Outlook on the web のメッセージ フォルダーを操作する

Outlook on the web でメッセージを整理する必要がある場合は、新しいフォルダーの作成、既存のフォルダーの名前の変更、移動、削除を行うことができます。Outlook on the web で指定した条件に応じて、自動的にメッセージをフォルダーに移動するように、ルールを設定することもできます。

手順を実行するバージョンを選択する

新しい Outlook on the web を使用しているかどうかによって手順が若干異なります。使用している Outlook on the web のバージョンを選択し、該当する手順を表示します。

メールボックスの外観が次のような場合...

Outlook on the Web ベータ版

「新しい Outlook on the web 用の手順」を参照してください。

メールボックスの外観が次のような場合...

Outlook on the web

従来の Outlook on the web 用の手順」を参照してください。

注: お客様の組織がツール バー内にロゴを表示している場合、上記とは若干異なるものが表示される可能性があります。

新しい Outlook on the web での手順

既定では、アカウントにはまず次のようなフォルダーがあります。

  • 受信トレイ 受信メッセージは、別のフォルダーにリダイレクトするように受信トレイのルールを作成していない限り、受信トレイに届くか、迷惑メールとして識別されます。

  •         迷惑メール メール ボックスに届く前にスパム フィルターによってブロックされなかったけれども迷惑メールだと判断されたメッセージは、このフォルダーに自動的に移されます。詳細については、「Outlook on the web の迷惑メールやスパムメールをフィルターする」を参照してください。

  • 下書き メッセージを作成するときに、すぐにそれを終えることができない場合は、自動的に下書きフォルダーに保存されます。後からそのメッセージに戻って編集を続け、送信できます。

  • 送信済みアイテム 既定では、送信したすべてのメッセージのコピーが送信済みアイテム フォルダーに入れられます。

  • 削除済みアイテム メッセージを削除すると、削除済みアイテム フォルダーに移されます。

フォルダーに対して行うことができる操作の大部分は、フォルダーを右クリックすると表示される、コンテキスト メニューを見れば確認できます。

  • [新しいフォルダーの作成] 右クリックしたフォルダーの中に新しいサブフォルダーを作成します。

  • [削除] フォルダーとそのコンテンツすべてを [削除済みアイテム] に移動します。

  • [すべて削除] 選択したフォルダー内のすべてのアイテムを [削除済みアイテム] に移動します。

  • [すべて開封済みとしてマーク] 選択したフォルダー内のすべてのアイテムを読み取りとしてマークします。

  • [名前の変更] フォルダーに別の名前を付けます。[受信トレイ] フォルダーなどの既定フォルダーの名前を変更することはできません。

新しいフォルダーを作成し、お好みの方法でメッセージを分類します。たとえば、特定のプロジェクト用、特定のユーザーによって送信されたすべてのメッセージ用、または属している配布グループに送信されたすべてのメッセージ用などにフォルダーを作成することができます。

新しいフォルダーを作成する

  1. フォルダー ウィンドウの一番下にある [新しいフォルダー] を選びます。

  2. 新しいフォルダー ボックスに、フォルダーの名前を入力して、Enter キーを押します。

新しいサブフォルダーを作成する

  1. フォルダーウィンドウで、サブフォルダーを追加するフォルダーを右クリックします。

  2. [新しいサブフォルダーの作成] を選択します。

  3. 新しいフォルダー ボックスに、フォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。

注: [受信トレイ]、[下書き]、[削除済みアイテム] などの既定のフォルダーの名前は変更できません。

  1. フォルダーウィンドウで、名前を変更するフォルダーを右クリックします。

  2. [名前の変更] を選択します。

  3. フォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。

注: [受信トレイ] や [送信済みアイテム] などの既定のフォルダーを削除することはできません。

  1. 左側のウィンドウで、削除するフォルダーまたはサブフォルダーを右クリックします。

  2. [フォルダーの削除] を選びます。

  3. 確認メッセージが表示されたら、[OK] を選択します。

Outlook on the web では、[お気に入り] フォルダーに、[受信トレイ]、[送信済みアイテム]、[削除済み] のフォルダーが自動的に含められます。[お気に入り] にフォルダーを追加すると、最も重要なフォルダーを容易に追跡できるようになります。フォルダーを [お気に入り] に追加しても、フォルダーが移動されるわけではなく、代わりにフォルダーと [お気に入り] との間にリンクが作成されます。[お気に入り] に追加されたフォルダーは、個人用フォルダーにそのまま維持されます。

