InfoPath と Excel を使用して、資産管理ソリューションを作成します。

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Microsoft Office InfoPath では、データの入力やコレクションのフォーム テンプレートを作成できます。Microsoft Office Excel 2007では、グラフを計算すると、データを分析することができます。これらのプログラムと XML の両方を使用すると、会社の資産を追跡するための効果的なコードなしのビジネス ソリューションが、単純なを簡単に作成できます。

資産管理のためのソリューションの概要

この記事の内容

資産追跡ソリューションの作成の概要

手順 1: 資産管理フォーム テンプレートをカスタマイズします。

手順 2: スキーマ ファイルを対応付けるし、Excel のテーブルのレイアウトをカスタマイズします。

手順 3: ピボット テーブルとピボット グラフのサマリー レポートを作成します。

手順 4: ユーザーからの資産情報を収集します。

手順 5: フォームを Excel にインポートします。

おわり: SharePoint リストまたはデータベースの使用を検討します。

資産追跡ソリューションの作成の概要

InfoPath と Excel の XML データを交換できます。Infopath のエクスポート] コマンドでは、単純ですが、フォーム データを excel に送信する方法の簡単なはより多くの柔軟性を提供する別の方法を実行できます。Excel では、InfoPath XML スキーマ ファイル (.xsd) を明示的にマッピングして、Excel に InfoPath フォーム ファイル (.xml) をインポートするには、データのレイアウトをカスタマイズおよびを管理してより効率的にデータを分析するための Excel の機能を活用できます。

この記事では、InfoPath、XML、および Excel の共同作業を作成する方法を説明するために InfoPath 資産管理のサンプル フォーム テンプレートを使用します。それぞれの年組織インベントリ各従業員の office で資産を想像してください。次に、機器の予算を翌年の割り当て方法を決定する際に Excel レポートが実行されます。次の図は、しする方法を収集する、トラッキング、部門のデータの資産をレポートの概要を示します。

a

1. [資産管理フォーム テンプレートが作成されます。

2. スキーマ ファイルが Excel テーブルにマッピングされているし、テーブルのレイアウトをカスタマイズします。

3. 空白ピボット テーブルとピボット グラフ概要のレポートが作成されます。

4. の資産管理フォームを使用して、ユーザーからデータを収集します。

5。 Excel の表にすべてのフォーム データをエクスポートし、ピボット テーブルとピボット グラフ レポートの更新します。

このソリューションには、次のユーザーの役割と製品が含まれます。

[フル サポート] アイコン 必要 サポートなしアイコン = = 必要ないです。

ソフトウェア要件

役割

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

ソリューション エクスプ ローラー

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

意思決定者

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

従業員

[フル サポート] アイコン

[フル サポート] アイコン

サポートなしアイコン

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手順 1: 資産管理フォーム テンプレートをカスタマイズします。

InfoPath に含まれている、従業員の office では、各資産に関する情報を収集することにより、資産管理フォーム テンプレートを従業員が属している部門、資産、およびそれぞれの資産に関する詳細情報のカテゴリに分類します。このソリューションでは、フォーム デザイナーは、 Office Outlook 2007を使用して、意思決定者の電子メール アカウントにフォーム テンプレートを送信します。

資産管理のテンプレート

作業 1: を開き、資産管理フォーム テンプレートをカスタマイズします。

リンクされた画像を含むリッチ テキスト ボックス コントロールがある場合、メールの宛先のリストにフォーム テンプレートを発行することはできません、ため、資産管理サンプル テンプレート] フォームに小さな変更を加える必要があります。

