Outlook でオフライン作業する

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Microsoft Exchange Server または Office 365 のアカウントがあれば、オフラインで作業し、接続料金の発生を防いだり、ネットワーク接続が遅い環境で Outlook がメッセージを送受信することを停止したりできます。

オフライン作業とオンライン作業を切り替える

  • [送受信] の [オフライン作業] をクリックします。

    リボンの [オフライン]

Outlook のオンラインとオフラインが切り替わると、すべての電子メール アカウントが変更されます。

リボンで [オフライン作業] が強調表示されている場合や、[オフライン作業中] が Outlook ウィンドウの一番下のステータス バーに表示されている場合は、オフラインで作業していることがわかります。

Outlook ステータス バーの [オフライン作業中] インジケーター

オンラインに戻す準備ができたら、[送受信] の [オフライン作業] をクリックします。ボタンのテキストは変化しませんが、オンライン作業中のみ強調表示されます。オンライン作業になると、ステータス バーの [オフライン作業中] も消えます。

オフラインで保持するメールの数を変更する

  1. [ファイル]、[アカウント設定]、[アカウント設定] の順にクリックします。

    backstage ビューの [アカウント設定]

  2. Exchange または Office 365 アカウントを選び、[変更] をクリックします。

    [アカウント設定] ダイアログ ボックスの [変更] コマンド

  3. [オフライン設定] の下でスライダーを動かし、[すべて]、[12 か月]、[6 か月]、[3 か月]、[1 か月] などに設定します。注:Outlook 2016 をご利用の場合、[3 日間] のような短い期間を選択することもできます。

    オフラインでのメール保存数スライダー

    たとえば、スライダーを [3 か月] に移動すると、過去 3 か月間のメールだけが Exchange サーバーからの Offline Outlook Data (.ost) ファイルと同期します。3 か月より前のアイテムは、サーバー上の自分のメールボックスにのみ存在します。この設定はいつでも変更できます。

    メッセージのコピーをダウンロードするExchange キャッシュモードを有効にする必要があります。

    Office 365 アカウントで Outlook を使用している場合は、Exchange キャッシュモードを使用することをお勧めします。

既定では、Outlook は Exchange と Office 365 アカウントを構成して、12か月分のメールのみを同期します。

Exchange アカウントでオフラインフォルダーを使用する

オフラインフォルダーを使用すると、オフラインのときに Exchange フォルダーのコンテンツを操作できます。つまり、ネットワークに接続されていません。次に Exchange を実行しているサーバーへの接続を確立したときに、オフラインフォルダーが同期されます。

オフラインフォルダーは、 個人用フォルダー ファイル (.pst)とは異なるオフラインフォルダーファイル (.ost) に保存されます。.ost ファイルは、Exchange を実行しているサーバー上のフォルダーのミラーイメージとして開始されます。Exchange を実行しているサーバーまたはオフラインのときにコンピューター上で行った変更は、接続が利用可能になったときに同期されます。.pst ファイルは、対照的に、ハードディスクドライブの保存場所にすぎません。.pst ファイルを変更しても、Exchange を実行しているサーバーには同期されません。

オフラインで作業している場合は、Exchange を実行しているサーバー上のフォルダーとまったく同じように、オフラインフォルダーの内容を操作します。たとえば、オフラインの受信トレイでアイテムを変更したり、移動したり、オフラインの送信トレイに配置されているメッセージを送信したりすることができます。Exchange を実行しているサーバーのメールボックスで、引き続き新しいメッセージを受信します。ただし、ネットワークに接続するまで、これらの変更はサーバー上で認識されません。

オフラインフォルダーの内容を更新する必要がある場合は、フォルダーをサーバーと同期してから、引き続きオフラインで作業します。送受信コマンドはサーバーに接続し、変更内容をコピーして、切断します。オフラインフォルダーまたは対応するサーバーフォルダーから削除したアイテムは、同期が発生したときに、両方のフォルダーから削除されます。

注: exchange キャッシュモードを使用している場合は、exchange を実行しているサーバーとアクティブに接続している場合でも、常に .ost ファイルを操作します。Exchange キャッシュモードでは、サーバーへの接続が失われた場合、またはネットワーク接続が利用できない場合に、中断して作業を行うことができます。このセクションで説明する手順は、構成には適用されません。exchange キャッシュモードの詳細については、この記事の「 exchange キャッシュモードを使用する」セクションまたは「関連項目」セクションを参照してください。

  1. [ファイル] メニューの [オフライン作業] をクリックします。

  2. [起動時にプロンプトを表示する] をオンまたはオフにして、[オフラインまたはオンラインで作業を行う] チェックボックスをオフにし、[ OK] をクリックします。

    このチェックボックスをオフにすると、サーバーへの接続が使用できない場合、 Microsoft Outlookは自動的にオフラインで起動します。

  3. [はい] をクリックして、サーバーから新しいオフラインフォルダーファイル (.ost) にデータをコピーします。

    注: Microsoft Office Outlook 2003以降では、新しいオフラインフォルダーファイル形式が導入され、アイテムやフォルダーの記憶域容量が大きくなり、多言語の Unicode データをサポートしています。この形式で作成されたファイルは、以前のバージョンの outlook と互換性がなく、以前のバージョンの outlook では開くことができません。Outlook では、Microsoft Exchange のバージョン、管理者の設定、およびプロファイル用に構成されているデータファイルの形式に基づいて、オフラインフォルダーファイルが作成される形式を自動的に決定します。新しい形式でファイルを作成できないように設定している場合、outlook では、Unicode をサポートしていない以前のバージョンの outlook と互換性のある形式でファイルが作成され、以前のバージョンの O で使用可能だったのと同じ記憶域容量が提供されます。utlook。