  • [お気に入り] にフォルダーを追加するには、個人用フォルダーの下にあるフォルダーを右クリックし、[お気に入りに追加] を選択します。

  • [お気に入り]のフォルダーを整列するには、フォルダーを選択し、そのフォルダーをフォルダー階層内の新しい位置までドラッグします。または、フォルダーを右クリックし、[リスト内で上へ移動] または [リスト内で下へ移動] を選択します。

  • フォルダーを削除するには、[お気に入り] から削除するフォルダーを右クリックし、[お気に入りから削除] を選択します。この操作では、フォルダーへのリンクのみが削除されます。個人用フォルダー内のフォルダーはそのまま維持されます。

組織のポリシーによっては、[お気に入り] にパブリック フォルダーを追加できる場合があります。Outlook on the web にパブリック フォルダーを作成し、それを [お気に入り] に追加する方法の詳細については、「パブリック フォルダーを作成する」を参照してください。

注: ポリシーは、組織の管理者によって管理されます。 ポリシーは、お使いのアカウントで利用できないことがあります。

アーカイブ ポリシーとアイテム保持ポリシーを使って、メールボックス内に残っているメッセージを一定時間の後に、自動的に移動または削除できます。ポリシーとその割り当て方法の詳細については、「Outlook on the web の保持ラベルの割り当てとアーカイブ ポリシー」を参照してください。

メッセージまたはフォルダーを削除すると、[削除済みアイテム]フォルダーに移動されます。メッセージをそのフォルダーから手動で削除することも、サインアウト時に自動的に [削除済みアイテム] フォルダーを空にするように Outlook on the web を設定することもできます。

注: 削除したフォルダーの内容は、[削除済みアイテム] フォルダーを展開した後にのみ表示されます。

[削除済みアイテムの展開] フォルダーが表示されているスクリーンショット。

サインアウトするときに [削除済みアイテム] フォルダーを空にする

  1. ページの最上部で、[設定] Settings > [Outlook のすべての設定を表示]をクリックする。

  2. [メール]、[メッセージの処理] の順に選びます。

  3. メッセージ オプション で、[ 削除済みアイテムを空にする ] フォルダーの横にあるチェックボックスを選択します。

  4. 保存 をクリックします。

削除されたメッセージを復元する方法については、 ウェブ上のOutlook にある削除されたメッセージを復元する を参照してください。

Outlook on the web コマンドバーのコマンドを使用したり、または、メッセージを受け取ったときに Outlook on the web で自動的にフォルダーに移動させるように設定します。

コマンドを使用してメッセージを自動的に処理します

[一括処理] と [移動先] などのコマンドを使用すると、特定の送信者からのメッセージを自動的に削除または移動できます。受信トレイのメッセージを選択すると、コマンドは justOutlookOutlook on the web メニュー バーに表示されます。

  • [一括処理] では、受信トレイの不要なメールをすばやく削除することができます。メッセージを選択すると、その送信者からのすべての受信メールを自動的に削除したり、最新のメールのみを保持して残りを削除したり、10 日間経過したメールを削除したりすることができます。

  • [移動先] を使用すると、メッセージを特定のメッセージに移動したり、別のフォルダーに移動したりすることができます。

ルールを設定してメッセージを自動的に処理する

ルールを使用して、メッセージを受信したときに自動的にフォルダーに移動します。

  1. 受信トレイで、ルールを割り当てるメッセージを選択し、コマンド バーの [ その他の操作 ] を選択します。

  2. [仕分けルールの作成] を選びます。[仕分けルールの作成] ダイアログ ボックスが開きます。

  3. その差出人からメッセージを移動するフォルダーを選びます。

  4. その他の条件とアクションを選択するには、[その他のオプション] を選びます。

    既定では、 [ルールの処理を中止する] チェック ボックスはオンになります。これがオンになっている場合は、それ以降のルールがメッセージに適用される場合でも無視されます。

  5. [OK] を選択して、ルールを保存します。

従来の Outlook on the web 用の手順

既定では、アカウントにはまず次のようなフォルダーがあります。

[お気に入り] の既定のメール フォルダー
  • 受信トレイ 受信メッセージは、別のフォルダーにリダイレクトするように受信トレイのルールを作成していない限り、受信トレイに届くか、迷惑メールとして識別されます。

  • 低優先メール 過去に着信したメッセージの取り扱い方法に基づいてメールをフィルター処理するのに役立ちます。オンにすると、メール サーバーによって既読または未読のメッセージが追跡されます。未読のメッセージは低優先メール フォルダーに移動されます。

