Excel にデータをエクスポートする

エクスポート ウィザードを使って、Access データベースから Excel で読み取り可能なファイル形式にデータをエクスポートできます。 ここでは Excel にデータをエクスポートするための準備方法を説明し、一般的な問題に関するトラブルシューティング ヒントも示します。

この記事の内容

Excel へのデータのエクスポート: 基本

エクスポートの準備をする

エクスポートを実行する

エクスポートについて知っておく必要があること

存在しない値や誤った値のトラブルシューティングを行う

Excel へのデータのエクスポート: 基本

When you export data to Excel, Access creates a copy of the selected data, and then stores the copied data in a file that can be opened in Excel. If you copy data from Access to Excel frequently, you can save the details of an export operation for future use, and even schedule the export operation to run automatically at set intervals.

Excel にデータをエクスポートする場合の一般的なシナリオ

  • 所属する部署やワークグループで、Access と Excel の両方を使ってデータを操作している場合。 データは Access データベースに格納しますが、そのデータの分析や分析結果の配布には Excel を使います。 チームでは現在、必要に応じてデータを Excel にエクスポートしていますが、この処理を効率化したいと考えています。

  • 自分は Access を長期間使っているが、上司は Excel でデータを処理することを望んでいる場合。 一定の間隔で Excel にデータをコピーしていますが、この処理を自動化して時間を節約したいと考えています。

Excel へのデータのエクスポートについて

  • Access には、Excel 形式で名前を付けて保存するコマンドはありません。 データを Excel にコピーするには、ここで説明するエクスポート機能を使うか、Access のデータをダッシュボードにコピーしてから Excel のスプレッドシートに貼り付ける必要があります。

  • テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートをエクスポートできます。 また、データシートなど、複数レコードのビューで選択したレコードをエクスポートすることもできます。

  • Microsoft Excel includes a command to import data from an Access database. You can use that command instead of the export command in Access; however, the Excel import command only allows you to import tables or queries. For more information, see the Excel Help article Connect to (import) external data.

  • マクロやモジュールを Excel にエクスポートすることはできません。 サブフォーム、サブレポート、またはサブデータシートが含まれているフォーム、レポート、またはデータシートをエクスポートすると、メインのフォーム、レポート、またはデータシートのみがエクスポートされます。 サブフォーム、サブレポート、またはサブデータシートを Excel にエクスポートするには、それぞれに対してエクスポート操作を繰り返す必要があります。

  • 1 回のエクスポート操作でエクスポートできるのは、1 つのデータベース オブジェクトのみです。 ただし、個々のエクスポート操作が完了した後で、複数のワークシートを Excel で統合できます。

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エクスポートの準備をする

エクスポート手順を実行する前に、エクスポートするデータを見直して、エラー インジケーターやエラー値が含まれていないか確認することをお勧めします。 エラーが見つかった場合は、それを解決してからデータを Excel にエクスポートしてください。 エラーを解決しないと、エクスポート操作中に問題が発生し、Excel ワークシートのセル内に null 値が挿入されることがあります。 Excel へのエクスポート中に発生する可能性がある問題の詳細については、「存在しない値や誤った値のトラブルシューティングを行う」セクションをご覧ください。

ソース オブジェクトがテーブルまたはクエリの場合は、書式設定付きでデータをエクスポートするかどうかを決めます。 どちらの方法でエクスポートするかによって、エクスポートされるデータの量と、ブックでデータがどのように表示されるかが変わります。 次の表は、データを書式設定付きでエクスポートした場合と書式設定なしでエクスポートした場合の結果をまとめたものです。

エクスポート

ソース オブジェクト

フィールドとレコード

書式設定

書式設定なし

テーブルまたはクエリ

注:  フォームとレポートの場合、書式設定なしでエクスポートすることはできません。

基になるオブジェクトのすべてのフィールドとレコードがエクスポートされます。

操作中、書式プロパティの設定は無視されます。

ルックアップ フィールドでは、ルックアップ ID の値のみがエクスポートされます。

ハイパーリンク フィールドでは、コンテンツは displaytext#address# の形式でリンクを表示するテキスト列としてエクスポートされます。

書式設定付き

テーブル、クエリ、フォーム、またはレポート

現在のビューまたはオブジェクトで表示されているフィールドとレコードのみがエクスポートされます。 フィルター処理されたレコード、データシート内の非表示の列、フォームやレポートに表示されていないフィールドは、エクスポートされません。

