Excel で Access を使用する10の理由

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Office ファミリ製品を使用している場合、Excel を使用する必要がありますか。 Access を使用して、表形式のデータを管理する必要がありますか。Access または Excel を使用してデータを管理するコンパニオン記事では、各製品の利点と表にどのように対応するかについて説明しています。一方を選ぶのはなぜですか?Access にデータを保存して Excel から接続すると、両方のメリットが得られます。ここでは、Excel と Access を使用して、さまざまな意味を持つ理由を10個紹介します。

Excel はデータベースではありませんが、データの保存に広く使われており、データベースの単純な問題を解決するためによく使われます。ただし、Excel はフラットなファイルデータベースであり、リレーショナルデータベースではありません。単純なテーブルを複数の関連データのテーブルに分割する必要がある場合、Access は、インフォメーションワーカーがデータベースアプリケーションをすばやく作成するための最初の選択肢です。Access は、企業全体で異なるデータを収集して統合するために、常に優れた "データランディングパッド" となりました。その多くは Excel ブック内に存在します。データが Access にアクセスできるようになったら、テーブルを追加して、それらを結合したり、クエリ (またはデータのビュー) を作成したり、データを構成したり、複数のユーザーでデータを共有および更新したり、強力なレポートやフォームを作成したりすることができます。

Excel の単純なスプレッドシートレイアウトとは異なり、Access は、最初に考えられる相関関係のある複数のオブジェクトとは別に整理されています。ただし、Access を使用するには、専門家である必要はありません。Access はあらゆる種類のユーザー向けに設計されており、必要に応じてのみ移動することができます。

Peel back では、レイヤーを一度にアクセスできます。

アクセスレイヤー

1. Access では、一般ユーザー、power user、または開発者として、次の3つの方法でアクセスを使用します。

2. テーブル、クエリ、フォーム、レポートを相互に構築し、データベースアプリケーションの核心を作ります。

3. 臨時のユーザーには、ウィザード、プロパティビルダー、Office Fluent のユーザーインターフェイス、および Excel のような機能を利用して、すばやく作業を行うことができます。

4. Power users では、マクロ、プロパティウィンドウ、式、データベースデザインツールを活用して、深く掘り下げていくことができます。

5. 開発者は、モジュールを操作し、VBA コードを開発して、カスタムデータベースソリューションを作成し、ランタイムアプリケーションを展開することができます。

Excel データを Access にコピーする

最初に、Excel から Access にデータをコピーすることをお勧めします。Access テーブルを作成して、Excel ワークシートに似たデータシートビューに表示することができます。データシートビューでは、データ型、フィールド名、新しいフィールドの定義など、一般的なテーブル作成作業を行うことができます。たとえば、空白のフィールドに日付を入力すると、そのフィールドの日付/時刻データ型が設定されます。名前などのテキストを入力した場合、Access はテキストデータ型をフィールドに適用します。フィールドを移動する場合は、クリックしてドラッグするだけです。

Excel からデータをコピーして Access に貼り付ける場合、最初にテーブルを作成したり、データシートビューでテーブルを開いたりする必要もありません。データにヘッダーがあるかどうかを自動的に確認し、正しいデータ型を使用して適切なデータ型を推測し、access テーブルを作成します。簡単ではありません。

詳細については、「空白のデータシートを開く」を参照してください。

Excel データを Access にリンクする

excel と access の両方の利点を得る最も簡単な方法の1つは、excel ワークシートを access テーブルにリンクすることです。データを Excel に保存する場合は、access のリンクを使用しますが、レポートやクエリなど、多くの access 機能の一部を定期的に活用することもできます。Excel からではなく Access からデータをリンクします。

Access では、データベーステーブルを作成する2つの方法が基本的に異なります。ユーザーは、新しいネイティブテーブルを作成して、データを access データベースに保存したり、access データベース以外の既存データへのリンクを作成したりできます。リンクテーブルのデータは、ネイティブテーブルと同様に、さまざまな方法で表示され、動作します。[リンクテーブルマネージャー] ウィザードでは、Excel ワークシートやその他のデータソースが移動し、リンクが切断された場合にそのデータソースを追跡、検索、更新できます。

excel ワークシートまたは名前付き範囲にリンクすると、excel データにリンクされた新しいテーブルが作成されます。データを追加、編集、または削除する場合は、Excel で変更を行い、Access テーブルのデータを更新または再クエリします。ただし、Access ではテーブルの内容を編集することはできません。データが Excel にリンクされている場合は、Access でレポート、クエリ、読み取り専用フォームを作成できます。

詳細については、「Excel ブックのデータのインポートとリンクの設定」を参照してください。

Excel から Access にデータをインポートする

データコードを切り取る場合は、データを Access にインポートしてデータを Excel に移動できます。word のインポートには、Excel と Access の間に2つの異なる意味があることに注意してください。Excel では、インポート (接続) するときに、更新可能なデータへの永続的な接続を行います。access では、インポートするときにデータを一度に access に取り込むことができますが、永続的なデータ接続はありません。データをインポートすると、Excel のデータは変更されずに、新規または既存のテーブルにデータが保存されます。Access では、1回の操作で Excel ブック内のワークシートのいずれかまたはすべてをインポートできます。

