Outlook での InfoPath 電子メール フォームの送受信の概要

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この記事の内容

InfoPath 電子メール フォームの概要

InfoPath 電子メール フォームを使用するための前提条件

InfoPath 電子メール フォームの概要

既に Microsoft Office infopath forms を使用して、週間進捗レポートを送信するなどのタスクを行う場合、 Microsoft Office Outlook 2007を使用して電子メールメッセージを管理する場合、infopath の電子メールフォームを使用して、共同作業やデータ共有に使うプロセスを合理化することができます。これは、infopath を開かなくても、 Office Outlook 2007内から infopath フォームを開いたり、入力したり、送信したりすることができるためです。InfoPath の電子メールフォームを受け取った場合は、返信して転送し、 Office Outlook 2007の他のアイテムと同じように保存することができます。

InfoPath のフォームおよびフォーム テンプレートについて

InfoPath は、open XML 標準を使用して、柔軟かつ構造化されたデータ収集方法をユーザーに提供するプログラムです。infopath は XML 標準に基づいて構築されているため、infopath forms を使用して収集されたデータは、組織全体で再利用できます。たとえば、経費明細書フォームに保存されたデータは、部門の予算傾向を強調する Web ページにアクセスして表示することができます。

フォームデザイナーが新しい InfoPath フォームを作成すると、実際にはフォームテンプレートと呼ばれるものが作成されます。フォームテンプレートは、ユーザーが入力するフォームのデータ構造、外観、動作を定義します。フォームテンプレートを青写真として考え、ユーザーが同じようにデータを使用して格納する新しいフォームを作成できるようにするための出発点です。フォームに入力する前にフォームテンプレートを使用できるようにする必要があるため、フォームテンプレートは、ユーザーがアクセスできる場所に展開する必要があります。フォームテンプレートは、一般的に、 Windows SharePoint Services 3.0または Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 サイト上の共有フォルダー、Web サーバー、ライブラリなど、会社のネットワーク上の場所に展開されます。

ユーザーがフォームテンプレートが保存されている場所にアクセスする権限を持っている場合は、InfoPath、Web ブラウザー、モバイルデバイス、またはOffice Outlook 2007を使用して、そのテンプレートに基づくフォームに入力することができます。InfoPath またはその他の方法のいずれかを使用してフォームに入力できるかどうかは、フォームテンプレートの設計と配置方法など、いくつかの要因によって異なります。たとえば、ブラウザーで入力するには、フォームをブラウザーで実行するように設計する必要があり、フォームのフォームテンプレートはInfoPath Forms Servicesを実行するサーバーに展開する必要があります。

InfoPath 電子メール フォームを使用すると、自分のデータを他の Office Outlook 2007 ユーザーと共有したり、データを収集することができます。

InfoPath 電子メール フォームを使用してデータを共有する

InfoPath 電子メール フォームを使用すると、データを共有することができます。たとえば、InfoPath で週次業務報告書フォームに入力し、入力し終わったフォームを電子メール メッセージに添付して管理者に送信する場合は、Office Outlook 2007 を使用してこのプロセスを合理化することができます。業務報告書を発行先の場所から InfoPath 電子メール フォームとして開いて入力し、データを管理者に送信します。これらはすべて Office Outlook 2007 を使用して行い、InfoPath を開く必要はありません。また、データがデータ ソースに送信されるようにフォームが設定されている場合は、Outlook を使用してフォームを送信すると、データはそのデータ ソースに送信されます。データを送信した後で、オプションで InfoPath 電子メール フォームのコピーおよびそれに含まれるデータを現在のフォルダに保存することができます。

InfoPath 電子メール フォームを使用してデータを収集する

InfoPath 電子メール フォームを使用すると、他のユーザーからデータを収集することができます。たとえば、経費報告フォームへの入力を促す電子メール メッセージを毎週チームに送信する管理者は、Office Outlook 2007 を使用して経費報告フォームを InfoPath 電子メール フォームとして送信することができます。チーム メンバが各自のデータを送信する際に、InfoPath 電子メール フォームで [宛先] ボックスに管理者の電子メール アドレスを追加すると、管理者の Office Outlook 2007 の受信トレイにチーム メンバの経費報告フォームのコピーが届きます。InfoPath 電子メール フォームを使用してデータを収集する場合は、次の操作を実行してそのデータを管理することもできます。

