Business Contact Manager で顧客とのコミュニケーションをトラックする

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Business Contact Manager for Outlook では、コミュニケーションにメール メッセージや通話履歴だけでなく、ファイル、営業案件、または特定の顧客に関するビジネス プロジェクトなどの情報も含まれます。 これらの項目は、その顧客のコミュニケーション履歴の一部となります。

ここでは、コミュニケーション履歴項目の作成と編集の方法について説明します。

目的に合ったトピックをクリックしてください

コミュニケーション履歴項目を作成およびリンクする

コミュニケーション履歴項目を表示および編集する

コミュニケーション履歴項目を削除する

コミュニケーション履歴項目を並べ替える

"ビジネス アクティビティ" フォームを使用する

コミュニケーション履歴項目を作成およびリンクする

コミュニケーション履歴項目には、Outlook のメール メッセージ、予定、タスクが含まれます。 また、ファイル、ビジネス プロジェクト レコード、プロジェクト タスク、営業案件、ビジネス メモ、通話履歴も含まれます。

すべてのコミュニケーション履歴項目は、レコードにリンクされている必要があります。 メール メッセージやファイルなどの既存項目をレコードにリンクしたり、レコード内からコミュニケーション履歴項目を作成したりすることができます。 項目は、自動的にレコードにリンクされます。

項目は、レコードの [履歴] ページとコミュニケーション履歴フォルダーに表示されます。

他のコミュニケーション履歴項目も含まれるコミュニケーション履歴項目は、営業案件とビジネス プロジェクトのみです。

コミュニケーション履歴項目

リンクできるコミュニケーション履歴項目

営業案件

  • メール メッセージ

  • ビジネス メモ

  • 通話履歴

  • ファイル

  • Outlook タスク

  • 予定

ビジネス プロジェクト

  • ビジネス メモ

  • 通話履歴

  • ファイル

  • Outlook タスク

  • 予定

取引先企業とビジネス用連絡先の [コミュニケーション履歴] ページ

取引先企業とビジネス用連絡先は、リンク先のレコードのコミュニケーション履歴項目を継承します。

通話履歴などのコミュニケーション履歴項目が、ビジネス プロジェクトなどの他のコミュニケーション履歴項目にリンクされている場合、通話履歴はビジネス プロジェクトの [履歴] ページのほか、[ビジネス プロジェクト] のリンク先の取引先企業またはビジネス用連絡先のレコードの [履歴] ページにも表示されます。

また、取引先企業とビジネス用連絡先のレコードは、ビジネス プロジェクト レコードからプロジェクト タスクも継承します。

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コミュニケーション履歴項目を作成する

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、次のいずれかのフォルダーをクリックしてワークスペースを表示します。

    • 連絡先管理

    • 営業

    • プロジェクト管理 (Business Projects のみ)

      マーケティング フォルダーが表示されない理由

      既定では、マーケティング フォルダーに取引先企業やビジネス用連絡先のレコードは含まれていません。コミュニケーション履歴項目は、取引先企業やビジネス用連絡先などのレコードの種類にリンクされていないため、マーケティング活動レコードに追加することはできません。

  2. 目的のレコードを含むタブをクリックします。

    注:  コミュニケーション履歴項目は、取引先企業やビジネス用連絡先などのレコードの種類にリンクされていないため、プロジェクト タスク レコードに追加することはできません。

  3. 新しいコミュニケーション履歴項目をリンクするレコードをダブルクリックします。

  4. リボンの [表示] グループで [履歴] をクリックします。

  5. [新規作成] をクリックして、追加するコミュニケーション履歴項目の種類をクリックします。

    注: Business Contact Manager for Outlookで新しいファイルを作成することはできません。既存のファイルをレコードにリンクすることができますだけです。リンクできるファイルの種類には、Microsoft Excel、PowerPoint、Publisher、Word、およびイメージ ファイルが含まれます。詳細については、この記事の後半で既存の Excel、PowerPoint、Publisher、または Word ファイルをレコードにリンクを参照してください。

  6. 新しい項目のフォームに入力したら、[保存して閉じる] をクリックするか、メール メッセージを送信します。

    項目が [履歴] ページに表示されます。

    コミュニケーション履歴のファイルは、Business Contact Manager データベースに保存されるのではなく、リンクされます。 データベースを共有していて、ネットワークにアクセスできないユーザーがコミュニケーション履歴内のファイルへのアクセスを必要としている場合は、対象のファイルをコミュニケーション履歴にリンクする代わりに、[コメント] セクションに添付します。 データベース サイズの上限値は 4 GB であり、添付ファイルによってデータベース サイズが増えるので注意してください。

