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Office 365 グループの概要

最終更新日 2019 年 8 月 14 日

Office 365 グループは既に使用している Office 365 ツールで操作できるサービスであるため、チームメイトと、ドキュメントの作成、スプレッドシートの作成、プロジェクト計画の作業、会議のスケジュール、またはメールの送信を行うときに、共同作業をすることができます。

この記事では、グループとは何かを説明し、さらに次の手順にアクセスするための便利なリンクをご提供します。

Office 365 グループに関する最新のニュースやビデオについては、「Office ブログ」を参照してください。

ヒント: Outlook の連絡先グループを使用して、友人のグループなどの知り合いの一覧に電子メールを送信する方法については、Outlook for PC で連絡先グループまたは配布リストを作成するを参照してください。

Office 365 グループとは

Office 365 のグループを使用すると、共同作業するチームメイトを選定し、それらのメンバーが共有するリソースでの共同作業を簡単にセットアップすることができます。 リソースとは、ファイルで共同作業するために、共有 Outlook 受信トレイ、共有予定表、ドキュメント ライブラリなどのことです。

グループにメンバーを追加すると、グループに提供されているツールに必要な権限が自動的に付与されるため、これらすべてのリソースに手動で権限を割り当てることについて心配する必要はありません。 さらに、グループは、かつての配布リストや共有メールボックスへの使用に対する新しく改善されたエクスペリエンスです。

ヒント: Office 365 グループへの従来の配布リストをアップグレードする方法の詳細については、こちらの記事を参照してください

提供される具体的なリソースは、チームが希望するグループ エクスペリエンスによって少し異なります。 オプションを検討しているのであれば、全員にあてはまるものは稀であるということを留意しておいてください。 様々なチームで様々な作業方法を好む可能性がありますが、Office 365 にはチームが好む形式でコラボレーションを可能にするためのツールがあります。

Outlook、Outlook on the web、Outlook Mobile、SharePoint、Planner、Teams などのさまざまなツールから Office 365 グループを作成できます。 作成を開始するために選択するツールは、作業を行っているグループの種類によって少し異なります。 たとえば、Microsoft では、メールや予定表を中心として編成されたグループを作成している場合、Outlook から開始する傾向があります。 グループが全社の通信を目的としている場合、Yammer を使って開始する傾向があります。 チャットベースの共同作業の場合、Microsoft Teams からグループを開始します。

グループを作成するときに、プライベート グループにするかパブリック グループにするかを決める必要があります。 パブリック グループ内のコンテンツは組織内のすべてのユーザーが参照でき、組織内のすべてのユーザーはグループに参加できます。 プライベート グループ内のコンテンツは、グループのメンバーのみが参照でき、プライベート グループに参加するユーザーはグループの所有者によって承認される必要があります。

注: 現在、Outlook on the web から作成したグループは、既定でプライベートになります。

組織外のユーザーはゲストとして特別に招待されていない限り、パブリック グループおよびプライベート グループへの参照やアクセスを行うことはできません。

パブリックからプライベート (またはプライベートからパブリック) にグループを変更するには、「Make Office 365 groups public or private」 (Office 365 グループをパブリックまたはプライベートにする) を参照してください。

所有者、メンバー、ゲスト

グループ所有者はグループのまとめ役です。 グループ所有者は、メンバーを追加または削除できます。また、共有受信トレイから会話を削除する機能や、グループに関するさまざまな設定を変更する機能など、独自のアクセス許可を持っています。 グループ所有者は、グループ名の変更、説明や画像などの更新を行えます。 SharePoint のロールを使い慣れている場合、グループ所有者はサイト コレクション管理者に該当します。

グループ メンバーは、共同作業にそのグループを使用する組織内の通常のユーザーです。 グループ メンバーはグループ内のすべてのデータにアクセスできますが、グループの設定は変更できません。 SharePoint では、サイト メンバーに該当します。 グループにメンバーを追加または削除する方法については、「Outlook でグループ メンバーを追加および削除する」を参照してください。

