Excel で Access を使用するためのトップ10の理由

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Office ファミリの製品を使用している場合は、Excel を使用するか、Access を使用して表形式のデータを管理する必要がありますか。コンパニオン記事では、 Access または Excel を使用してデータを管理することで、各製品の利点とテーブルにもたらされる機能について説明します。では、1つまたは複数の理由を選択してください。Access にデータを保存して Excel から接続すると、両方の利点が得られます。Excel と Access を一緒に使用すると、次の10の理由がわかりやすくなります。

Excel はデータベースではありませんが、データを格納するために広く使われているため、単純なデータベースの問題を解決するためによく使われます。ただし、Excel は、リレーショナルデータベースではなく、フラットファイルデータベースです。単純なテーブルが関連データの複数のテーブルに進化する必要がある場合、Access は、インフォメーションワーカーがデータベースアプリケーションを簡単に作成するための最初の選択肢です。Access は、常に Excel ブック内のさまざまなデータを収集し、企業全体にわたって統合するための優れた "データランディングパッド" です。データにアクセスすると、テーブルを追加して参加したり、クエリ (またはデータのビュー) を作成したり、データの構造を定義したり、データの整合性を確保したり、データの共有や更新を行うことができます。また、強力なレポートやフォームを作成することが可能

Excel の単純なスプレッドシートレイアウトとは異なり、Access は、最初は困難になる可能性があるいくつかの関連するオブジェクトとは異なる方法で構成されています。ただし、Access を使う専門家である必要はありません。Access はあらゆる種類のユーザー向けに設計されており、必要に応じて移動することができます。

一度にレイヤーにアクセスし直す。

アクセスレイヤー

1. 次の3つの方法で Access を使用します。ユーザー、power user、または開発者。

2. テーブル、クエリ、フォーム、レポートは互いに構築され、データベースアプリケーションの心臓部を構成します。

3. 時折ユーザーには、ウィザード、プロパティビルダー、Office Fluent ユーザーインターフェイス、Excel のような機能があり、すぐに作業を行うことができます。

4. Power ユーザーには、マクロ、プロパティウィンドウ、式、データベースデザインツールがあり、さらに詳細な操作を行うことができます。

5. 開発者は、モジュールを操作し、VBA コードを開発してカスタムデータベースソリューションを作成し、ランタイムアプリケーションを展開することができます。

Excel データを Access にコピーする

作業を開始するには、Excel から Access にデータをコピーすることをお勧めします。Access テーブルを作成してデータシートビューに表示すると、Excel ワークシートによく似ています。データ型、フィールド名、または新しいフィールドの定義などの一般的なテーブル作成タスクを、データシートビューで行うことができます。たとえば、空白のフィールドに日付を入力すると、そのフィールドの日付/時刻データ型が設定されます。名前などのテキストを入力すると、テキストデータ型がフィールドに適用されます。フィールドを移動する場合は、クリックしてドラッグするだけです。

Excel からデータをコピーして Access に貼り付ける場合、最初にテーブルを作成する必要も、データシートビューでテーブルを開くこともできません。データにヘッダーがあるかどうかを自動的に確認するメッセージが表示されます。適切なデータ型を使用して推測し、アクセステーブルを作成します。単純なものではありません。

詳細については、「空白のデータシートを開く」を参照してください。

Excel データを Access にリンクする

excel と access の両方の利点を引き出す最も簡単な方法の1つは、excel ワークシートを access テーブルにリンクすることです。Excel でデータを保持する予定がある場合は access リンクを使用しますが、レポートやクエリなどのさまざまなアクセス機能を定期的に活用することもできます。Excel からではなく、Access からデータをリンクします。

Access では、データベーステーブルを作成するための2つの基本的な方法がサポートされます。ユーザーは、access データベースにデータを保存するための新しいネイティブテーブルを作成したり、access データベースの外部にある既存のデータへのリンクを作成したりすることができます。リンクテーブル内のデータは、ネイティブテーブルと同じようにさまざまな方法で表示され、動作します。リンクテーブルマネージャーウィザードを使用すると、Excel ワークシートやその他のデータソースを移動し、リンクが壊れると、追跡、検索、更新を行うことができます。

excel ワークシートまたは名前付き範囲にリンクすると、excel のデータにリンクされている新しいテーブルが、Access によって作成します。データを追加、編集、または削除する必要がある場合は、Excel で変更を加え、Access テーブルのデータを更新 (または再クエリ) します。ただし、Access でテーブルの内容を編集することはできません。データを Excel にリンクすると、Access でレポート、クエリ、読み取り専用フォームを作成できます。

詳細については、「Excel ブックのデータのインポートとリンクの設定」を参照してください。

Excel から Access にデータをインポートする

データコードを切り取る場合は、データを Access にインポートして、データを Excel に移動できます。word のインポートには、Excel と Access の間に2つの異なる意味があることに注意してください。Excel では、インポート (または接続) を行うときに、更新可能なデータを永続的に接続します。access では、インポート時にデータを access に一度だけ取り込むことができますが、データを永続的に接続する必要はありません。データをインポートすると、Excel のデータを変更することなく、新規または既存のテーブルにデータが保存されます。Access では、Excel ブック内のすべてのワークシートを1つの操作でインポートできます。