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既存のコミュニケーション履歴項目をレコードにリンクする

ビジネス メモ、通話履歴、メール メッセージ、予定、タスク、ファイルは、複数のレコードにリンクできます。

営業案件をリンクできる取引先企業やビジネス用連絡先のレコードは、1 つだけです。

ビジネス プロジェクトは、取引先企業またはビジネス用連絡先の複数のレコードにリンクできますが、プライマリ レコードにできるのは、1 つの取引先企業またはビジネス用連絡先だけです。

プロジェクト タスクは、1 個のビジネス プロジェクト レコードのみにリンクできます。

コミュニケーション履歴項目のリンク先のレコードは変更できます。 詳細については、この後のコミュニケーション履歴項目を表示および編集するを参照してください。

既存の Outlook メール メッセージ、予定、タスクをレコードにリンクする

  1. レコードにリンクする Outlook アイテムを開きます。

  2. リボンの [ビジネス] グループで、[レコードにリンク] をクリックします。

  3. [Business Contact Manager レコードにリンク] ダイアログ ボックスの [アイテムの種類] ボックスの一覧で、アイテムのリンク先にするレコードの種類を選びます。

  4. レコードのリストで、レコードをクリックします。

    アイテムを複数のレコードにリンクする場合は、リンク先のレコードを選びます。

    複数のレコードを選択する方法

    連続しているレコードをまとめて選択するには、Shift キーを押しながら、追加する一連のレコードの先頭レコードと末尾のレコードをクリックします。連続していないレコードを選択するには、Ctrl キーを押しながら、各レコードを 1 つずつクリックしていきます。すべてのレコードを選択するには、1 つをクリックしてから Ctrl キーを押しながら A キーを押します。

  5. [リンクされたレコード] で、[リンク先] をクリックします。

    選んだレコードが、[リンク先] ボックスに表示されます。

    Outlook アイテムを別の種類のレコードにリンクするには、[アイテムの種類] ボックスの一覧でレコードの種類をクリックしてから、レコードをクリックします。

  6. [OK] をクリックします。

    取引先企業やビジネス用連絡先との間で送受信されるすべてのメール メッセージがレコードのコミュニケーション履歴に含まれるようにするには、Outlook でレコードにリンクするメール メッセージを右クリックして、[リンク & トラック] をクリックします。 メール メッセージをレコードに自動的にリンクする方法については、「Business Contact Manager で電子メール メッセージをリンクおよび追跡する」を参照してください。

注:  メール メッセージ、予定、タスクがレコードにリンクされていることを示すインジケーターはありません。 Outlook アイテムがリンクされているかどうかを確認するには、そのアイテムの [レコードにリンク] をクリックしてから、アイテムのリンク先のレコードをクリックします。

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Microsoft Excel、PowerPoint、Publisher、Word の既存ファイルをレコードにリンクする

  1. Excel、PowerPoint、Publisher、Word などで、レコードにリンクするファイルを開きます。

  2. [ファイル] タブをクリックします。

  3. [Business Contact Manager] タブをクリックして、[レコードにリンク] をクリックします。

  4. [Business Contact Manager レコードにリンク] ダイアログ ボックスの [フォルダー] ボックスの一覧で、ファイルのリンク先にするレコードの種類をクリックします。

  5. レコードのリストで、レコードをクリックします。

    1 つ以上のレコードにファイルをリンクするには、これらのレコードを選択します。

複数のレコードを選択する方法

互いに隣接しているレコードを選択するには、SHIFT キーを押しながらクリックして、最初と最後のレコードを追加するグループのします。隣接していないレコードを選択するには、CTRL キーを押して、個々 のレコード] をクリックします。すべてのレコードを選択するには、いずれかをクリックし、ctrl キーを押しながら A キーを押します。

  1. [リンクされたレコード] で、[リンク先] をクリックします。

    選んだレコードが、[リンク先] ボックスに表示されます。

  2. [OK] をクリックします。

    詳細については、「ファイルを Business Contact Manager レコードにリンクする」を参照してください。

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コミュニケーション履歴項目を表示および編集する

レコードのコミュニケーション履歴ページ、またはコミュニケーション履歴フォルダーで、コミュニケーション履歴項目の表示や編集を行うことができます。 タスク、予定、ビジネス メモ、通話履歴などの項目を編集できます。 メール メッセージは編集できません。

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    レコードを開く

    1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、次のいずれかのフォルダーをクリックしてワークスペースを表示します。

      • 連絡先管理

      • 営業

      • プロジェクト管理 (Business Projects のみ)

        マーケティング フォルダーが表示されない理由

        既定では、マーケティング活動に [履歴] ページはありません。 コミュニケーション履歴項目は、取引先企業やビジネス用連絡先などのレコードの種類にリンクされていないため、マーケティング活動レコードに追加することはできません。

