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Excel で Access を使用するための10の理由

Office ファミリ製品を使用している場合、Excel を使用するか、Access を使用して表形式のデータを管理する必要がありますか。 Access または Excel を使用してデータを管理することについての記事では、各製品の利点と表にどのような利点があるかについて説明します。 ただし、どちらか一方を選ぶ理由は何ですか? Access にデータを保存して Excel から接続すると、両方のメリットが得られます。 Excel と Access を一緒に使用すると、さまざまな意味があります。

Excel はデータベースではない場合でも、データの保存に広く使われています。また、データベースの簡単な問題を解決するために使われます。 ただし、Excel はフラットなファイルデータベースであり、リレーショナルデータベースではありません。 単純なテーブルを複数の関連データのテーブルに展開する必要がある場合は、Access が、インフォメーションワーカーがデータベースアプリケーションをすばやく作成するための最初の選択肢です。 Access は、企業全体で異なるデータを収集して統合するための優れた "データランディングパッド" を備えています。これらは、Excel ブック内に存在します。 データを Access に接続すると、テーブルの追加と結合、クエリ (またはデータのビュー) の作成、データの構造化、データの種類の定義などを行うことができ、データの整合性を確保し、多数のユーザー間でデータを共有および更新し、強力なレポートやフォームを作成できます。

Excel の単純なスプレッドシートレイアウトとは異なり、Access の構成は、最初は困難と思われる相関関係のある複数のオブジェクトによって異なります。 ただし、Access を使用するには、エキスパートである必要はありません。 Access はあらゆる種類のユーザー向けに設計されています。必要なのは、どこにいてもアクセスできます。

はがすか back では、一度にレイヤーにアクセスできます。

Access レイヤー

1. Access では、一般ユーザー、パワーユーザー、開発者として、3つの方法でアクセスを使用します。

2. テーブル、クエリ、フォーム、レポートを相互に構築し、データベースアプリケーションの核心を作ります。

3. 臨時のユーザーは、ウィザード、プロパティビルダー、Office Fluent ユーザーインターフェイス、および Excel のような機能を利用して、簡単にジョブを実行できます。

4. Power users では、マクロ、プロパティウィンドウ、式、データベースデザインツールを使って、さらに詳しく掘り下げることができます。

5. 開発者は、モジュールを操作し、VBA コードを開発して、カスタムデータベースソリューションを作成し、実行時アプリケーションを展開することができます。

Excel データを Access にコピーする

最初に、Excel のデータを Access にコピーすることをお勧めします。 Access のテーブルを作成し、データシートビューで表示することができます。これは、Excel ワークシートによく似ています。 データシートビューでは、データ型、フィールド名、新しいフィールドなどの一般的なテーブル作成作業を行うことができます。 たとえば、空白のフィールドに日付を入力すると、そのフィールドは日付/時刻型に設定されます。 名前などのテキストを入力すると、そのフィールドにはテキストデータ型が適用されます。 フィールドを移動する場合は、フィールドをクリックしてドラッグします。

Excel からデータをコピーして Access に貼り付ける場合は、最初にテーブルを作成したり、テーブルをデータシートビューで開く必要もありません。 Access では、データに見出しがあるかどうかが自動的に求められます。正しいデータ型を使用する場合は適切な推測を行い、Access テーブルを作成します。 これは簡単ではありません。

詳細については、「空白のデータシートを開く」を参照してください。

Excel データを Access にリンクする

Excel と Access の両方のメリットを得る最も簡単な方法の1つは、Excel ワークシートを Access のテーブルにリンクすることです。 データを Excel に残しておくことを計画しているときに、レポートやクエリなど、多くの Access 機能を利用する場合は、Access のリンクを使用します。 Excel からではなく Access からデータをリンクします。

Access では、データベーステーブルを作成するために、次の2つの異なる方法がサポートされます。 ユーザーは、新しいネイティブテーブルを作成して、Access データベースにデータを保存したり、Access データベース以外の既存データへのリンクを作成したりすることができます。 リンクテーブル内のデータは、ネイティブテーブルと同じように、さまざまな方法で表示され、動作します。 [リンクテーブルマネージャー] ウィザードを使用すると、移動した Excel ワークシートやその他のデータソースのトラッキング、検索、更新を行うことができます。

Excel ワークシートまたは名前付き範囲にリンクすると、Excel データにリンクされている新しいテーブルが作成されます。 データを追加、編集、または削除する場合は、Excel で変更を行って、Access テーブルのデータを更新 (または再クエリ) します。 ただし、Access ではテーブルの内容を編集することはできません。 Excel にリンクされたデータを使用すると、Access でレポート、クエリ、および読み取り専用フォームを作成できます。

詳細については、「 Excel ブックのデータのインポートとリンクの設定」を参照してください。

Excel から Access にデータをインポートする

データコードを切り取る場合は、Access にデータをインポートすることで、データを Excel に移動することができます。 Word のインポートでは、Excel と Access の間に2つの異なる意味があります。 Excel では、インポート (または接続) するときに、更新可能なデータに永続的に接続できます。 Access では、インポートするときに、データを一度にアクセスすることはできますが、永続的なデータ接続はありません。 データをインポートする場合は、Excel のデータを変更することなく、Access によって新規または既存のテーブルにデータが保存されます。 Access では、1つの操作で Excel ブック内のワークシートをインポートすることができます。