  • 送信済みアイテム 既定では、送信したすべてのメッセージのコピーが送信済みアイテム フォルダーに入れられます。

  • 削除済みアイテム メッセージを削除すると、削除済みアイテム フォルダーに移されます。

Outlook on the web では、[フォルダー] で [その他] を選択すると、該当する既定フォルダーが [お気に入り] の下に並んで表示されます。個人用フォルダーの下にも同じ既定フォルダーが一覧表示され、より長いフォルダー リスト (大部分は管理者により作成されたものと考えられます) の構成要素になります。管理者が追加したと考えられるフォルダーには、次のようなものがあります。

  • 下書き メッセージや返信を作成するときに、すぐにそれを終えることができない場合は、自動的に下書きフォルダーに保存されます。後からそのメッセージに戻って編集を続け、送信できます。

  • 迷惑メール メール ボックスに届く前にスパム フィルターによってブロックされなかったが、迷惑メールだと判断されたメッセージは、このフォルダーに自動的に移されます。迷惑メール フォルダーについては、記事「迷惑メールやフィッシング詐欺について」を参照してください。

  • これは読み取り専用のフォルダーです。このフォルダーの中でアイテムを作成または編集するには、Outlook を使う必要があります。

  • 会話履歴 既定では、 Skype for Business 内のすべての会話のコピーが [会話履歴] フォルダーに配置されます。

フォルダーに対して行うことができる操作の大部分は、ショートカット (コンテキスト) メニューを見れば確認できます。このメニューは、フォルダーを選択し、右クリックすると表示されます。表示されるショートカットは、[お気に入り] の下でフォルダーを選択した場合と、個人用フォルダーの下でフォルダーを選択した場合とで異なります。

お気に入りフォルダー

[お気に入り] フォルダーには、上位のメール フォルダーが表示されます。ショートカット メニューには、これらのフォルダーを操作する際に最もよく使用または必要とされるオプションが用意されます。

メールの受信トレイを右クリックすると表示されるコンテキスト (ショートカット) メニュー

  • [一覧内で上へ移動] または[一覧内で下へ移動] いずれかのオプションを使用して、フォルダー階層内でフォルダーをより上の階層またはより下の階層に再配置します。

  • [お気に入りから削除] お気に入りからフォルダーを削除します。お気に入りからフォルダーを削除しても、個人用フォルダーから削除されることはありません。

  • [フォルダーを空にする] サブフォルダーを含むフォルダー内のすべてのアイテムを削除します。

  • 開封済みとしてマークする フォルダー内のすべてのアイテムを開封済みとしてマークします。

  • [ポリシーの割り当て] フォルダー内のメッセージにアーカイブまたはアイテム保持ポリシーを割り当てます。このオプションは、管理者が有効にしていない場合は、利用できない場合があります。

  • [権限] メールボックス内のフォルダーに他のユーザーがアクセスできるようにします。

個人用フォルダー

個人用フォルダーは、利用できるすべてのメール フォルダーのコレクションです。個人用フォルダーに接続されているショートカット (コンテキスト) メニューには、[お気に入り] フォルダーの場合より多くのオプションが用意されています。ただし、すべてのオプションがすべてのフォルダーで使用できるわけではありません。一部のオプションは管理権限が必要なため、利用できない場合があります。

個人用フォルダーを右クリックすると表示されるコンテキスト (ショートカット) メニュー

個人用フォルダーのショートカット メニューに含まれているオプションのうち、4 つは、お気に入りフォルダーのショートカット メニューに含まれていないオプションです。

  • 新しいフォルダーの作成 右クリックしたフォルダーの中に新しいサブフォルダーを作成します。

  • [名前の変更] フォルダーに別の名前を付けます。[受信トレイ] フォルダーなどの既定フォルダーの名前を変更することはできません。

  • お気に入りに追加 現在のフォルダーをお気に入りに追加 (リンク) します。

  • [移動] 選択したフォルダーをフォルダー階層内の新しい場所に移動できるようにウィンドウを開きます。また、フォルダーを選択して、新しい場所にドラッグすることもできます。

    注: 次にサインインしたときに、作成したフォルダーはアルファベット順に並べられます。

新しいフォルダーを作成し、お好みの方法でメッセージを分類します。たとえば、特定のプロジェクト用、特定のユーザーによって送信されたすべてのメッセージ用、または属している配布グループに送信されたすべてのメッセージ用などにフォルダーを作成することができます。

