Office 365 でドキュメントとサイトを整理する

Office 365 でドキュメントとサイトを整理する

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最も一般的な勤務先の課題の1つは、 OneDrive for BusinessとSharePoint Onlineのドキュメントとサイトを整理することです。OneDrive for Businessでドキュメントやサイトを整理するには、次のような方法があります。

ドキュメントを OneDrive for Business またはチーム サイト ライブラリに格納する

OneDrive for Business とチーム サイトを共に使用する (小規模ビジネスに最適) 方法については、「Office 365 ファイル ストレージと共有をセットアップする」を参照してください。

OneDrive for Business は Office 365 内の個人用ドキュメント ライブラリです。OneDrive for Business に格納したファイルはデフォルトでは非公開ですが、必要に応じて共有できます。チーム サイトは、組織内の特定のユーザーによって共有されるサイトです。

注: OneDrive for Business は、作業環境とは別の個人用ストレージである OneDrive とは異なります。

OneDrive for Businessには、最大 1 TB のデータを格納できます。記憶域の制限の詳細については、「 SharePoint Online の制限」を参照してください。

OneDrive for Business またはチーム サイト ライブラリに移動するには、Office 365 にサインインし、次のいずれかを行います。

  • ヘッダーの OneDrive を選択し、画面横のクイック起動バーの [ファイル] をクリックします。

  • ヘッダーの [サイト] を選択し、[チーム サイト] タイルを選択し、画面横のクイック起動バーの [ドキュメント] ライブラリを選択します。

注: SharePoint サイトがカスタマイズされている場合、クイック起動バーは画面横にないかもしれません。

OneDrive for Business またはチーム サイトのドキュメント ライブラリで作業を開始するには、ライブラリの上にあるクイック コマンドのオプションを使用するか、個々のファイルの省略記号 (...) をクリックしてください。

Office 365 のクイック コマンド バーを使用して、OneDrive for Business または SharePoint Online チーム サイト ドキュメント ライブラリで作業を開始します。

次のような機能を利用できます。

ドキュメントを右クリックすると、共有、ダウンロード、削除、移動、コピーなど、他のオプションの一覧が表示されます。また、ファイルのリンクが与えられます。その他のヒントについては、「ライブラリのファイルを整理する」を参照してください。

ドキュメントを検索する

大部分の企業では膨大な量のドキュメントが作成されるため、必要なファイルや自分が作成したファイルでさえ、見つけるのが難しい場合があります。Office 365 では、さまざまな方法で、必要なドキュメントをすばやく検索できます。

ドキュメントを検索する方法は、通常、ドキュメントについて認識している情報に基づいて異なります。 たとえば、ドキュメントをフォロー中である場合、ドキュメントを誰かと共有中である場合、またはドキュメントが OneDrive for Business またはチーム サイト ライブラリ内に格納されていることを知っている場合は、特定の場所を検索します。

名前や、ドキュメントに記述されていると思われる用語を使って、ドキュメントを検索することもできます。 この場合は、OneDrive for Business のクエリ ボックスを使用して、次を検索できます。

  • OneDrive for Business 内のドキュメント。

  • 他のユーザーと共有しているドキュメント。

  • フォローしているサイトに格納されているドキュメント。

[検索] ボックスは OneDrive for Business または SharePoint サイトの左上または右隅にあります。

Office 365 の [OneDrive クエリ] ボックスのスクリーンショット

SharePointでは、[ドキュメントの上にあるファイルを検索する] または [このサイトを検索] ボックスを使用することもできます。

Office 365 でドキュメントを検索する方法の概要は、「Office 365 でファイルを検索する」を参照してください。

後から見つけやすいようにドキュメントをフォローする

ドキュメントをフォローしている場合、そのドキュメントは、OneDrive for Business 内の [フォローするドキュメント] リストに表示されます。

Office 365 でフォローしている OneDrive for Business ドキュメントのスクリーンショット。

また、[興味] フィールド、[得意分野] フィールド内のキーワードなど、自分自身に関する情報をプロファイルに入力した場合は、興味を引くドキュメントの候補が [フォローするドキュメント] リストに表示されます。 提案されたドキュメントの下にある [フォロー] を選んで、そのドキュメントを [フォローするドキュメント] リストに追加します。

