Business Contact Manager の機能とオプションの概要

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Business Contact Manager for Outlook に対する投資を最大限に活用するには多少の訓練が必要ですが、多くのユーザーがこの訓練のための時間を有意義だと考えています。

Business Contact Manager for Outlook を使用すると、ビジネス レコードの整理、売上やマーケティング活動の管理、レポートやグラフの作成を行うことができ、ビジネスを新たな視点で分析できるようになります。

ここでは、Business Contact Manager for Outlook の機能とオプションを紹介します。 各セクションには、機能の詳細を理解して一連のタスクを実行するのに役立つ、詳細な記事へのリンクが 1 つ以上用意されています。

この記事の内容

Outlook で Business Contact Manager を見つける

Business Contact Manager のフォルダー

ウェルカム センターで Business Contact Manager について学習する

ダッシュボードでビジネスの重要な詳細情報を追跡する

Business Contact Manager ワークスペースを使う

Business Contact Manager の設定およびオプションを変更する、ヘルプを表示する

その他の機能

Outlook で Business Contact Manager を見つける

Business Contact Manager for Outlookをインストールすると、Microsoft Outlook の一部として統合されます。 次の場所にあるフォルダーをクリックすると、各種の機能を見つけることができます。

  • ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] の下。

    展開されたナビゲーション ウィンドウの Business Contact Manager フォルダー

    ヒント: [Business Contact Manager] フォルダーをクリックすると、Business Contact Manager ダッシュボードが表示されます。

    - または -

  • ナビゲーション ウィンドウで、[Business Contact Manager] または [ソリューション] をクリックします。

    ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] ボタン

    このビューでは、[Business Contact Manager] フォルダーの下に、[ウェルカム センター]、[連絡先管理]、[営業]、[マーケティング]、[プロジェクト マネジメント]、[削除済みアイテム] の各フォルダーに加えて [ビジネス レコード] フォルダーが表示されます。

    注: このビューでは [検索フォルダー] は表示されません。

Backstage ビューの [Business Contact Manager] タブにも、追加の機能とオプションが表示されます。 各オプションについて詳しくは、「Business Contact Manager のオプションを設定し、Backstage ビューの機能を使用する」をご覧ください。

ヒント: [Business Contact Manager] が表示されない場合は、インストールされていないか、プロファイルで無効になっている可能性があります。

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Business Contact Manager のフォルダー

[Business Contact Manager] フォルダーの下にあるフォルダーはそれぞれ、ビジネス データの各種ビューを表しています。 フォルダーを開いて、それぞれのビューの内容を確認しましょう。

ヒント: 独自のビジネス データをまだ追加していない場合は、サンプル ビジネス データベースを使ってみてください。[ファイル] タブをクリックします。

[Business Contact Manager] タブをクリックします。 [データベースの管理] をクリックして、[サンプル ビジネス データに切り替え] をクリックします。

クリックするオプション

表示される項目

アート

Business Contact Manager

Business Contact Manager ダッシュボードです。ビジネスに関する最新情報がガジェットに表示されます。ガジェットには、Business Contact Manager のさまざまなパーツからの情報が分析用にリストやグラフで表示されます。ダッシュボードについて詳しくは、この記事の「ダッシュボードでビジネスの重要な詳細情報を追跡する」をご覧ください。ガジェットについて詳しくは、「Business Contact Manager でガジェットを使用する」をご覧ください。

アート

ウェルカム センター

Business Contact Manager for Outlook の機能についての概要と紹介ビデオが用意されています。 ウェルカム センターについては詳しくは、この記事の「ウェルカム センターで Business Contact Manager について学習する」をご覧ください。

アート

連絡先管理

連絡先管理ワークスペースを使うと、取引先企業、ビジネス用連絡先、潜在顧客などのレコードと、必要な情報が表示されるガジェットにすばやくアクセスできます。 取引先企業、ビジネス用連絡先、潜在顧客について詳しくは、次のトピックをご覧ください。

アート

売上

売上ワークスペースでは、営業案件および潜在顧客のレコードにすばやくアクセスできます。 潜在的売上および潜在顧客を確認するには、レコードを使います。 ガジェットには、最新の営業情報が表示されます。 営業案件および潜在顧客について詳しくは、「Business Contact Manager で潜在的な営業案件を追跡する」および「見込み客または潜在顧客を Business Contact Manager で管理する」をご覧ください。

