Microsoft StaffHub で毎日のアクティビティをスケジュールする

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重要: 2019年10月1日より、Microsoft StaffHub が廃止されます。Microsoft チームにスケジュールとタスク管理などの StaffHub 機能を構築しています。詳細については、 「Microsoft StaffHub を廃止する」を参照してください。

チーム マネージャーが、Web 上で従業員の 1 日の詳細なスケジュールを作成して、その 1 日のスケジュールに、シフトの詳細を簡単に追加できるようになりました。StaffHub に、新しい [日ビュー] 操作環境と [アクティビティ] 機能が追加され、ユーザーが日ビューでシフトの詳細をやりとりできるようになりました。詳細は、割り当て、ディスパッチ情報、予定されている指定時間での休憩などに関係がある可能性があります。これにより、マネージャーは、従業員がどこで何をしているかを考慮して、より簡単にチーム スケジュールを管理できるようになりました。

たとえば、アリー べリューに午前 9 時から午後 5 時のシフトが割り当てられているとします。このシフト中、彼女は午前 9 時から午前 11 時は受付を担当し、午前 11 時から午後 12 時は昼休みを取り、午後 12 時から午後 3 時は電話応対を行い、午後 3 時から午後 5 時は第 2 の会社所在地にいる予定です。これらの詳細すべてを、日ビューのシフトのアクティビティに追加できるようになりました。

アクティビティについて知っておくべきこと

  • アクティビティのスケジュールは、その他のすべてのシフトのスケジュールを設定する、StaffHub の Web サイトでのみ実行できます。

  • アクティビティの作成、更新、削除は、チーム マネージャーのみが行えます。

  • 従業員は、StaffHub の Web サイトで、1 日のスケジュールとアクティビティを読み取り専用で確認できます。

  • 従業員は、携帯電話で割り当てられているアクティビティを確認できます。

  • アクティビティは、常にシフトに含まれています。シフトには複数のアクティビティを含めることができます。

  • 1 つのシフトには、重複する複数のアクティビティを含めることはできません。ただし、複数のシフトを、他と重複する可能性のある同じユーザーに割り当てることはできます。

  • 各アクティビティには、タイトル、色、オプションのコード (日ビューでアクティビティを区別するのに役立ちます)、開始時間、期間、有給/無給のオプションがあります。

  • アクティビティは、常にシフト内の特定の期間にスケジュールされています。

  • アクティビティの最短期間は 15 分です。アクティビティの最長期間は、シフトと同じ長さです。

  • 既定では、アクティビティは常に有給ですが、マネージャーにはそれを無給にマークするオプションがあります。

  • アクティビティが作成されると、今後の負担軽減のために、システムに保存されます。

  • 週または月ビューにシフトをコピーして貼り付けても、それと一緒にアクティビティはコピーされません。

  • 週ビューで [前回のスケジュールをコピー] をクリックすると、シフトと共に今後のスケジュールにアクティビティをコピーするオプションが表示されます。アクティビティをシフトと一緒にコピーしない場合、このオプションの選択は解除できます。

アクティビティの作成

アクティビティは、シフトのスケジュールと同様に StaffHub の Web サイトから作成します。アクティビティは常にシフトに含まれており、アクティビティを追加する前にシフトが作成されている必要があります。アクティビティを作成するには:

  1. 日、週、または月の任意のビューから、[シフトおよびアクティビティ] ダイアログ ボックスを開きます。セルをダブルクリックするか右クリックし、[シフトの追加および編集] または [アクティビティの追加および編集] を選択します。

  2. [アクティビティ] タブに移動し、[アクティビティの追加] をクリックします。

  3. アクティビティの詳細を入力します。[保存] ボタンは、アクティビティのタイトルが追加されるまで無効のままになります。他と重複しているアクティビティはありません。

  4. アクティビティの作成が終了したら、[保存] をクリックします。

    スクリーンショット:アクティビティ ページを追加または表示する

すべてのアクティビティは、最初は、[シフトおよびアクティビティ] ダイアログ ボックスから作成します。少なくとも 1 回作成したら、別のシフトに複数の方法で追加することができます。

  • 日ビューにコピーして貼り付ける

    • 日ビューに移動し、その日にアクティビティをコピーして貼り付けます。アクティビティは 30 分以上のもののみ、コピーできます。30 分未満のアクティビティを作成するには、[アクティビティ] ダイアログ ボックスを使用します。

  • 日ビューで [アクティビティの検索] メニューを使用する

    • 日ビューに移動し、シフト内のセルにある右のバーをクリックします。小さなメニューが表示され、最新のアクティビティが表示されます。メニューの検索バーからすべてのアクティビティを検索することも可能です。

  • 週ビューで前回のスケジュールをコピーする

    • 週ビューに移動し、[前回のスケジュールをコピー] を選択します。今後のスケジュールに、シフトと一緒にアクティビティをコピーするオプションがダイアログ ボックスに表示されます。ダイアログ ボックスを選択し、シフトと一緒にアクティビティをコピーします。

上記と同じ手順に従うと、アクティビティの詳細をいつでも変更できます。

Web でアクティビティを確認する

アクティビティの完全なタイトルは、[シフトおよびアクティビティ] ダイアログ ボックスの [アクティビティ] タブで確認できますが、アクティビティは、予定表形式で対応するアクティビティ コードも一緒に表示できる日ビューで確認するのが最善です。

アクティビティは、*.pdf 形式で表示して印刷することもできます。これを行うには、日ビューに移動し、右上の [PDF ファイルへ出力] をクリックします。これによりその日のすべてのアクティビティが含まれる *.pdf ファイルがダウンロードされます。

スクリーンショット:Web ブラウザーで Staffhub アクティビティを表示する

モバイル デバイスでアクティビティを表示する

[アクティビティ] は、携帯電話の [自分のシフト] ページの特定のシフトをクリックして確認できます。これにより、[シフトの詳細] ページが開き、その日のメモ、シフト メモ、およびそのシフトのアクティビティが、特定の時間および期間と共に表示されます。

スクリーンショット:モバイル デバイスでの Staffhub のアクティビティを表示する

アクティビティを削除する

アクティビティは、ブラウザーを使用して Web でのみ削除できます。これは、複数の方法で実行できます。

  1. 日、週、または月のビューからアクティビティを含むシフトを削除します。これを行うと、そのシフト内にあるすべてのアクティビティが削除されます。アクティビティを含むシフトが削除されると、それを復元することはできません。

  2. [シフトおよびアクティビティ] ダイアログ ボックスからアクティビティを削除します。ダイアログ ボックスを開き、[アクティビティ] タブに移動し、[削除] をクリックします。そのアクティビティを削除しない場合は、[元に戻す] をクリックします。[保存] すると、削除したアクティビティは復元できません。

  3. 日ビューから削除します。削除するアクティビティを選択し、[削除] をクリックします。アクティビティが削除されると、それを復元することはできません。

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