新しいフォルダーを作成する

  1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

    Outlook on the web のナビゲーション ウィンドウ内の [その他] ボタンにカーソルを合わせたときのスクリーンショット。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • [お気に入り] または個人用フォルダーの名前の横にある [新しいフォルダーの作成] ボタンをクリックします。 [新しいフォルダーの作成] ボタン

    • 個人用フォルダーを右クリックして、[新しいフォルダーの作成] を選択します。

  3. 新しいフォルダー ボックスに、フォルダーの名前を入力して、Enter キーを押します。

ヒント: 

  • 新しいフォルダーが自動的に作成され、既定フォルダーの下に表示されます。

  • [お気に入り] フォルダー内に作成した新しいフォルダーは、自動的に個人用フォルダーに追加されます。ただし、削除する場合は個人用フォルダーからしか削除できません。

  • ただし、お気に入りフォルダーを右クリックして [お気に入りに追加] を選択した場合にのみ、個人用フォルダー内に作成した新しいフォルダーがお気に入りフォルダーに表示されます。

新しいサブフォルダーを作成する

  1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

    Outlook on the web のナビゲーション ウィンドウ内の [その他] ボタンにカーソルを合わせたときのスクリーンショット。

  2. 個人用フォルダーで、サブフォルダーを追加するフォルダーを右クリックして [新しいサブフォルダーの作成] を選択します。

  3. 新しいフォルダー ボックスで、サブフォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。

注: [受信トレイ]、[下書き]、[削除済みアイテム] などの既定のフォルダーの名前は変更できません。

  1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

    Outlook on the web のナビゲーション ウィンドウ内の [その他] ボタンにカーソルを合わせたときのスクリーンショット。

  2. 個人用フォルダーで、名前を変更するフォルダーを右クリックして [名前の変更] を選択します。

  3. フォルダーの名前を入力し、Enter キーを押します。

フォルダーをフォルダー階層内の新しい場所までドラッグして移動することができます。この操作は、ショートカット メニューの [移動] オプションを使用して行うこともできます。

注: 次にサインインしたときに、作成したフォルダーはアルファベット順に並べられます。

  1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

    Outlook on the web のナビゲーション ウィンドウ内の [その他] ボタンにカーソルを合わせたときのスクリーンショット。

  2. 個人用フォルダーで、移動するフォルダーを右クリックして [移動] を選択します。

  3. [フォルダーの移動] ウィンドウが開いたら、フォルダーを移動する新しいフォルダーを選択し、[移動] を選択します。

さらに、フォルダーの移動先として新しいフォルダーを作成することもできます。そのためには、目的の親フォルダーを右クリックし、[新しいフォルダーの作成] をクリックします。[受信トレイ ルール] を使用すると、選択した条件に基づいて、受信メッセージを特定のフォルダーに自動的に移動することができます。

注: [受信トレイ] や [送信済みアイテム] などの既定のフォルダーを削除することはできません。

  1. [フォルダー] の下で、[その他] を選択します。

    Outlook on the web のナビゲーション ウィンドウ内の [その他] ボタンにカーソルを合わせたときのスクリーンショット。

  2. 削除するフォルダーまたはサブフォルダーを右クリックし、[削除] を選択します。

  3. 確認メッセージが表示されたら、[OK] を選択します。

Outlook on the web では、[お気に入り] フォルダーには、[受信トレイ]、[送信済みアイテム]、[低優先メール]、[削除済み] のフォルダーが自動的に含められます。[お気に入り] にフォルダーを追加すると、最も重要なフォルダーを容易に追跡できるようになります。フォルダーを [お気に入り] に追加しても、フォルダーが移動されるわけではなく、代わりにフォルダーと [お気に入り] との間にリンクが作成されます。[お気に入り] に追加されたフォルダーは、個人用フォルダーにそのまま維持されます。

  • [お気に入り] にフォルダーを追加するには、個人用フォルダーの下にあるフォルダーを右クリックし、[お気に入りに追加] を選択します。

  • フォルダーを整列するには、フォルダーを選択し、そのフォルダーをフォルダー階層内の新しい位置までドラッグします。または、フォルダーを右クリックし、[一覧内で上へ移動] または [一覧内で下へ移動] を選択します。

  • フォルダーを削除するには、[お気に入り] から削除するフォルダーを右クリックし、[お気に入りから削除] を選択します。この操作では、フォルダーへのリンクのみが削除されます。個人用フォルダー内のフォルダーはそのまま維持されます。

