Office 365 で非アクティブなメールボックスを管理する

Office 365 を使用すると、削除されたメールボックスの内容を保持することができます。この機能は非アクティブなメールボックスと呼ばれます。非アクティブなメールボックスによって、元従業員の退職後もその電子メールを保持できます。訴訟ホールドまたは Office 365 アイテム保持ポリシー (Office 365 セキュリティ/コンプライアンス センター で作成される) がメールボックスに適用されてから、該当する Office 365 ユーザー アカウントを削除すると、メールボックスは非アクティブになります。非アクティブなメールボックスのコンテンツは、非アクティブになる前にメールボックスに設定された保持の期間中、保持されます。このため、管理者、コンプライアンス責任者、およびレコード マネージャーは、セキュリティ/コンプライアンス センター のコンテンツ検索を使用して、非アクティブなメールボックスの内容の検索とエクスポートを実行できます。非アクティブなメールボックスは電子メールを受信できません。また、組織共有のアドレス帳や他の一覧に表示されません。

目次

非アクティブなメールボックスを作成する

非アクティブなメールボックスの管理

注: メールボックスを非アクティブにする新しいインプレース ホールドの作成の期限を、2017 年 7 月 1 日に延期しました。ただし、今年の後半または来年の初めに、Exchange Online で新しいインプレース ホールドを作成することができなくなります。その時点で、非アクティブなメールボックスを作成する場合は、訴訟ホールドおよび Office 365 の保持ポリシーしか使えません。ただし、インプレース ホールドに既に存在する非アクティブなメールボックスは引き続きサポートされ、非アクティブなメールボックスのインプレース ホールドの管理を続行できます。これには、インプレース ホールドの期間の変更と、インプレース ホールドの削除による非アクティブなメールボックスの永続的な削除が含まれます。

はじめに

  • メールボックスを無効にするには、訴訟ホールドまたは Office 365 の保持ポリシーが削除される前にメールボックスに適用されるように、Exchange Online のプラン 2 ライセンスを割り当てる必要があります。Exchange Online のプラン 2 ライセンスは、Office 365 Enterprise E3 および E5 のサブスクリプションの一部です。メールボックスに Exchange Online のプラン 1 ライセンス (Office 365 Enterprise E1 サブスクリプションの一部) が割り当てられている場合は、ホールドが削除される前にメールボックスに適用されるように、別の Exchange Online Archiving ライセンスを割り当てる必要があります。詳細については、「Exchange Online Archiving」を参照してください。

  • 削除された Exchange Online メールボックスに関連付けられたライセンスは、対応する Office 365 ユーザー アカウントを削除した後に使用可能になります。その後は、他のユーザーにそのライセンスを割り当てることができます。

  • メールボックスを削除する前に訴訟ホールドまたは Office 365 アイテム保持ポリシーを適用しなかった場合は、メールボックスの内容が保持されず、検索もできません。なお、削除されたメールボックスは、削除後 30 日以内であれば回復できますが、回復されない場合、メールボックスとその内容は 30 日後に完全に削除されます。

  • 訴訟ホールドの詳細については、「インプレース保持と訴訟ホールド」を参照してください。セキュリティ/コンプライアンス センター における Office 365 アイテム保持ポリシーの詳細については、「Office 365 のアイテム保持ポリシーの概要」を参照してください。

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非アクティブなメールボックスを作成する

メールボックスを非アクティブにするには、次の 2 つの手順が必要です。1) メールボックスに訴訟ホールドを設定するか、Office 365 アイテム保持ポリシーを適用します。2) メールボックスまたは対応する Office 365 ユーザー アカウントを削除します。メールボックスを非アクティブにすると、メールボックスの内容はホールドまたはアイテム保持ポリシーを削除するまで保持されます。

手順 1: メールボックスを訴訟ホールドの対象にするか、Office 365 アイテム保持ポリシーを適用する

メールボックスを訴訟ホールドの対象にするか、Office 365 アイテム保持ポリシーを適用すると、メールボックスが削除される前に、その中のすべての内容が保持されます。どちらの種類の保持も、削除済みアイテムや変更されたアイテムの元のバージョンなど、すべてのメールボックスのコンテンツを保持します。削除または変更されたアイテムは、指定された期間、または非アクティブなメールボックスに適用されているホールドまたは保持ポリシーを除去することによって完全に非アクティブなメールボックスを削除するまで、非アクティブなメールボックスに保持されます。

