Excel から Access にデータを移動します。

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この記事では、Excel から Access にデータを移動して、共同 Microsoft Excel と Access を使用できるように、リレーショナル テーブルにデータを変換する方法を示します。要約すると、アクセス取得、格納、クエリを実行して、データの共有に最適な Excel の計算、分析、およびデータを視覚化するのに最適です。

使用して Access または Excel データを管理する」および「 Excel と Access を使用するトップ 10 の理由により次の 2 つの記事では、プログラムが特定のタスクに最適な方法と実用的なソリューションを作成するのには、同時 Excel と Access を使用する方法について説明します。

Excel から Access にデータを移動するときに、プロセスに 3 つの基本的な手順があります。

3 つの基本的な手順

注: データ モデリングと Access でのリレーションシップについては、データベース設計の基本を参照してください。

手順 1: Excel から Access にデータをインポートします。

準備し、データを整理するには、少し時間がかかることがある場合、もっとスムーズになる可能性のある操作は、データをインポートします。データのインポートは新しい場所に移動すると似ています。整理して整理する前に、自分の持ち物決済、新しい場所に移動がはるかに簡単にします。

インポートする前に、データをクリーンアップします。

Access にデータをインポートする前に Excel でをお勧めします。

  • 複数の列に分割可能なデータ (つまり、1 つのセルで複数値) を含むセルを変換します。たとえば、"c# プログラミング"など、複数のスキルの値を含む「スキル」列のセル「VBA プログラミングでは、」と「Web デザイン」必要があります分割する別の列はそれぞれ 1 つだけスキルの値を含みます。

  • 行送り、末尾、または複数のスペースを削除するのには、[トリミング] コマンドを使用します。

  • 編集記号を削除します。

  • 検索し、[スペル チェックと句読点エラーを修正します。

  • 重複する行または重複するフィールドを削除します。

  • データの列には、異なるバージョンの書式、特にテキスト形式の数値または日付の数値を書式設定が含まれていないことを確認します。

詳細については、次の Excel のヘルプ トピックを参照してください。

注: ニーズをクリーンアップするデータが複雑なまたは時間や、独自のプロセスを自動化するためにリソースがない、サードパーティ ベンダーの使用を検討します。詳細については、Web ブラウザーでよく使う検索エンジンで「データ クリーンアップ ソフトウェア」または"データ"を検索します。

インポートする場合に最適なデータ型を選択します。

Access でインポート時にする適切な選択肢手作業を必要とする場合は、そのいくつかの変換エラーが表示されるようにします。次の表は、Excel から Access にデータをインポートするときに表示形式の Excel と Access のデータ型変換方法をまとめたものし、スプレッドシートのインポート ウィザードで選択する最適なデータ型に関するヒントを提供します。

Excel の形式

Access のデータ型

コメント

注意事項

テキスト

テキスト、メモ型

Access データ型には、255 文字までの英数字データが格納されます。Access のメモ データ型には、65,535 文字までの英数字データが格納されます。

すべてのデータの切り捨てを防ぐためにメモを選択します。

数値、パーセンテージ、分数、指数

数値

アクセスが 1 つのフィールド サイズのプロパティに基づいて、数値のデータ型が変化する (バイト整数、長整数型、単一の二重、10 進数)。

2 つのデータ変換エラーを回避する] を選びます。

日付

日付

Access と Excel 両方の番号を使用して同じ日付のシリアル日付を格納します。Access で日付の範囲が大きいが:-657, 434 (西暦 100 年 1 月 1 日) 2,958, 465 (西暦 9999 年 12 月 31 日) にします。

Access で認識されないと、1904 年日付システム (Macintosh の場合に、Excel で使用)、ために、混乱を回避するには、Excel または Access での日付に変換する必要があります。

