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この記事を組織する Microsoft Office InfoPath and InfoPath Forms Services経費精算・保険金請求書のレポートなどのビジネス プロセスを向上させるためにシナリオについて説明します。
シナリオとは、この記事で説明している企業架空、例示目的でのみ提供されます。実際のビジネス環境で InfoPath およびInfoPath Forms Servicesを使用して方法については、実際の導入事例を参照できます。「参照」セクションの導入事例に関する詳細情報へリンクを検索します。
この記事の内容
シナリオ 1: 経費報告書
一文社内で多くのグループ: マーケティング、販売、およびサポート コンサルタントも含めて、発生して、作業に関連した経費報告します。
一文社に IT プロフェッショナルは、InfoPath とInfoPath Forms Servicesを使って、経費報告会社内のプロセスを合理化するします。具体的には、スタッフを別の別のデータベースに経費レポートからデータを再入力する必要があるしてデータ入力の間違いを防ぐことが必要です。また、a Corporation は従業員経費レポートをオンラインの状態を表示する方法を提供したいと考えているとします。
InfoPath の前に
一文社では、経費レポートを生成するのに Microsoft Office Excel ブックを使用、従業員はまだ経費レポートの提出を手動のプロセスを使用します。たとえば、従業員は、Excel ブックの場合は、自分の経費を入力し、ブックを印刷します。アンナは、回覧用紙を印刷するレポートに接続されているし、自分のマネージャーに社内のメールからレポートを送信します。
レポートを承認するには、マネージャーは回覧には、[自分の名前を確認して、社内のメールから会計部門にレポートが送信されます。経理管理者承認されると、レポート、払い戻しチェックは発行されました。支店、週間可能性のあるまで初期レポートの提出し、従業員が自分の払い戻しチェックを受信したときに渡します。
InfoPath の後
紙ベースのプロセスから InfoPath とInfoPath Forms Servicesを使用する自動処理への切り替え、結果として時間を短縮一文社と処理従業員経費費やさお金を報告します。従業員は、オンライン フォームに入力するようになりましたし、管理者に電子的に送信します。プロジェクト マネージャーは、レポートを承認後、送ることに電子的に最終的な承認および払い戻しの会計部門。
InfoPath ベース システムへの切り替えの利点は次のとおりです。
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オンライン利便性 InfoPath が自分のコンピューターにインストールされている従業員が入力して、経費報告書フォームを送信する InfoPath を使用できます。従業員が自分のコンピューターに InfoPath をインストールしていないユーザーは、入力し、Web ブラウザーを使用して、経費明細書を送信します。
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オフラインのサポート 従業員は、InfoPath で経費報告書フォームに入力する場合が、未完成のフォームを自分のコンピューターに保存、フォーム、オフラインで作業したりできる再接続し、社内ネットワークに完成したフォームを送信します。これは、従業員断続的なまたは制限付きアクセス権を持つ、ネットワークのリソース、または頻繁に出張する従業員になど、インターネットに特に便利です。
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正確さの向上 フォーム テンプレートは、データの整合性を確保するために設計されている、ために、少数の無効なエントリが発生します。たとえば、従業員は記憶フォームに支出を手動で入力することではなく標準化された経費のカテゴリ] の一覧から選択するドロップダウン リスト ボックスを使用します。
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効率性 従業員は、Microsoft Windows SharePoint Services サイトでページを表示することによって、承認プロセスの状態を表示することができます。
シナリオ 2: 保険クレーム
調整部分を主張ホタルが 10,000 を超えるユーザーは、営業担当者を含む大きなモバイル従業員弁護士、IT スタッフ、人事スタッフおよび財務スタッフします。
ホタル株式会社オンライン フォームを使用して、保険金請求書を処理するには、顧客、保険、および関連するビジネスを許可する InfoPath およびInfoPath Forms Servicesを使用したいです。
InfoPath の前に
InfoPath とInfoPath Forms Servicesを使用するのには、正しいの従業員は、手動、紙ベースのクレーム プロセスを使用します。顧客を面接、エージェントを手動で、請求書フォームに入力して、調整を請求書フォームの [fax されます。機能は、情報を確認、ユーザーは必要があります fax の印刷品質によって、説明の担当者にお問い合わせにします。
InfoPath の後
InfoPath とInfoPath Forms Servicesには、紙ベースのクレーム プロセスからの切り替えは、顧客、エージェント、およびオンラインの調整部分に接続するホタル保険ができました。
たとえば、ブラウザー対応フォームを入力して、インターネット経由で要求をファイルに正しい顧客用にはようになりました。お客様は、ホタル保険 Web サイトに自分のアカウントを設定、ログオン、およびクレームをファイルに移動します。顧客フォームを送信した後、電子メール メッセージ内の調整にも送信されてし、エージェントに電子メール メッセージのコピーが送信されます。機能は、その他の情報が必要な場合、エージェントにフォームを返します。システムの自動処理のコストを削減、要求を処理するに使用して、全体的な顧客満足度を向上時間を短縮します。