インポートウィザードでは、インポート手順を実行して、データ型を変更したり、ヘッダーを追加したりする方法について重要な決定を行うことができます。 データのインポート時にエラーが発生した場合は、Access によって警告が表示され、テーブルにエラーが保存されます。 たとえば、英数字がすべて数値であると考えられている列、または主キーフィールドの重複 ID が検出された列の上に、英数字が含まれている場合があります。 Excel ブックで変更を行ってデータを再インポートするか、新しい Access テーブルで変更を加えることができます。 操作が完了したら、使用した手順を保存することができます。また、定期的にインポート操作を実行するタイミングを通知する Outlook タスクを作成することもできます。

インポートされたデータは Access のネイティブモードになり、データシートとフォームを使用してデータの追加、編集、削除を行うことができます。 データをインポートした後で、Excel のデータを削除するかどうかを決定できます。 通常は、データを更新する場所は1つだけにすることをお勧めします。

注: Excel から Access にデータをインポートしても、数式の結果のみがインポートされます。

詳細については、次のトピックを参照してください。

Excel から Access データに接続する

Access データを Excel に再接続することもできます。 これを行うには、Excel で接続を作成します。これは、多くの場合、Office データ接続ファイル (.odc) に保存され、Access データベースはテーブルまたはクエリからすべてのデータを取得します。 データに接続した後、データベースが新しい情報で更新されるたびに、元の Access データベースから Excel ブックを自動的に更新 (または更新) することもできます。

詳細については、次のトピックを参照してください。

表形式レイアウトの従業員レポート

データを Access に接続すると、レポートの作成ツールとカスタマイズツールの marvelous 配列を利用できます。 数回クリックするだけでレポートを作成したい場合 レポートウィザードを使用する。 ライブデータを使ってリアルタイムでレポートのレイアウトをデザインして変更したり、データのブロックを移動したり、サイズを変更したり、フィールドを追加して削除したりすることができます。 レイアウトビューを使用する。 レポートを操作して、ライブデータの検索、フィルター処理、および並べ替えを行うことができますか。 レポートビューを使用する。 コマンドボタン、ページ番号、画像、ハイパーリンク、プロフェッショナルな外観のスタイルを追加したい場合 リボンの [デザイン] タブの [コントロールレイアウト] グループでは、さまざまなコントロールウィザードとギャラリーを使用します。 Access を使用すると、簡単なレポート、グループレポート、サマリーレポート、宛名ラベル、グラフィカルレポート、サブレポートを簡単に作成できます。

レポートを作成したら、Access を使用してレポートを電子的に配布します。 たとえば、メールメッセージを使用してレポートを送信したり、Access スナップショットや PDF ファイルなどのさまざまな形式でレポートを保存して、それを web ページまたは SharePoint サイトに追加したりすることができます。

詳細については、次のトピックを参照してください。

サンプル フォーム

データを Access に接続すると、さまざまなフォームの作成とカスタマイズのツールを利用できます。 数回クリックするだけでフォームを作成できますか。 フォームウィザードを使用する。 ライブデータによるフォームレイアウトのデザインと変更、データのブロックの移動とサイズ変更、フィールドの追加と削除、作成した変更内容の即時表示を行う必要がありますか。 レイアウトビューを使用する。 コマンドボタン、リストボックス、コンボボックス、オプショングループ、画像、定型入力、グラフ、ハイパーリンク、プロフェッショナルな外観のスタイルを追加する リボンの [デザイン] タブの [コントロールレイアウト] グループでは、さまざまなコントロールウィザードとギャラリーを使用します。 Access を使用すると、簡単なフォーム、タブ付きフォーム、帳票フォーム、ポップアップフォーム、モーダルダイアログボックス、サブフォームを簡単に作成できます。

Access では、分割フォームを簡単に作成することができます。これにより、同期されたデータシートとフォームビューが表示され、両方を最大限に活用できます。 洗練されたフォームを作成すると、フォームの下部にある標準のナビゲーションボタンと検索ボックスを使用して、簡単にスクロール、フィルター、フォームの背後にあるデータを検索することができます。

分割フォーム

詳細については、次のトピックを参照してください。

オートフィルター

どちらの製品を使用している場合でも、データのサブセットを使用するためにデータをフィルター処理し、データの並べ替えを行って、目的の順序で並べ替えることができます。 Access では、新しいユーザーインターフェイスを再学習することなく、データシートビューでデータのフィルター処理や並べ替えを行うことができます。 テキスト、数値、日付、または空白を操作しているかどうかにかかわらず、アイコン、コマンドメニュー、コマンド、条件、およびダイアログボックスは非常に似ています。 フィルターを保存して、データシートビューと共に並べ替えることもできます。

