Outlook のあまり知られていない 7 つの優れた点

Outlook を使うと、メール メッセージの送受信、予定表の管理、連絡先の名前と番号の保存、タスクの追跡を行うことができます。ただし、Outlook を毎日使っていても、生産性の向上に役立つ優れた機能を知らないことがあります。 

ファイルの添付を忘れていませんか?

Outlook でも入力されていないタスクや記録し忘れている予定を思い出させることはできませんが、ファイルを添付しないままメールを送信してしまうのは防ぐことができます。新しいメールを作成していて、"添付" という単語を入力したのに、ファイルを添付しないでメールを送信しようとすると、Outlook はファイルの添付を忘れていないかどうかを注意します。メールの送信をいったん止めて、ファイルを添付してから、メッセージを送信できます。 ファイル添付機能の詳細については、「Outlook メール メッセージにファイルを添付または画像を挿入する」をご覧ください。

Outlook はファイルの添付忘れを教える。

飛行機に乗り遅れない。Outlook はフライトの詳細を自動的に追加する。

飛行機に乗り遅れることは二度とありません

フライト、ホテル、レンタカーなどの予約をメールで受け取った場合、Outlook はその情報を、確認番号や追跡番号、さらにはリンクといった多くの関連情報と共に、予定表に自動的に追加します。残念ながら、Outlook は空港までの移動時間を計算することはまだできないので、出かける前に交通状況の確認を忘れないでください。

詳細については、「旅程や荷物の配送日を自動的に予定表に追加する」をご覧ください。

仕事に集中し、そのスレッドは無視しましょう

気がつくと無視したいメール スレッドを見ていることはありませんか。大企業で働いていると、知らないうちに配布リストに追加されていることがあります。Microsoft で実際にあったこのような状況についての愉快な (そして若干の痛みを伴う) エピソードについては、Exchange チームのブログをご覧ください。スレッドに届いたメッセージを 1 つずつ削除するのではなく、スレッド全体を無視することができます。指定したスレッドのすべてのメッセージは [削除済みアイテム] フォルダーに移動され、それ以降にそのスレッドに届くメッセージは [受信トレイ] をバイパスして [削除済みアイテム] フォルダーに直接送られます。 詳細については、「スレッド内のすべての電子メール メッセージを無視する」をご覧ください。

投稿の多いスレッドを無視することで、受信トレイをすっきりさせる。

メッセージの通知で重要なメッセージを見逃さない。

重要なメッセージを見逃す心配はありません

仕事の依頼、コンサートの前売りコード、上司からの弁論趣意書などが届くのを待っているのに、仕事もあるので、何時間も Outlook のメッセージ一覧に注目していられないことがあります。 

Outlook の新しいアイテムである通知を使うと、特定の条件を満たすメッセージを受信したことを知ることができます。この通知は使っている他のすべてのアプリケーションの上に表示されるので、メッセージを見逃すことはありません。メッセージ通知の詳細については、「Turn new message alert pop-up on or off」 (新しいメッセージ通知のポップアップのオンとオフを切り替える) をご覧ください。

フォルダーをクリーンアップします

数十または数百のメッセージが含まれる複数のスレッドが受信トレイにある場合、多くのメッセージが重複している可能性があります。読んで返信したのに、削除していないのです。

[クリーンアップ] ボタンを使うと、そのようなメッセージの多くを削除し、未読メッセージまたは重複していない情報を含むメッセージだけを残すことができます。試してみて、受信トレイ ゼロにどれだけ近づくかを確認してください。詳細については、「スレッドのクリーンアップを使用して冗長なメッセージを削除する」をご覧ください。

フォルダーのクリーンアップを使って必要のない余計なメッセージを削除する。
複数のフォルダーを作成してメール メッセージを保存する。

複数の Outlook ウィンドウを開きます

受信トレイと予定表の間をすばやく移動したり、並べて表示したいと思ったことはありますか。メール、連絡先、予定表、タスク、ノート、フォルダー、ショートカット、アドインを簡単に切り替えることができます。ナビゲーション ウィンドウの適切なボタンを選択するだけです。 

これらのオプションのいずれかを新しい Outlook ウィンドウで開きたい場合は、ボタンをクリックまたは選択するのではなく、ボタンを右クリックします。そして、[新しいウィンドウ​​で開く] を選択します。 

@メンション

多数の同僚にメールを送っても、返信が必要なのはそのうち 2 人だけ、といったことはありませんか。太字や下線などのテキスト効果、または明るい色のフォントを使って、そのような相手の名前を目立たせたことがあるかもしれません。今回、別のオプションも選択できるようになりました。 

名前の前に @ を付けると、いくつかの処理が行われます。 

  • @ の付いた名前は、メール メッセージの宛先行に自動的に追加されます。

  • その名前は、メッセージ本文で強調表示されます。

  • 受け取った側では、メッセージ一覧に @ 記号が表示され、名前でメンションされていることを示します。 

@メンションを使って注意を引く。
他のユーザーと共有したいヒントを教える。

共有したいヒントがありますか?

Outlook の最も優れた点の 1 つは、機能の豊富さです。連絡先の管理から、タスクの作成と割り当て、きれいな宛名ラベルの印刷、デジタル スケジュールの管理まで、Outlook はそのすべてを行うことができます。Outlook チームや世界中のユーザーと共有したい、自分だけのヒントやテクニックがきっとあるはずです。Outlook でできる最も素晴らしいことについて、コメントをお送りください。 

これらのオプションのいずれかを新しい Outlook ウィンドウで開きたい場合は、ボタンをクリックまたは選択するのではなく、ボタンを右クリックします。そして、[新しいウィンドウ​​で開く] を選択します。 

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