InfoPath と Excel を使用してアセットトラッカーソリューションを作成する

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Microsoft Office InfoPath では、データ入力とコレクション用のフォームテンプレートを作成できます。Microsoft Office Excel 2007を使用すると、ユーザーはデータを計算、グラフ化、分析できます。これらのプログラムと XML の両方を使用すると、会社の資産を追跡するための簡単で効果的なコードのないビジネスソリューションを簡単に作成できます。

資産管理のためのソリューションの概要

この記事の内容

アセットトラッカーソリューションの作成の概要

手順 1: アセットトラッカーフォームテンプレートをカスタマイズする

手順 2: スキーマファイルをマップし、Excel でテーブルレイアウトをカスタマイズする

手順 3: ピボットテーブルとピボットグラフのサマリーレポートを作成する

手順 4: ユーザーから資産情報を収集する

手順 5: フォームを Excel にインポートする

最終考え: SharePoint リストまたは Access データベースの使用を検討する

アセットトラッカーソリューションの作成の概要

XML データは、InfoPath と Excel の間で交換できます。Infopath の [エクスポート] コマンドは、フォームデータを Excel に送信するための簡単な方法ですが、これを使うと、より柔軟に行うことができます。excel で infopath XML スキーマファイル (.xsd) を明示的にマッピングしてから、infopath フォームファイル (.xml) を excel にインポートすることによって、データのレイアウトをカスタマイズし、excel の機能をより効率的に活用して、データの管理や分析を効率化することができます。

この記事では、infopath のアセットトラッカーのサンプルフォームテンプレートを使用して、infopath、XML、Excel の共同作業を行う方法について説明します。毎年、組織が各従業員のオフィスの資産を積み増していることを想像してみてください。次に、Excel レポートを実行して、来年の機器の予算を割り当てる方法を決定します。次の図は、部門の資産データを収集、追跡、レポートする方法の概要を示しています。

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1. アセットトラッカーフォームテンプレートが作成されます。

2. スキーマファイルが Excel テーブルにマップされ、テーブルレイアウトがカスタマイズされます。

3. 空白のピボットテーブルとピボットグラフのサマリーレポートが作成されます。

4. アセットトラッカーフォームは、ユーザーからデータを収集するために使用されます。

5. すべてのフォームデータが Excel テーブルにエクスポートされ、ピボットテーブルとピボットグラフのレポートが更新されます。

このソリューションには、次のユーザーロールと製品が含まれます。

[フル サポート] アイコン = 必須 サポートなしアイコン = 必須ではありません

ソフトウェア要件

役割

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

ソリューションデザイナー

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

意思決定者

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

Employees

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

サポートなしアイコン

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手順 1: アセットトラッカーフォームテンプレートをカスタマイズする

InfoPath に含まれる [アセットトラッカー] フォームテンプレートを使用すると、従業員のオフィス、従業員が所属する部門、資産のカテゴリ、各資産の詳細に関する情報を収集できます。このソリューションでは、フォームデザイナーは、 Office Outlook 2007を使用して、フォームテンプレートを意思決定者の電子メールアカウントに送信します。

資産管理のテンプレート

タスク 1: アセットトラッカーフォームテンプレートを開いてカスタマイズする

リンクされた画像を含むリッチテキストボックスコントロールがある場合は、メールの受信者の一覧にフォームテンプレートを発行することはできないため、アセットトラッカーのサンプルテンプレートフォームに変更を加える必要があります。

  1. [ファイル] メニューの [フォームテンプレートのデザイン] をクリックします。

  2. [フォームテンプレートのデザイン] ダイアログボックスの [フォームテンプレートを開く] で、[サンプルのユーザー設定] をクリックします。

  3. [作業の開始] ダイアログボックスで、[サンプル-アセットトラッカー] をクリックし、[フォームタスク] の [このフォームのデザイン] をクリックします。

  4. assetNotesコントロールを右クリックし、[リッチテキストボックスのプロパティ] をポイントし、[表示] タブをクリックして、[使用可能な書式設定] の [リンクされた画像] チェックボックスをオフにします。

タスク 2: 送信オプションを定義する

次のタスクでは、従業員が一意の名前付きフォームファイル (.xml) を、意志決定者の電子メールアカウントに添付ファイルとして送信できるように、送信オプションを定義します。

  1. [ツール] メニューの [送信オプション] をクリックします。

  2. [送信のオプション] ダイアログボックスで、[ユーザーにこのフォームを送信することを許可する] チェックボックスをオンにします。

  3. [フォームデータを1つの宛先に送信] をクリックし、一覧で [電子メール] をクリックします。

  4. [追加] をクリックします。

    [データ接続ウィザード]が表示されます。

  5. [宛先 ] ボックスに、提出されたすべてのフォームを受信する意思決定者のエイリアスを入力します。

  6. 一意の件名行を指定するには、[件名] ボックスで次の操作を行います。

    • [数式の挿入 数式ボタン ] をクリックします。

    • 次の数式を入力します。

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • [数式の確認] をクリックし、[ OK ] を2回クリックします。

