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Outlook で Office 365 グループの使用を開始する

Office 365 グループや Outlook でのその利用方法については聞いたことがあると思いますが、開始方法がよくわからないかもしれません。 この記事では、Outlook で自分とチームが Office 365 グループを使い始めるための基本的な手順について説明します。 さらに詳しい内容については、さらに詳しく説明しています。

使用しているグループがわからない場合は、最初に「 Office 365 グループについて」を参照してください。

Outlook で Office 365 グループを最大限に活用するには、Business Premium、E3、E5 などの Exchange online と SharePoint online をサポートする Office 365 プランが必要です。

注: Windows 版 Outlook で Office 365 グループを使用するには、Exchange キャッシュモードで Outlook を使用している必要があります。 詳細については、「 Exchange キャッシュモードを有効にする」を参照してください。

その機能を使用開始するための詳細については、以下のタブを選択します。

最初にグループを作成する必要があります。 Outlook 2016 でのグループ作成は簡単です。 以下で手順を簡単に説明します。

  1. リボンのグループ セクションから [新しいグループ] をクリックします。 デスクトップ版ではなく、Outlook on the web を使用している場合は、[新規作成] の横にある下矢印をクリックして、[グループ] を選択することで、このプロセスを開始できます。

    Outlook の [新しいグループ] 情報ページ
  2. グループに名前を付けます。

  3. プライバシーを設定します。 既定では、グループはプライベートです。 つまり、グループのメンバーのみが表示でき、グループ所有者の参加許可が必要です。 パブリック グループは、組織内の全員が参照および参加できます。 どちらの設定でも、特別にゲストとして招待しない限り、グループが組織外のユーザーに公開されることはありません。

    ヒント: グループは、Outlook on the web を使って作成するときに既定でプライベートになります。 今後数か月間、Outlook アプリを使用して作成すると、既定でプライベートになります。

  4. 新しいメンバーをグループに含めるかどうかを決定します ([詳細オプション])。 グループをフォローしているメンバーは、各グループのメッセージのコピーを個人用の受信トレイに表示します。 参加したばかりのメンバーは、グループの会話に参加するために、グループの共有受信トレイに移動する必要があります。

その他:

グループを作成したら、グループにメンバーを追加できます。 新しいメンバーを追加するには、次の操作を行います。

  1. 左のナビゲーション ウィンドウで目的のグループを見つけて、Outlook 2016 でグループに移動します。 メールボックスの [グループ] セクションの下にあります。

  2. グループを選択したら、リボンの [メンバーの追加] をクリックします。 Outlook on the web を使用している場合は、グループのメンバー数をクリックし、ウィンドウの右上にある [メンバーの追加] をクリックします。

    グループに追加するユーザーの名前またはメール アドレスを入力し、[OK] をクリックします。
  3. 表示されたフィールドに、追加する人物の名前またはメール アドレスを入力します。 入力が完了して [OK] をクリックすると、ユーザーが追加されます。 各ユーザーは、グループへのウェルカム メッセージを受け取り、グループ コンテンツにアクセスできるリンクを取得します。

    ヒント: 既存の配布リストのすべてのメンバーを追加する場合は、配布リストの名前を入力すると、手順 1 つですべて追加されます。

その他:

Outlook の Office 365 グループの会話は、グループの共有受信トレイで行われます。 ユーザーはメッセージの閲覧や返信を行うことができます。また、メンバーはメッセージ履歴を簡単に検索またはスクロールして、前に説明した内容を把握することができます。 共有の受信トレイは Outlook 2016 ユーザーが使い慣れている個人用の受信トレイと同じように表示されます。 各会話は左側のメッセージ一覧に個別に表示され、1つをクリックすると、閲覧ウィンドウで開きます。

Office 365 グループの共有受信トレイは会話をする場所です。

ヒント: Outlook での Office 365 グループの会話は、1回の投稿として、個々のメッセージのスレッドではなくスクロールして表示されます。 個々のメッセージとして表示する場合は、グループの指示に従って、個別のメッセージを個人用の受信トレイに表示します。