InfoPath ベース システムへの切り替えの利点は次のとおりです。
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利便性 に加えて、電話で要求を送信する、お客様は、Web 上のフォームを入力してクレームを送信できます。これにより、標準の勤務時間中にだけでなく、必要に応じて、フォームを送信します。
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正確さの向上 フォーム テンプレートは、データの整合性を確保するために設計されている、ために、少数の無効なエントリが発生します。たとえば、顧客またはエージェントを検索し、フォームにクレームの種類を手動で入力することではなく、[標準の要求の種類の一覧から選択ドロップダウン リスト ボックスを使用します。
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効率性 さらの統合の承認ワークフローを使用することができます、エージェントの調整をすばやく請求で作業して他の関係者の状態を表示します。以前に、正しいスタッフを明確に定義されたワークフローを使って紙ベースのプロセスがでした。このため、エージェントと調整部分可能性のあるいない短時間で判断要求の状態の電話を作成せずにします。これで、エージェント、たとえば、確認できます機能が承認プロセスを完了したかどうかを表示するフォームが保存されている SharePoint サイトで [ワークフローの状態] ページ。
シナリオ 3: 申請
この会社は、出席依頼の申請、によって送信されたことを許可し、[承認の要求を拒否することを確認する必要があります。
文書の部門検査では、請負業者、許可プロセスが簡単かつ便利になるよう、Web ブラウザーで許可申請を入力できる必要があります。
InfoPath の前に
InfoPath とInfoPath Forms Servicesを使用するのには、文書を検査する部門は、冗長なデータ入力の原因となった手動、紙ベースのアプリケーション プロセスを使用します。請負業者は、行政機関向けの office で用紙のフォームに入力します。事務では、データベース システムにデータを入力するための受付に手書きのフォームが送信されます。データを入力すると、結果のエントリが正確にするための用紙に比較されました。判読できない、または無効なデータが発生した場合、フォームが無効なエントリを修正するための手順が含まれている別のフォームと [メール] で請負業者に返されます。
請負業者は、変更されたフォームを送信した、更新プログラムが、データベースに入力された [され、新しいエントリが元と 2 番目のフォームと精度のチェックがします。データは、有効なと見なされ、後に承認プロセスを開始します。承認フェーズで、検査を承認または拒否さまざまな条件に基づいて許可要求します。承認ワークフローが完了したら、請負業者がメールで意思決定の通知。
InfoPath の後
紙ベースの許可プロセスから InfoPath とInfoPath Forms Servicesを使用する自動処理に移動して文書を検査する部門のでは、請負業者、事務、およびオンライン インスペクターを接続することができます。
たとえば、請負業者を送信すると、許可申請書部門の文書の検査 Web サイトで、フォームのデータは、部門の文書の検査のネットワーク上に配置されているデータベースに送信されます。アプリケーションを送信すると、新しい許可出席依頼を自動的に受信するエージェントが完全を期すのための情報をチェックし、開封済みメッセージを確認するアプリケーション フォームにデジタル署名が、SharePoint サイトに表示されます。
InfoPath ベース システムへの切り替えの利点は次のとおりです。
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オンライン利便性 請負業者は、不要になった、官庁を申請を移動する必要があります。請負業者は、Firefox、Safari、Internet Explorer など、ブラウザーでのブラウザー対応フォームを入力して、web には、その許可リクエストを送信することができますようになりました。
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正確さの向上 許可申請フォームのテンプレートは、データの整合性を確保するために設計されている、ために、少数の無効なエントリが発生します。たとえば、請負業者をドロップダウン リスト ボックスを使って選びますカテゴリの標準的なリストから内で検索すると、許可の種類を選択したときを検索し、フォームに、許可の種類を手動で入力することではなく、。
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ユーザー エクスペリエンスの向上 データが送信されると、文書の検査の部門のイントラネット サイトで自動的に新しい許可出席依頼フォームが表示されます。担当者は、フォームが開いたら、彼請負業者の会社のデータを表示し、アプリケーションのデータをフォームに許可します。
在庫管理のシナリオ 4:
世界のさまざまなインポート 12 の国/地域内にある 70 ベンダー以上を購入します。これらのベンダーに保持されている在庫が非常に動的および季節であるため、世界のさまざまなインポートしたい簡単かつ効率的に在庫についてサプライヤー クエリを実行することを InfoPath フォーム テンプレートをデザインします。
InfoPath の前に
InfoPath とInfoPath Forms Servicesを使用するのには、世界のさまざまなインポート機能は、冗長なデータ入力の原因となった手動、紙ベースのアンケート プロセスを使用します。購入者は、グローバル Express 保証メールでアンケートを海外の仕入先に送信されます。ベンダーの戻るアンケート フォームや、fax 送信するメールです。場合によっては、世界のさまざまなインポートを電話回答結果には、です。不具合営業担当者は、ユーザーの仕入先からアンケートの結果を収集します。一般に、世界のさまざまなインポート機能は、最終的なアンケートの結果を受信する前に月を渡す可能性があります。
