Excel でダッシュボードを作成し、Microsoft グループで共有する

データを取得する

1. Excel にデータを直接コピーして貼り付けたり、データ ソースからクエリを設定したりできます。 このトピックでは、Microsoft Access 用 Northwind Traders テンプレートの Sales Analysis クエリを使用しました。 使用する場合は、Access を開き、[ ファイル ] > [ 新しい >検索] に移動して "Northwind" を検索し、テンプレート データベースを作成します。 完了すると、テンプレートに含まれる任意のクエリにアクセスできるようになります。 このデータは既に Excel ブックに格納されているため、Access がない場合は心配する必要はありません。

2. データの構造が正しいこと、行や列に不足がないことを確認してください。 各行が個別のレコードまたは項目を表しているはずです。 クエリの設定方法またはデータの操作方法については、「Excel 2016 で取得と変換を実行する」を参照してください。

   

3. データが Excel の表として書式設定されていない場合は、書式設定します。 Access からインポートすると、データは表に自動的にインポートされます。

ピボットテーブルを作成する

1. データ範囲内のセルを選択し、[挿入]、[ピボットテーブル]、[ワークシート] の順に進みます。 詳細については、「ピボットテーブルを作成してワークシート データを分析する」を参照してください。

2. 目的のピボットテーブル フィールドを追加し、必要に応じて書式設定します。 このピボットテーブルは他のユーザーの基礎となるので、スタイル、レポート レイアウト、一般的な書式設定に必要な調整に時間を費やして、複数回行う必要がないようにする必要があります。 詳細については、「 ピボットテーブルのレイアウトと形式を設計する」を参照してください。

   今回のサンプルでは、売上を製品カテゴリ別にまとめています。売上フィールドを降順に並べています。

   

   詳細については、「ピボット テーブルまたはピボット グラフのデータを並べ替える」を参照してください。

3. マスター ピボットテーブルを作成したら、それを選択し、必要なだけコピーして貼り付けて、ワークシート内の空の領域に貼り付けます。 この例では、これらのピボットテーブルは行を変更できますが、列は変更できないため、各行の間に空白の列を含む同じ行に配置します。 ただし、列を展開できる場合は、ピボットテーブルを互いの下に配置する必要がある場合があります。

   重要: ピボットテーブルを部分的に重ねることはできません。そのため、値のフィルター処理、追加、削除に合わせて拡大/縮小できるようにデザインに十分な余白を与えてください。

   この時点で、その機能がわかるようにピボットテーブルに意味のある名前を与えておくと便利です。 名前を付けない場合、PivotTable1、PivotTable2 のような名前が自動的に付けられます。 ピボットテーブルを選択し、[ピボットテーブル ツール]、[分析] の順に進み、[ピボットテーブル名] ボックスで新しい名前を入力できます。 分かりやすい名前があることは、ピボットテーブルをスライサー コントロールやタイムライン コントロールに接続するときに重要になります。

   

ピボットグラフを作成する

1. 最初のピボットテーブル内の任意の場所をクリックし、[ピボットテーブル ツール] > [ピボットグラフ>分析] に移動>グラフの種類を選択します。 Sales をクラスター化縦棒グラフとして、% Total を 2 次軸にプロットした折れ線グラフとしてコンボ グラフを選択しました。

   

2. [ピボットグラフ ツール] タブからグラフを選択し、任意でサイズや書式設定を選択します。 詳細については、グラフの書式設定に関する動画シリーズをご覧ください。

3. 残りのピボットテーブルにも同じ作業を繰り返します。

4. ここで、ピボットグラフの名前を変更しておくこともお勧めします。 [ピボットグラフ ツール]、[分析] の順に進み、[グラフ名] ボックスに新しい名前を入力します。

スライサーとタイムラインを追加する

スライサーとタイムラインを利用すると、ピボットテーブルやピボットグラフを簡単にフィルター処理できます。自分にとって意味のある情報だけを表示できます。

1. 任意のピボットテーブルを選択し、[ピボットテーブル ツール] > [分析] > [フィルター] > [スライサーの挿入] に移動し、スライサーに使用する各項目をチェックします。 このダッシュボードでは、カテゴリ、製品名、従業員、顧客名を選択しました。 [OK] をクリックすると、スライサーが画面の中央に追加され、重ね合わされるため、必要に応じて配置してサイズを変更する必要があります。

   

2. スライサーオプション - スライサーをクリックすると、 スライサーツール > オプション に移動し、 スタイル や表示される列の数など、さまざまなオプションを選択できます。 複数のスライサーを配置するには、 Ctrl キーを押しながら左クリックして選択し、[スライサー ツール] タブの [配置 ] ツールを使用します。

3. スライサー接続 - スライサーは、作成に使用したピボットテーブルにのみ接続されるため、各スライサーを選択し、[スライサー ツール] > [オプション] > [レポート接続] に移動し、それぞれに接続するピボットテーブルをチェックする必要があります。 スライサーとタイムラインは、ワークシートが非表示の場合でも、任意のワークシートのピボットテーブルを制御できます。

   

4. タイムラインの追加 - ピボットテーブルを選択し、[ピボットテーブル ツール]、[分析]、[フィルター]、[タイムラインの挿入] の順に進み、使用する項目にチェックを入れます。 今回のダッシュボードでは、注文日を選択しました。

5. タイムラインのオプション - タイムラインをクリックし、[タイムライン ツール]、[オプション] の順に選択し、[スタイル]、[ヘッダー]、[キャプション] などのオプションを選択します。 [レポートの接続] オプションを選択すると、選択したピボットテーブルにタイムラインがリンクされます。

スライサー コントロールの詳細はこちらで、タイムライン コントロールの詳細はこちらで確認できます。

次の手順

これでダッシュボードは機能が完了しましたが、必要に応じて配置し、最終的な調整を行う必要があります。 たとえば、レポート タイトルや背景を追加できます。 ダッシュボードでは、ピボットテーブルの周囲に図形を追加し、[表示] タブで [見出し] と [枠線] をオフにしました。

各スライサーとタイムラインをテストして、ピボットテーブルとピボットグラフが適切に動作することを確認してください。 ピボットテーブルの調整と重なり合わせが必要な場合、特定の選択によって問題が発生する場合があります。この場合は調整できません。エラー メッセージが表示されます。 これらの問題は、ダッシュボードを配布する前に修正する必要があります。

ダッシュボードの設定が完了したら、このトピックの一番上にある “ダッシュボードの共有” タブをクリックすると、配布方法を確認できます。