ウィザードでは書式プロパティの設定が尊重されます。

ルックアップ フィールドでは、ルックアップ値がエクスポートされます。

ハイパーリンク フィールドでは、値がハイパーリンクとしてエクスポートされます。

リッチテキスト フィールドでは、テキストはエクスポートされますが、書式設定はエクスポートされません。

  1. Choose the destination workbook and file format. Note that reports can only be exported in the older *.xls file format, not in the newer *.xlsx file format.

    エクスポート操作中に、エクスポート先ブックの名前を指定するように求めるメッセージが表示されます。 次の表は、ブックを作成する場合 (既に存在しているブックではない場合) と、ブックを上書きする場合 (既に存在しているブックの場合) についてまとめたものです。

エクスポート先ブック

リソース オブジェクト

エクスポート対象

結果

存在しないブック

テーブル、クエリ、フォーム、またはレポート

書式設定付き、または書式設定なしのデータ

エクスポート操作中にブックが作成されます。

既に存在するブック

テーブルまたはクエリ

書式設定なしのデータ

ブックは上書きされません。 新しいワークシートがそのブックに追加され、データのエクスポート元オブジェクトの名前が付けられます。 ブック内に同じ名前のワークシートが既に存在する場合は、対応するワークシートの内容を置き換えるか、新しいワークシート用に別の名前を指定するように求めるメッセージが表示されます。

既に存在するブック

テーブル、クエリ、フォーム、またはレポート

書式設定付きのデータ

ブックは、エクスポートされたデータで上書きされます。 既存のワークシートはすべて削除され、エクスポートされたオブジェクトと同じ名前が付けられた新しいワークシートが作成されます。 Excel ワークシート内のデータは、ソース オブジェクトの書式設定を継承します。

データは必ず、新しいワークシートに追加されます。 既存のワークシートや指定範囲にデータを付加することはできません。

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エクスポートを実行する

  1. エクスポート先の Excel ブックが開かれている場合は、それを閉じてから操作します。

  2. ソース データベースのナビゲーション ウィンドウで、エクスポートするオブジェクトを選択します。

    データの一部のみをエクスポートする

    オブジェクトがテーブル、クエリ、またはフォームであり、データの一部のみをエクスポートしたい場合は、そのオブジェクトをデータシート ビューで開き、目的のレコードを選択します。

    データシート ビューでフォームを開くには    

    1. フォームをダブルクリックして開きます。

    2. フォームを右クリックし、[データシート ビュー] をクリックします。 このオプションを利用できない場合は次のように操作します。

      1. [デザイン ビュー] をクリックします。

      2. F4 キーを押して、[プロパティ シート] 作業ウィンドウを表示します。

      3. プロパティ シートの最上部にあるボックスの一覧の [フォーム] をクリックします。

      4. プロパティ シートの [書式] タブで、"データシート ビューの許可" プロパティを [はい] に設定します。

      5. [デザイン] タブの [ビュー] グループで、[データシート ビュー] をクリックします。

        注:  レポートの一部をエクスポートすることはできません。 しかし、レポートの基になるテーブルまたはクエリを選択するか、開いてから、そのオブジェクト内のデータの一部をエクスポートすることができます。

  3. [外部データ] タブの [エクスポート] グループで、[Excel] をクリックします。

  4. [エクスポート - Excel スプレッドシート] ダイアログ ボックスで、Excel ブック用に推奨されたファイル名 (Access ではソース オブジェクトの名前が使われます) を確認します。 必要に応じて、このファイル名を変えることができます。

  5. [ファイル形式] ボックスで、目的のファイル形式を選択します。

  6. テーブルまたはクエリをエクスポートしており、書式設定付きのデータをエクスポートしたい場合は、[書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする] をオンにします。 詳しくは、「エクスポートの準備をする」セクションをご覧ください。