    2. 目的のレコードを含むタブをクリックします。

    3. 表示したいコミュニケーション履歴項目が含まれるレコードをダブルクリックします。

    4. リボンの [表示] グループで [履歴] をクリックします。

      レコードにリンクされているコミュニケーション履歴項目がすべて表示されます。

コミュニケーション履歴フォルダーを開く

  1. ナビゲーション ウィンドウで、[Business Contact Manager] をクリックします。

  2. [ビジネス レコード] フォルダーをダブルクリックして展開してから、[コミュニケーション履歴] をクリックします。

    注:  複数のレコードにリンクされているコミュニケーション履歴項目が、コミュニケーション履歴フォルダーに複数回表示されます。 多くのコピーがあるコミュニケーション履歴項目の 1 個のコピーを削除しても、他のコピーはレコードにリンクされたままです。 コミュニケーション履歴フォルダーの [リンク先] 列に、リンクされたレコードの名前が表示されます。

リストの並べ替えやフィルター処理を行って、必要な項目を表示できます。 [表示] タブをクリックしてから、使用する並べ替えやフィルターをクリックします。 より高度なフィルターの適用方法については、「Business Contact Manager でレコードをフィルター処理する」を参照してください。

  1. 編集するコミュニケーション履歴項目をダブルクリックします。

  2. 必要な変更を行ってから保存します。

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一部のコミュニケーション履歴項目が複数回表示される理由

項目が複数のレコードにリンクされていると、[履歴] ページとコミュニケーション履歴フォルダーに、その項目が複数回表示される場合があります。

次のような場合には、取引先企業やビジネス用連絡先の [履歴] ページに 1 個の項目が複数回表示される場合があります。

  • 項目が取引先企業レコードにリンクされており、取引先企業レコードにリンクされているレコードも項目にリンクされている。 取引先企業レコードが、リンクされているレコードのコミュニケーション履歴項目を継承している。

  • 項目がビジネス用連絡先レコードにリンクされており、ビジネス用連絡先にリンクされている営業案件またはビジネス プロジェクトに、同じコミュニケーション履歴項目へのリンクが含まれている。 ビジネス用連絡先レコードで、リンク先の営業案件またはビジネス プロジェクトのコミュニケーション履歴を継承している。

項目が複数のレコードにリンクされていると、コミュニケーション履歴フォルダーには項目が複数回表示されます。 取引先企業レコードが項目を継承しているため、項目が取引先企業レコードの [履歴] ページには表示されているが、その項目が取引先企業レコードに直接リンクされていない場合、その項目はコミュニケーション履歴フォルダーに表示されません。これが、取引先企業レコードにリンクされている場合とは異なります。

レコードで項目を編集すると、リンク先のすべてのレコードでその項目が変更されます。

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コミュニケーション履歴項目を削除する

削除されたコミュニケーション履歴項目の動作は、項目によって異なります。

レコードから予定、会議、メール メッセージ、タスク、ファイルを削除した場合、その項目は元の場所に引き続き残り、 別のレコードにいつでもリンクできます。 削除された予定、会議、メール メッセージ、タスクは、Business Contact Manager for Outlook の 削除済みアイテム フォルダーに移動されます。

予定、会議、メール メッセージ、タスクを元の場所から削除し、Business Contact Manager for Outlook では削除しないと、Business Contact Manager for Outlook に 4 KB の項目が残ります。 元の場所から削除された予定、会議、メール メッセージ、タスク、ファイルを開くと、"ビジネス アクティビティ" フォームで表示されます。 詳細については、この後の "ビジネス アクティビティ" フォームを使用するを参照してください。

ビジネス メモ、営業案件、通話履歴などをレコードから削除すると、その項目が他のレコードにリンクしていない限り、実際のビジネス メモ、営業案件、通話履歴は Business Contact Manager for Outlook の削除済みアイテム フォルダーに移動されます。

Business Contact Manager for Outlook からコミュニケーション履歴項目を完全に削除するには、項目のリンク先の各レコードから削除して、削除済みアイテム フォルダーを空にする必要があります。

注: Business Contact Manager for Outlook の削除済みアイテム フォルダーを空にできるのは、データベースの所有者だけです。

レコードの削除の詳細については、「Business Contact Manager のレコードを削除する」を参照してください。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、[Business Contact Manager] をクリックします。

  2. [ビジネス レコード] フォルダーをダブルクリックして展開してから、[コミュニケーション履歴] をクリックします。

  3. 削除するコミュニケーション履歴項目の 1 つ以上のコピーをクリックします。

    複数のレコードを選択する方法

互いに隣接しているレコードを選択するには、SHIFT キーを押しながらクリックして、最初と最後のレコードを追加するグループのします。隣接していないレコードを選択するには、CTRL キーを押して、個々 のレコード] をクリックします。すべてのレコードを選択するには、いずれかをクリックし、ctrl キーを押しながら A キーを押します。

