Create and link tasks with Project 2007 (タスクを作成して Project 2007 とリンクさせる)

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カール Chatfield とティモシージョンソン

カール Chatfieldは、Microsoft Office project の豊富な知識と、特定のユーザビリティの問題に関する認定プロジェクト管理プロフェッショナル (PMP) です。

ティモシージョンソンは、数年前から Office Project のサポート担当者として勤務しています。Tim は、ソフトウェアについての詳しい技術的知識を持っています。

カールとティモシーは、microsoft project 2000の作成者であり、microsoft project Version 2002ステップバイステップで、microsoft office project 2003ステップバイステップと microsoft office project 2007 ステップバイステップで、すべての手順を実行します。Microsoft Press

この記事の内容

タスクを入力する

期間を見積もる

タスクを段階的に整理する

タスク間のリンクを作成する

タスクは、プロジェクトの最も基本的な構成要素です。タスクは、プロジェクトの目標を達成するために実行する作業を表します。タスクでは、シーケンス、期間、リソースの要件に関するプロジェクトの作業について説明します。タスクの2つのレベル (サマリータスク) には、タスクの期間とコストをまとめたり、"ロールアップ " したりすることができます。これは、プロジェクトのライフサイクルにおける重要なイベントをまとめて構成します。この記事では、 Microsoft Office Project 2007の使用に役立つタスクについて、いくつかの重要な概念を紹介します。

タスクを入力する

Project 2007を使用して、管理しているプロジェクトに関連するタスクを追跡することができます。プロジェクトのタスクを入力するには、まだ実行されていない場合は、 Project 2007を開始します。作業しているプロジェクトを開いたら、[タスク名] 列見出しのすぐ下にあるセルに最初のタスクを入力し、enter キーを押します。

タスクをプロジェクトに入力する

たとえば、ビデオプロジェクトに必要なタスクを追跡するためにProject 2007を使用している場合は、最初のセルにプレプロダクションを入力することによって開始されることがあります。次に、タスク名の下にある残りのタスクを入力し、各タスク名の後に enter キーを押します。

スクリプトを開発する

プロダクションボードを開発する

場所を選ぶ

オーディションを開催する

制作

リハーサル

ビデオを撃つ

フッテージをログに記録する

Project 2007は新しいタスクに1日の期間を割り当て、疑問符はこれが推定期間であることを示します。ガントチャートには、1日の長さの対応するタスクバーが表示されます。既定では、タスクの開始日はプロジェクトの開始日と同じです。

ガント チャートのタスク バー

ヒント: タスク情報をProject 2007に直接入力するだけでなく、他のアプリケーションでタスクリストを作成し、 Project 2007にインポートすることもできます。たとえば、 Project 2007は、Microsoft Project のタスクリストインポートテンプレートという名前の Excel テンプレートをインストールします。これにより、自分または他のユーザーが完了し、適切な構造でProject 2007にインポートすることができます。Excel では、このテンプレートは、[テンプレート] ダイアログボックスの [スプレッドシートソリューション] タブに表示されます。Outlook タスクリストをプロジェクト計画にインポートすることもできます。Project 2007の [ツール] メニューで、[ Outlook タスクのインポート] をクリックします。

適切な成果物に適したタスクを定義する

すべてのプロジェクトには、最終的な目標または目的があります。プロジェクトが開始された理由。これは、プロジェクトの成果物と呼ばれます。この成果物は、通常、テレビコマーシャルや、ソフトウェアトレーニングセッションなどのサービスやイベントなどの製品です。適切な成果物を作成するための正しいタスクを定義することは、プロジェクトマネージャーにとって重要なスキルです。Project 2007で作成するタスクリストには、必要なすべての作業と、必要な作業のみを記述して、プロジェクトを正常に完了する必要があります。

タスクリストの作成では、プロジェクトの範囲から製品のスコープを区別すると便利な場合があります。製品のスコープは、プロジェクトの成果物の品質、機能、および機能について説明します。たとえば、成果物がテレビコマーシャルの場合、製品のスコープには、その長さ、件名、対象ユーザーが含まれることがあります。一方、プロジェクトのスコープは、このような製品やサービスを提供するために必要な作業について説明します。このシナリオでは、プロジェクトのスコープには、オーディションを開催したり、ビデオを撮影したり、編集したりするなど、テレビコマーシャルの作成に関する詳しいタスクが含まれています。

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期間を見積もる

タスクの期間は、タスクを完了するために必要な時間の長さです。Project 2007は、数分から月までの期間のタスクを作業できます。プロジェクトの範囲に応じて、時間、日、週のスケールでタスクの期間を操作することができます。

たとえば、プロジェクトには、午前8時 ~ 午後5時に定義された作業時間が含まれるプロジェクト予定表がある場合がありますタスクの作業時間が16時間かかることを推定した場合は、その期間を2dとして入力して、2 8 時間稼働日を超える作業をスケジュールすることができます。金曜日の午前8時にタスクを開始することで、次の月曜日に午後5時まで完了しないことを期待します。土曜日と日曜日は非稼働時間として定義されているため、週末には作業はスケジュールされません。

