Outlook のベスト プラクティス: 優れた電子メールを作成します。

Outlook のベスト プラクティス: 優れた電子メールを作成します。

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この記事の内容

命令事項

禁止事項

配布リストを使用して、連絡先グループ (配布リスト) する方法

本文中のコメントを使用する方法

Bcc を使用する場合

休暇用に準備します。

命令事項

次のルールは、電子メールの間で洗練された外観と、メッセージを使用できます。

  1. 送信する前に、メッセージを読みます。

  2. こと、件名をわかりやすい名前とアクション指向します。例:"管理者: ボード Retreat 日付を送信してください"とアクションの名前の両方が含まれるため、受信者は、実行する必要が簡単に判断できます。他の便利なプレフィックスを含める"ヒント:"と「アクションが必要です」。

  3. アクションが必要な場合は、どのような状態 、件名の行に表示する

  4. スレッドのトピックが変更された場合は、メッセージの件名を変更します。

  5. メッセージはすべて短く、ポイントにしてください。

  6. 最も重要なメッセージのコンテンツの整理にします。

  7. 太字の重要な情報を検討してください。

  8. アクション アイテムと質問行を分けて表示させる、いなければならないようにします。

  9. 太字ユーザー名と疑問を列挙します。例:"小林: project? の状態は何" @Mentions の使用を検討して、Office 365 での Outlook 2016 を使っている場合。

  10. だれに閲覧する必要があるメッセージを送信するユーザーの数を制限します。

    • [ Cc ] 行に通知する必要があるユーザーを配置します。

    • 返信または、[宛先] 行の操作を行う必要があるユーザーを配置します。

  11. 使用する 署名 該当する場合、ですが、署名の単純な短い、professional、し可能であれば、グラフィックスを解放します。

  12. すぐに応答する場合は、メールを送信しない。電話またはインスタント メッセージを送信します。

  13. メッセージが複数の 10 個のある電子メールのスレッドを使っているかどうかはせず、解像度には、通話または会議をセットアップして、懸案事項について説明検討してください。メールは、常に複雑な問題を解決するため、効率的に使用中ではありません。

  14. より広範な応答を要求するメッセージを確認します。ビジー状態で、完全な回答がすぐに応答する場合は、送信者を行うには、問題にして、特定の時間または日付で応答かがわかります。フラグ メッセージを後で応答するを忘れないようにします。

  15. 使用して重要度: 高( Outlook の [重要度 - 高] アイコン )は慎重に

    注: 遅延送信ルールをセットアップした場合でもメッセージの重要度: 高とをすぐに送信します。

  16. 質問を入力すると、応答可能性のあるユーザーは、いくつか、 1 人だけ選択ではなくグループに質問を送信するにがあります。

優れた電子メール メッセージを作成するキーでは、受信者ができます。メールのエチケットの詳細については、この参照してください記事。

フラグの設定: 送信保留中であるフラグを設定する

返信が必要なユーザーにメッセージを送信する場合は、次の操作を行います。

  1. 送信するのには、自分用にフラグを設定します。

  2. フラグの設定を開始するには、[to do バーのフラグが設定されたメールのタスクの名前を変更します。

  3. @Waitingカテゴリにマークを付けます。

次の 3 つの手順を実行すると、次のアクションは、別のメッセージを送信するか、返信を確認することがわかっています。

ヒント   別のメッセージを送信するのには自分を示す方が効果的で受信者のメッセージにフラグを設定します。同様に、メッセージでの操作を行うことを保証するときにフラグを設定する自分用に知らせる場合は、to do バーのタスクがあること。

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禁止事項

  1. ひな形を使用しないでください。

  2. すべての送信メッセージに上司を含めない。

  3. Angry とする場合は、メッセージを送信しないでください。[下書き] フォルダーに保存する作成の向上し、[後に戻ます。

  4. (3 つ以上の段落) の長いメッセージを送信する場合、すばやい返信を期待しないでください。

  5. しないメッセージを送信フォロー アップの最初のメッセージの後に 1 日より小さい。タイムリーに聞こえない場合は、電話またはインスタント メッセージングを使用してみてください。