アート

マーケティング

マーケティング ワークスペースでは、ビジネスを推進するためのマーケティング活動を計画および表示します。 ガジェットには、マーケティング活動についての情報が表示されます。 マーケティング ワークスペースについて詳しくは、「Business Contact Manager で製品またはサービスのマーケティングを行う」をご覧ください。

アート

プロジェクト マネジメント

プロジェクト管理ワークスペースです。ビジネス プロジェクトとその関連タスク保持します。ビジネス プロジェクトの詳細については、 Business Contact Manager でビジネス プロジェクトを管理するを参照してください。

アート

削除済みアイテム

削除済みアイテム フォルダーはBusiness Contact Manager for Outlookから削除したレコードを保持し、 Business Contact Manager データベースの所有者によってのみ空にすることができます。削除済みアイテム フォルダーについては、 Business Contasdfgct Manager を削除するレコードを参照してください。

検索フォルダー

ビジネス潜在顧客などのフォルダーは、指定した条件に一致するレコードが一覧表示します。検索フォルダーが自動的に更新します。検索フォルダーの詳細については、「 Business Contact Manager でレコードを検索する」を参照してください。

ワークスペースの詳細については、「 Business Contact Manager のワークスペースを使いこなす」を参照してください。

[ビジネス レコード] フォルダー

  • [ビジネス レコード] フォルダーを開くには、ナビゲーション ウィンドウで [Business Contact Manager] ボタンまたは [ソリューション] ボタンをクリックして、[ビジネス レコード] をクリックします。

    [ビジネス レコード] フォルダーには、[取引先企業]、[ビジネス用連絡先]、[営業案件]、[マーケティング活動]、[ビジネス プロジェクト]、[プロジェクト タスク]、[コミュニケーション履歴項目] など、レコードの一覧を種類別に表示するフォルダーが含まれます。

    注: 潜在顧客はビジネス用連絡先の一種であるため、[ビジネス用連絡先] フォルダーに含まれます。

クリックするオプション

表示される項目

アート

ビジネス レコード

[取引先企業]、[ビジネス用連絡先]、[営業案件]、[マーケティング活動]、[ビジネス プロジェクト]、[プロジェクト タスク]、[コミュニケーション履歴] の各フォルダーが含まれており、それぞれのフォルダーを選ぶと、該当する種類のレコード一覧が表示されます。

注: 潜在顧客レコードはビジネス用連絡先の一種であるため、[ビジネス用連絡先] フォルダーに含まれます。

取引先企業

アカウント

すべての取引先企業と、取引先企業レコード タイプに基づくすべてのレコードの一覧です。

表示、編集、または新しいアカウントとアカウントを追加するリストの種類を記録します。アカウントの詳細については、「 Business Contact Manager で、アカウントに関する情報保存を参照してください。

ビジネス用連絡先

ビジネス用連絡先

すべてのビジネス用連絡先および潜在顧客と、ビジネス用連絡先レコードに基づくすべてのレコードの一覧です。

この一覧では、ビジネス用連絡先およびビジネス用連絡先レコードを表示、編集、または追加できます。 ビジネス用連絡先について詳しくは、「Business Contact Manager でビジネス用連絡先を使用する」をご覧ください。

営業案件

営業案件

すべての営業案件の一覧です。

営業案件の表示や編集、一覧への新しい営業案件の追加を行います。 営業案件について詳しくは、「Business Contact Manager で潜在的な営業案件を追跡する」をご覧ください。

アート

マーケティング活動

通話リストやマス メール キャンペーンなど、すべてのマーケティング活動の一覧です。

任意のマーケティング活動を作成、表示、または編集できます。 マーケティング活動について詳しくは、「Business Contact Manager で製品やサービスのマーケティング活動を行う」をご覧ください。

アート

ビジネス プロジェクト

すべてのビジネス プロジェクトの一覧です。

ビジネス プロジェクトを作成、表示、または編集します。

関連タスクを表示するには、[プロジェクト タスク] フォルダーをクリックします。

ビジネス プロジェクトの詳細については、 Business Contact Manager でビジネス プロジェクトを管理するを参照してください。

アート

プロジェクト タスク

すべてのプロジェクト タスクの一覧です。

プロジェクト タスクの作成とビジネス プロジェクトへの関連付け、プロジェクト タスクの表示または編集を行います。 プロジェクト タスクについて詳しくは、「Business Contact Manager でプロジェクト タスクの作成および割り当てを行う」をご覧ください。

