Excel スプレッドシートを使った差し込み印刷

Excel スプレッドシートを使った差し込み印刷

差し込み印刷は、複数のドキュメントを一度に作成する場合に使用します。これらのドキュメントには、同一のレイアウト、書式設定、文字列、グラフィックが含まれます。各ドキュメントの特定のセクションのみが異なり、カスタマイズされています。Word の文書では、一括ラベルレター封筒メールを含む差し込み印刷を使用できます。差し込み印刷の処理では、次の 3 つのドキュメントが使用されます。

  • メイン文書

  • データ ソース

  • 差し込み文書

差し込み印刷で Excel データを使用する方法の詳細については、トレーニング コース「差し込み印刷の応用」の一部である以下のビデオをご覧ください。

手順 1: 差し込み印刷用に Excel のデータを準備する

差し込み印刷プロセスで最も重要な手順は、データのセットアップと準備です。Excel スプレッドシートを受信者リストのデータ ソースとして使用します。

差し込み印刷用のデータを準備するためのヒントをいくつか紹介します。以下のことをご確認ください。

  • スプレッドシートの列名が、差し込み印刷で挿入するフィールドの名前と一致している。たとえば、文書内で受信者にファースト ネームで呼びかける場合は、姓と名の列を区切る必要があります。

  • 結合するすべてのデータが、スプレッドシートの最初のシートに存在している。

  • Word が値を正しく読み取れるように、パーセンテージ、通貨、郵便番号のデータ入力の書式が、スプレッドシートで正しく設定されている。

  • 差し込み印刷で使用する Excel スプレッドシートが、ローカル コンピューターに保存されている。

  • Word の差し込み印刷文書に接続される前に、スプレッドシートへの変更または追加が完了している。

注: 

  • コンマ区切り値ファイル (.csv) やテキスト ファイル (.txt) から情報をインポートして Excel スプレッドシートから情報をインポートしたり、[テキストのインポート] ウィザードを使用して新しいスプレッドシートを作成したりできます。

  • 詳細については、「Word 差し込み印刷用に、Excel データ ソースを準備する」を参照してください。

手順 2: 差し込み印刷を開始する

  1. Word で、[ファイル]、[新規作成]、[白紙の文書] の順に選択します。

  2. [差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] グループで、[差し込み印刷の開始] を選択して、実行する差し込み印刷の種類を選びます。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[差し込み印刷​​の開始] コマンドと実行する差し込みで利用できるオプションの一覧が表示されています。

  3. [宛先の選択]、[既存のリストを使用] の順に選択します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[宛先の選択] コマンドで [既存のリストを使用] オプションが選択されています。

  4. Excel スプレッドシートを参照し、[開く] をクリックします。

  5. Word から入力を求められたら、[Sheet1$]、[OK] の順に選択します。

    注: これで、Excel スプレッドシートが、Word で作成中の差し込み印刷文書に接続されました。


メーリング リストを編集する

メールを受信するユーザーを制限することができます。

  1. [アドレス帳の編集] を選択します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[受信者一覧の編集] コマンドが強調表示されています。

  2. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、メールを送らないユーザーの名前の横にあるチェック ボックスをオフにします。

    チェック ボックスをオンにして行を選ぶ

    注: また、リストの並べ替えやフィルターを使って名前や住所を検索しやすくすることができます。アイテムの並べ替えとフィルターの詳細については、「差し込み印刷のためにデータの並べ替えやフィルター処理を行う」を参照してください。

手順 3: 差し込み印刷フィールドを挿入する

文書にスプレッドシートからの情報を取得する、1 つまたは複数の差し込み印刷フィールドを挿入することができます。

封筒の住所ブロック、ラベル、メール メッセージ、またはレターを挿入する場合

  1. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[住所ブロック] を選択します。

    [住所ブロック] 差し込みフィールドを挿入する

  2. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、封筒に受信者の名前を表示するときの書式を選択します。

    [住所ブロック] オプション

  3. [OK] を選びます。

  4. [ファイル] の [保存] をクリックします。

メール メッセージやレターにあいさつ文を挿入する場合

  1. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[挨拶文 (英文)] を選択します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[あいさつ文] コマンドが強調表示されています。

  2. [あいさつ文の挿入 (英文)] ダイアログ ボックスで、次の操作を行います。

    • [挨拶文 (英文)] の書式で、必要に応じて呼びかけ (既定では ””)、受信者名の書式、句点 (既定ではコンマ) を選択して、あいさつ文を変更します。

      および

    • [無効な宛先名の場合のあいさつ文] で、あいさつ文の一覧からオプションを選択します。

  3. [OK] を選びます。

  4. [ファイル] の [保存] をクリックします。

スプレッドシートのデータをメール メッセージやレターに挿入する場合

  1. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[差し込みフィールドの挿入] を選択します。

  2. [差し込みフィールドの挿入] ダイアログ ボックスの [フィールド] で、フィールド名 (スプレッドシートの列名) を選択し、[挿入] を選択します。

  3. 必要に応じて手順 2 を繰り返し、完了したら [閉じる] を選択します。

  4. [ファイル] の [保存] をクリックします。

スプレッドシートから差し込み印刷文書にフィールドを追加する方法の詳細については、「差し込み印刷フィールドを挿入する」を参照してください。メール メッセージの設定の詳細情報については、「Word でメールの宛名差し込みを使用する」を参照してください。

手順 4:差し込み印刷をプレビューして完了する

差し込み印刷フィールドを挿入したら、結果をプレビューして内容に問題がないことを確認します。これで、差し込み印刷のプロセスの準備ができました。

  1. [差し込み文書] タブで、[結果のプレビュー] を選択します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[結果のプレビュー] グループが表示されています。

  2. [次のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [次のレコード] ボタン ボタンまたは [前のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [前のレコード] ボタン ボタンを選択して、データ ソースのレコード内を移動し、文書内でレコードがどのように表示されるかを確認します。

  3. [完了] グループで、[完了と差し込み] を選択し、[文書の印刷] または [電子メール メッセージの送信] を選択します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[完了と差し込み] コマンドとそのオプションが表示されています。

手順 5:差し込み印刷を保存する

差し込み印刷文書を保存しても、データ ソースには接続されたままです。次の一括差し込み印刷で差し込み印刷文書を再利用することができます。

  • 差し込み印刷文書を開き、Word から接続を維持するかの確認を求められたら、[はい] を選択します。

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