  6. 領収書またはすべての送信メッセージの配信確認しない使用するをご覧ください。受信者がメッセージを受信するかどうかが不明の場合にのみ使用できます。

  7. すべての送信メッセージにフラグまたは重要度: 高 Outlook の [重要度 - 高] アイコン を添付しません。受信者は無視する方法を学習します。

  8. すべて大文字を使用しないでください。

  9. 添付ファイルを送信しない: 代わりにリンクを送信します。

  10. 配布リストを展開したり、連絡先グループしないでください。メッセージは読みにくくの配布リストを展開して問題が発生するメール フォルダーに移動します。

  11. 皮肉を使用しないでください。自分のユーモアを誤解可能性があります。

  12. しないコードを記述を読み、会社のすべてのユーザーは必要ありません。電子メール メッセージがしまうことがありますわかりません。

  13. 読みにくい草書体やアートの高度なフォントを使用しないでください。

  14. にくくなるために、赤のフォントを使用しない読み取りおよびクリティカルとして解釈することができます。

  15. 配布リストに全員へ返信を送信したり、連絡先グループを削除するかどうかを尋ねるしないでください。できます。

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連絡先グループおよび配布リスト (配布リスト) のルール

  • 大規模な連絡先グループに応答する場合は、すべてのメール事項と禁止事項を実行します。

  • 1 人のユーザーからの他の情報が必要ですか、個別に問題を調査する場合は、すべてのユーザーが返信することを確認し、個別に個別に返信できるように全体の配布リストに応答します。問題が解決に解決した後、配布リストに返信を確認してください。これを行うには、配布リストに他のユーザーによって参照される解決することができます。

ユーザーをリダイレクトする方法

メンバーになっていると、メッセージを他のユーザーまたは別の配布リストをより回答を配布リストにメッセージを送信する場合は、次の操作を行います。

  1. 適切な配布リストまたは [宛先] 行のユーザーに返信します。

  2. 目的の配布リストに返信を送信またはユーザー。

  3. [Bcc] 行に、元の配布リストをしないでため、メッセージは他のユーザーのルールでフィルターされません。代わりに、またはCc行に配布リストのままにします。

配布リストから削除される方法

上にあるたくない配布リストからメールを受信した場合に、ネットワーク管理者または配布リストの所有者にメッセージを送信するように依頼して削除します。全体の配布リストに返信できません。DL リストの所有者を検索するには、配布リストの名前をダブルクリックします。

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本文中のコメントを使用する方法

受信した電子メールへの本文中のコメントを追加するは、質問に答えてし、問題に直接対応するための便利な方法です。次のベスト プラクティスと見なされます。

  1. メッセージで、本文中のコメントを使用していることに言及します。 たとえば、「以下の追加コメントを参照してください」と記入します。

  2. 入力しているテキストと元のメッセージを区別します。 いくつか次のような提案があります。

    • フォントの色を変更します。

    • 保留中済み名前やイニシャルをかっこで、たとえば、[Melissa]、[MM]

    • 斜体または太字にフォントを変更する、または両方の

  3. 作成しなかった内容を削除しないでください。

画像
図 1 Outlook メッセージにインライン コメントの例

図 1 Outlook メッセージにインライン コメントの例

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BCC の用途

余分なメールが不要になったこと見なしたり、スレッドのトピックが変更されたかどうかは、電子メールのスレッドからユーザーを削除するのには、 [bcc]機能を使用します。

たとえば、質問を受け取るユーザーは、次の 5 つのいずれかの操作をすることに応答する、移動他 4 つのユーザーには、 [bcc]行し、状態のようになります"Bcc'ing 佐藤、Jeff、James および Jennifer します。ここでは、回答を..."今後のメッセージは、して、元の送信者のみの間で、[されます。

サードパーティ製の機密性の高いメッセージに関する補足 (上司) などにBccを使わないでください。Bccの受信者を認識いて、 [bcc]が行われているし、 Bccを受け取ったことを公開するすべてのユーザーに応答していません。止め動作として遭遇このことがあります。

通知にBccを使用するのではなくサード パーティの問題の送信して、メッセージの転送します。

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休暇用に準備します。

Office 365、Outlook.com、Hotmail.com、または Live.com アカウント、または Microsoft Exchange アカウントを Outlook を使っている場合は、廃止いるか、組織内のユーザーに知らせるための不在時のメッセージを設定することができます。

ベスト プラクティスとして、アドバイスに従って、不在を同僚の Outlook の予定表に追加します

か、管理者が共有休暇の予定表を作成、必ずが休暇を投稿します。共有の予定表を使用しているすべてのユーザーの場合は、全員が、それ以前のバージョンの資料がわかるように、電子メール メッセージは、適切なアラームとして機能するように個別の会議出席依頼を送信する必要ありません。

著者について

いいます Eddy は、Outlook の潜在顧客コンテンツ ライターです。 いいます Eddy は、Outlook のデスクトップ版の潜在顧客コンテンツ ライターです。ユーザーは、以前の Outlook MVP と非常に古いバージョンの Outlook で複数のブックの作成者です。ユーザーはシアトルの閲覧と、ギターの再生をいますが一緒に存在します。

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