メールボックスが既にホールドの対象になっている場合や、Office 365 アイテム保持ポリシーがメールボックスに既に適用されている場合に行う必要があるのは、手順 2 で説明されているように、対応する Office 365 ユーザー アカウントを削除することだけです。

メールボックスを訴訟ホールドの対象にする、または Office 365 アイテム保持ポリシーを適用するための詳しい手順については、以下を参照してください。

注: 訴訟ホールドと Office 365 アイテム保持ポリシーでは、無期限のホールドまたは時間ベースのホールドを作成できます。無期限のホールドでは、非アクティブなメールボックスの内容が永久に保持されるか、またはそのホールドが除去されるかホールド期間が変更されるまで保持されます。ホールドまたはアイテム保持ポリシーを解除すると、非アクティブなメールボックスは完全な削除対象としてマークされ、メールボックスの内容は保持されなくなり、検索もできなくなります (メールボックスは 30 日より前に削除されていることを前提とします)。時間ベースのホールドまたは Office 365 アイテム保持ポリシーでは、ホールド期間を指定します。この期間は、アイテム ベースで、メールボックス アイテムが受信または作成された日から計算されます。メールボックス アイテムのホールド期間が切れると、そのアイテムが非アクティブなメールボックスの [回復可能なアイテム] フォルダーにあるかそこに移動された場合、そのアイテムは削除済みアイテム保持期間が切れた後に非アクティブなメールボックスから完全に削除されます。

手順 2: メールボックスを削除する

メールボックスをホールドの対象にするか、Office 365 アイテム保持ポリシーをそれに適用したら、次の手順としてそのメールボックスを削除します。メールボックスを削除する最善の方法は、Office 365 管理センター で対応する Office 365 ユーザー アカウントを削除することです。Office 365 ユーザー アカウントの削除方法については、「組織からユーザーを削除する」をご覧ください。

注: Exchange Online PowerShell で Remove-Mailbox コマンドレットを使用してメールボックスを削除することもできます。詳細については、「Exchange Online でユーザー メールボックスを削除または復元する」を参照してください。

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非アクティブなメールボックスを管理する

以下のセクションでは、非アクティブなメールボックスを作成した後に実行可能な処理について説明しています。

非アクティブなメールボックスの一覧を表示する

非アクティブなメールボックスのコンテンツを検索し、エクスポートする

非アクティブなメールボックスの保持期間を変更する

非アクティブなメールボックスを回復する

非アクティブなメールボックスのコンテンツを別のメールボックスに復元する

非アクティブなメールボックスを削除する

 

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非アクティブなメールボックスの一覧を表示する

組織内の非アクティブなメールボックスの一覧を表示するには:

  1. https://protection.office.com/ にアクセスし、Office 365 組織の管理者アカウントの資格情報を使用してサインインします。

  2. セキュリティ/コンプライアンス センターの左側のウィンドウで、[データ ガバナンス]、[保持] の順にクリックします。

  3. [保持] ページで、[詳細] ナビゲーション バーの省略記号 をクリックして、[非アクティブなメールボックス] をクリックします。

    [保持] ページで、[詳細] をクリックして、[非アクティブなメールボックス] をクリックすると、非アクティブなメールボックスの一覧が表示されます

    [非アクティブなメールボックス] ページが表示されます。組織内の非アクティブなメールボックスの合計数が表示されます。

    組織内の非アクティブなメールボックスの一覧が表示されます

または、Exchange Online PowerShell で次のコマンドを実行して、非アクティブなメールボックスの一覧を表示します。

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

[検索結果のエクスポート] アイコン [エクスポート] をクリックして、組織の非アクティブなメールボックスに関する追加の情報を含む、CSV ファイルを表示またはダウンロードできます。

次のコマンドを実行して、非アクティブなメールボックスやその他の情報の一覧を CSV ファイルにエクスポートすることもできます。この例では、現在のディレクトリに CSV ファイルが作成されます。

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoType

注: 非アクティブなメールボックスに、アクティブなユーザー メールボックスと同じ SMTP アドレスが使用されている可能性があります。この場合、DistinguishedName または ExchangeGuid プロパティの値を、非アクティブなメールボックスを一意に識別するために使用できます。

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非アクティブなメールボックスのコンテンツを検索し、エクスポートする