組織のポリシーによっては、[お気に入り] にパブリック フォルダーを追加できる場合があります。Outlook on the web にパブリック フォルダーを作成し、それを [お気に入り] に追加する方法の詳細については、「パブリック フォルダーを作成する」を参照してください。

注: ポリシーは、組織の管理者によって管理されます。 ポリシーは、お使いのアカウントで利用できないことがあります。

アーカイブ ポリシーとアイテム保持ポリシーを使って、メールボックス内に残っているメッセージを一定時間の後に、自動的に移動または削除できます。ポリシーとその割り当て方法の詳細については、「Outlook on the web の保持ラベルの割り当てとアーカイブ ポリシー」を参照してください。

メッセージを削除すると、[削除済みアイテム] フォルダーに移されます。メッセージをそのフォルダーから削除することも、サインアウト時に自動的に [削除済みアイテム] フォルダーを空にするように Outlook on the web を設定することもできます。事前に設定された日数を過ぎたら削除済みアイテム フォルダーのアイテムを空にするポリシーを管理者が設定している場合があります。

サインアウトするときに [削除済みアイテム] フォルダーを空にする

  1. 画面の上部にある [設定] 設定アイコン を選択します。

  2. [アプリの設定] で、[メール] を選択します。

  3. [自動処理]、[メッセージのオプション]、[サインアウトするときに削除済みアイテム フォルダーを空にする] の順に選択します。

  4. [保存] [グループの作成] ボタン をクリックします。

削除されたメッセージを復元する方法については、「Outlook on the web で削除されたメール メッセージを復元する」を参照してください。

Outlook on the web メニュー バーのコマンドを使用したり、Outlook on the web のルールを設定すると、メッセージを受け取ったときに自動的にフォルダーに移動されます。

コマンドを使用してメッセージを自動的に処理する

[一括処理] と [移動先] などのコマンドを使用すると、特定の送信者からのメッセージを自動的に削除または移動できます。受信トレイのメッセージを選択すると、コマンドは Outlook on the webメニュー バーに表示されます。

メニュー バーのスクリーンショット。

  • [一括処理] では、受信トレイの不要なメールをすばやく削除することができます。メッセージを選択すると、その送信者からのすべての受信メールを自動的に削除したり、最新のメールのみを保持したり、10 日間経過したメールを削除したりすることができます。

  • [移動先] を使用すると、メッセージを特定のメッセージに移動したり、その送信者からのすべてのメッセージを別のフォルダーに自動的に移動したりすることができます。

ルールを設定してメッセージを自動的に処理する

ルールを使用して、メッセージを受信したときに自動的にフォルダーに移動します。

  1. 受信トレイで、ルールを割り当てる必要があるメッセージを選択して、Outlook on the web メニュー バーで [その他のコマンド] アイコン。 を選択します。

    Outlook のメニュー バーの [その他のコマンド] ボタンのスクリーンショット。

  2. [仕分けルールの作成] をクリックします。[新しい受信トレイの仕分けルール] ダイアログボックス (フォーム) が開きます。

    • 名前 送信者の名前を示します。

    • [メッセージを受信したとき、次のすべての条件と照合する] 既定では、受信したメッセージに対して 3 つの条件が設定されています。矢印を選択してその他の条件を選びます。追加の条件が必要な場合は、[条件の追加] を選びます。

    • [次のすべての操作を実行] 既定では、事前に定義された 3 つのアクション条件のいずれかが設定されています。矢印を選択してその他のアクションを選びます。他のアクションを追加する場合は、[アクションの追加] を選択します。

    • いずれの条件にも一致しない場合の例外 既定では、例外は設定されていません。矢印を選択して上記の条件の例外を設定します。複数の例外が必要な場合は、[例外の追加] を選びます。

    • [ルールの処理を中止する] 既定では、チェック ボックスはオンになります。これがオンになっている場合は、それ以降のルールがメッセージに適用される場合でも無視されます。

  3. [OK] を選択して、ルールを保存します。アカウントの構成によっては、ルールの変更に関する警告が表示される可能性があります。必要な場合は、管理者にお問い合わせください。

注: メールボックスの外にメッセージを移動しても、メッセージを保存しておきたい場合は、Outlook を使って、メッセージを .pst ファイルに保存できます。これらのメッセージは、Outlook を使用していて、.pst ファイルにアクセスできる場合にのみ利用できます。詳細については、「Outlook データ ファイル (.pst および .ost) の概要」、および「情報を保存する Outlook データ ファイル (.pst) を作成する」を参照してください。

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