    注:  フォームやレポートをエクスポートしている場合は、このオプションが既にオンになっていますが、利用することはできません (淡色表示になっています)。

  7. エクスポート操作の完了後にエクスポート先の Excel ブックを表示するには [エクスポートの完了後にエクスポート先のファイルを開く] チェック ボックスをオンにします。

    ソース オブジェクトが開かれており、エクスポート操作を開始する前にビュー内でレコードを選択した場合は、[選択したレコードのみをエクスポートする] をオンにすることができます。 ビュー内に表示されているすべてのレコードをエクスポートする場合は、このチェック ボックスをオフにします。

    注:  レコードが選択されていない場合、このチェック ボックスは利用できません (淡色表示されます)。

  8. [OK] をクリックします。

    If the export operation fails because of an error, Access displays a message that describes the cause of the error. Otherwise, Access exports the data and, depending on your selection in step 7, opens the destination workbook in Excel. Access then displays a dialog box in which you can create a specification that uses the details from the export operation.

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エクスポートについて知っておく必要があること

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存在しない値や誤った値のトラブルシューティングを行う

次の表は、一般的なエラーのトラブルシューティングを行うさまざまな方法をまとめたものです。

ヒント:  不足している値が少ない場合は、Excel ブック内で修正します。 そうでない場合は、ソース オブジェクトを Access データベース内で修正してから、エクスポート操作を繰り返してください。

問題

説明と解決方法

集計フィールド

集計フィールドの結果はエクスポートされますが、計算の基になる式はエクスポートされません。

複数値を持つフィールド

複数値をサポートするフィールドが、値がセミコロン (;) で区切られた、値のリストとしてエクスポートされます。

画像、オブジェクト、添付ファイル

グラフィック要素 (ロゴ、OLE オブジェクト フィールドの内容、ソース データの一部である添付ファイル) がエクスポートされません。 エクスポート操作の完了後に、手動でワークシートに追加してください。

Graph

Microsoft Graph オブジェクトが含まれているフォームまたはレポートをエクスポートするときに、グラフ オブジェクトがエクスポートされません。

データが正しくない列に置かれる

ワークシート内の null 値が、次の列に置かれるべきデータに置き換わることがあります。

日付の値がエクスポートされない

1900 年 1 月 1 日より前の日付値はエクスポートされません。 ワークシート内の対応するセルには null 値が置かれます。

式がエクスポートされない

値の計算に使われた式は、Excel にエクスポートされません。 計算の結果のみがエクスポートされます。 エクスポート操作の完了後に、手動で式を Excel ワークシートに追加してください。

サブフォーム、サブレポート、サブデータシートがエクスポートされない

フォーム、レポート、またはデータシートをエクスポートする場合は、メインのフォーム、レポート、またはデータシートのみがエクスポートされます。 サブフォーム、サブレポート、またはサブデータシートをエクスポートするには、それぞれに対してエクスポート操作を繰り返す必要があります。

列に書式設定がエクスポートされない、または正しくエクスポートされない

ワークシートでいずれの列も書式設定されていない場合は、ウィザードで [書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする] チェック ボックスを必ずオンにして、エクスポート操作を繰り返してください。 また、一部の列に、ソース オブジェクトとは異なる書式設定が適用されている場合は、正しい書式設定を Excel 内で手動で適用してください。

Excel の列の書式設定

  1. エクスポート先の Excel ブックを開き、エクスポートされたデータが含まれているワークシートを表示します。

  2. 1 つの列を右クリックするか、セルの範囲を選択して右クリックし、[セルの書式設定] をクリックします。

  3. [表示形式] タブの [分類] で、形式 (テキスト数値日付時刻など) を選択します。

  4. [OK] をクリックします。

列内に "#" で値が表示される

フォームの [はい/いいえ] フィールドに対応する列に "#" という値が表示されることがあります。 これは、ナビゲーション ウィンドウまたはフォーム ビューからエクスポート操作を開始したためである可能性があります。 この問題を解決するには、フォームをデータシート ビューで開いてから、データをエクスポートします。

エラー インジケーターまたはエラー値

エラー インジケーター (セルの左上隅に表示される緑色の三角形) やエラー値 (適切なデータではなく # 文字で始まる文字列) がないかどうか、セルをご確認ください。

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