詳細については、年日付システム、書式、または 2 桁の西暦の解釈方法を変更してExcel ブックのデータをインポートまたはリンクを参照してください。

日付を選択します。

時間

時間

Access と Excel 両方時刻の値を同じデータ型を使用して保存します。

通常は、既定時間を選択します。

通貨、会計の表示

通貨

Access の通貨データ型は、小数点以下 4 桁の精度の数値を 8 バイトとしてデータを保存し、財務データを保存し、小数点以下の値を回避するために使用します。

通常は、既定の通貨を選びます。

ブール型

Yes/No

Excel では、すべての条件を満たす値の場合は 1 と 0 すべて FALSE 値に対してはない値の場合は、[はい] のすべての値と-1 を使用してにアクセスします。

はい/いいえ、基になる値が自動的に変換する] を選びます。

ハイパーリンク

ハイパーリンク

Excel と Access 内のハイパーリンクをクリックして移動できる URL または Web アドレスが含まれています。

ハイパーリンクAccess のそれ以外の場合は、既定でテキスト データ型を使うことがありますかを選択します。

データは、Access では、Excel のデータを削除することができます。最初に削除して元の Excel ブックのバックアップを忘れないでください。

詳細については、Access のヘルプ トピックを Excel ブックでデータをインポートまたはリンクを参照してください。

簡単なデータを自動的に追加します。

一般的な問題 Excel のユーザーが 1 つの大きなワークシートに同じ列を持つデータを追加します。たとえば、資産追跡ソリューションを今すぐが拡大したので、多くのワークグループや部門からのファイル Excel で作業を開始することがあります。このデータの別のワークシートやブック、またはその他のシステムからのデータ フィードをされているテキスト ファイルがあります。ユーザー インターフェイスのコマンドまたは Excel でのようなデータを追加する簡単な方法はありません。

最適なソリューションを簡単にインポートし、スプレッドシートのインポート ウィザードを使用して 1 つのテーブルにデータを追加するときに、アクセスを使用します。さらに、1 つのテーブルに大量のデータを追加することができます。インポート操作の保存、Microsoft Outlook タスクとして追加し、プロセスを自動化するマクロを使用してもできます。

手順 2: テーブル正規化ウィザードを使用してデータを正規化します。

一見、データの正規化のプロセスの手順に見えます面倒な作業します。しかし、Access のテーブルの正規化より簡単には、テーブル正規化ウィザードに感謝するプロセスです。

テーブル正規化ウィザード

1. 新しいテーブルを選択した列をドラッグして、自動的にリレーションシップを作成します。

2.] ボタンのコマンドを使用して、テーブルの名前を変更する主キーを追加、既存の列、主キーを行い、直前の操作を元に戻す

このウィザードを使用するには、次の操作します。

  • テーブルを一連の小さいテーブルに変換し、[自動的に、テーブル間の主キーと外部キー リレーションシップを作成します。

  • 一意の値を含む既存のフィールドを主キーを追加するか、オート ナンバー型のデータ型を使用する新しい ID フィールドを作成します。

  • 自動的に連鎖更新参照整合性を適用するためにリレーションシップを作成します。連鎖削除は、自動的にデータの誤って削除できないようにするのには追加されませんが、連鎖削除を後から簡単に追加できます。

  • 新しいテーブル (別の電話の 2 つの数値を含む同じ顧客) などの冗長なまたは重複するデータを検索し、必要に応じて、これを更新します。

  • 元のテーブルをバックアップして、その名に"_OLD"を追加して名前を変更します。次に、既存のフォームやレポートの元のテーブルに基づく新しいテーブル構造で動作するように、元のテーブル名で、元のテーブルを再構築するクエリを作成します。

詳細については、テーブルの正規化を使用して、データの正規化を参照してください。

手順 3: Excel から Access データに接続します。

Access でデータを正規化されています、テーブルまたはクエリを作成すると、元のデータを再構築するは Excel から Access データに接続するだけで済みます。データ、外部データ ソースとして Access では、今すぐしにログインして、外部データ ソースへのアクセスを検索するための情報のコンテナーにすると、データ接続をブックに接続できるようにします。接続情報は、ブックが保存されているし、Office データ接続 (ODC) ファイル (.odc ファイル名拡張子) またはデータ ソース名ファイル (.dsn 内線番号) などの接続ファイルにも保存されていることができます。外部データに接続した後も自動的に更新する (または更新できます) Access でデータが更新されたときに、Access から Excel ブック。