  • フォルダにデータを保存する    Office Outlook 2007 で、InfoPath Forms のフォルダーと呼ばれる新しい種類のフォルダを使用して、関連する Office InfoPath 2007 フォームのコレクションを保存することができます。たとえば、Office Outlook 2007 を使用してチームから業務報告書フォームを収集する場合は、入力済みの業務報告書フォームを自分の受信トレイの InfoPath Forms フォルダに保存できます。また、各フォームのデータをそのフォルダの列に表示することもできます。これにより、複数のフォームのデータのグループ化、フィルタ処理、および並べ替えをすばやく行うことができます。

    フォームのデータを InfoPath Forms フォルダのビューに表示する前に、プロパティの共有を使用するようにそのフォームのフォーム テンプレートを設定する必要があります。プロパティの共有を使用すると、Office Outlook 2007 の InfoPath Forms フォルダ内の値や、Windows SharePoint Services 3.0 または InfoPath Forms Services を実行しているサーバー上の値を、フォーム内のフィールドに表示することができます。フォーム テンプレート作成者のみが、InfoPath を使用してフォーム テンプレートのプロパティの共有を有効にすることができます。

  • データを結合する    複数の InfoPath 電子メール フォームのデータを 1 つのフォームに結合することができます。たとえば、Office Outlook 2007 を使用してチームから業務報告書フォームを収集する場合は、各フォームのデータを管理者用に単一のサマリー フォームに結合することができます。

  • データをエクスポートする    フォーム データに対して詳細な分析を行う場合は、Outlook の Forms フォルダから Microsoft Office Excel 2007 ブックにデータをエクスポートすることができます。個々の InfoPath 電子メール フォームを .xml ファイルとしてデスクトップにエクスポートすることもできます。

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InfoPath 電子メール フォームを使用するための前提条件

InfoPath 電子メール フォームを正常に使用するには、自分およびそのフォームを使用するユーザーのコンピュータで、適切なソフトウェアがインストールおよび設定されていることを確認する必要があります。

インストールに必要な前提条件

Microsoft Office Outlook 2007で infopath 電子メールフォームを送信または受信するには、 Microsoft Office InfoPath 2007をコンピューターにインストールする必要があり、 Office Outlook 2007は infopath 電子メールフォームを送受信するように構成されている必要があります。これらのプログラムがコンピューターにインストールされていて、 Office Outlook 2007が infopath 電子メールフォームを送信するように構成されていても、infopath 電子メールフォームの受信者には同じではありません。送信するフォームは、それらの受信者に添付ファイルとして表示されます。電子メールメッセージ。受信者は、添付されたフォームを保存して、InfoPath を使用して開くことができます。Office Outlook 2007は、既定で InfoPath 電子メールフォームを送受信するように構成されています。infopath の電子メールフォームを有効または無効にするには、 Office Outlook 2007の [オプション] ダイアログボックスで [その他] タブの [詳細オプション] をクリックし、[詳細設定] オプションの [ infopath 電子メールフォームを有効にする] チェックボックスをオンまたはオフにします。 ダイアログボックス。

受信者側のインストールに必要な前提条件

infopath 電子メールフォームの受信者に、 Microsoft Office Outlook 2007とMicrosoft Office InfoPath 2007がインストールされておらず、infopath 電子メールフォームを使用するように構成されている場合は、既定のフォームビューの HTML 表現を含む電子メールメッセージが受信され、infopathフォームは電子メールメッセージに添付されます。受信者に以前のバージョンの infopath がインストールされていて、フォームに下位互換性のある機能が含まれている場合は、以前のバージョンの infopath を使用して、添付されたフォームファイルを保存して開くことができます。

フォーム テンプレートの依存関係

ユーザーが infopath の電子メールフォームに入力してデータを返送する場合、フォームに関連付けられているフォームテンプレートは、ユーザーがアクセスできる共有の場所に保存されないようにするには、[] をクリックしてフォームテンプレートを infopath 電子メールフォームに含めることができます。 [メールのオプション] 作業ウィンドウの [clude フォームテンプレート] オプション作業ウィンドウは、InfoPath の電子メールフォームを転送するか、返信するとき、またはフォームの [ 送信] をクリックして送信したときに表示されます。または、フォームの読み取り専用バージョンを送信することもできます。

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