アート

コミュニケーション履歴

営業案件、ビジネス プロジェクト、メール メッセージ、予定、会議など、すべてのコミュニケーション履歴項目の一覧です。

任意の項目、メール メッセージ、またはファイルを表示および編集できます。 新しい項目を作成して、レコードに関連付けることもできます。 コミュニケーション履歴について詳しくは、「Business Contact Manager で顧客とのコミュニケーションを追跡する」をご覧ください。

アート

削除済みアイテム

削除済みアイテム フォルダーはBusiness Contact Manager for Outlookから削除したレコードを保持し、 Business Contact Manager データベースの所有者によってのみ空にすることができます。削除済みアイテム フォルダーについては、 Business Contact Manager を削除するレコードを参照してください。

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ウェルカム センターで Business Contact Manager について学習する

スタートアップ ウィザードを完了すると、ウェルカム センターが表示されます。 ウェルカム センターを使って、Business Contact Manager for Outlook のさまざまな基本情報を参照できます。 ホイールでカテゴリをクリックすると、その領域に関する簡単な説明が表示されます。 Business Contact Manager for Outlook を利用してビジネス情報を管理する方法を紹介した短いビデオを見ることもできます。

詳細情報、ビデオ、興味のある機能の記事へのリンクなどを表示するには、ウェルカム センターの下半分にある [作業の開始] カードをクリックします。 カードをスクロールするには、矢印を使います。

ウェルカム センターには、いつでも戻ることができます。 ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[ウェルカム センター] をクリックするだけです。

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ダッシュボードでビジネスの重要な詳細情報を追跡する

Business Contact Manager for Outlook では、ダッシュボードのガジェットをひとめ見るだけで、ビジネスの収益性、スタッフの現在および将来の作業量、どのようなマーケティング活動がビジネスにとって効果的かを確認できます。 ダッシュボードには、ビジネスの売上、マーケティング活動、プロジェクト、タスクなどをグラフで示したガジェットを 20 個まで表示できます。

ダッシュボードに表示するガジェットを追加するには、リボンを使います。 ガジェットを並べ替えるには、ガジェットをドラッグします。ダッシュボードの列の追加または削除を行うには、リボンの [表示] タブをクリックします。 ダッシュボードは、自由にカスタマイズできるビューです。

ガジェットの詳細については、「Business Contact Manager でガジェットを使用する」を参照してください。

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Business Contact Manager ワークスペースを使う

Business Contact Manager for Outlook の各ワークスペースには、ガジェット領域とタブのセクションがあります。 コマンドの種類はワークスペースによって若干異なります。 一般に、各ワークスペースには、新しいレコードを作成および編集して、何らかの種類のコミュニケーション (メール メッセージの送信など) を設定するためのコマンドが含まれています。

ワークスペースの詳細については、「 Business Contact Manager のワークスペースを使いこなす」を参照してください。

ワークスペースを表示する

  • ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、次のいずれかのフォルダーをクリックしてワークスペースを表示します。

    • 連絡先管理

    • 営業

    • マーケティング

    • プロジェクト管理

アート

1. ガジェット領域には、主要なビジネス指標がチャートおよびグラフで表示されて、ビジネスの状況をすばやく確認できます。 ガジェット領域の表示と非表示を切り替えたり、ガジェットを追加および削除できます。 ガジェットについて詳しくは、「Business Contact Manager でガジェットを使用する」をご覧ください。

2. タブ領域では、ビジネス データを管理、確認、分析できます。 各タブは、レコードの一覧と、閲覧ウィンドウまたはプレビュー ウィンドウで構成されています。 閲覧ウィンドウには、選んだレコードのセクションの情報が表示されます。

3. タブには、確認対象レコード (営業案件レコードや潜在顧客レコードなど) の一覧が表示されます。 [新しいタブの作成] をクリックして、任意のワークスペースに、任意のレコードの種類のタブを追加できます。

