送信メールで自動的に実行されるアクションです。 たとえば、ルールを作成して、メンバーであるグループに送信されたすべてのメールを特定のフォルダーに自動的に移動したり、件名に "今すぐ購入" を含むすべてのメッセージを削除したりすることができます。

Outlook デスクトップ プログラムで受信トレイのルールを作成したり、管理する場合は、「ルールを使用してメール メッセージを管理する」を参照してください。

この記事は、Exchange Server 2013 または 2010 を実行しているメール サーバーを管理する組織で使用されている Outlook Web App を対象としています。Office 365 または Exchange Server 2016 を使用している場合、メール プログラムは Outlook on the web です。Outlook on the web に関するヘルプについては、「Outlook on the web に関するヘルプを参照する」を参照してください。

  1. Web ブラウザーで、組織のメールを管理する担当者から提供された URL を使用して、Outlook Web App にサインインします。ユーザー名とパスワードを入力し、[サインイン] を選択します。

  2. ページ上部で、[設定] 、[オプション] の順に選びます。

  3. [オプション] で、[メールの整理]、[受信トレイのルール] の順に選びます

[受信トレイのルール] ページには、すべての受信トレイのルールの概要が表示されます。ここでは、ルールの内容の確認、ルールのオンとオフ、新しいルールの作成、既存のルールの編集、または必要なくなったルールの削除を行うことができます。

アイテム

説明

新規作成

新しい受信トレイのルールを作成する場合に使います。

編集 編集

ルールを強調表示し、ルールの詳細を確認または編集する場合に選択します。

破棄 削除

仕分けルールを強調表示し、[削除] を選択して削除します。

上へ移動 上へ移動

選択したルールを一覧内の 1 つ上に移動する場合に使います。ルールは、上から下の順に処理されます。

下へ移動 下へ移動

選択したルールを一覧内の 1 つ下に移動する場合に使います。

更新 更新

ルールの一覧を更新する場合に使います。

オン

ルールの横のチェック ボックスを使ってルールをオン (チェック ボックスをオン) またはオフ (チェック ボックスをオフ) にします。

ルール

ルールの名前

[受信トレイのルール] ページを使用して新しい空白のルールを作成するには、[ new] を選びます。

新しいルール ウィンドウには、次の 3 つのセクションがあります。

セクション

説明

名前

メッセージの到着時、および:

ルールに名前を付ける

このボックスを使ってルールの条件を選びます。ドロップ ダウンを使って、使用する条件を表示および選択します。

条件に追加のオプションがある場合、表示されるウィンドウに入力します。

次の操作を行います。

このボックスを使って、選択した条件を満たすメッセージが到着したときに実行する操作を選びます。

その他のオプション

[その他のオプション] は、次の目的で使います。

  • 追加の条件や操作をルールに追加します。

  • [例外の追加] を選択して、ルールに例外を追加します。

  • ルールの処理を中止するオプションをオンまたはオフにします。既定では、ルールの処理を中止するオプションは、オンになっています。このオプションを有効にすると、複数のルールの条件を満たすメッセージが到着した場合、最初のルールのみが適用されます。この設定をオフにすると、メッセージが条件を満たすすべてのルールが適用されます。

    たとえば、パブリック グループに送信されたすべてのメッセージを特定のフォルダーに移動するルールと、マネージャーから受け取ったすべてのメッセージを別のフォルダーに移動するルールがあるとします。[仕分けルールの処理を中止する] をオフにすると、マネージャーがそのグループにメッセージを送信した場合、両方のフォルダーにそのメッセージが格納されます。マネージャーから送信されたメッセージを移動するルールのみを適用する場合は、そのルールを、グループに送信されたメッセージを移動するルールより一覧内の上の位置に置き、上のルールを編集してルールの処理を停止するオプションを追加します。

  • ルールに独自の名前を付けます。

ルールを選んで [編集] 編集 を選ぶと、表示されたルールを編集して、条件やアクションを変更することができます。

不要になったルールがある場合は、それを選択し、[ 破棄 delete] を選んで削除することができます。ルールをしばらくオフにしたい場合は、ルールの横にあるチェックマークを外します。

  • Outlook Web Appで新しい仕分けルールを作成すると、 Outlookで作成され、現在無効になっている一部のルールが削除されるという警告が表示されることがあります。これらのルールを削除する前に、 Outlookを使用してアカウントにサインインし、ルールを確認して保持するかどうかを調べることをお勧めします。保持するルールを有効にします。

  • ルールは、[ルール] ウィンドウに表示される順序で上から下に実行されます。ルールの順序を変更するには、移動するルールを選択し、[ 上へ移動 up] または [ 下へ移動 ] の下向き矢印を選択して、リスト内の目的の位置にルールを移動します。

  • メッセージの種類によっては、受信トレイのルールがトリガーされません。たとえば、次のようなメッセージです。

    • 配信不能レポートとシステム メッセージを含む、配信状態通知。

    • 電子メール クライアントにより生成される開封済みメッセージと配信済みメッセージ。

    • 一部の自動応答 (不在) メッセージ。

  • ルールを作成するのに、必ずしも [受信トレイのルール] タブを使う必要はありません。ルールは、メッセージから直接作成することもできます。ルールをメッセージから直接作成するには

    • メッセージ一覧ウィンドウでメッセージを右クリックし、[仕分けルールの作成] を選びます。

    • または、閲覧ウィンドウでメッセージを表示しているときに、拡張メニュー 拡張メニュー を選んで、メニューから [仕分けルールの作成] を選びます。

  • 作成した各ルールは、メールボックスの非表示セクションに配置されます。このセクションは 64 KB に制限されています。ルールが使う領域の実際の大きさは、名前の長さや適用した条件の数など、いくつかの要因によって決まります。64 KB の上限に達すると、ツールを追加できないことを示す警告が表示されます。その場合、他のルールを作成する前に、既存のルールを削除するか、簡略化する必要があります。ルールに使用される領域を減らすいくつかの方法を次に示します。

    • 不要になったルールを削除します。

    • ルールの名前を短くします。

    • 同じ処理を行う 1 つ以上のルールを結合します。

    • ルールから条件を削除します。

  • 転送ルールを作成するときに、転送先に複数のアドレスを追加できます。転送できるアドレスの数は、アカウントの設定によっては制限される場合があります。許可されている数よりも多くのアドレスを追加すると、転送ルールは機能しません。複数のアドレスを含む転送ルールを作成する場合は、それをテストして、動作していることを確認します。

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