ゲストはグループ メンバーに似ていますが、組織外のユーザーです。 デフォルトでは、自分のユーザーはゲストを招待してグループに参加させることができますが、その設定は制御できます。 詳しくは、 Office 365 グループのゲスト・アクセスを参照してください。

使用するグループの種類を選択します。

受信トレイを共有する共同作業の場合は、Outlook でのグループ操作が適しています。 Outlook でグループを作成すると、次のような機能が利用できます。

  • 共有の受信トレイ – メンバー間のメールのスレッド用。 この受信トレイには、メール アドレスが登録されており、従来の配布リストと同様に、グループのメンバーからのメッセージに加えて、組織の外のユーザーからのメッセージも受け入れるように設定することができます。

  • 共有の予定表 – グループに関連するイベントのスケジュール設定用

  • SharePoint ドキュメント ライブラリ – ファイルを格納して共有するグループの中心的な場所

  • 共有の OneNote Notebook – アイデア、調査結果、情報の収集用

  • SharePoint チーム サイト – グループに関連する情報、リンク、およびコンテンツのための中央リポジトリ

  • プランナー – グループのメンバー間でプロジェクトのタスクを割り当ておよび管理する場合に使用。

これらのリソースはいずれも、手動で作成する必要はありません。グループを作成すると、リソースの作成、およびグループ メンバーへの必要なアクセス許可の割り当てが自動的に行われます。これにより、メンバーはすぐにリソースを使用できるようになります。

これらのリソースには、使い慣れた Microsoft Outlook 2016 デスクトップ クライアント、Outlook on the Web、Outlook 2016 for Mac (共有受信トレイのみ)、または Outlook モバイルを介してアクセスできます。 Office 365 グループは、Outlook デスクトップまたは Web の左側にあるナビゲーション ウィンドウに表示されます。

グループは、Outlook または Outlook on the web の左側にあるナビゲーション ウィンドウに表示されます。

新しい Office 365 グループのホバー カードを使用すると、共有グループ リソースにすばやくアクセスできます。 Outlook on the web または SharePoint でグループ名にマウス カーソルを合わせるだけの操作です。

新しい Office 365 グループのホバー カードの画像

コラボレーションのお話の最新編は Microsoft Teams です。 Microsoft Teams はチーム内の輪です。つまり、とても焦点を絞った話題やグループ内の特定のサブグループについて、くだけた、リアルタイムの会話ができる、持続的なチャットベースのワークスペースです。 

Yammer は、共同作業にエンタープライズ ソーシャル環境をもたらします。 組織全体で新しい接続を確立したり検索したりするために役立ちます。 会社規模で、または共通の関心のある領域について、アイデアをやり取りしたりディスカッションしたりすることができるようになります。

Yammer で Office 365 に接続されているグループを作成すると、次の機能を利用できます。

  • Yammer グループ – 会話や情報の共有を行うための共通の場所

  • SharePoint ドキュメント ライブラリ – ファイルを格納して共有するグループの中心的な場所

  • 共有の OneNote Notebook - アイデア、調査結果、情報の収集用

  • SharePoint チーム サイト – グループに関連する情報、リンク、およびコンテンツのための中央リポジトリ

  • プランナー – グループのメンバー間でプロジェクトのタスクを割り当ておよび管理する場合に使用。

これらのツールには、ブラウザーから Yammer を介してアクセスすることも、iOS、Android、または Windows Phone デバイス上で Yammer アプリを使用してアクセスすることもできます。

グループを使う必要がなくなったら、グループを削除してリソースを解放し、一覧などに表示されないようにすることができます。 参照:「グループを削除する」。 古いグループの削除に注意する必要をなくすために、管理者は古いグループを期限切れにし、指定された時間が経過すると自動的に削除される有効期限ポリシーを設定できます。 参照:「Office 365 グループの有効期限ポリシー」。