グループの作成が完了したら、新しい会話を始めましょう。 新しいメッセージを投稿するには、グループの共有受信トレイを開き、リボンの [新しい会話] をクリックします。 または、グループのエイリアスにメールを送信することもできます。 グループのすべてのメンバーが、投稿した新しいメッセージを閲覧できるようになり、グループをフォローしているメンバーが自分の個人用の受信トレイにメッセージのコピーを送信します。

その他:

各 Office 365 グループには、ドキュメント、ワークブック、プレゼンテーションなど、ほぼすべての種類のファイルを保存、共有、共同作業できる共有ファイル ライブラリが用意されています。

Outlook のグループに移動してファイルライブラリにアクセスし (左側のナビゲーションウィンドウで)、リボンの [ファイル] をクリックします。 ファイルライブラリはブラウザーで開かれます。ここでは、新しいファイルを作成し、コンピューターからファイルをアップロードして、SharePoint ドキュメントライブラリで実行できるその他の操作を行うことができます。 グループと共有するのに役立つファイルの種類について考えてください。また、Microsoft Office のファイルに制限されているとは限りません。 また、Pdf、写真、またはグループで利用できる他の種類のファイルを共有することもできます。

Office 365 グループで [ファイル] をクリックすると、グループに保存されているファイルとフォルダーの一覧が表示されます。

ファイルをダウンロードまたは削除する場合は、そのファイルを選択するだけで、操作のオプションがツールバーの上部に表示されます。

その他:

各 Office 365 グループには、アイデア収集や共同作業、リサーチ内容の保存が可能な独自の共有 OneNote ノートブックが用意されています。

左のナビゲーション ウィンドウで目的のグループを見つけて、OneNote 2016 でグループに移動するか、または Outlook on the web で [連絡先] タイルに移動して、グループに移動します。 表示されたら、リボンの [ノートブック] をクリックして、グループの共有ノートブックを開きます。

OneNote の共有ノートブックでメモやアイデアを収集して共同作業する

グループの共有ノートブックを初めて開くと Web 用 OneNoteでブラウザーに表示されます。 ここで編集を行うこともできますが、 OneNote 2016 がある場合は、リボンの [ OneNote で編集] をクリックするだけで使用できます。 OneNote 2016 開いたら、ノートブックは OneNote 2016 で開いているノートブックの一覧と同期され、最初にグループに移動しなくても、OneNote 内から直接アクセスできます。

グループの OneNote ノートブックに移動し、グループにとってアイデア収集や共同作業に役立つものを考えてみてください。 たとえば、チームに関連する Web コンテンツや記事について、情報収集やコメントに使用するセクションを設けることができます。

注: グループのノートブックは、iOS や Android 用のOneNote を使用して、スマートフォンやタブレットでも利用可能です。

その他:

共有予定表は、グループのイベントやミーティング、マイルストーンなど、さまざまな予定に役立ちます。 各 Office 365 グループには、すべてのメンバーが閲覧および投稿できる共有予定表があります。

Outlook デスクトップに表示されるグループ予定表

グループの予定表の操作は、個人用予定表の操作と変わりありません。 ナビゲーション ウィンドウの [予定表] ボタンを選択すると、個人用予定表とメンバーとして参加しているグループの共有予定表が表示されます。 閲覧および表示したい各予定表の横にあるチェック ボックスをオンにすると、横に並べて表示したり、重ねて表示したりできます。

共有予定表へのアイテムの追加は、個人用予定表と同じように機能します。 共有予定表に追加した会議には、グループの他のメンバーもそのイベントに招待されます。そのため、自分の予定表に含めることができます。 共有グループ予定表に追加された予定は、他のメンバーの個人用予定表には表示されません。

共有予定表が表示されたので、グループが参加している可能性のある会議またはイベントを追加します。

その他:

グループを作成して運用し始めました。次は何ができるでしょうか?

関連項目

ご質問がある場合

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ご意見をお待ちしています。

佐藤さんは最後に、フィードバックの結果として、2019年6月 21日にこの記事をレビューしています。 ご質問がある場合は、下のフィードバックコントロールをクリックして、ご意見をお寄せください。ご意見をお寄せください。 よろしくお願いいたします。

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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