4. [閲覧またはプレビュー ウィンドウで、個々 のレコードから選択したセクションを表示できます。含まれているセクションを変更するには、セクションの選択] をクリックします。閲覧ウィンドウの詳細については、「 Business Contact Manager のワークスペースを使いこなす」を参照してください。

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Business Contact Manager の設定およびオプションを変更する、ヘルプを表示する

一部の機能の設定を変更したり、データベースの共有やバックアップなどの作業を実行したり、データのインポートまたはエクスポートを実行したり、ニュースグループや他のユーザーの支援を求めたりする場合は、Backstage ビューを使います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [Business Contact Manager] タブをクリックします。

  3. 次の操作を行います。

    • データベースの共有など、Business Contact Manager 全体に影響する作業を実行する場合は、いずれかのボタンをクリックします。

    • Microsoft、または Business Contact Manager コミュニティーのヘルプを表示するには、[ヘルプの表示] の下で、いずれかのオプションをクリックします。

Backstage ビューのオプションについて詳しくは、「Business Contact Manager のオプションを設定し、Backstage ビューの機能を使用する」をご覧ください。

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その他の機能

データ整理を名刺ホルダーに頼っていた時代から、状況は大きく変化しました。 今日、ビジネス レコードには充実した内容の検索可能なデータ セットが含まれており、ビジネスに役立ちます。 しかも、Business Contact Manager for Outlook のツールを使うと、ガジェット、レポート、グラフを使用してデータを視覚化したり、生産性を高めるために外出時にデータを持ち歩いたりできるため、さらに便利です。

このセクションの内容

ビジネス レコードを検索する

レコードをフィルターにかける

ガジェットを使う

レポートおよびグラフを作成する

ビジネス レコードをエクスポートする

モバイルで利用する

ビジネス レコードを検索する

簡単にレコードを 1 つまたは複数のレコードを検索するには、ビジネス レコードを検索します。簡単に再利用する 10 の最新の検索文字列は自動的に保存します。検索の詳細については、「 Business Contact Manager でレコードを検索する」を参照してください。

レコードをフィルターにかける

一連のデータまたはレコードにフィルターを適用するには、指定した条件を満たす情報だけを表示することができます。フィルターことが簡単に 1 つまたは一連の共通の特徴を持つレコードを検索できます。リストまたはレポートをフィルター処理は、マーケティング活動、販売通話、またはその他の業務の一覧を作成する優れた方法です。詳細については、レコードをフィルター処理は、「 Business Contact Manager でレコードをフィルター処理する」を参照してください。

ガジェットを使う

Business Contact Manager for Outlook では、ガジェットを使って、ダッシュボードや連絡先管理、営業、マーケティング、プロジェクト マネジメントの各ワークスペースに、重要なビジネス上の指標や情報を表示できます。 ガジェットについて詳しくは、「Business Contact Manager でガジェットを使用する」をご覧ください。

レポートおよびグラフを作成する

取引先企業、ビジネス用連絡先、潜在顧客、営業案件、ビジネス プロジェクト、マーケティング活動などを詳細に分析する場合は、レポートを使うと特に便利です。 Business Contact Manager for Outlook では、60 種類以上の標準レポートが使用でき、変更、保存、更新、再利用できるレポートの数にはほとんど制限がありません。 レポートおよびグラフの作成について詳しくは、「Business Contact Manager でレポートとグラフを使用する」をご覧ください。

ビジネス レコードをエクスポートする

ビジネス レコードをエクスポートして、Microsoft Excel などのプログラムで利用できます。 たとえば、単一のレポートのデータのコピーを Excel にエクスポートして、詳細に分析できます。 ビジネス レコードのエクスポートについて詳しくは、「Business Contact Manager からビジネス レコードをエクスポートする」をご覧ください。

モバイルで利用する

Office を終了した後、ビジネス データを持ち歩くことができます: スマート フォンやラップトップ コンピューターにします。ビジネス用連絡先は、ビジネス用連絡先の同期機能を有効にした場合、Outlook Web Access にサインインすることもアクセスできます。ラップトップ コンピューターでのビジネス データを取得する方法の詳細については、 Business Contact Manager を使用してオフライン作業を参照してください。電話でのビジネス用連絡先を含むまたは web にアクセスすることについては、次を参照してください。ビジネス用連絡先をリモートでアクセスする: Business Contact Manager で同期を使うします。

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