注: このタブの内容は、管理者を対象としています。

Office 365 グループのプロビジョニングには、オープン、IT 主導、または制御の 3 つの主要モデルがあります。 それぞれに利点があります。

モデル

利点

オープン (既定)

ユーザーは、担当者を待ったり、手間を取らせる必要なく、独自のグループを作成することができます。

IT 主導

ユーザーは、IT 担当者にグループを要求します。 IT 担当者は、ユーザーのニーズに最適なコラボレーション ツールを選択できるようにガイドできます。

制御

グループの作成は、特定のユーザー、チーム、サービスに制限されます (参照: 「Office 365 グループを作成できるユーザーを制御する」)。

Office 365 グループに名前を付ける方法を制御する場合は、名前付けポリシーを使用して、グループ名をプレフィックス、サフィックス、好ましくない名前のブロックなどの特定の標準情報に強制的に従うようにすることができます。 詳細については、「Office 365 Groups Naming Policy」 (Office 365 グループの名前付けポリシー) を参照してください。

メンバーの追加または削除や、グループとその内容の基本的なキュレーションを実行できる所有者が、どのグループにも 1 人以上存在します。 通常、所有者は Outlook でその操作を行います。 「Outlook でグループ メンバーを追加および削除する」を参照してください。 グループの所有者が何らかの理由で組織を離れる場合、管理者はグループに新しい所有者を割り当てることができます。 「孤立グループに新しい所有者を割り当てる」を参照してください。

さらに、Exchange Online 管理者のアクセス許可がある場合は、Office 365 管理 センター(「Office 365 管理センターでのグループメンバーシップの管理」を参照)または PowerShell(「PowerShell を使用してOffice 365 グループを管理する」を参照)でグループの管理ができます。

テナントからグループを削除したい場合があるかもしれません。 グループを削除する方法については、以下を参照してください。グループの削除 グループが誤って削除された場合、管理者はそのグループを最大 30 日の間復元できます。削除された Office 365 グループを復元するを参照してください。

より自動化された方法で Office 365 グループのライフサイクルを管理したい場合は、有効期限ポリシーを使用して特定の時間間隔でグループを期限切れにすることができます。 グループの所有者は、グループが期限切れになる 30、15、1 日前に電子メールを受け取ります。これにより、グループがまだ必要な場合は、所有者は簡単に更新することができます。 参照:Office 365 グループ有効期限ポリシー

グループの制限

最大...

1 つのグループの所有者

100

ユーザーが作成できるグループ

250

管理者が作成できるグループ

既定のテナント数の上限は 500,000

メンバー数

1,000 を超えます。ただし、グループ会話に同時にアクセスできるのは 1,000 人のみです。

Outlook で非常に大規模なグループの予定表や会話にアクセスする場合に、ユーザーが遅延を感じることがあります。

ユーザーがメンバーになれるグループの数

1,000

ファイルの記憶域

各サブスクライブ ユーザーに 1 TB + 10 GB と、購入した追加記憶域。 追加の記憶域は無制限で購入できます。

グループ メールボックスのサイズ

50 GB

現在、Office 365 組織が所有できるグループの既定の最大数は 500,000 です。

Azure Active Directory Connect ツール からの機能、"グループの書き戻し"を使用する予定の場合、"Description" 属性に関連する最大長は 448 文字です。

SharePoint Online の記憶域の詳細については、「SharePoint Online の制限」および SharePoint Online ソフトウェアの境界と制限に関するページを参照してください。

グループの使用に関する実行可能な情報がある場合は、Office 365 グループを管理するとさらに効果的です。 Office 365 管理センターには、ストレージの使用、所有しているアクティブなグループの数、グループを使用する方法なども表示できる報告ツールがあります。 詳細については、「管理センターでの Office 365 レポート - Office 365 グループ」を参照してください。

Office 365 グループには、コンプライアンス情報保護、および電子情報開示のために、多くのツールが用意されています。

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