Office 365 で、提案されたドキュメントの下にある [フォロー] を選んで、そのドキュメントを [フォローするドキュメント] リストに追加します。

OneDrive for Business またはサイト ライブラリ内のドキュメントをフォローするには、次の手順を実行します。

  1. フォローを開始するドキュメントを右クリックします。

    OneDrive for Business のドキュメント名の横にある省略記号 (その他) のアイコンを選び、ドキュメントのホバー カードを開く
  2. ドキュメントの吹き出しで、[フォロー] を選びます。[フォロー] が表示されない場合は、ファイルを右クリックし、[詳細設定] をクリックして、[フォロー] をクリックします。

    OneDrive for Business のホバー カード メニューで [フォロー] コマンドを選びます

他のユーザーと共有しているドキュメントを見る

ユーザーが自分と共有しているドキュメントは、 OneDrive for Businessの [自分と共有] ビューに表示されます。ただし、"全員と共有" またはセキュリティグループを使用して共有されているドキュメントは、このビューには表示されません。

他のユーザーが自分と共有しているドキュメントは OneDrive for Business の [自分と共有] ビューに表示されます。
  1. Office 365 で、ヘッダーの OneDrive for Business を選択します。

  2. 左のサイド リンク バーの [自分と共有] をクリックします。

最近開いたドキュメントの一覧を見る

OneDrive for Business には、保存場所 (OneDrive for Business ライブラリまたはチーム サイト ライブラリ) に関係なく、Office 365 で最近開いたドキュメントが一覧表示されます。ファイルを表示するには、左のサイド リンク バーにある [最近使用したファイル] をクリックします。

注: 最近のドキュメントを表示するには、Office 2013 以降を実行している必要があります。

変更を追跡するためにドキュメントに通知を設定する

ドキュメントに通知を設定して、ドキュメントの変更 (削除される場合も含む) に関する通知を受け取ることができます。 通知をメールまたはテキスト メッセージのどちらで受信するか、およびその受信頻度を指定できます。

SharePoint で通知を設定するには:

  1. ライブラリでドキュメントを選びます。

  2. そのドキュメントで [ファイル]、[通知]、[通知の設定] の順に選択するか、[ページ]、[通知]、[通知の設定] の順に選択します。

  3. [新しい通知] ダイアログ ボックスで必要なオプションを選び、[OK] を選びます。

通知の設定の詳細については、「 SharePoint でファイルまたはフォルダーが変更されたときに通知を受け取る警告を作成する」を参照してください。

後から見つけやすいようにサイトをフォローする

組織内のいくつかのチーム サイトのメンバーであれば、アクセスしやすいように、そのチーム サイトのフォローを開始できます。 チーム サイトをフォローすると、そのサイトの一覧が [サイト] ページに表示されます。 サイトをフォローすると、OneDrive for Business からそのサイトのライブラリにすばやく移動できます (次のセクションで説明しています)。

サイトのフォローを開始するには、次の手順を実行します。

  1. フォローを開始するサイトにアクセスします。

  2. ヘッダーの右側にある [フォロー] を選択します。

    SharePoint Online サイトをフォローし、Office 365 の [サイト] ページへのリンクを追加します。

詳細については、「ビデオ: SharePoint サイトのフォロー」を参照してください。

フォローしているチーム サイト内のドキュメント ライブラリに移動する

OneDrive for Business では、Office 365 でフォローしているチーム サイトの一覧を表示して、そのサイトにあるドキュメント ライブラリに移動できます。

  1. クイック アクション バーで [サイト フォルダー] を選びます。 フォローしているサイトの一覧が表示されます。

    フォローしている SharePoint Online サイトのリストを表示するには、Office 365 のクイック アクション バーで [サイト フォルダー] を選びます。
  2. リスト内のサイトを選び、サイトにあるドキュメント ライブラリを表示します。

    Office 365 のサイト フォルダー リストでサイトを選び、そのサイトにあるドキュメント ライブラリを表示します。

関連項目

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ビデオ: [エクスプローラーで開く] を使ってライブラリ ファイルをコピーまたは移動する

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