インポートウィザードでは、インポートの手順に従って、データ型を変更してヘッダーを追加するかどうかに関する重要な決定を行うことができます。データをインポートするときにエラーが発生した場合は、Access によって警告が表示され、エラーをすばやく見つけて修正できるようにテーブルに保存されます。たとえば、数字がすべて numeric であると考えられる列の中で、英数字が1つ下に埋まっている場合や、主キーフィールドの重複した ID が検出された場合などです。Excel ブックで変更を行い、データを再インポートするか、新しい Access テーブルで変更を加えることができます。操作が完了したら、使用した手順を保存したり、定期的にインポート操作を実行するタイミングを知らせる Outlook タスクを作成したりすることもできます。

データがインポートされると、データが Access にネイティブになり、データを追加、編集、削除するためのデータシートとフォームを使用できるようになります。データをインポートした後、Excel からデータを削除するかどうかを決定できます。通常は、データを更新する場所は1つだけにすることをお勧めします。

注: Excel から Access にデータをインポートしても、数式はインポートされません。数式の結果のみが表示されます。

詳細については、次のトピックを参照してください。

Excel から Access データに接続する

Access データを Excel に再接続することもできます。これを行うには、通常は Office データ接続ファイル (.odc) に保存されている接続を Access データベースに作成し、テーブルまたはクエリからすべてのデータを取得します。データに接続した後は、データベースが新しい情報で更新されたときに、元の Access データベースから Excel ブックを自動的に更新 (または更新) することもできます。

詳細については、次のトピックを参照してください。

表形式レイアウトの従業員レポート

データが Access にアクセスできるようになったら、レポート作成およびカスタマイズツールの marvelous 配列を活用できます。数回クリックするだけでレポートを作成する必要がある場合レポートウィザードを使用します。ライブデータを使用してリアルタイムでレポートのレイアウトをデザインおよび変更する必要があります。データのブロックの移動とサイズ変更、フィールドの追加と削除、ビルド時の変更の表示をすぐに行うことができますか。レイアウトビューを使用します。レポートを操作して、ライブデータの検索、フィルター処理、並べ替えを行う場合レポートビューを使用します。コマンドボタン、ページ番号、画像、ハイパーリンク、本格的な外観のスタイルを追加したい場合リボンの [デザイン] タブの [コントロール] および [レイアウト] グループで、さまざまなコントロールウィザードやギャラリーを使用します。Access を使用すると、簡単なレポート、グループ、サマリーレポート、宛名ラベル、グラフィカルなレポート、サブレポートを簡単に作成できます。

レポートを作成したら、Access を使用してレポートを電子的に配布します。たとえば、メールメッセージを使用してレポートを送信したり、Access のスナップショットや PDF ファイルなどのさまざまな形式でレポートを保存して、web ページまたは SharePoint サイトにレポートを追加したりすることができます。

詳細については、次のトピックを参照してください。

サンプル フォーム

データが Access に接続されると、さまざまなフォーム作成およびカスタマイズツールを活用できます。数回クリックするだけでフォームを作成できますか。フォームウィザードを使用する。ライブデータを使用してリアルタイムでフォームレイアウトをデザインおよび変更したり、データのブロックを移動およびサイズ変更したり、フィールドを追加して削除したりすると、ビルド時の変更をすぐに確認できます。レイアウトビューを使用します。コマンドボタン、リストボックス、コンボボックス、オプショングループ、画像、定型入力、グラフ、ハイパーリンク、本格的な外観のスタイルをすべて自分で追加できますか。リボンの [デザイン] タブの [コントロール] および [レイアウト] グループで、さまざまなコントロールウィザードやギャラリーを使用します。Access を使用すると、簡単なフォーム、タブフォーム、帳票フォーム、ポップアップフォーム、モーダルダイアログボックス、サブフォームを簡単に作成できます。

Access では、分割フォームを簡単に作成することができます。これにより、同期されたデータシートとフォームビューが表示され、両方のデータを最大限に活用できるようになります。洗練されたフォームを作成すると、フォームの下部にある標準のナビゲーションボタンと検索ボックスを使用して、簡単にスクロール、フィルター処理したり、フォームのデータを検索したりすることができます。

分割フォーム

詳細については、次のトピックを参照してください。

オートフィルター

どの製品を使用していても、データのサブセットを操作するためにデータをフィルター処理し、目的の順序になるようにデータを並べ替えることができます。Access では、データシートビューのデータのフィルター処理や並べ替えを行うことができます。これにより、まったく新しいユーザーインターフェイスを再習得する必要がなくなります。テキスト、数値、日付、または空白を操作しているかどうかにかかわらず、アイコン、コマンドメニュー、コマンド、条件、およびダイアログボックスはよく似ています。フィルターを保存して、データシートビューと一緒に並べ替えることもできます。