  1. 選んだ項目を右クリックして、[削除] をクリックします。

    注:  レコードで、リボンの [アクション] グループの [削除] をクリックしないでください。選んだコミュニケーション履歴項目だけでなく、レコード全体が削除されてしまうためです。

次の表は、コミュニケーション履歴項目と、その項目が Business Contact Manager for Outlook で保存されるかどうかを示したものです。 項目が Business Contact Manager for Outlook のみに保存されている場合、リンク先の取引先企業、ビジネス用連絡先、営業案件、ビジネス プロジェクトのレコードが削除されると、その項目も削除されます。

コミュニケーション履歴アイテムの種類

Business Contact Manager for Outlook
のみに保存される

ビジネス メモ

ビジネス プロジェクト

プロジェクト タスク

営業案件

通話履歴

電子メール メッセージ

なし

予定

なし

タスク

なし

ファイル

なし

注: 削除済みアイテム フォルダーが空になると、フォルダー内のすべての項目が完全に削除されます。 ただし、レコードにリンクされている項目がファイルまたは Outlook の予定、タスク、メール メッセージとしていずれかの場所に存在する場合は、この項目を他のレコードにリンクできます。 通話履歴とビジネス メモは単独では使用しないため特殊なケースであり、 取引先企業、ビジネス用連絡先、営業案件、ビジネス プロジェクトのレコードにリンクする必要があります。 このため、リンク先のレコードが完全に削除されてしまうと、これらの項目を復元することはできません。 削除した項目の復元の詳細については、「Business Contact Manager のレコードを復元する」を参照してください。

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コミュニケーション履歴項目を並べ替える

コミュニケーション履歴項目を並べ替えるには、いくつかの方法があります。

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    レコードの [履歴] ページで、コミュニケーション履歴項目を並べ替える

    1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、次のいずれかのフォルダーをクリックしてワークスペースを表示します。

      • 連絡先管理

      • 営業

      • プロジェクト管理 (Business Projects のみ)

        マーケティング フォルダーが表示されない理由

        既定では、マーケティング フォルダーに取引先企業やビジネス用連絡先のレコードは含まれていません。コミュニケーション履歴項目は、取引先企業やビジネス用連絡先などのレコードの種類にリンクされていないため、マーケティング活動レコードに追加することはできません。

    2. 削除するレコードを含むタブをクリックします。

    3. 表示するコミュニケーション履歴アイテムが含まれているレコードをダブルクリックします。

    4. リボンの [表示] グループで [履歴] をクリックします。

    コミュニケーション履歴フォルダーでレコードを並べ替える

    1. ナビゲーション ウィンドウで、[Business Contact Manager] をクリックします。

    2. [ビジネス レコード] フォルダーをダブルクリックして展開してから、[コミュニケーション履歴] をクリックします。

  2. リボンの [表示] タブをクリックします。

  3. [並べ替え] グループで使用できる、次のいずれかのオプションをクリックします。

    1. [種類別] または [種類]

    2. [作成日順]

    3. [更新日順]

    4. [作成者順]

    5. [リンク先順]

    6. [逆順で並べ替え]

    7. [展開/折りたたみ]

      列ヘッダーをクリックしてリストを並べ替えることもできます。

注:  レコードやコミュニケーション履歴フォルダーが開いている間は、この並べ替えが維持されます。 レコードやフォルダーを閉じると、この並べ替えはなくなります。

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"ビジネス アクティビティ" フォームを使用する

会議、電子メール メッセージ、タスク、またはファイルなどのコミュニケーション履歴アイテムが開き、アイテムがない場合、業務フォームが開きます。元のコミュニケーション履歴アイテムが利用できないか、元の場所から削除されているか、元のアイテムが置かれているコンピューターに接続しているされなくなったためです。

"ビジネス アクティビティ" フォームには、いくつかの基本情報が含まれます。 たとえば、メール メッセージの場合は、件名リンク先、メッセージの最初の 4 キロバイト (KB) が含まれます。 ファイルの場合は、ファイル名、リンク先、ファイルの元の場所が含まれます。

注:  元の項目からの情報が含まれるフィールドは、編集できません。

  • [件名   ]  元の項目の件名またはタイトルです。

  • [リンク先   ]  この項目がリンクされていたレコードです。

  • 作成した/期限    元のアイテムの作成日または期日です。

  • 送信    元のアイテムが送信された日付 (会議または電子メール メッセージにのみ適用されます)。

  • [更新日   ]  元の項目が保存された最新の日付です。

  • [メモ   ]  メール メッセージ、会議またはタスクの基本情報、またはファイルの元の場所の最初の 4 キロバイト (KB) です。

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