ヒント: プロジェクトの全体の期間を決定するには、最早開始日とそれを構成するタスクの最新の終了日との差を計算します。プロジェクトの期間は、タスクの関係など、他の要因によっても影響を受けます。Project 2007は作業時間と非稼働日を区別するため、タスクの期間は必ずしも経過時間に関連付けられません。

ヒント: 作業時間と非稼働日の間に発生するタスクをスケジュールすることができます。これを行うには、タスクに経過期間を割り当てます。継続時間を入力するには、duration の省略形の前にeを指定します。たとえば、「 3ed 」と入力して、3日経過したことを示します。タスクに対して、直接制御するのではなく、プロジェクトにとって非常に重要な期間を使用することができます。たとえば、タスクには、基礎を具体的にして、建設プロジェクトで基礎フォームを削除することができます。その場合は、具体的な作業が治るまでフォームを削除したくないため、[コンクリートの待機] というタスクを実行することもできます。具体的な作業が稼働しているか非稼働日であるかにかかわらず、コンクリートが連続した日数にわたって硬化することになるため、具体的な処理を行うためのタスクの待機時間は経過している必要があります。具体的な処理に48時間がかかる場合は、そのタスクの期間を2edとして入力し、午前9時の金曜日にタスクを開始するようにスケジュールし、午前9時に日曜日までに完了することを期待します。ただし、ほとんどの場合は、 Project 2007で nonelapsed 期間を使用します。

Project 2007では、期間の分と時間に標準値を使用します。1分は60秒、1時間は60分です。ただし、プロジェクトに対して、日、週、月の標準期間を定義することはできます。これを行うには、[ツール] メニューの [オプション] コマンドをクリックし、[オプション] ダイアログボックスで、[予定表] タブをクリックします。

オプション ダイアログ ボックス

タスクの期間を正確に設定する方法を教えてください。

タスクの期間を見積もる場合は、2つの一般的なルールを考慮する必要があります。

  • プロジェクト全体の期間は、多くの場合、タスクの期間に関連します。長いプロジェクトでは、短いプロジェクトでタスクを実行するよりも長い期間のタスクが必要になる傾向があります。

  • プロジェクト計画に対する進捗状況を追跡する場合は、プロジェクトのタスクに適用する詳細レベルを考慮する必要があります。たとえば、複数年のプロジェクトを使用している場合は、数分または時間単位で測定されたタスクを追跡できない場合があります。一般的に、タスクの期間は、自分にとって重要な最下位レベルの詳細またはコントロールで測定する必要があります。

実際のプロジェクトでは、多くの場合、タスクの期間を見積もることができます。タスクの期間の見積もりには、次のような情報が含まれます。

  • 以前の類似したプロジェクトの履歴情報。

  • タスクを完了するユーザーからの見積もりです。

  • 同じようなプロジェクトを管理しているユーザーの専門家の判断です。

  • お客様と類似したプロジェクトを実施する、専門的または産業団体の基準。

複雑なプロジェクトの場合は、これらのソースとその他のリソースを組み合わせることで、タスクの期間を見積もることができます。正確なタスク期間の見積もりは、プロジェクトのリスクの主要な原因であるため、適切な見積もりを作成することは、労力を費やす価値があります。

考慮すべき一般的な親指のルールは、 8/80 ルールと呼ばれます。このルールでは、8時間 (または1日) と80時間 (10 営業日、または2週間) の間のタスクの期間は、通常、管理しやすい期間に変更されることを示しています。1日より短いタスクは、細かすぎる可能性があり、2週間より長いタスクは、適切に管理するには長すぎる場合があります。このルールを破る正当な理由は数多くありますが、そのガイドラインはプロジェクトのほとんどのタスクについて考慮する価値があります。

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タスクを段階的に整理する

プロジェクトの作業の主要部分を表す密接に関連するタスクのグループを段階的に整理すると便利です。プロジェクト計画を確認するときには、タスクのフェーズを観察すると、主要な作業項目と詳しい作業項目の観点から他のユーザーや他のユーザーが考えることができます。たとえば、フィルムやビデオプロジェクトを、プレプロダクション、プロダクション、ポストプロダクションなどの主要な作業段階に分けることが一般的です。フェーズを作成するには、タスクをインデントしてレベルします。Word でアウトラインを操作できるのと同じように、タスクリストを段階的に折りたたむこともできます。Project 2007では、フェーズはサマリータスクによって表されます。

サマリータスクは、他のタスクとは異なる動作をします。この情報は、サブタスクと呼ばれる詳細タスク (サマリータスクの下にインデント表示されています) から派生しているため、またはその他の計算値を直接編集することはできません。Project 2007によって、サマリータスクの期間が、最も早い開始日からその下位にある最新の終了日までの時間の範囲として計算されます。