  1. [ファイル] メニューには、フォーム テンプレートのデザインをクリックします。

  2. フォーム テンプレートのデザイン] ダイアログ ボックスで、フォーム テンプレートを開くには、[サンプルのカスタマイズ] をクリックします。

  3. 作業の開始] ダイアログ ボックスは、サンプルの資産管理] をクリックし、[フォームのタスク] の下の [このフォームのデザイン] をクリックします。

  4. AssetNotesコントロールを右クリックしてリッチ テキスト ボックスのプロパティをポイントし、[表示] タブをクリックし、使用可能な書式設定]、[リンクされた画像のチェック ボックスをオフします。

作業 2: 送信オプションを定義します。

次のタスクでは、従業員の添付ファイルとして意思決定者の電子メール アカウントに一意の名前のフォーム ファイル (.xml) を送信できるように、送信オプションを定義します。

  1. [ツール] メニューで、 [送信オプション] をクリックします。

  2. 送信オプション] ダイアログ ボックスでは、このフォームを送信するユーザーを許可する]チェック ボックスを選択します。

  3. フォーム データを 1 つの宛先に送信] をクリックし、一覧で、[電子メール] をクリックします。

  4. [追加] をクリックします。

    データ接続ウィザードが表示されます。

  5. [宛先] ボックスで、送信されたすべてのフォームを受け取った意思決定者の別名を入力します。

  6. [件名] ボックスには、一意の件名を指定します。

    • 数式を挿入する 数式ボタン をクリックします。

    • 次の数式を入力します。

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • 数式の確認] をクリックし、 [ok]を 2 回クリックします。

  • 概要] ボックスに、適切なメッセージを入力するか、このソリューションの重要な情報を追加します。

  • [次へ] をクリックします。

  • ウィザードの次のページでは、フォームのデータを添付ファイルとして送信] をクリックして、ユーザーがフォームを開くことができないフォーム テンプレートを添付する] チェック ボックスを選びます。

    これにより、アクセスできるようにする従業員にフォーム テンプレート ファイル (.xsn) 場合に、ネットワークの場所からアクセスすることはできません。

  • 指定するのには、[添付ファイル名] ボックスで各フォーム ファイル (.xml) の一意のファイル名。

    1. 数式を挿入する 数式ボタン をクリックします。

    2. [件名] 行と同じ式を入力します。

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. 数式の確認] をクリックし、 [ok]を 2 回クリックします。

  • [次へ] をクリックします。

  • このデータ接続の名前を入力] ボックスに、ウィザードの次のページでは、次のわかりやすい名前を入力は、データ接続を送信します。

  • [概要] セクションで、情報が正しいことを確認し、[完了] をクリックします。

  • フォームを保存して、意思決定者、すべての従業員にアクセスできるパブリック ネットワーク フォルダーにします。

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手順 2: スキーマ ファイルを対応付けるし、Excel のテーブルのレイアウトをカスタマイズします。

InfoPath と Excel の間の接続を設定するには、3 つのタスクが必要です: 資産管理フォーム テンプレートのスキーマ ファイルを抽出する、Excel では、このスキーマ ファイルをマッピング、およびすべてのインポートされた XML が含まれている Excel のテーブルの既定のレイアウトをカスタマイズします。フォーム データ ファイル。

作業 1: InfoPath のスキーマ ファイルを抽出します。

  1. InfoPath では、資産管理フォーム テンプレート ファイルを開きます。

  2. [ツール] メニューには、このフォームのデザインをクリックします。

  3. [ファイル] メニューで、ソース ファイルとして保存] をクリックします。

  4. フォルダーの参照] ダイアログ ボックスで、フォルダーを選択またはスキーマ ファイルを保存する新しいフォルダーを作成します。

すべてのソース ファイルが保存されるフォルダーの場所とスキーマ ファイル、この例では、 myschema.xsd、XML データ フォームのスキーマ定義が含まれているの名前に注意してください。

作業 2: Excel での InfoPath のスキーマ ファイルを対応付ける

  1. 新しい Excel ファイルを作成し、意思決定者にアクセスできる場所に保存します。

  2. Excel では、 [開発] タブが表示されていない場合は、次を操作します。

    1. Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 をクリックし、次に [Excel のオプション] をクリックします。

