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Outlook で Office 365 グループを活用する

チームで配布リスト、ファイル共有、共同作業によるメモの記録を使用して、作業を完了すると、Outlook で Office 365 グループ を好むことができます。 Office 365 グループ は、 Outlookからの会話と予定表、 SharePointからのファイル、 Plannerのタスク、共有された OneNote ノートブックをチーム用の1つの共同作業スペースにまとめる強力で生産的なプラットフォームです。

グループをフォローすると、すべてのメールメッセージと会議の出席依頼が受信トレイに直接送信されます。 うっかり削除することを心配したり、受信トレイから個人用のフォルダーにメールを移動するルールを作成したりする必要はありません。 ドキュメントを読んだ後、受信トレイから削除しても、検索可能なグループ フォルダーにコピーが安全に保存されていることをご存知のはずです。 実際、グループがスタートしてから、すべてのメッセージはグループ フォルダーに保存されます。 初めにメンバーになっていない場合でも、参加したら完全な履歴を表示することができます。

ヒント: まだ Office 365 グループ を使っていない場合は、まずOutlook で Office 365 グループの使用を開始することをお勧めします。

Outlook​​ で Office 365 グループを最大限に活用するためのヒント

  1. <c0>グループを配布リストと同じように使用する</c0> 新しいメール メッセージや会議出席依頼は受信トレイに送信され、グループに送信したものはすべてグループのメンバー全員にも配信されます。    配布リストと同じです。 すべてのバージョンの Outlook または Outlook on the web (旧称 Outlook Web App) で機能します。 メール メッセージの宛先行にグループのメール アドレスを入力し、会話を開始してください。

    注: グループを作成する場合は、[すべてのグループ会話を送信する] チェックボックスをオンにして、すべてのメンバーが受信トレイでグループメールのコピーを受信できるようにします。

  2. グループの "お気に入り" にすばやくアクセスできるようにする   Outlook 2016では、所有しているグループ、またはメンバーとして所属しているグループが、ナビゲーションウィンドウの下部に表示されます。 グループを右クリックして、[お気に入りに追加] を選択すると、簡単にアクセスできるようにナビゲーションウィンドウの一番上に移動します。

    強調表示されている 2 つのグループとお気に入りの一覧

    また、[お気に入り] に追加すると、オフラインのときでもコンテンツにアクセスできるようになります。

  3. <c0>メッセージを個人用フォルダーに移動させる必要はありません</c0> グループに登録すると、すべてのメール メッセージや会議の出席依頼が直接受信トレイに送信されます。    グループをフォローすると、すべてのメールメッセージと会議の出席依頼が受信トレイに直接送信されます。 うっかり削除することを心配したり、受信トレイから個人用のフォルダーにメールを移動するルールを作成したりする必要はありません。 ドキュメントを読んだ後、受信トレイから削除しても、検索可能なグループ フォルダーにコピーが安全に保存されていることをご存知のはずです。 実際、グループがスタートしてから、すべてのメッセージはグループ フォルダーに保存されます。 このため、グループ創立当初のメンバーではない場合でも、グループに参加すれば、すぐにすべての履歴を閲覧できます。

    メールが受信トレイに届くことがないようにするには、グループのフォローを停止します (ただし、まだ参加したままにしておきます)。 メールは、引き続きグループ フォルダーには配信されますが、受信トレイには送信されません。

  4. グループ会議を簡単にスケジュールする    ナビゲーションウィンドウでグループの1つを選ぶと、画面の上部に [特殊なグループ] リボンが表示されます。 予定表を開いて、その月に予定されているすべてのグループ会議を表示します。 グループの予定表を開くには、次の操作を行います。

    • Outlook 2016 の場合、[ホーム]、[予定表] の順に選択します。

      Outlook のグループ リボンにある [予定表] ボタン

      ここから新しい会議のスケジュールを設定する方法については、「グループ予定表で会議をスケジュールする」を参照してください。

    • Outlook on the web の場合は、[予定表] を選択します。

      OWA のグループ リボンにある [予定表] ボタン

      ここから新しい会議のスケジュールを設定する方法については、「グループ予定表で会議をスケジュールする」を参照してください。

  5. グループ内のすべてのユーザーと簡単にファイルを共有する    共有ファイルを簡単にアップロードしたり、ライブラリからメールメッセージにファイルを添付したりすることができます。 適切なアクセス許可が既に設定されていて、すべてのグループメンバーに適用されているため、共有ファイルのアクセス許可を管理する必要はありません。 グループのファイル領域を [グループ] リボンで開くには、次の操作を行います。

    • Outlook 2016 の場合は、[ホーム]、[ファイル] の順に選択します。 詳細については、「グループ ファイルの共有」を参照してください。

    • Outlook on the web の場合は、[ファイル​​] を選択します。 詳細については、「グループ ファイルの共有」を参照してください。

  6. チームノートブックにすばやくアクセスする    このツールを使用して、チームのディスカッション、会議、計画、アクティビティのメモをキャプチャします。 グループのノートブックを [グループ] リボンで開くには、次の操作を行います。

    • Outlook 2016 の場合は、[ホーム]、[ノートブック] の順に選択します。

    • Outlook on the web の場合は、[ノートブック] を選択します。

  7. 探している情報を見つける    特定の件名のすべての会議を探していますか? 先週の茶色のバッグからノートを検索しますか? グループ会話、予定表、ファイル、ノートブックは検索可能であり、アクセス許可が自動的に設定されるため、すべてのグループメンバーが探している内容を検索できます。

  8. すばやく読んで返信する    最新の会話エクスペリエンスでは、迅速なバックメッセージングが可能であり、会話スレッドはグループ内のトピックとして扱われます。 この軽量のメッセージング機能を使用すると、長いメールの必要性が減り、チームの生産性を高めることができます。

  9. いいね! と @mentions でソーシャルを活用する    グループメンバーのアイデアのようなものですか? そう言ってください。 この操作はすばやく簡単に行うことができます (また、古い "+ 1" を使用することも可能です)。 他のユーザーの注意を引く必要がある場合 メールメッセージで @mention を使用すると、そのメッセージはグループメンバーの受信トレイに移動して、フォローアップできるようになります。

フィードバック、質問、コメント

Office 365 グループをお楽しみいただければ幸いです。 ご意見をお寄せください。 皆様からのフィードバックを参考に、リクエストの優先順位を決定するため、Outlook Suggestion Box (Outlook 提案ボックス) までご連絡ください。

関連項目

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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