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Outlook の会議のスケジュールアシスタントと会議室の検索を使用する

Outlook で Office 365 または Microsoft Exchange アカウントを使用している場合は、スケジュールアシスタントと会議のスケジュール設定のための会議室の検索を使用できます。

スケジュール アシスタントを使う

  1. [受信トレイ] で [会議 >会議] を選択するか、予定表で [新しい会議] を選択します。 キーボード ショートカットの Ctrl+Shift+Q を利用して新しい会議依頼を作成することもできます。

  2. [宛先] ボックスに出席者を追加します。

  3. [件名] ボックスに、会議またはイベントの説明を入力します。

  4. リボンから [スケジュールアシスタント] を選択します。 [宛先] ボックスに入力したすべての受取人に対応する行が表示されます。 他の出席者を追加する場合は、スケジュールアシスタントの空の行に名前を入力します。

  5. 出席者が忙しい時間は、濃い青色で表示されます。 出席者に仮の予定がある場合は、薄い青色のハッシュブロックで表示され、出席者の勤務時間以外の時間は薄い灰色で示されます。 すべての出席者に対して利用可能な時間を選択します。

  6. すべての出席者に最適な時間を選択するには、右側の列の [会議室の検索] を使用します。 出席者が競合している時間を確認できます。

会議室の検索を使用する 

  1. 新しい会議で、リボンの [スケジュールアシスタント] ボタンを選択します。

  2. [会議室の一覧を表示] ドロップダウンを使用して、会議室の一覧を選びます。 これらの一覧は、Microsoft Exchange または Office 365 管理者によって設定されます。 

    会議で利用可能な会議室を表示するには、会議室の検索機能を使います。

  3. 利用可能な会議室を選択して、会議室をスケジュールアシスタントに追加したり、会議に受信者として追加したりします。 

  4. [時間の候補] ウィンドウには、会議に最適な時間が表示されます。これは、ほとんどの出席者が利用できる時刻として定義されます。 最適な会議の時間が、ウィンドウの上部に表示されます。 時刻の候補のいずれかを選択するには、[時間の候補] ウィンドウで、[候補] をクリックします。 また、空き時間情報グリッドで時刻を手動で選ぶこともできます。

    [時間の選択候補を使って、出席者がいつ連絡可能かを確認します。

    1. 会議を定期的に行う場合は、[会議] メニューの [オプション] グループで [定期的なアイテム] をクリックし、定期的なパターンを選択して、[ OK]をクリックします。

      会議出席依頼に定期的なパターンを追加すると、[会議] メニューが [定期的な会議] に変わります。

  5. 会議の設定が完了したら、[送信] をクリックします。

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