Business Contact Manager データを他のユーザーと共有します。

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Business Contact Manager for Outlook 2010として、同僚はすべてのユーザーにとって重要なビジネス データを共有できます。アカウント、 ビジネス用連絡先、 営業案件、またはビジネス プロジェクトのレコードの情報は、 Business Contact Manager データベースに保存されます。このデータベースの作成者も、 データベースの所有者、ユーザーがデータベースを共有することができます。

注: 大きいレベルのセキュリティ、 共有データベースとローカル データベース間で送信されるすべてのデータを暗号化します。

この記事では、共有する方法と、 Business Contact Manager for Outlookデータベースの共有を停止する方法について説明します。

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Business Contact Manager データベースへのアクセスを管理します。

Business Contact Manager データベースへのアクセスを管理します。

データベースの所有者の場合は、データベースを共有し、お使いのコンピューター上のユーザーでは既にだれか、 ドメインの一部であるユーザーの選択されたユーザーにアクセス許可を付与できます。データベースにアクセスできるユーザーを変更することもできます。

注: ユーザーのコンピューターには、同じワークグループのメンバーをすることができます。ドメインは、データベースを共有する必要はありません。

データベースにアクセスできるユーザーはレコードを更新、新しいレコードを作成およびレコードの [削除済みアイテム] フォルダーに移動します。レコードを完全に削除することはできません。

ヒント: ユーザーがネットワークへのアクセスがない、共有データベースのレコードのコミュニケーション履歴に記載されているファイルにアクセスする必要がある場合は、コミュニケーション履歴にファイルをリンクではなく[コメント] セクション内のファイルを添付します。データベース サイズの上限は 4 GB のファイルを関連付けられているデータベースのサイズを大きくことに注意してください。

データベースの所有者では、次の操作を実行できます。

  • 共有したり、他のユーザーと、データベースを共有しない] を選びます。

  • 許可または個々 のユーザーのデータベースへのアクセスを拒否します。

  • データベースにアクセスできるユーザーを変更します。

  • データベースを削除します。

  • データベースをバックアップします。

  • 以前のバックアップ データベースを復元します。

  • [削除済みアイテム] フォルダーを空にすると、レコードを完全に削除します。

    注: すべてのユーザーには、[削除済みアイテム] フォルダーに残っているレコードを復元できます。

  • エラーを確認し、データベースを修復します。

コンピューターの管理者場合は、次のことができます。

  • コンピューターに新しいユーザーを追加します。

  • 他のユーザーによって作成されたデータベースを含む、コンピューター上の任意の共有データベースにアクセスします。

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データベースを共有します。

データベースを共有するには、次の共有の管理ウィザードの次の手順を実行します。

重要: 共有データベースに接続するには、各コンピューターをBusiness Contact Manager for Outlook 2010実行しなければなりません。

手順 1: の選択、データを共有するには

注: お使いのコンピューターが Microsoft Windows XP Home を実行している場合は、他のユーザーとデータベースを共有することはできません。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [ Business Contact Manager ] タブをクリックし、[共有の管理] をクリックします。

  3. 共有の管理ウィザードで、ページの共有を停止するデータの共有またはビジネスデータを共有する] をクリックします。

  4. 別のコンピューターを使用していることを同僚には、データベースを共有するには、ネットワークの他のコンピューターで作業するユーザーのチェック ボックスを選択します。

    共有の管理ウィザードの [ビジネス データの共有または共有停止] ページで、[ネットワーク内にある他のコンピューターを操作しているユーザーとデータを共有する] が選択されています。

  5. [次へ] をクリックします。

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手順 2: が、メールのリンクと追跡の設定を変更するかどうかを決定します。

リンクして、メッセージの電子メールを追跡して、データベースを共有する場合は、プライバシーとセキュリティに関する考慮事項があります。唯一のユーザーがデータベースを共有する別のコンピューターから接続できるようにして、以下の懸念事項があります。データを複数のユーザーと共有したときにへのアクセス権を持つすべてのユーザーとデータベース内のすべての情報を共有します。

