Outlook の基本的な作業

クイック アクセス バー

クイック アクセス バーは、Outlook の操作性において重要な役割を果たします。 これにより、主要な Outlook 機能であるメール、予定表、連絡先、タスクの間を簡単に移動できます。 これは標準的なタブとリボンに追加されているバーで、Outlook を簡単に使用および管理できるように、さまざまなツールとオプションを提供するものです。

クイック アクセス バーは、通常は Outlook ウィンドウの下部にあり、選択した設定に応じて、機能名に関連付けられているボタン名 (左の画像) またはアイコン (右の画像) のどちらかが表示されます。

新しいメール メッセージを作成する

1. 任意のメール フォルダー (受信トレイなど) から [新しい電子メール] を選択します。

   

   キーボード ショートカット:    電子メール メッセージを作成するには、Ctrl キーと Shift キーを押しながら M キーを押します。

2. メールの作成が終わったら、[送信] を選択します。

詳細については、「電子メール メッセージを作成する」を参照してください。

メッセージにメール署名を追加する

メッセージの最下部に表示する個人用の署名を作成します。 署名には、テキスト、画像、電子名刺、ロゴ、さらには手書きの署名の画像も含めることができます。

メール メッセージを転送する、またはメッセージに返信する

1. リボン上、または閲覧ウィンドウで、[返信]、[全員に返信]、または [転送] を選択します。

   

2. [宛先]、[CC]、または [BCC] ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

   • 受信者を追加するには、適切なボックス内をクリックし、受信者の名前を入力します。

   • 受信者を削除するには、適切なボックス内をクリックし、受信者の名前を選択し、Del キーを押します。

詳細については、「メール メッセージに返信または転送する」を参照してください。

メール メッセージに添付ファイルを追加する

ファイルを共有するためにメッセージに添付することができます。 また、メッセージ、連絡先、タスクなど、他の Outlook アイテムを添付することもできます。

1. 新しいメッセージを作成するか、既存のメッセージを選択して、[返信]、[全員に返信]、または [転送] を選択します。

2. メッセージ ウィンドウで、[メッセージ]、[ファイルの添付] の順に選択します。

   

詳細については、「電子メール メッセージにファイル、メッセージ、連絡先、またはタスクを添付する」を参照してください。

メール メッセージの添付ファイルを開く、または保存する

添付ファイルは、閲覧ウィンドウから、または開いているメッセージから開くことができます。 添付ファイルを開いて表示した後は、そのファイルを保存できます。 メッセージに複数の添付ファイルが含まれている場合は、それらをグループとして一度に保存できます。

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連絡先を作成する

連絡先は、名前とメール アドレスのようにシンプルにすることも、たとえば住所、複数の電話番号、写真、誕生日などの詳細を含めることもできます。 Outlook ウィンドウの左下隅にあるショートカット バーの [連絡先] オプションの下に、連絡先が表示されます。

• [連絡先] で、[新しい連絡先] を選択します。

  

  キーボード ショートカット:    Outlook内の任意のフォルダーから連絡先を作成するには、Ctrl + Shift + C キーを押します。

詳細については、「連絡先を作成、追加する」を参照してください。

Outlook アドレス帳で連絡先リストを取得する

アドレス帳で連絡先のコピーを保存することをお勧めします。 Windows 版の Outlook 2013、Outlook 2016 で、連絡先のコンマ区切り値 (.csv) ファイルをデバイスにダウンロードし、Excel で開くことができます。

1. Outlook を開き、[ファイル]、[開く/エクスポート]、[インポート/エクスポート] の順に選択します。

   

2. インポートおよびエクスポート ウィザードで、[ファイルのエクスポート]、[次へ] の順に選択します。

3. [コンマ区切り値] を選択し、[ファイルのエクスポート] ページで、自分のアカウントのエクスポート元のフォルダーとして [連絡先] を選択します。

   

   重要: 次に進む前に、選択した連絡先フォルダーが自分のメール アカウントに接続されていることを確認します。 これは、他者のコンピューターからこれらの手順を実行している場合に特に重要です。

4. [次へ]、[参照] の順に選択し、コンマ区切り (.csv) ファイルを保存する場所に移動します。

5. ファイル名を入力し、[OK]、[次へ] の順に選択します。

   

6. [完了] を選択して、エクスポート プロセスを開始します。

   注:  Outlook では、エクスポート プロセスが完了したときにメッセージは表示されません。

タスクを作成する

多くの人が、紙やスプレッドシート、または電子的な方法と紙を使った方法とを組み合わせて使用して、やらなければならないことをリストにしています。 Outlook では、さまざまなリストを組み合わせて 1 つのリストにできるうえ、アラームを表示したり、タスクの進捗状況を確認したりできます。

1. Outlook を開き、[ホーム] タブの [新規作成] グループで、[新しいアイテム] を選択します。

2. [タスク] を選択し、必要に応じてタスク フォームに入力して、[保存して閉じる] を選択します。

キーボード ショートカット:    新しいタスクを作成するには、Ctrl + Shift + K キーを押します。

詳細については、「タスクと To Do アイテムを作成する」を参照してください。

タスクを依頼する

1. クイック アクセス バーの [ ] または [ ナビゲーション バーの [タスク ] を選択します。

2. 次のいずれかの操作を行います。

   • リボンで [ ] を選択するか、Ctrl + Shift + K キーを押してタスクを作成します。

     または

   • 既存のタスクを開きます。

3. [タスクの割り当て] を選択します。

   

4. タスク フォームで、次の操作を行います。

   • [宛先] ボックスに、名前またはメール アドレスを入力します。

   • [件名] を追加し、[開始日] と [期限] を選択して、必要に応じて [状態] と [優先度] を設定します。

     

   • [タスク リストに最新情報を保存する] と [タスクの完了後、進捗レポートを送信してもらう] の 2 つのチェック ボックスの既定の選択を受け入れるか、オフにします。

   • 必要に応じて、これらのチェック ボックスの下にあるコンテンツ ブロックにメッセージを入力します。

5. タスクを繰り返し実行するには、リボンで [定期的なアイテム] を選択し、[定期的なタスクの設定] ダイアログ ボックスで目的のオプションを選択して、[OK] を選択します。

   注: 定期タスクを依頼する場合、タスクのコピーがタスク一覧に残りますが、更新されません。 [タスクの完了後、進捗レポートを送信してもらう] チェック ボックスをオンにした場合、タスクが完了するたびに進捗レポートが送信されます。

6. [送信] を選びます。

タスクを表示する

1. Outlookを開き、クイック アクセス バーで [ ] を選択します。

2. [タスク一覧] または [タスク] リストで、アイテムをダブルクリックして完全なフォームを表示します。

タスクを表示する方法はいつでも変更できます。

• [ホーム] タブの [現在のビュー] グループで、別のビューを選択します。

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タスクを印刷する

タスクの表示方法を選択し、印刷する内容に基づいて、タスクが印刷される形式 ([表のスタイル] または [メモのスタイル] ) を選択できます。 たとえば、印刷する 1 つのタスクを選択した場合、使用可能な印刷設定はメモ スタイルのみです。 ただし、To-Do リストなどのリストを選択すると、表スタイルの印刷形式も提供されます。

1. クイック アクセス バーで [ ] を選択します。

   

2. いずれかのフォルダー ([タスク一覧] または [タスク] リスト) 内の 1 つのタスクを選択するか、またはフォルダーを選択します。

3. [ファイル]、[印刷] の順に選択し、設定で目的の形式 (使用可能な場合) を選択します。