詳細については、接続 (インポート) データの概要を参照してください。

Access にデータを取得します。

このセクションでは、次のデータの正規化のフェーズを: 独自の表では、コピーして貼り付けるから Excel に 2 つのテーブルに関連する件名を営業担当者と住所の列に値を分離するが最も原子部分に分割アクセスとの間、新しく作成された Access のテーブルを作成する情報を取得する Access で単純なクエリを実行するキーのリレーションシップを作成します。

データ フォームの正規化以外の例

次のワークシートには、[営業担当者] 列およびアドレス列の分割可能な値が含まれています。2 つ以上の個別の列には、両方の列を分割する必要があります。[このシートでは、営業担当者、製品、顧客、受注に関する情報も含まれます。この情報も、別のテーブルの件名、さらに、分割する必要があります。

販売員

受注 ID

受注日

商品 ID

Qty

価格

顧客名

都道府県

電話番号

リスト、エール

2349

09/3/4

C-789

3

¥ 7.00

サクラ食品販売株式会社

7007 コーネル St レドモンド、ワシントン 98199

425-555-0201

リスト、エール

2349

09/3/4

C-795

6

$ 9.75

サクラ食品販売株式会社

7007 コーネル St レドモンド、ワシントン 98199

425-555-0201

津、Ellen

2350

09/3/4

A-2275

2

$ 16.75

Adventure Works

1025 コロンビア円カークランド、垣 98234

425-555-0185

津、Ellen

2350

09/3/4

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 コロンビア円カークランド、垣 98234

425-555-0185

津、Ellen

2350

09/3/4

B-205

1

¥ 4.50

Adventure Works

1025 コロンビア円カークランド、垣 98234

425-555-0185

直樹、Jim

2351

09/3/4

C-795

6

$ 9.75

Contoso, Ltd.

2302 ハーバード平均恵比寿、垣 98227

425-555-0222

直樹、Jim

2352

2009 年 3 月 5 日

A-2275

2

$ 16.75

Adventure Works

1025 コロンビア円カークランド、垣 98234

425-555-0185

直樹、Jim

2352

2009 年 3 月 5 日

D-4420

3

¥ 7.25

Adventure Works

1025 コロンビア円カークランド、垣 98234

425-555-0185

Koch、リード

2353

09/3/7

A-2275

6

$ 16.75

サクラ食品販売株式会社

7007 コーネル St レドモンド、ワシントン 98199

425-555-0201

Koch、リード

2353

09/3/7

C-789

5

¥ 7.00

サクラ食品販売株式会社

7007 コーネル St レドモンド、ワシントン 98199

425-555-0201

情報の最小単位で: 原子データ

この例では、データを操作することができますコマンドを使ってテキスト列を Excel で「原子」セル (住所、市区町村、状態、郵便番号など) の部分を区切ります。 個別の列にします。

次の表は、すべての値を原子の分割後同じワークシートに新しい列を示します。[営業担当者] 列の情報を姓と名の列に分割されているアドレス列の情報を番地、市町村、状態、および郵便番号の列に分割されていることに注意してください。「最初の標準形式」では、このデータです。

 

番地

都市

郵便番号

リスト

エール

2302 ハーバード平均

恵比寿

緑町 31-23

98227

木原

山形

1025 コロンビア円

カークランド

緑町 31-23

98234

Hance

Jim

2302 ハーバード平均

恵比寿

緑町 31-23

98227

Koch

リード

7007 コーネル St Redmond

Redmond

緑町 31-23

98199

データを Excel での整理の件名分割

営業担当者、製品、顧客、受注] テーブルに分割された後、次のサンプル データの複数のテーブルは Excel ワークシートから同じ情報を表示します。テーブルのデザインが最終版ではありませんが、履歴の記録を右上にあります。

営業担当者のテーブルには、販売員の情報だけが含まれています。各レコードに一意の ID (販売員 ID) に注意してください。販売員 ID 値は、営業担当者に注文を接続する、Orders テーブルでは使用されます。