データベースにアクセスする 1 つ以上のコンピューターからのみユーザーの場合

セキュリティに関する考慮事項が最小限でデータベースを使用している 1 つだけが表示したらなど、セキュリティで保護されたパスワードを維持します。他のユーザーのメッセージが表示できるため、電子メールのリンクと追跡、任意の電子メール アドレスを有効にします。

注: オフライン データベースのコピーを使用するために、Business Contact Manager データベースを共有する必要があります: 次のようなポータブル コンピューターで、データベースのユーザーが 1 つだけが、します。オフライン作業についての詳細については、 Business Contact Manager を使用してオフライン作業を参照してください。

データベースの複数のユーザーがある場合

Business Contact Manager データベースを他のユーザーと共有したときに、電子メールのリンクと追跡の設定を管理するいくつかのオプションがあります。

  • 設定を変更するデータベースを共有する前に    電子メール メッセージにデータベースのレコードを既にリンクする場合は、電子メール メッセージであること、およびする他のユーザーを表示するには、不要な各個々 のレコードからすべての電子メール メッセージを削除することができます。 のみを含めるリンクと追跡設定を変更できます。他のユーザーを参照してください。データベースのすべてのユーザーには、データベースにリンクされているすべての電子メール メッセージが表示されます。

  • は、設定を保持    メッセージのいずれかが自動的にリンクされている場合、データベースへのアクセスを持つすべてのユーザーが表示できるリンクされているメッセージになります。

  • すべての設定をオフ    これは、新しいメッセージが関連付けられたありませんが、設定をオフにする前にリンクされていたすべてのメッセージは、データベースにアクセスするすべてのユーザーにできることを意味します。

注: これらのオプションで、コミュニケーション履歴項目をデータベースを共有する前に、同僚されないようにするには、既存の電子メール メッセージを削除できます。コミュニケーション履歴アイテムの削除についての詳細については、 Business Contact Manager で顧客とのコミュニケーション履歴の記録を参照してください。

設定を変更する電子メールへのリンクと追跡
の電子メールへのリンクと追跡の設定を変更するをクリックし、[キャンセル共有の管理ウィザードの [閉じる] をクリックし、[リンクの管理と追跡] ダイアログ ボックスを開きます。電子メール メッセージの追跡と設定を変更するリンクの詳細については、リンクと追跡 Business Contact Manager で電子メール メッセージを参照してください。

または、電子メールのリンクと追跡の設定をオフにしてください。

共有の管理ウィザードの [電子メールのリンクおよび追跡の設定] ページで、[現在の電子メールのリンクおよび追跡の設定を維持する] が選択されています。

  1. 共有の管理ウィザードで、[電子メールのリンクおよび追跡の設定] ページで、次のいずれかの操作を行います。

    • データベースを共有する前に、設定を変更したくない場合は、電子メールのリンクと追跡の設定を保持する] チェック ボックスを選択します。

    • この時点から、設定を保存したくない場合は、電子メールのリンクと追跡の設定を保持したいの横にあるチェック ボックスをオフにします。

      重要: データベースを共有する場合へのアクセス権を持つすべてのユーザーとこのデータベース内のすべての情報を共有します。自動リンクと、電子メール メッセージの追跡を設定する、既存および将来のすべての電子メール メッセージとその他のユーザー アカウントやビジネス用連絡先とリンクするコミュニケーション履歴アイテムがあるか、データベースにアクセスするすべてのユーザーにします。コミュニケーション履歴アイテム、既存の電子メール メッセージを共有したくない場合は、データベースを共有する前に、これらのアイテムを削除します。コミュニケーション履歴アイテムの削除についての詳細については、 Business Contact Manager で顧客とのコミュニケーション履歴の記録を参照してください。