Access では、SQL の意味を理解していなくても、クエリを作成できます。 4つのクエリウィザードでは、簡単なクエリの作成、重複の検索、不一致レコードの検索、クロス集計クエリの作成を行うことができます。 クエリを作成する必要もありません。データをフィルター処理し、目的の方法で並べ替えて、データシートと共に保存するだけです。

国または地域の抽出条件

詳細については、次のトピックを参照してください。

ラベル ウィザードの最初のページ

家族が大きくなったため、クリスマスカードリストのサイズが急増しました。さらに多くの誕生日や記念日を把握しておく必要があります。 問題じゃないです。 Access のテーブルまたはクエリを差し込み印刷のデータソースとして使用することができます。また、Word の差し込み印刷ウィザードを使って、手紙、カード、メールメッセージ、封筒などの差し込み操作を作成することもできます。 宛名ラベルを作成するだけであれば、Access のラベルウィザードを使用して、作成したレポートからラベルを作成し、印刷することができます。 各顧客の住所に対応するバーコードを自動的に追加することもできます。

詳細については、次のトピックを参照してください。

Access と Excel の両方に、SharePoint リストのデータに接続するためのコマンドが用意されています。 Excel では、リンクされた SharePoint リストへの読み取り専用 (一方向) 接続が用意されています。Access では、リンクされた SharePoint リスト内のデータの読み取りと書き込み (双方向) を行うことができます。 Access と SharePoint リストは適切に連携して機能します。 Access と SharePoint のデータの種類 (リッチテキスト、追加のみ (メモ型フィールドのリビジョン履歴の追跡をサポート)、添付ファイル、オートナンバー、ルックアップ、複数値を持つフィールドを使用すると、一貫性のあるデータの不整合を回避することができます。

SharePoint リストデータを Access データベースにリンクすると、ローカルの Access データベースで SharePoint リストデータをオフラインにして、ローカルでデータを操作し、変更内容をアップロードするために SharePoint サイトに再接続することもできます。 他のユーザーによって行われた競合するデータ変更は、競合の解決ウィザードで処理されます。 Access で作成したフォームとレポートは、同じデータを基にしており、SharePoint リストにリンクされています。

Excel では、次のように SharePoint Server との統合ポイントが提供されます。

Excel のデータに重点を置いた統合ポイント

1. Excel ワークシート データから SharePoint リストにインポートを 1 回行うか、Excel ワークシート データを SharePoint リストにエクスポートして永続的な一方向のデータ接続を作成する。

2. 永続的な一方向のデータ接続を使って、SharePoint リストから Excel ワークシートのデータを更新する。

3. Web パーツページで Excel Web Access Web パーツを使用して、 Excel Servicesで Excel ブックを発行し、データを表示して操作します。

4. OLAP サーバー、SQL Server、Access データベース、フラットファイルから Excel ブックにデータをインポート (接続) します。

Access には、SharePoint Server との統合ポイントが用意されています。

1. Access ビューと SharePoint リストの間で、データのインポートまたはエクスポートを 1 回実行します。

2. 永続的な双方向の接続を作成することにより、Access テーブルと SharePoint リストの間でデータをリンクします。 (更新されたリストデータは Access テーブルに表示されることがあります。更新された Access テーブルデータは、リストに表示されることがあります)。

3. リスト データをオフラインにして、Access で更新します。その後もう一度オンラインにしてから、更新を同期して、競合を解決します。

4. リスト データを Access データシート、フォーム、レポート ビューに表示して編集します。

詳細については、次のトピックを参照してください。

VBA コードを1行も記述することなく、非常に高度なデスクトップデータベースアプリケーションを作成することができます。 各 Access オブジェクトには、ソリューションのカスタマイズに役立つ、プロパティシートから簡単にアクセスできる広範なプロパティとイベントが用意されています。 各オブジェクトには、利用可能なすべての機能を表示する詳細なデザイナーがあります。 追加のデータベーステンプレートは、Office Online で利用できます。 フィールドとテーブルテンプレートを使用すると、新しいテーブルをすばやく作成し、カスタマイズすることができます。 組み込みのデータベースデザインツールを使用して、新しいデータベースを最初からデザインすることができます。

Access のマクロでは、VBA コードの記述を必要としない宣言型環境を使用しているため、開発者になる必要はありません。 各マクロアクションは、フォームを開く、クエリの実行、レコードの検索、メッセージの表示などの操作を実行します。 マクロは、レポート、フォーム、またはコントロールの任意のイベントに埋め込むことができます。 ほとんどのマクロには引数があるため、条件付きロジックを追加して、必要な操作を行うことができます。 さらに、VBA コードを記述しなくても、変数を定義してエラーチェックを行うことができます。

プロトタイプを設計し、IT 部門によって実行します。 必要に応じてチームのソリューションを作成し、shoestring で、骨のあるスタッフと共にそれを行うことができます。 会社のために販売されたチケットの管理、製造資料の消費寿命の追跡、パーツの受け入れタグの印刷を行うことができます。 チームプロジェクトのタスク、懸案事項、および成果物を追跡する。 営業パイプラインデータベースを作成して、営業担当者の小さなグループで見込み販売を監視します。

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注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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