ほとんどすべてのアンケートの結果冗長なデータを入力します。用紙のアンケートは、世界のさまざまなインポート機能での省長官でデータベースに入力されました。結果のデータベースのレコードが正確にするための用紙に比較されました。無効または判読できない情報が発生した場合フォロー アップのインタビューなどは、ベンダーを電話で行われました。考えられるする場合に、電子メールまたは fax やすくするための出席依頼が送信されました。受信した幅の世界インポート情報を修正した後、データが完了しました。
InfoPath の後
今すぐベンダーは世界のさまざまなインポートをメールでのアンケートを送信するには、代わりに、Web 上のブラウザー対応フォームを入力して、アンケートを送信します。ベンダーがフォームに入力されるデータが在庫データベースですぐに表示されます。InfoPath とInfoPath Forms Servicesへの切り替え、結果として世界のさまざまなインポートは、次の利点を今すぐいます。
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オンライン利便性 InfoPath ベースのシステムの場合、ベンダーは、ブラウザーを使用してアンケートを完了できます。不要になった、ベンダーは、メールや fax アンケートを世界のさまざまなインポートする必要があります。
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適時性 システムでは、以前、紙ベースがしばしば大幅な遅延時間のベンダーが Word インポートのさまざまなデータベースの回答結果が入力されている時間にアンケートを記入します。その結果、在庫見積が古い頻度でした。InfoPath ブラウザー対応フォーム テンプレートで在庫データベースにベンダーがフォームに入力されるデータがすぐに表示されます。
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正確さの向上 フォーム テンプレートは、データの整合性を確保するために設計されている、ために、少数の無効なエントリが発生します。たとえば、ベンダーを検索し、フォームに製品の種類を手動で入力することではなく、製品の種類を選択したときに、標準のカテゴリの一覧から選択ドロップダウン リスト ボックスを使用します。
市場調査のシナリオ 5:
みましたが、主要製品の次のリリースの開発サイクルを開始します。InfoPath とInfoPath Forms Servicesを使って、市場調査活動を支援する、開発チームを決定します。顧客との会議中には、開発チームは、フォーム テンプレートを使ってを収集し、お客様のフィードバックを記録する予定です。フォームでは、お客様のニーズを理解するために、収集されるデータは、簡単に検出し、再利用できるようになると、顧客とのすべての対話を記録します。
フォーム テンプレートを取得し、多くのさまざまな会議から収集したデータを分析する従業員を許可するが、データベースに直接データが送信されます。みましたは SharePoint サイト上のライブラリに完了したフォームと考えています。
InfoPath の前に
開発チームのメンバーを使用してノートを取る顧客やパートナーからフィードバックを収集するときに、Microsoft Office Word、Microsoft Office Excel を使用して、分析し、そのデータを頻繁に配布中止冗長なデータを入力します。チーム メンバーは、フリー フォーム、および関連する情報が内およびドキュメントの間に分散して取得するノートを記述します。チーム メンバーが仕様が収集した情報を取り込みたいときに、多くの必要なものを検索する非標準的なドキュメントを検索して時間を費やしました。
InfoPath の後
InfoPath とInfoPath Forms Servicesを使用する標準的なデータ収集のプロセスに切り替えるには、時間と費用を収集する、分析、およびデータを社内で配布を小さくために、開発チームことができます。
ときに、既存の見込みや顧客との会議、開発チームのメンバーはこれでお客様のニーズとアイデアについてのデータを収集するのに InfoPath フォームを使用します。チームは、SharePoint サイト上に保存して共有するフォーム ライブラリを使用します。このライブラリは、チーム メンバー新しい顧客データ フォームに入力する、既存のフォームでデータを確認、Microsoft Office Excel 2003 またはMicrosoft Office Excel 2007、完成したフォームからデータをエクスポートしたりを 1 つのフォームに複数のフォームのデータを結合できます。
InfoPath ベース システムへの切り替えの利点は次のとおりです。
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一貫性のある情報 フォーム テンプレートは、一貫性のある組織や情報の形式化できるように設計されています。フォーム上のリストに表示されているデータは、標準化された SharePoint リストおよび .xml ファイルから取得します。たとえば、企業の種類] ボックスの一覧内の項目は、みました全体でさまざまなシステムのビジネス データの交換を標準化するために使用する定義済みの XML スキーマから直接取得されます。
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既存のシステムとの統合 フォームを送信すると、SharePoint サイト上のライブラリに自動的に保存します。フォーム ライブラリの列の外部で各フォーム内のデータが表示されます。これにより、チームのメンバーを個別に各フォームを開くことがなく、ライブラリ内のフォーム データを並べ替えるを検索して簡単にします。
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複数のビュー 顧客データ フォームには、顧客の情報、チームの調査、研究方法、およびその他のリソースを記録するための別のビューなど、さまざまなニーズに対応するビューが含まれています。フォームには、1 つの便利な印刷しやすい形式でその他のビューからデータを集計する専用の印刷レイアウト表示も含まれます。