非アクティブなメールボックスのコンテンツは、セキュリティ/コンプライアンス センター のコンテンツ検索ツールを使用してアクセスできます。非アクティブなメールボックスを検索する場合、特定のアイテムに対するキーワード検索クエリを作成したり、非アクティブなメールボックスのすべての内容を返したりできます。検索結果をプレビューしたり、検索結果を Outlook データ (PST) ファイルにエクスポートしたり、個々の電子メール メッセージとしてエクスポートすることもできます。メールボックスの検索と、検索結果のエクスポートの詳しい手順については、以下のトピックを参照してください。

次に示しているのは、非アクティブなメールボックスを検索するときの留意点です。

  • コンテンツ検索にユーザー メールボックスを含めた後に、そのメールボックスが非アクティブになった場合、非アクティブになってから検索を再実行すると、コンテンツ検索は非アクティブなメールボックスの検索を続行します。

  • 場合によっては、ユーザーは同じ SMTP アドレスを持つアクティブなメールボックスおよび非アクティブなメールボックスを所有している可能性があります。この場合、コンテンツ検索の場所として選択した特定のメールボックスのみが検索されます。つまり、検索にユーザーのメールボックスを追加する場合に、アクティブなメールボックスと非アクティブなメールボックスの両方が検索されることは想定できません。検索に明示的に追加したメールボックスのみが検索されます。

  • 同じ SMTP アドレスを持つアクティブなメールボックスと非アクティブなメールボックスを所有しないようにすることを強くお勧めします。非アクティブなメールボックスに現在割り当てられている SMTP アドレスを再使用する場合は、非アクティブなメールボックスを復元するか、非アクティブなメールボックスのコンテンツをアクティブなメールボックス (またはアクティブなメールボックスのアーカイブ) に復元して、非アクティブなメールボックスを削除することをお勧めします。

非アクティブなメールボックスの保持期間を変更する

メールボックスが非アクティブになった後、非アクティブなメールボックスに適用されたホールドまたは Office 365 アイテム保持ポリシーの期間を変更できます。詳しい手順については、「Office 365 で非アクティブなメールボックスの保持期間を変更する」を参照してください。

非アクティブなメールボックスを回復する

元従業員が組織に復帰する場合、または新しい従業員が退職した従業員の職責を引き継ぐ場合には、非アクティブなメールボックスのコンテンツを回復できます。非アクティブなメールボックスを回復すると、そのメールボックスは新しいメールボックスに変換され、非アクティブなメールボックスのコンテンツとフォルダー構造が保持されて、メールボックスが新しいユーザー アカウントにリンクされます。回復された後、非アクティブなメールボックスは存在しなくなります。ステップごとの手順、および非アクティブなメールボックスを回復するときに生じる処理の詳細については、「Office 365 で非アクティブなメールボックスを回復する」を参照してください。

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非アクティブなメールボックスのコンテンツを別のメールボックスに復元する

別の従業員が元従業員の職責を引き継ぐ場合、または別のユーザーが非アクティブなメールボックスのコンテンツにアクセスする必要がある場合は、非アクティブなメールボックスのコンテンツを既存のメールボックスに復元 (またはマージ) できます。非アクティブなメールボックスを復元すると、そのコンテンツは別のメールボックスにコピーされます。非アクティブなメールボックスは保持されて、非アクティブなメールボックスとして残ります。非アクティブなメールボックスは、電子情報開示を使用して検索すること、そのコンテンツを別のメールボックスに復元すること、それを後に回復したり削除したりすることが引き続き可能です。詳しい手順については、「Office 365 の非アクティブなメールボックスを回復する」を参照してください。

非アクティブなメールボックスを削除する

非アクティブなメールボックスのコンテンツを保持する必要がなくなった場合、ホールドを解除することにより、または非アクティブなメールボックスに適用された Office 365 アイテム保持ポリシーを削除することにより、非アクティブなメールボックスを完全に削除できます。メールボックスを削除してから 30 日が経過すると、そのメールボックスは保持の解除後に完全な削除対象としてマークされ、メールボックスが回復不能になります。メールボックスを過去 30 日以内に削除した場合、ホールドまたはアイテム保持ポリシーを削除した後もメールボックスを回復することができます。非アクティブなメールボックスを完全に削除するために、ホールドを解除するか Office 365 アイテム保持ポリシーを削除するための詳細な手順については、「Office 365 の非アクティブなメールボックスを削除する」を参照してください。

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