  • [概要] ボックスに、適切なメッセージを入力するか、このソリューションの重要な手順を追加します。

  • [次へ] をクリックします。

  • ウィザードの次のページで、[フォームデータを添付ファイルとして送信する] をクリックし、[フォームテンプレートを添付してフォームを開く] チェックボックスをオンにします。

    これにより、従業員は、ネットワーク上の場所からアクセスできない場合に備えて、フォームテンプレートファイル (.xsn) にアクセスできるようにすることができます。

  • [添付ファイル名] ボックスで、各フォームファイル (.xml) に一意の名前を指定するには、次の操作を行います。

    1. [数式の挿入 数式ボタン ] をクリックします。

    2. [件名] 行の1つと同じ数式を入力します。

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. [数式の確認] をクリックし、[ OK ] を2回クリックします。

  • [次へ] をクリックします。

  • ウィザードの次のページで、[このデータ接続の名前を入力してください] ボックスに、この送信データ接続のわかりやすい名前を入力します。

  • [概要] セクションで情報が正しいことを確認し、[完了] をクリックします。

  • 意思決定者とすべての従業員にアクセスできるパブリックネットワークフォルダーにフォームを保存します。

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手順 2: スキーマファイルをマップし、Excel でテーブルレイアウトをカスタマイズする

InfoPath と excel の間の接続を設定するには、次の3つのタスクが必要です。アセットトラッカーフォームテンプレートのスキーマファイルを抽出し、このスキーマファイルを excel にマッピングし、インポートされたすべての XML を含む excel テーブルの既定のレイアウトをカスタマイズするフォームデータファイル。

タスク 1: InfoPath からスキーマファイルを抽出する

  1. InfoPath で、アセットトラッカーフォームテンプレートファイルを開きます。

  2. [ツール] メニューの [このフォームのデザイン] をクリックします。

  3. [ファイル] メニューの [ソースファイルとして保存] をクリックします。

  4. [フォルダーの参照] ダイアログボックスで、フォルダーを選択するか、スキーマファイルを格納する新しいフォルダーを作成します。

すべてのソースファイルが保存されているフォルダーの場所と、スキーマファイルの名前 (この場合は、フォーム XML データのスキーマ定義が含まれているmyschema. xsd) に注意してください。

作業 2: Excel で InfoPath スキーマファイルをマップする

  1. 新しい Excel ファイルを作成して、意思決定者がアクセスできる場所に保存します。

  2. Excel では、[開発] タブが表示されていない場合は、次の操作を行います。

    1. Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 をクリックし、次に [Excel のオプション] をクリックします。

    2. [一般] カテゴリで、[Excel の使用に関する基本オプション] の [[開発] タブをリボンに表示する] チェック ボックスをオンにしてから [OK] をクリックします。

      注: リボンは、Microsoft Office Fluent ユーザー インターフェイスのコンポーネントです。

  3. [開発] タブの [XML] で [ソース] をクリックします。

    リボンの XML グループ

    [ XML ソース] 作業ウィンドウが表示されます。

  4. [ xml マップ] をクリックし、[ xmlの対応付け] ダイアログボックスで [追加] をクリックします。

  5. Windows Vista を実行しているコンピューターで   

    1. アドレスバーで、セクションの手順2で作成したmyschemaファイルを含むドライブまたはフォルダーをクリックします。タスク 1: InfoPath からスキーマファイルを抽出します。

      Microsoft Windows XP を実行しているコンピューターで   

    2. [ファイルの場所] ボックスの一覧で、このセクションの手順2で作成したmyschemaを含むドライブまたはフォルダーをクリックします。タスク 1: InfoPath からスキーマファイルを抽出します。

  6. ファイルをクリックし、[開く] をクリックします。

  7. [複数のルート] ダイアログボックスが表示されたら、myschema ファイルで定義されているassetTrackingルートノードをクリックし、[ OK] をクリックします。

    XML の対応付けが [XML ソース] 作業ウィンドウに表示されます。

  8. ns1: アセットノード要素 (繰り返し XML 要素) をドラッグして、Excel テーブルを表示するワークシートの場所に移動します。

    inopath schema ファイルを Excel にマッピングする

タスク 3: Excel の表のレイアウトをカスタマイズする

既定では、Excel は XML 要素名をテーブルの列見出しとして使用します。ただし、列見出しセルを編集することで、列ヘッダーを変更することができます。

  1. 既定の列見出しを変更するには、Excel のテーブルを選択したまま、次の文字列プレフィックスns1: assetを見つけて削除します。たとえば、 ns1: assetIDIDに変更します。