Access でクエリを作成できますが、SQL の意味を理解しているだけではありません。4つのクエリウィザードでは、簡単なクエリの作成、重複の検索、一致していないレコードの検索、クロス集計クエリの作成を行うことができます。クエリを作成する必要もありません。データを適切にフィルター処理して並べ替え、データシートと共に保存するだけです。

国または地域の抽出条件

詳細については、次のトピックを参照してください。

ラベル ウィザードの最初のページ

家族が成長したので、すぐに祝日カードリストが大きくなり、さらに多くの誕生日や記念日を把握する必要があります。問題はありません。Access のテーブルまたはクエリを差し込み印刷のデータソースとして使用し、Word の差し込み印刷ウィザードを使用して、手紙、カード、メールメッセージ、封筒に差し込み印刷操作を作成できます。宛名ラベルを作成するだけであれば、Access の宛名ラベルウィザードを使って、作成したレポートからラベルを作成して印刷することができます。各顧客の住所に対応するバーコードを自動的に追加することもできます。

詳細については、次のトピックを参照してください。

Access と Excel のどちらにも、SharePoint リストのデータに接続するためのコマンドが用意されています。Excel では、リンクされた SharePoint リストへの読み取り専用 (一方向) 接続が提供されます。Access では、リンクされた SharePoint リストのデータの読み取りと書き込み (双方向) を行うことができます。Access と SharePoint リストは、一緒に機能します。Access と SharePoint のデータの種類。リッチテキスト、追加のみ (メモ型フィールドのリビジョン履歴の追跡をサポート)、添付ファイル、オートナンバー、ルックアップ、複数値を持つフィールドを使用すると、統合がスムーズになり、データの不整合が発生することがあります。

sharepoint リストのデータを access データベースにリンクしたら、ローカル Access データベースで sharepoint リストのデータをオフラインにし、ローカルでデータを操作して、変更をアップロードするために sharepoint サイトに再接続することもできます。他のユーザーによって行われた競合データの変更は、競合解決ウィザードによって処理されます。Access で作成したフォームとレポートは、同じデータに基づいていますが、SharePoint リストにリンクされています。

Excel では、次の統合ポイントが SharePoint サーバーと共に提供されます。

Excel のデータに重点を置いた統合ポイント

1. Excel ワークシート データから SharePoint リストにインポートを 1 回行うか、Excel ワークシート データを SharePoint リストにエクスポートして永続的な一方向のデータ接続を作成する。

2. 永続的な一方向のデータ接続を使って、SharePoint リストから Excel ワークシートのデータを更新する。

3. Web パーツページの excel web Access Web パーツを使用して、excel ブックを " z0z_" に発行し、データを表示して操作します。

4. OLAP サーバー、SQL Server、Access データベース、フラットファイルからデータを Excel ブックにインポート (接続) します。

Access では、次の統合ポイントが SharePoint サーバーと共に提供されます。

1. Access ビューと SharePoint リストの間で、データのインポートまたはエクスポートを 1 回実行します。

2. 永続的な双方向接続を作成して、Access テーブルと SharePoint リストの間でデータをリンクします。(更新されたリストのデータは、access テーブルに表示されることがあります。更新された Access テーブルのデータは、一覧に表示されます)。

3. リスト データをオフラインにして、Access で更新します。その後もう一度オンラインにしてから、更新を同期して、競合を解決します。

4. リスト データを Access データシート、フォーム、レポート ビューに表示して編集します。

詳細については、次のトピックを参照してください。

VBA コードの1行を記述することなく、非常に高度なデスクトップデータベースアプリケーションを作成できます。各 Access オブジェクトには、ソリューションをカスタマイズできるように、プロパティシートから簡単にアクセスできる広範なプロパティとイベントがあります。各オブジェクトには、利用できるすべての機能を表示する詳細なデザイナーがあります。追加のデータベーステンプレートは、Office Online で利用できます。フィールドとテーブルテンプレートを使用すると、新しいテーブルをすばやく作成してカスタマイズできます。組み込みのデータベースデザインツールを使用して、最初から新しいデータベースをデザインできます。

Access マクロでは、VBA コードの記述を必要としない宣言環境が使用されるため、開発者になる必要はありません。マクロアクションごとに、フォームを開く、クエリの実行、レコードの検索、メッセージの表示などのタスクを実行します。レポート、フォーム、またはコントロールの任意のイベントにマクロを埋め込むことができます。ほとんどのマクロには引数があります。条件付きロジックを追加して、必要な処理を行うことができます。また、VBA コードを記述せずに変数を定義し、エラーチェックを実行することもできます。

プロトタイプを設計し、it 部門によって実行します。すぐに必要なときにチームのためにソリューションを作成し、骨のあるスタッフが shoestring でそれを実行します。会社のために販売されたチケットを追跡し、製造物の耐用年数を追跡したり、パーツの印刷受け入れタグを印刷したりします。チームプロジェクトのタスク、懸案事項、成果物を追跡します。営業パイプラインデータベースを作成して、営業担当者グループの少人数で見込みの販売を監視します。

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