    2. [一般] カテゴリで、[Excel の使用に関する基本オプション] の [[開発] タブをリボンに表示する] チェック ボックスをオンにしてから [OK] をクリックします。

      注: リボンは、Microsoft Office Fluent ユーザー インターフェイスのコンポーネントです。

  3. [開発] タブの [XML] で [ソース] をクリックします。

    リボンの XML グループ

    [XML ソース] 作業ウィンドウが表示されます。

  4. XML の対応付け] をクリックし、[ XML の対応付け] ダイアログ ボックスで、[追加] をクリックします。

  5. Windows Vista を実行しているコンピューターに   

    1. アドレス バーでドライブまたはセクションの手順 2 で作成したmyschema.xsdファイルが含まれているフォルダーをクリックしてタスク 1: InfoPath のスキーマ ファイルを抽出するします。

      Microsoft Windows XP を実行しているコンピューターで   

    2. ファイルの場所] ボックスの一覧で、ドライブまたはセクションの手順 2 で作成したmyschema.xsdファイルが含まれているフォルダーをクリックして作業 1: InfoPath のスキーマ ファイルを抽出するします。

  6. ファイルをクリックし、[開く] をクリックします。

  7. 複数のルート] ダイアログ ボックスが表示されたら、myschema.xsd ファイルで定義されているassetTrackingルート ノードをクリックし、[ OK] をクリックします。

    XML の対応付けが [XML ソース] 作業ウィンドウに表示されます。

  8. 繰り返し XML 要素では、 ns1:assetノードの要素を Excel のテーブルを表示するワークシートの場所にドラッグします。

    inopath schema ファイルを Excel にマッピングする

作業 3: Excel のテーブルのレイアウトをカスタマイズします。

既定では、Excel がテーブルの列見出しとして XML 要素の名前を使用します。ただし、列見出しのセルを編集することにより、列見出しを変更できます。

  1. 既定の列見出しを変更するには、選択されている Excel のテーブルを保持する、 ns1:asset、次の文字列プレフィックスを見つけて削除します。たとえば、 IDns1:assetIDを変更するとします。

    Excel のテーブル ヘッダーをカスタマイズする

  2. 列の幅を調整するには、するには、すべて選択] をクリックし、列見出しの境界をダブルクリックします。

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手順 3: ピボット テーブルとピボット グラフのサマリー レポートを作成します。

意思決定者は、ピボット テーブルを使用して、ピボット グラフ レポートには、分析、調査、および集計データをビジュアル化します。先には、このシナリオで使用するピボット テーブルとピボット グラフ レポートを設定すると、後で完成したデータのレポートを実行する意思決定者の簡単な操作があります。

  1. Excel の表のセルを選択します。

  2. [挿入] タブの [テーブル] グループで、[ピボット テーブル] をクリックし、[ピボット テーブル] をクリックします。

    Excel のリボンの画像

    Excel に、[ピボットテーブルの作成] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. 新しいワークシートのセル A1 を先頭と、ピボット テーブル レポートを配置するには、新しいワークシートをクリックし、[ OK] をクリックします。

    Excel では、指定した場所に空白のピボット テーブル レポートを追加して、フィールドを追加、レイアウトを作成してピボット テーブル レポートをカスタマイズすることは、ピボット テーブルフィールド リストを表示します。

  4. データのクロス表形式レポートを作成するには、[レポート フィルター] 領域に値] 領域に [ ID ] フィールド、部門列ラベル] 領域にフィールド、[行ラベル] 領域にカテゴリフィールドおよび [担当者] フィールドをドラッグします。