    Excel のテーブル ヘッダーをカスタマイズする

  2. 列幅を調整するには、[すべて選択] ボタンをクリックし、任意の列見出しの境界をダブルクリックします。

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手順 3: ピボットテーブルとピボットグラフのサマリーレポートを作成する

意思決定者は、ピボットテーブルとピボットグラフレポートを使用して、集計データを分析、調査、視覚化します。このシナリオで使用するピボットテーブルとピボットグラフレポートを事前に設定することによって、後で完成したデータでレポートを実行できるようにするための簡単な操作となります。

  1. Excel のテーブル内のセルを選択します。

  2. [挿入] タブの [テーブル] グループで、[ピボットテーブル] をクリックし、[ピボットテーブル] をクリックします。

    Excel のリボン イメージ

    Excel に、[ピボットテーブルの作成] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. セル A1 から新しいワークシートにピボットテーブルレポートを配置するには、[新しいワークシート] をクリックし、[ OK] をクリックします。

    Excel では、指定した場所に空のピボットテーブルレポートが追加され、フィールドの追加、レイアウトの作成、ピボットテーブルレポートのカスタマイズを行うことができるように、ピボットテーブルのフィールドリストを表示します。

  4. データのクロステーブルレポートを作成するには、[ ID ] フィールドを [値] 領域にドラッグし、[部署] フィールドを [列ラベル] 領域に、[カテゴリ] フィールドを [行ラベル] 領域に、[担当] フィールドを [レポートフィルター] 領域に移動します。

  5. ピボットテーブル レポートをクリックします。

  6. [挿入] タブの [グラフ] グループで、横グラフの種類をクリックします。

    Excel のリボン イメージ

  7. [ 2-d バー] の下で、[集合縦棒] を選びます。

  8. ピボットグラフレポートのサイズと場所を設定に合わせて調整します。

空白のピボットテーブルとピボットグラフ レポート

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手順 4: ユーザーから資産情報を収集する

これで、フォームテンプレートがすべての従業員によって入力される準備が整ったので、フォームを発行して各従業員に送信する必要があります。各従業員が完成したフォームを送信すると、電子メールメッセージに添付された xml データファイル (.xml) として、意思決定者の電子メールアカウントに送信されます。意思決定者は、すべてのメッセージを Outlook の専用の InfoPath フォルダーに移動できます。このシナリオでは、すべてのユーザーがフォームを完了するために特定の期間を割り当てることをお勧めします。これにより、データ収集期限に達すると、意思決定者がすべての完了したフォームを使用してレポートを実行できるようになります。

アセット記録フォームでデータを入力する

  1. InfoPath で、手順1で保存したフォームテンプレート (.xsn) を開きます。アセットトラッカーのサンプルフォームテンプレートをデザインする

  2. [ツール] メニューの [このフォームのデザイン] をクリックします。

  3. [ファイル] メニューの [発行] をクリックします。

  4. 発行ウィザードで、電子メールの受信者の一覧をクリックし、[次へ] をクリックします。

  5. ウィザードの次のページで、[フォームテンプレート名] ボックスにフォームテンプレートの名前を入力し、[次へ] をクリックします。フォームテンプレートの名前は、電子メールメッセージの受信者に送信されるメッセージの件名の見出しに表示されます。

  6. 必要に応じて、ウィザードの次のページで、Outlook フォルダーに表示される列を作成して、電子メールメッセージを整理することができます。

  7. [次へ] をクリックします。

  8. [発行] をクリックします。

  9. 発行ウィザードでフォームテンプレートの発行が完了すると、フォームが表示された電子メールメッセージが開きます。

  10. メッセージを入力し、従業員名を入力するか、配布リストを使用して、メッセージを送信します。

Outlook では、意思決定者は、次の2つの方法のいずれかで、提出されたすべての XML フォームを整理できます。

  • メッセージが初めて開かれたときに [ InfoPath フォームフォルダー ] メッセージボックスが表示される場合は、[フォームフォルダーの作成] をクリックします。

  • Outlook でルールを作成して、関連するすべての infopath フォームを infopath フォルダーに移動します。

    詳細については、「ルールを使用してメッセージを管理する」を参照してください。

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手順 5: フォームを Excel にインポートする

Excel ブックの手順2と3を既に作成しているため、意思決定者がフォームデータをエクスポートして確認するのは簡単な問題です。意思決定者は、xml ファイル (.xml) を Outlook からエクスポートし、すべてのフォームファイル (.xml) を Excel ブックにインポートして、データを更新するだけで済みます。