  4. オフラインで使用できるようにするフォルダーを選びます。

    [受信トレイ]、[送信トレイ]、[削除済みアイテム]、[送信済みアイテム]、[予定表]、[連絡先]、[タスク] の各フォルダーは、オフラインフォルダーを設定するときに自動的にオフラインで使用できる他のフォルダーをオフラインで使用するには、次の操作を行うことによって、オフラインで使用するためにそれを選択する必要があります。

    1. [ツール] メニューで、[ 送受信] をポイントし、[送受信設定] をポイントして、[送受信グループの定義] をクリックします。

    2. 一覧で、Exchange アカウントが含まれている送受信グループをクリックし、[編集] をクリックします。

    3. [アカウント] で、Exchange アカウントを選びます。

    4. [フォルダーオプション] で、オフラインで使用するフォルダーを選びます。

    5. 次のいずれかの操作を行います。

      • [ヘッダーのみダウンロード] を選択します。

      • [添付ファイルを含む完全なアイテムをダウンロードする] を選択します。

        指定したサイズを超えるアイテムのダウンロードは、ヘッダーのみに制限できます。[より大きいアイテムのヘッダーのみをダウンロードする] チェックボックスをオンにし、必要なサイズ制限を kb 単位で入力します。

Exchange キャッシュモードを使用する

既定では、 Microsoft Office Outlook 2007は Exchange キャッシュモードを使用します。exchange キャッシュモードでは、コンピューターに保存されているメールボックスのコピーを使用して Microsoft Exchange アカウントを使用すると、より良いエクスペリエンスが提供されます。このコピーにより、データにすばやくアクセスできるようになり、メールサーバーと頻繁に同期されます。

exchange キャッシュモードを使用すると、すべての exchange フォルダーが自動的に使用できるようになります。

  1. [ツール] メニューの [アカウント設定] をクリックします。

    [アカウント設定] コマンドが表示されない

    [アカウント設定] コマンドは、 Microsoft Office Outlook 2007の [ツール] メニューにあります。以前のバージョンの Outlook を使用している場合は、次の手順は適用されません。その製品に付属しているサポートを使用します。使用しているプログラムのタイトルバーに Microsoft outlook Express が表示されている場合は、outlook とは異なるプログラムを使用しています。サポートについては、「Outlook Express のヘルプ」を参照してください。

  2. Exchange アカウントを選び、[変更] をクリックします。

  3. [ Microsoft exchange] で、[ exchange キャッシュモードを使用する] チェックボックスをオンにします。

  4. Outlook を終了して、再起動します。

すべてのフォルダーは同期された状態に保たれます。ただし、F9 キーを押して実行する手動送受信コマンドを開始するときに、即時同期に含めるフォルダーを指定することができます。

  1. [ツール] メニューで、[ 送受信] をポイントし、[送受信設定] をポイントして、[送受信グループの定義] をクリックします。

    キーボードショートカット [送受信グループ] ダイアログボックスを開くには、ctrl + ALT + S キーを押します。

  2. 一覧で、Exchange アカウントが含まれている送受信グループをクリックし、[編集] をクリックします。

  3. [アカウント] で、Exchange アカウントを選びます。

  4. [フォルダーオプション] で、手動送受信を開始するときに含めるフォルダーごとにチェックボックスをオンにします。

  5. 次のいずれかの操作を行います。

    • [ヘッダーのみダウンロード] を選択します。

    • [添付ファイルを含む完全なアイテムをダウンロードする] を選択します。

      指定したサイズを超えるアイテムのダウンロードは、ヘッダーのみに制限できます。[より大きいアイテムのヘッダーのみをダウンロードする] チェックボックスをオンにし、必要なサイズ制限を kb 単位で入力します。

      注: ヘッダーをダウンロードできるのは、exchange アカウントが Microsoft exchange 2003 以降に接続されている場合のみです。ヘッダーは、メールアイテムが含まれていないフォルダー (たとえば、予定表フォルダー) では使用できません。

オフラインで使用できるフォルダーとコンテンツを変更する

Exchange キャッシュモードを使用しているかどうかに関係なく、オフラインフォルダーを使用する場合はいつでも、コンピューターにコピーして同期するフォルダーを変更できます。

  1. [ツール] メニューで、[ 送受信] をポイントし、[送受信設定] をポイントして、[送受信グループの定義] をクリックします。

    キーボードショートカット [送受信グループ] ダイアログボックスを開くには、ctrl + ALT + S キーを押します。

  2. 一覧で、Exchange アカウントが含まれている送受信グループをクリックし、[編集] をクリックします。

  3. [アカウント] で、Exchange アカウントを選びます。

  4. [フォルダーオプション] で、オフラインで使用する各フォルダーのチェックボックスをオンにします。

  5. 次のいずれかの操作を行います。

    • [ヘッダーのみダウンロード] を選択します。

    • [添付ファイルを含む完全なアイテムをダウンロードする] を選択します。

      指定したサイズを超えるアイテムのダウンロードは、ヘッダーのみに制限できます。[より大きいアイテムのヘッダーのみをダウンロードする] チェックボックスをオンにし、必要なサイズ制限を kb 単位で入力します。

ヒント: オフラインで使用するフォルダーをすばやく指定するには、ナビゲーションウィンドウでフォルダーをクリックし、[ツール] メニューの[送受信] をポイントし、[送受信の設定] をポイントして、[このフォルダーをオフラインで使用できるようにする] をクリックします。.

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