トップダウンとボトムアップの計画

タスクとフェーズを開発するための2つの最も一般的なアプローチは、トップダウンとボトムアップの計画です。

  • トップダウン計画。    これらのフェーズを完了するために必要なタスクを入力する前に、プロジェクトの主要なフェーズまたは製品を識別します。複雑なプロジェクトは、複数のフェーズを持つことができます。このアプローチは、一般的なものから特定のものまでを対象とします。

  • ボトムアップ計画。    フェーズまたはサマリータスクと呼ばれる論理グループにまとめる前に、可能な限り多くの下位レベルの詳細タスクを識別します。このアプローチは、特定の一般的な方法で動作します。

ほとんどの複雑なプロジェクトに対して的確なタスクとフェーズを作成するには、トップダウンとボトムアップの計画を組み合わせる必要があります。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトに対して確立された広範なフェーズ (トップダウン) と、プロジェクトを実行するリソースについて、各フェーズ (ボトムアップ) を入力する詳しいタスクを提供するのが一般的です。

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タスク間のリンクを作成する

プロジェクトでは、特定の順序でタスクを実行する必要があります。たとえば、シーンを撮影するタスクは、撮影したシーンを編集するタスクが発生する前に完了する必要があります。この2つのタスクには、次の2つの側面を持つ、終了-開始関係(リンクまたは依存関係とも呼ばれます) があります。

  • 2番目のタスクは、最初のタスクより後に行う必要があります。これはシーケンスです。

  • 2番目のタスクは、最初のタスクが完了した場合にのみ発生する可能性があります。これは依存関係です。

Project 2007では、最初のタスク ("ビデオシーン") は、それに依存するタスクの前にあるため、先行作業と呼ばれます。2番目のタスク ("撮影シーンを編集する") は、それが依存しているタスクを成功させるため、後継者と呼ばれます。いずれかのタスクは、1つ以上の後続タスクの先行作業にすることができます。同様に、1つまたは複数の先行タスクの後続タスクを実行することもできます。

タスクの関係を表し、スケジュールされた開始日と終了日に対する変更を処理することは、 Project 2007などのスケジュールエンジンを使うことが本当に報われる1つの領域です。たとえば、タスクの期間を変更したり、リンクされたタスクのチェーンにタスクを追加または削除したりすることができます。 Project 2007では、タスクをそれに合わせて再スケジュールします。

タスクリレーションシップは、 Project 2007のいくつかの方法で表示されます。

  • [ガントチャート] と [ネットワークダイアグラム] ビューで、タスク関係は、タスクを接続する線として表示されます。

  • テーブル (エントリテーブルなど) では、先行タスクのタスク ID 番号が後続タスクの先行フィールドに表示されます。

タスク関係を作成するには、タスク間のリンクを作成します。最初にタスクを入力すると、既定では、すべて同じ日に開始するようにスケジュールされます。プロジェクトの開始日。ただし、さまざまな方法を使用して、複数のタスク間のリンクを作成することができます。たとえば、[編集] メニューの [タスクのリンク] をクリックして、2つのタスクの間に終了から開始までの依存関係を作成することができます。

ヒント: [終了-開始] 依存関係を作成するには、[標準] ツールバーの [タスクのリンク] ボタンをクリックします。

次の図は、タスク2と3が終了と開始のリレーションシップでリンクされている場合、 Project 2007がタスク2の完了後にタスク3の開始日を翌営業日に変更したことを示しています (週末をスキップします)。生産前のサマリータスクの期間は、それ相応に増加しました。

[終了 - 開始] リレーションシップでリンクされているタスク

ヒント: タスクのリンクを解除するには、リンクを解除するタスクを選択し、[標準] ツールバーの [タスクのリンクを解除] ボタンをクリックします。[編集] メニューの [タスクのリンクを解除] をクリックすることもできます。リンクされたタスクのチェーン内にある1つのタスクを終了-開始リレーションシップでリンク解除すると、 Project 2007再によって、残りのタスクの間に関連付けられます。

タスクをリンクするには、次のようなさまざまな方法があります。

  • 複数のタスクを一度にリンクする

  • 1つのタスクが他のタスクの先行作業である2つのタスクをリンクする

  • 残りのタスクのグループをリンクし、2つのサマリータスクをリンクする

ヒント: サマリータスクを操作するときには、サマリータスクを直接リンクすることもできます (上で説明したように) か、第1段階で最新のタスクを2番目のフェーズで最も早いタスクにリンクさせることも可能です。スケジュールの最終結果は、どちらの状況でも同じです。ただし、状況によっては、サマリータスクを独自のサブキーのいずれかにリンクさせることができます。これを行うと、循環スケジュールの問題が発生します。したがって、 Project 2007はそれを許可しません。

ヒント: ガントチャートで、タスク間の終了-開始関係を作成することもできます。ポインターが4つ星に変更されるまで、先行タスクのタスクバーをポイントします。次に、マウスポインターを上または下にドラッグして、後続タスクのタスクバーに移動します。マウスポインターをドラッグしてタスクのリレーションシップを作成しているときに、ポインターの画像がチェーンリンクに変わります。

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