  2. [次へ] をクリックします。

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手順 3: データベースのユーザーを選択します。

データベースを他のユーザーと共有するには、データベースにアクセスする必要があるユーザーを選択してください。お使いのコンピューターへのアクセスを既に持っているユーザーにアクセスを許可することができ、新しいユーザーにアクセスを許可することができます。

重要: 共有データベースに接続するには、各コンピューターをBusiness Contact Manager for Outlook 2010実行しなければなりません。

お使いのコンピューターへのアクセスを既に持っているユーザーを追加します。
  • 共有の管理ウィザードで、[ユーザーの選択] ページのデータベースを共有するユーザーの名前の横にあるチェック ボックスをオンにし、[次へ] をクリックします。

[ユーザーの選択] ページに一覧されていないユーザーを追加します。

注: データベースの所有者だけでは、データベースへのアクセスを付与することができます。

  1. [ユーザーの選択] ページで、[新しいユーザーの追加] ボタンをクリックします。

  2. [ユーザーの追加] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

    • お使いのコンピューターがワークグループの一部である場合   

      1. 一時パスワード] ボックスで、ユーザーが以前に使用できませんが、 パスワードを入力します。
        この一時パスワードを 1 回のみ使用できます。初めてこの新規ユーザーが、Business Contact Manager データベースにアクセスするユーザーは、この一時パスワードを入力し、[現在のネットワークまたはローカルのパスワードを入力する表示されます。その時間の転送] からは、ユーザーのネットワーク パスワードは、両方のネットワークと、データベースのユーザー アクセスを付与します。

        注: 管理者は、一時パスワードをそれぞれのユーザーに対して入力しなければなりません。使用するパスワードはすべて  (一時パスワードであれ永久的に使用するパスワードであれ) 、ローカル ネットワークのセキュリティ標準セットに準拠している必要があります。パスワードを空にすることはできません。

      2. [パスワードの確認] ボックスに、一時パスワードをもう一度入力します。

      3. 新しいユーザーが、コンピューター上のその他のファイル (データベースも含む) にアクセスできるようにするだけでなく、コンピューターへのログオンとログオフを行うアクセス許可も持たせる場合は、[このユーザーにこのコンピューターへのログオンを許可する] チェック ボックスをオンにします。

    • お使いのコンピューターがドメインの一部である場合   

      1. ユーザーのメンバーであるドメインの名前を入力します。

      2. お使いのコンピューターへのアクセスを許可するユーザーのユーザー名を入力します。この名前は、同じユーザー名 (またはログイン ID) でなければなりませんネットワークにログインするときに、ユーザーが入力します。
        - または -
        ] をクリックするユーザー名とドメインを検索するを参照します。

  3. [次へ] をクリックします。

    ヒント: 共有データベースへのアクセスを与えられている同僚にレコードを割り当てることができます。たとえば、データベースへのアクセスを与えられている同僚にアカウントを割り当てる場合は、取引先企業レコードの[全般]ページで[担当者] 一覧で、同僚の名前を選択できます。

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手順 4: コンピューターの設定を他のユーザーがデータベースにアクセスする指定できることを確認します。

他のユーザーとローカル データベースを共有するには、アクセスを許可する、コンピューター上の設定を調整する必要があります。これらの設定を変更するのには、 Business Contact Manager for Outlookを許可しているが、変更したくない任意の設定の横にあるチェック ボックスをクリアすることもできます。 をお勧めします。

注: 

  • ネットワークの他のコンピューターで作業しているユーザーと 共有の管理ウィザードの最初の手順でチェック アウトした場合にのみ、データベースを共有するためのコンピューターの設定を確認] ページが表示されます。

  • 管理者は、必要がありますしてまたは自分で作成するには、これらの変更を許可する、管理者としてログオンします。管理者でない場合は、管理者としてログオンし、自分の代わりに、変更を加えるには、コンピューターの管理者になるユーザーをユーザーに依頼します。

  1. データベースを共有するためのコンピューターの設定を確認] ページで、共有の管理ウィザードの選択を変更する設定を確認する] チェック ボックスの一覧を表示するすべての設定のBusiness Contact Manager for Outlookが変更されます。