販売員

販売員 ID

101

リスト

エール

103

木原

山形

105

Hance

Jim

107

Koch

リード

[商品] テーブルには、製品に関する情報のみが含まれています。各レコードに一意の ID (製品 ID) に注意してください。プロダクト ID 値は、製品の情報を受注明細] テーブルに接続されます。

製品

商品 ID

価格

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

[得意先] テーブルには、顧客の情報のみが含まれています。各レコードに一意の ID (顧客 ID) に注意してください。顧客 ID 値は、[受注] テーブルに顧客の情報を接続されます。

Customers

得意先コード

会社名

番地

都市

郵便番号

電話番号

1001

Contoso, Ltd.

2302 ハーバード平均

恵比寿

緑町 31-23

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 コロンビア円

カークランド

緑町 31-23

98234

425-555-0185

1005

サクラ食品販売株式会社

7007 コーネル St

Redmond

緑町 31-23

98199

425-555-0201

[受注] テーブルには、orders、営業担当者、顧客、製品に関する情報が含まれています。各レコードに一意の ID (受注 ID) に注意してください。次の表の情報の一部には、Orders テーブルのみに 4 つの列に含まれるように、注文の詳細を含むテーブルに分割する必要がある: 固有の受注 ID、発注日、販売員 ID、および顧客 ID次に示すテーブルいないまだ分割されている受注明細テーブルにします。

Orders

受注 ID

受注日

販売員 ID

得意先コード

商品 ID

Qty

2349

09/3/4

101

1005

C-789

3

2349

09/3/4

101

1005

C-795

6

2350

09/3/4

103

1003

A-2275

2

2350

09/3/4

103

1003

F-198

6

2350

09/3/4

103

1003

B-205

1

2351

09/3/4

105

1001

C-795

6

2352

2009 年 3 月 5 日

105

1003

A-2275

2

2352

2009 年 3 月 5 日

105

1003

D-4420

3

2353

09/3/7

107

1005

A-2275

6

2353

09/3/7

107

1005

C-789

5

プロダクト ID と数量など、注文の詳細は、Orders テーブルの外に移動し、"受注明細"という名前のテーブルに格納します。9 注文は、次の表の 9 レコードがある方が効率的に留意してください。受注明細] テーブルから受注] テーブルでは一意の ID (受注 ID) があり、メモの参照。

Orders テーブルの最後のデザインは、次のようになります。

Orders

受注 ID

受注日

販売員 ID

得意先コード

2349

09/3/4

101

1005

2350

09/3/4

103

1003

2351

09/3/4

105

1001

2352

2009 年 3 月 5 日

105

1003

2353

09/3/7

107

1005

受注明細] テーブルに一意の値を必要とする列が含まれていない (つまりは主キー)] が「冗長な」データを格納する列を一部またはすべての問題がないようにします。ただし、次の表の 2 つのレコードは、(データベース内の任意のテーブルにこの仕分けルールが適用されます) が完全に一致する必要があります。次の表である必要があります 17 レコード: 個々 の注文の製品に対応します。たとえば、2349 の順序で C-789 の 3 つの製品を構成する注文全体の 2 つの部分のいずれかです。

受注明細テーブルは、そのため、次のようになります。

注文の詳細

受注 ID

商品 ID

Qty

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

コピーして Excel からデータを Access に貼り付ける

営業担当者、顧客、製品、注文、注文の詳細については、Excel の別の種類別に分類されたされているが、これで、Access のテーブルになることに直接そのデータをコピーできます。

Access のテーブル間のリレーションシップを作成して、クエリを実行します。

Access にデータを移動した後は、テーブル間のリレーションシップを作成して、さまざまなテーマに関する情報を返すクエリを作成します。たとえば、09/3/05 と 09/3/08 の受注 ID] と [注文の入力、営業担当者の名前を返すクエリを作成することができます。

さらに、フォームと簡単にデータを入力し、販売分析レポートを作成できます。

補足説明

Excel Tech Community では、いつでも専門家に質問できます。Microsoft コミュニティでは、サポートを受けられます。また、Excel User Voice では、新機能についての提案や改善案を送信することができます。

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