インポートウィザードでは、インポートの手順を実行し、データ型を変更してヘッダーを追加するかどうかについての重要な決定を行うことができます。データをインポートするときにエラーが発生した場合は、通知を受信し、エラーをテーブルに保存して、すばやく見つけて修正できるようにします。たとえば、すべての数値であると考えられていた列に英数字の郵便番号が埋め込まれているか、主キーフィールドに重複した ID が検出された可能性があります。Excel ブックで変更を行い、データを再インポートするか、新しい Access テーブルで変更を行うことができます。操作を完了すると、使用した手順を保存し、Outlook タスクを作成して、インポート操作を定期的に実行するタイミングを通知することができます。

データがインポートされると、それがネイティブにアクセスできるようになります。データシートやフォームを使って、追加、編集、削除を行うことができます。データをインポートした後、Excel からデータを削除するかどうかを決定できます。通常は、データを更新する場所が1つだけであることをお勧めします。

注: Excel から Access にデータをインポートしても、数式はインポートされません。

詳細は、次のトピックを参照してください:

Excel から Access データに接続する

Access データを Excel に再接続することもできます。これを行うには、Excel で接続を作成し、多くの場合、Office データ接続ファイル (.odc) に格納されている Access データベースにアクセスし、テーブルまたはクエリからすべてのデータを取得します。データに接続した後、新しい情報でデータベースが更新されるたびに、元の Access データベースから自動的に Excel ブックを更新 (更新) することもできます。

詳細は、次のトピックを参照してください:

表形式レイアウトの従業員レポート

データが Access に含まれている場合は、レポートの作成とカスタマイズツールのすばらしい配列を利用できます。数回クリックするだけでレポートを作成したい場合レポートウィザードを使用します。ライブデータを使ってレポートのレイアウトをリアルタイムで設計、変更したり、データのブロックを移動したり、サイズを変更したり、フィールドを追加したり削除したりして、作成した変更を即座に確認したい場合レイアウトビューを使用します。レポートを操作して、ライブデータの検索、フィルター処理、並べ替えを行うレポートビューを使用します。コマンドボタン、ページ番号、画像、ハイパーリンク、本格的な外観のスタイルをすべて自分で追加したい場合リボンの [デザイン] タブの [コントロール] と [レイアウト] グループにある多くのコントロールウィザードとギャラリーを使用します。Access を使用すると、簡単なレポート、グループとサマリーレポート、宛名ラベル、グラフィカルレポート、サブレポートを簡単に作成できます。

レポートを作成したら、Access を使用してレポートを電子的に配布します。たとえば、メールメッセージを使用してレポートを送信したり、Access のスナップショットや PDF ファイルなどのさまざまな形式でレポートを保存して、web ページまたは SharePoint サイトに追加したりすることができます。

詳細は、次のトピックを参照してください:

サンプル フォーム

データが Access に含まれている場合は、多くのフォームの作成とカスタマイズのツールを利用できます。わずか数回のクリックでフォームを作成したい場合フォームウィザードを使用します。ライブデータを使用してリアルタイムでフォームレイアウトを設計し、変更したい場合は、データのブロックを移動したり、サイズを変更したり、フィールドを追加して削除したりして、作成した変更をすぐに確認したりできますか?レイアウトビューを使用します。コマンドボタン、リストボックス、コンボボックス、オプショングループ、画像、定型入力、グラフ、ハイパーリンク、本格的な外観のスタイルをすべて自分で追加したい場合リボンの [デザイン] タブの [コントロール] と [レイアウト] グループにある多くのコントロールウィザードとギャラリーを使用します。Access を使用すると、簡単なフォーム、タブ付きフォーム、連続フォーム、ポップアップフォーム、モーダルダイアログボックス、サブフォームを簡単に作成できます。

Access では、分割フォームを簡単に作成できます。これによって、同期されたデータシートとフォームビューを表示して、両方を最大限に活用することができます。洗練されたフォームを作成すると、フォームの下部にある標準のナビゲーションボタンと検索ボックスを使用して、フォームの背後にあるデータをスクロール、フィルター処理、さらに検索することができます。

分割フォーム

詳細は、次のトピックを参照してください:

オートフィルター

どちらの製品を使用する場合でも、データをフィルター処理してデータのサブセットを操作することができます。また、データを並べ替えると、必要なだけ注文することができます。Access では、Excel ユーザーは、完全に新しいユーザーインターフェイスを再学習しなくても、データシートビューでフィルター処理や並べ替えを行うことができます。テキスト、数値、日付、または空白を操作しているかどうかに関係なく、アイコン、コマンドメニュー、コマンド、抽出条件、ダイアログボックスはよく似ています。フィルターや並べ替えをデータシートビューと共に保存することもできます。