  2. [次へ] をクリックします。

  3. 変更が必要な設定]、[設定] ボックスで [設定のリストを確認します。

  4. [設定] ボックスの横にあるその他の詳細を表示する項目の名前をクリックします。推奨される変更を加える場合は、その設定の横にあるチェック ボックスをオフにします。

  5. 続行する準備ができたら、[次へ] をクリックします。

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手順 5: ウィザードの最後のページを完了して、データベースへのアクセス許可

  1. 共有の管理ウィザードで、[データベースへのアクセス許可を付与する] ページで、次のユーザーがデータベースにアクセスするようになりましたが、[このウィザードを完了すると、共有データベースにアクセスするにはユーザーの一覧を確認します。

  2. 次のいずれかの操作を行うことができます。

    • 戻ってをなどの追加と削除、ユーザーの変更を加える場合は、[戻る] をクリックします。

    • データベースにアクセスするのには、リスト内のすべてのユーザーをできるようにする場合は、[完了] をクリックします。

    • データベースを共有したくない場合は、[キャンセル] をクリックします。

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手順 6: 他のユーザーごとに、コンピューター名とデータベース名

コンピューター名とデータベース名のある場所   

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [Business Contact Manager] タブをクリックします。

  3. データベースの管理] セクションで、データベース名の横で、コンピューター名とデータベース名表示 (コンピューター名\データベース名) です。

  4. ユーザーには、共有データベースに接続する方法についても必要があります。

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追加または削除するユーザーのデータベースにアクセスします。

データベースが既に共有されている場合は、他のユーザーに、データベースへのアクセスを許可またはへのアクセスを削除することがことができます。

ヒント: 共有データベースへのアクセスを与えられている同僚にレコードを割り当てることができます。たとえば、データベースへのアクセスを与えられている同僚にアカウントを割り当てる場合は、取引先企業レコードの[全般]ページで[担当者] 一覧で、同僚の名前を選択できます。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [ Business Contact Manager ] タブをクリックし、[共有の管理] をクリックします。

  3. 共有の管理ウィザードで、[共有の Business Contact Manager データベース] ページで、の手順をクリックします。
    [このコンピューターにアクセスできるユーザー ] ボックスのすべてのユーザーが共有データベースにアクセスするユーザーの一覧が表示されます。

    注: 既定では、[このコンピューターに管理者が、この一覧に表示されますが、具体的に追加する場合を除き、 ドメインの管理者を含めることはありません。すべての管理者ユーザー: ボックスの一覧で、自分のユーザー アカウントを表示するかどうかに関係なく、すべてのデータにアクセスできます。管理者の詳細については、次を参照してください。管理者がかどうかを知る方法?します。

  4. 次の操作を行います。

    • データベースを共有するユーザーの名前の横にあるチェック ボックスを選択します。

    • アクセス権を削除する場合のユーザーの名前の横にあるチェック ボックスをオフにします。

    • 一覧されていないユーザーを追加するには、ページで、[新しいユーザーの追加] をクリックし、前述の[ユーザーの選択] ページでユーザーに一覧されていないユーザーの追加の指示に従います。

      注: データベースの所有者に、この一覧に新しいユーザーを追加する必要があります。

  5. [次へ] をクリックし、ウィザードを完了します。

  6. 各ユーザーにデータベースの名前とコンピューター名を指定

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データベースの共有を停止します。

注: データベースを同僚と共有を停止する場合は、これらのレコードに割り当てられているフィールドに割り当てられているレコードがあるユーザーが空白になります。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [ Business Contact Manager ] タブをクリックし、[共有の管理] をクリックします。

  3. [ Business Contact Manager データベースの共有] ページで、共有の管理ウィザードではデータを共有しない] をクリックします。

    共有の管理ウィザードの [ビジネス データの共有または共有停止] ページで、[選択したデータを共有しない] が選択されている。

  4. [次へ] をクリックし、ウィザードを完了します。

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