  5. ピボットテーブル レポートをクリックします。

  6. [挿入] タブの [グラフ] で、[バーのグラフの種類をクリックします。

    Excel のリボンの画像

  7. 2-d バーで、[集合横棒グラフを選択します。

  8. サイズとピボット グラフ レポート、環境設定の位置を調整します。

空白のピボットテーブルとピボットグラフ レポート

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手順 4: ユーザーからの資産情報を収集します。

ここで、フォーム テンプレートがすべての従業員で入力する準備ができてフォームを発行し、各従業員に送信する必要があります。各従業員は、完成したフォームを送信するときに、意思決定者の電子メール アカウントに電子メール メッセージに添付されている XML データ ファイル (.xml) として送信されます。Outlook で専用の InfoPath フォルダーのすべてのメッセージ、意思決定者に移動し、できます。このシナリオでは、特定の期間、意思決定者は、データ収集期限に達したときに、すべての完成したフォームでのレポートを実行できるように、フォームを完了するすべてのユーザーに割り当てることをお勧めします。

アセット記録フォームでデータを入力する

  1. InfoPath で保存したフォーム テンプレート (.xsn) を開いて手順 1: 資産管理のサンプル フォーム テンプレートをデザイン

  2. [ツール] メニューには、このフォームのデザインをクリックします。

  3. [ファイル] メニューの [発行を] をクリックします。

  4. 発行ウィザードメールの宛先のリストに、クリックして [次へ] をクリックします。

  5. フォーム テンプレートの名前] ボックスで、ウィザードの次のページで、フォーム テンプレートの名前を入力し、[次へ] をクリックします。フォーム テンプレートの名前、件名に表示、電子メール メッセージの受信者に送信されたメッセージの見出し。

  6. 必要に応じて、ウィザードの次のページで、電子メール メッセージを整理するために、Outlook のフォルダーに表示される列を作成できます。

  7. [次へ] をクリックします。

  8. [発行] をクリックします。

  9. 発行ウィザードが完了したら、フォーム テンプレートを発行、フォームを使用した電子メール メッセージが開きます。

  10. メッセージを入力、従業員の名前を入力や、配布リストを使用してメッセージを送信します。

Outlook では、[意思決定者が、すべての 2 つの方法のいずれかに送信された XML フォームを整理できます。

  • InfoPath フォーム フォルダーのメッセージ ボックスには、最初に、メッセージが開きますが表示されている場合は、フォーム フォルダーの作成をクリックします。

  • Outlook フォルダーに移動するすべての関連する InfoPath フォームを InfoPath では、ルールを作成します。

    詳細については、「ルールを使用してメッセージを管理する」を参照してください。

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手順 5: フォームを Excel にインポートします。

Excel ブックの手順 2 と 3 を既に作成したために、簡単にエクスポートし、[フォームのデータを確認する意思決定者です。意思決定者は、Outlook から xml ファイル (.xml) をエクスポートするには、すべてのフォーム ファイル (.xml) にインポートの Excel ブックをして、データを更新するだけで済みます。

作業 1: Outlook からの Windows フォルダーにフォームをエクスポートします。

  1. Outlook では、すべての従業員から受信したフォームが含まれているフォルダーを選択し、[フォームの電子メール メッセージのすべてを選択するには、ctrl キーと A キーを押します。

  2. 選択範囲を右クリックして、 InfoPath のアクション] をポイントし、[フォームのエクスポート] をクリックします。

  3. フォームのエクスポート] ダイアログ ボックスで、フォルダーを選択し、[ ok]をクリックします。

作業 2: フォームを Excel にインポートします。

  1. Excel ブックで作成した手順 2: スキーマ ファイルを対応付けるし、Excel のテーブルのレイアウトをカスタマイズする、Excel テーブル内の対応付けられたセルのいずれかを選択します。

  2. [開発] タブの [ XML ] で、[インポート] をクリックします。

    リボンの XML グループ

    XML のインポート] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. Windows Vista を実行しているコンピューターに   