Access でクエリを作成することができます。さらに、SQL がどのような意味を持つかはわかりません。4つのクエリウィザードを使用すると、単純なクエリの作成、重複の検索、一致しないレコードの検索、クロス集計クエリの作成を行うことができます。クエリを作成する必要もありません。単純にデータをフィルター処理して、目的の外観にする方法を選択します。

国または地域の抽出条件

詳細は、次のトピックを参照してください:

ラベル ウィザードの最初のページ

家族が成長したので、休日カードのリストが突然大きくなり、より多くの誕生日や記念日を把握しておく必要があります。問題じゃないです。Access テーブルまたはクエリを差し込み印刷データソースとして使用したり、Word の差し込み印刷ウィザードを使用して宛名の差し込み操作を作成したりできます。手紙、カード、メールメッセージ、封筒用です。宛名ラベルを作成するだけで済む場合は、Access のラベルウィザードを使用して、作成したレポートからラベルを作成して印刷します。各顧客の住所に対応するバーコードを自動的に追加することもできます。

詳細は、次のトピックを参照してください:

Access と Excel の両方で、SharePoint リストのデータに接続するためのコマンドが提供されます。Excel は、リンクされた SharePoint リストへの読み取り専用 (一方向) 接続を提供します。Access では、リンクされた SharePoint リストのデータを読み書き (双方向) することができます。Access と SharePoint リストは、非常にうまく連携しています。Access と SharePoint のデータ型 (リッチテキストなど)、追加のみ (メモフィールドでの履歴の記録をサポートするために)、添付ファイル、オートナンバー、ルックアップ、複数の値を持つフィールドを使用すると、データの不整合が発生しても、スムーズに統合されます。

sharepoint リストデータを access データベースにリンクすると、ローカル access データベースで sharepoint リストデータをオフラインにして、ローカルでデータを操作し、sharepoint サイトに再接続して変更をアップロードすることができます。他のユーザーによって行われた競合データの変更は、競合の解決ウィザードによって処理されます。Access で作成したフォームとレポートは、同じデータに基づいていますが、SharePoint リストにリンクされています。

Excel には、SharePoint Server との統合ポイントが次のように用意されています。

Excel のデータに重点を置いた統合ポイント

1. Excel ワークシート データから SharePoint リストにインポートを 1 回行うか、Excel ワークシート データを SharePoint リストにエクスポートして永続的な一方向のデータ接続を作成する。

2. 永続的な一方向のデータ接続を使って、SharePoint リストから Excel ワークシートのデータを更新する。

3. Excel Servicesで excel ブックを公開し、web パーツページで excel web Access web パーツを使用して、データを表示して操作します。

4. OLAP サーバー、SQL Server と Access データベース、フラットファイルから Excel ブックにデータをインポート (接続) します。

Access では、SharePoint Server で次の統合ポイントが提供されます。

1. Access ビューと SharePoint リストの間で、データのインポートまたはエクスポートを 1 回実行します。

2. 永続的な双方向接続を作成して、Access テーブルと SharePoint リストの間でデータをリンクします。(更新されたリストデータは access テーブルに表示されます。更新された access テーブルのデータはリストに表示されます)。

3. リスト データをオフラインにして、Access で更新します。その後もう一度オンラインにしてから、更新を同期して、競合を解決します。

4. リスト データを Access データシート、フォーム、レポート ビューに表示して編集します。

詳細は、次のトピックを参照してください:

VBA コードを1行も記述することなく、高度なデスクトップデータベースアプリケーションを作成できます。各 Access オブジェクトには、プロパティシートから簡単にアクセスできるさまざまなプロパティとイベントが用意されているため、ソリューションをカスタマイズできます。各オブジェクトには、使用可能なすべての機能を示す詳細なデザイナーがあります。Office Online では、その他のデータベーステンプレートを使用できます。フィールドとテーブルテンプレートを使用すると、新しいテーブルをすばやく作成してカスタマイズすることができます。組み込みのデータベースデザインツールを使用して、新しいデータベースを最初から設計することができます。

Access マクロは、VBA コードを記述する必要がない宣言型環境を使用するため、開発者である必要はありません。各マクロアクションは、フォームを開いたり、クエリを実行したり、レコードを検索したり、メッセージを表示したりするなど、タスクを実行します。レポート、フォーム、またはコントロールの任意のイベントにマクロを埋め込むことができます。ほとんどのマクロには引数があり、条件付きロジックを追加して必要な操作を行うことができます。さらに、VBA コードを記述せずに、変数を定義したり、エラーチェックを実行したりすることもできます。

プロトタイプを設計し、it 部門で実行します。できるだけ早く必要なときにチームのソリューションを作成し、ベアボーンスタッフとのわずかな作業にします。会社のパーティーで販売されたチケットを追跡したり、製造資材の賞味期限を追跡したり、部品の受入タグを印刷したりできます。チームプロジェクトのタスク、懸案事項、および成果物を追跡します。セールスパイプラインデータベースを作成して、小規模の営業担当者グループ内で見込みのある売上を監視します。

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