タスク 1: Outlook から Windows フォルダーにフォームをエクスポートする

  1. Outlook で、従業員から受け取ったすべてのフォームが含まれているフォルダーを選択し、ctrl キーを押しながら A を押すと、すべてのフォームの電子メールメッセージが選択されます。

  2. 選択範囲を右クリックし、[ InfoPath の操作] をポイントして、[フォームのエクスポート] をクリックします。

  3. [フォームのエクスポート] ダイアログボックスで、フォルダーを選択し、 [OK] をクリックします。

作業 2: フォームを Excel にインポートする

  1. 手順2で作成した excel ブックで、スキーマファイルをマップし、excel でテーブルレイアウトをカスタマイズするには、excel テーブルでマップされたセルのいずれかを選択します。

  2. [開発] タブの [ XML ] グループで、[インポート] をクリックします。

    リボンの XML グループ

    [ XML のインポート] ダイアログボックスが表示されます。

  3. Windows Vista を実行しているコンピューターで   

  4. 次のいずれかの操作を行います。

    • ファイルが連続している場合は、SHIFT キーを押しながら、一覧の最初と最後のファイルをクリックします。

    • ファイルが連続していない場合は、ctrl キーを押して、一覧でインポートする各ファイルをクリックします。

  5. [インポート] をクリックします。

    インポートしたデータの Excel の表

既定では、マップされたセル内の既存のデータが上書きされます。これは、このビジネスソリューションに必要な最終結果です。ただし、意思決定者は、たとえば、スケジュールされた期限前にデータを複数回インポートして進行状況を測定することができます。

注: Excel では、[既存の xml テーブルに新しいデータを追加する] オプションを使用してデータを追加することもできます ([開発] タブの [ xml ] グループで [マップのプロパティ] をクリック)、その他のソリューションに適している場合があります。

詳細については、「 XML データをインポートする」を参照してください。

タスク 3: ピボットテーブルとピボットグラフレポートを更新する

  • ピボットテーブルレポート内のセルをクリックします。

  • [オプション] タブの [データ] グループで、[すべて更新] の横にある矢印をクリックし、[更新] をクリックします。

    Outlook のリボンの画像

最終ピボットテーブルとピボットグラフのレポート

Excel ブックには、来年の機器の予算を割り当てるために必要なすべてのデータと要約レポートが含まれるようになりました。もちろん、データの並べ替え、フィルター処理、条件付き書式設定など、必要に応じて、Excel ブックでさらに分析を行うことができます。

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最終考え: SharePoint リストまたは Access データベースの使用を検討する

代わりに、XML ではなく SharePoint リストまたは Access データベースを使用して、InfoPath と Excel の間でデータを転送することを検討してください。

SharePoint リストを使用する

InfoPath では、SharePoint リストを読み取り専用のデータソースとして簡単に使うことができます。次の2つのいずれかの操作を行うことができます。

  • SharePoint リストからデータを excel にエクスポートすると、excel でデータ接続が自動的に作成されます。

  • Excel から、SharePoint リストへのデータ接続を明示的に作成します。

データ接続が作成されると、Excel のデータを更新して最新のデータを取得できます。

SharePoint リストを使用してデータを追加したり更新したりすることができます。 InfoPath フォームを使用して、リストからアイテムを表示します (たとえば、縦方向に表示されている複雑な項目や長いアイテムなど)、Excel を使用してデータをさらに分析します。

InfoPath、SharePoint リスト、Excel を組み合わせる

1つのアイテムを表示して、InfoPath で簡単に確認できるようにします。

2. SharePoint リストのデータを追加して更新します。

3. Excel を使用して最新の情報に更新して報告します。

詳細については、「 SharePoint ドキュメントライブラリまたはリストへのデータ接続を追加する」を参照してください。

Access データベースを使用する

InfoPath では、Access データベースへの読み取り/書き込み接続を作成できます。Excel から、Access データベースへのデータ接続を明示的に作成して、最新のデータを取得できるように更新することができます。ブックを開いたときに自動的に更新される接続を定義したり、5分ごとに定期的に更新したりすることもできます。

Access データベースは、InfoPath と Excel の中間として使用できます。access に InfoPath フォームを送信する場合は、access データベースを更新します。Excel のデータ接続を更新すると、Access から更新されたデータを取得します。実際には、InfoPath から Excel ブックにデータを間接的に送信しています。

InfoPath、Access、Excel を組み合わせる

1. Access データベースにフォームを表示して送信します。

2. Access データベースにデータを保存します。

3. Excel を使用して最新の情報に更新して報告します。

詳細については、「 Microsoft access データベースを基にしたフォームテンプレートをデザインする」を参照してください。

ヒント: Access から直接 InfoPath フォームを作成できることはご存じでしたか?ユーザーがコンピューターに Outlook 2007 または2010と InfoPath 2007 または2010をインストールしている場合は、[電子メールメッセージからデータを収集する] ウィザードを使用して、多様なユーザーから直接 Access からデータを収集できます。詳細については、access のヘルプトピック「メールで収集したデータを access データベースに追加する」を参照してください。

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