  4. 次の操作のいずれかを行います。

    • ファイルが連続している場合は、SHIFT キーを押して、最初と最後の一覧でファイルをクリックします。

    • ファイルが連続していない場合は、ctrl キーを押して、リストにインポートするファイルをクリックします。

  5. [インポート] をクリックします。

    インポートしたデータの Excel の表

既定は、Excel は、このビジネス ソリューションの目的の最終結果は、マップされたセルの既存のデータで上書きします。ただし、意思決定者、たとえば、データをインポート必要な回数だけスケジュールの期限前に、の進捗状況を測定します。

注: Excel では、追加することも、データを既存の XML テーブルに新しいデータを追加するオプションを使用して ( [開発] タブの [ XML ] で、[プロパティ] をクリック マップ)、その他のソリューションのための適切ながあります。

詳細については、インポート XML データを参照してください。

作業 3: ピボット テーブルとピボット グラフ レポートを更新します。

  • ピボット テーブル レポート内のセルをクリックします。

  • [オプション] タブの [データ] グループで、すべて更新] の横にある矢印をクリックし、[更新] をクリックします。

    Outlook のリボンの画像

最終ピボットテーブルとピボットグラフのレポート

Excel ブックが含まれていますすべてのデータとの概要レポートに役立つ翌年の機器予算を割り当てる必要があること。もちろん、できることで、並べ替え、フィルター処理、またはデータを条件付き書式設定など、必要な場合は、Excel ブックの分析をさらにします。

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おわり: SharePoint リストまたはデータベースの使用を検討します。

代わりに、InfoPath と Excel の間でデータを転送する XML、代わりに SharePoint リストまたは Access データベースを使用して検討してください。

SharePoint リストを使用します。

InfoPath から簡単に読み取り専用のデータ ソースとして SharePoint リストを使用することができます。次の 2 つのいずれかの操作を行うことができます。

  • SharePoint リストからデータを Excel でデータ接続が自動的に作成するには、Excel にエクスポートします。

  • Excel から明示的に SharePoint リストへのデータ接続を作成します。

データ接続を作成すると、最新のデータを取得する Excel でデータを更新することができます。

SharePoint リストを追加してデータを更新、InfoPath フォームを使用して (たとえば、複雑な長い、またはアイテムを最適な垂直方向に表示されます)、リストからアイテムを表示して、Excel を使用して、データの分析を使用できます。

InfoPath、SharePoint リスト、Excel を組み合わせる

1. InfoPath で簡単に確認のため、単一のアイテムを表示します。

2. を追加し、[SharePoint リストのデータを更新します。

3. 更新し、Excel で最新の状態を報告します。

詳細については、 SharePoint ドキュメント ライブラリまたはリストへのデータ接続の追加を参照してください。

Access データベースを使用します。

InfoPath、Access データベースへの読み取り/書き込み接続を作成できます。Excel から最新のデータを取得する更新可能な Access データベースへのデータ接続を明示的に作成できます。でも、ブックを開いたときに自動更新への接続を定義するか、定期的に更新するなど、すべての 5 分。

InfoPath と Excel の仲介としては、Access データベースを使用することができます。アクセスに InfoPath フォームを送信する場合は、Access データベースを更新します。Excel のデータ接続を更新するときに、Access から更新されたデータを取得します。実際には、InfoPath から間接的に Excel ブックにデータを送信します。

InfoPath、Access、Excel を組み合わせる

1. を表示し、Access データベースには、フォームを送信します。

2. を Access データベースにデータが格納されます。

3. 更新し、Excel で最新の状態を報告します。

詳細については、 Microsoft Access データベースに基づくフォーム テンプレートのデザインを参照してください。

ヒント: Access 2007 から直接 InfoPath フォームを作成するをご存知ですか。Outlook 2007 および InfoPath 2007 が自分のコンピューターにインストールされているユーザーがいる場合は、電子メール メッセージからデータを収集するウィザードを使用して Access 2007 から直接多様なユーザーからデータを収集できます。詳細については、電子メール メッセージを使用してデータを収集するアクセス 2007年ヘルプ トピックを参照してください。

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